Umsatzsteuer zurückholen: So funktioniert die Erstattung

Was bedeutet Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Zugegeben: Die Begriffe Umsatzsteuer und Vorsteuer können schnell verwirren. Denn sie klingen ähnlich und werden oft in einem Atemzug rund um die Umsatzsteuer-Erstattung genannt. Schauen wir uns daher zuerst an, wo der Unterschied liegt:

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die Unternehmen auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen erheben. Sie wird letztlich von den Endverbrauchern getragen, da Unternehmen sie nur als durchlaufenden Posten an das Finanzamt weiterleiten. In Deutschland beträgt die Umsatzsteuer 19 % oder 7 % – abhängig vom Produkt oder der Dienstleistung.
Du kennst das vermutlich bereits. Denn in deinen Rechnungen schlägst du auf den Nettopreis deiner Angebote Umsatzsteuer auf. So entsteht der Bruttopreis, den deine Kunden an dich zahlen. Für dich als Unternehmer ist die Umsatzsteuer jedoch nur ein durchlaufender Posten. Du behältst sie nicht für dich, sondern leitest sie an das Finanzamt weiter. 

Die Vorsteuer hingegen ist die Steuer, die du selbst als Selbstständiger zahlst, wenn du Produkte oder Dienstleistungen anderer Unternehmen einkaufst. Sie ist im Grunde also die Umkehr der Umsatzsteuer und beträgt ebenfalls 19 % (Regelsteuersatz) oder 7 % (ermäßigter Steuersatz). 

Wer kann sich die Vorsteuer zurückholen?

Am Ende wird durch die Umsatzsteuer immer der Endverbraucher, also die Privatperson, belastet. Daher können sich viele Unternehmer die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Allerdings sind dafür einige Voraussetzungen zu erfüllen, die wir uns jetzt ansehen:  

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Grundsätzlich besagt das Umsatzsteuergesetz: Wer Umsatzsteuer zahlt und umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, hat auch das Recht, die gezahlte Vorsteuer vom Fiskus zurückzuholen. Damit du Vorsteuer geltend machen kannst, muss dein Unternehmen also selbst beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben (Stichwort: Besteuerung) und diese regelmäßig über Umsatzsteuervorauszahlungen an die Finanzbehörden abführen. 

Außerdem ist entscheidend, dass du die Vorsteuer nur dann steuerlich für Ausgaben anrechnen lassen kannst,  

• die du für dein Unternehmen getätigt hast und
  
• auf denen Umsatzsteuer berechnet wurde. 

Das ist zum Beispiel der Fall bei Zahlungen für Raummiete, Büromaterial, externe Dienstleistungen wie z. B. Beratungen sowie Arbeitsmaterial wie Computer oder Software.

Wann ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen?

Du kannst Vorsteuer aber nicht geltend machen, wenn du umsatzsteuerfreie Leistungen erbringst, also wenn keine Besteuerung stattfindet. Das gilt zum Beispiel, wenn du Arzt oder Vermieter privater Immobilien bist. 

Auch die Vorsteuer bei privaten Ausgaben, die nicht für dein Unternehmen getätigt wurden, kannst du nicht absetzen. Typische Beispiele hierfür sind Kosten für die Renovierung deiner privaten Wohnräume oder der Erwerb eines Esstischs. Auf die auf diese Ausgaben anfallende Steuer kannst du keine Vorsteuer geltend machen. 

Sonderfall Kleinunternehmer

Nimmst du die Kleinunternehmerregelung für dich in Anspruch? Dann musst du

• keine Umsatzsteuer auf die von dir erbrachten Leistungen in deinen Ausgangsrechnungen erheben und
• keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. 

Das kann deine Buchhaltung deutlich vereinfachen und dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Andererseits gilt für Kleinunternehmer auch folgende Einschränkung:

Als Kleinunternehmer hast du keinen Anspruch auf den Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass du die gezahlte Umsatzsteuer vollständig selbst zahlst und nicht vom Fiskus zurückerhalten kannst. Gerade in der Gründungsphase kann das entscheidend sein, wenn du vermehrt Ausgaben hast. Lies mehr hierzu in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

So funktioniert die Vorsteuerrückerstattung über die Umsatzsteuervoranmeldung

Du weißt nun also, dass du grundsätzlich zum Vorsteuerabzug berechtigt bist und willst dir Geld vom Fiskus zurückholen? Dann zeigen wir dir jetzt, wie dieses Vergütungsverfahren Schritt für Schritt erfolgt – und zwar über die Umsatzsteuervoranmeldung. ‍

Schritt 1: Voraussetzungen beachten‍

Prüfe, ob die Ausgaben, für die du die Vorsteuer zurückholen möchtest, wirklich geschäftlich erfolgt und steuerpflichtig sind. Sortiere private Kosten oder Ausgaben für umsatzsteuerfreie Tätigkeiten aus. 

Schritt 2: Rechnungen auf Gültigkeit prüfen

Liegen nur noch relevante Betriebsausgaben vor dir, schau dir alle Belege genau an. Denn nur mit korrekten Rechnungen lässt sich die Vorsteuer zurückholen. Was meinen wir mit „korrekt“?

Jede Rechnung muss den Namen und die Adresse des Lieferanten bzw. deines Dienstleisters, das Entgelt und deine eigene Adresse beinhalten. Außerdem ist es entscheidend, dass der Umsatzsteuerbetrag klar ausgewiesen wird, damit er bei der Vorsteuerrückerstattung berücksichtigt werden kann. Zudem muss das Rechnungsdatum, die Menge und Art der Produkte oder Dienstleistungen sowie der Steuerbetrag ausgewiesen sein. Ohne diese Angaben erkennt das Finanzamt die Vorsteuer nicht an. 
Möchtest du noch einmal einen vollständigen Überblick darüber, was auf eine Rechnung muss? Den findest du hier im Beitrag über Pflichtangaben bei Rechnungen.

Schritt 3: Vorsteuer in der Buchhaltung erfassen

Erfasse die Vorsteuer in deiner Buchhaltung als separate Position auf der Habenseite. Am Ende des Meldezeitraums wird sie von der vereinnahmten Umsatzsteuer abgezogen. 

‍Schritt 4: Umsatzsteuervoranmeldung abgeben

Reiche deine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER beim Finanzamt ein. Je nach Umsatzhöhe im Vorjahr fordert dich der Fiskus dazu monatlich, also für jeden Kalendermonat, oder quartalsweise auf. 

In der Voranmeldung gibst du an, wie viel Vorsteuer du gezahlt und wie viel Umsatzsteuer du auf erhaltene Entgelte vereinnahmt hast. Der Differenzbetrag zwischen der gezahlten Vorsteuer und dem vereinnahmten Umsatzsteuerbetrag entscheidet, ob du eine Rückerstattung erhältst oder Steuern zahlen musst. Hast du in einem Meldezeitraum mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer vereinnahmt, darfst du mit einer Rückerstattung des Erstattungsbetrags rechnen.

Nicht verpassen: 
Deine Voranmeldungen müssen spätestens am 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingegangen sein – für das erste Quartal also am 10. April. Wichtig: Diese Frist gilt auch für die Zahlung deiner Umsatzsteuer. Überweise den Betrag rechtzeitig oder vereinbare einen Lastschrifteinzug, um keine Verzugszinsen zu riskieren.

Schritt 5: Bestätigung und Rückerstattung vom Finanzamt abwarten

Das Finanzamt prüft deine Angaben. Falls ein Vorsteuerüberhang vorliegt, überweist dir das Finanzamt den Erstattungsbetrag direkt auf dein Geschäftskonto, sofern keine weiteren Prüfungen notwendig sind.

Vorsteuerüberhang und Umsatzsteuerzahllast

Im Zusammenhang mit der Vorsteuerrückerstattung und Umsatzsteuervoranmeldung werden dir die Begriffe Vorsteuerüberhang und Umsatzsteuerzahllast begegnen. Was genau ist das? 

1. Vorsteuerüberhang
   Ein Vorsteuerüberhang bedeutet, dass du mit deinem Unternehmen in einem bestimmten Meldezeitraum mehr Vorsteuer bezahlt hast, als Umsatzsteuer eingenommen wurde. In diesem Fall kannst du die Differenz vom Finanzamt zurückfordern.
2. Umsatzsteuerzahllast
   Die Umsatzsteuerzahllast beschreibt das Gegenteil: Du hast mit deinem Unternehmen mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt. Das bedeutet, dass du dem Finanzamt diesen Differenzbetrag schuldest. Die Steuerschuld liegt bei dir. 

Wann wird die Umsatzsteuer erstattet?

 Gehen wir davon aus, dass du einen Vorsteuerüberhang hast und nun auf die Rückerstattung wartest. Doch wann erfolgt diese?

In der Regel veranlasst das Finanzamt die Überweisung recht zügig. Meistens kannst du innerhalb von ein bis drei Wochen nach Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung mit der Erstattung rechnen. Voraussetzung dafür ist, dass alle Angaben korrekt sind und keine weiteren Prüfungen notwendig sind. Wenn das Finanzamt zusätzliche Informationen oder Belege anfordert, kann sich die Bearbeitung und Erstattung verzögern.

Was tun bei Problemen mit der Umsatzsteuererstattung?

Tatsächlich dauert es hin und wieder auch mal etwas länger, bis die ersehnte Umsatzsteuererstattung auf dem Konto eingeht. Hierbei ist wichtig zu wissen, dass für das Finanzamt keine festen Bearbeitungsfristen gelten. Das heißt, dass die Rückerstattung manchmal nach zwei Wochen oder erst nach ein paar Monaten bei dir sein kann. 

Was kannst du tun, falls du nach Wochen oder gar Monaten nichts vom Finanzamt hörst? 

1. Freundlich nachfragen
   Frage telefonisch oder schriftlich bei deinem Sachbearbeiter im Finanzamt nach. Erkundige dich freundlich nach dem Stand der Bearbeitung. Oft findet sich dann schnell eine Lösung, vor allem, wenn du erklären kannst, warum eine baldige Bearbeitung bzw. Rückzahlung für dich wichtig ist. 
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2. Untätigkeitseinspruch bei langer Wartezeit 
   Du hast auch nach sechs Monaten noch keine Nachricht, und eine Rückmeldung auf die Nachfrage gab es auch nicht? Dann kannst du einen sogenannten Untätigkeitseinspruch einlegen. Mit ihm forderst du deine Finanzbehörde freundlich auf, die Bearbeitung zu beschleunigen und eine Einschätzung zur Bearbeitungsdauer zu geben. Formell ist für den Einspruch Folgendes zu beachten:
   
   • Er muss deine Steuernummer und das Datum der Antragstellung enthalten.
   • Er ist nur möglich, wenn das Finanzamt über deinen Antrag mehr als sechs Monate lang nicht entschieden hat.
     Aufgepasst: Gehst du diesen Schritt, musst du auch mit einer besonderen Prüfung deiner Angelegenheit bzw. deiner Unterlagen durch das Finanzamt rechnen. 
3. Untätigkeitsklage als letzter Schritt
   Sollte selbst der Untätigkeitseinspruch keine Reaktion bewirken, kannst du eine Untätigkeitsklage beim Finanzgericht einreichen. Dieses setzt sich dann mit dem Finanzamt in Verbindung und klärt die Situation. Dieser Schritt ist jedoch nur sehr selten notwendig. 
   

Und was ist mit der Umsatzsteuerjahreserklärung?

Vielleicht fragst du dich, warum es eine Umsatzsteuerjahreserklärung braucht, wenn Umsatzsteuer und Vorsteuer bereits regelmäßig übers Jahr verteilt geprüft und gegengerechnet werden?

Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist deine jährliche Übersicht aller Umsätze und gezahlten Vorsteuern, die du an das Finanzamt meldest. Abschließend wird damit deine Steuerlast berechnet, wobei die Beträge aus deinen regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen und Vorauszahlungen abgeglichen werden. Bei Abweichungen erhältst du entweder eine Rückerstattung oder du musst eine Nachzahlung leisten. Die Abgabefrist für die Umsatzsteuerjahreserklärung ist in der Regel der 31. Juli des folgenden Kalenderjahres. 

Alle Details dazu findest du in unserem Beitrag zur Umsatzsteuerjahreserklärung.‍

Welche Ausgaben können abgesetzt werden?

Du hast oben bereits gelesen, dass nicht alle Ausgaben vorsteuerabzugsberechtigt sind. Damit du weißt, was du geltend machen kannst, sind hier typische Beispiele für absetzbare Betriebsausgaben, also Ausgaben die abzugsfähig sind.: 

1. Büromaterialien und Betriebs-/Büroausstattungen: Papier, Drucker, Computer oder Büroeinrichtung wie deine Schreibtischlampe – sofern du sie ausschließlich für dein Unternehmen verwendest.
2. Fachliteratur und Weiterbildung: Wenn du Bücher und Fachzeitschriften kaufst oder Schulungen, Kongresse und Tagungen besuchst, die für dein Unternehmen und deine berufliche Tätigkeit relevant sind.
3. Reisekosten und Übernachtungen: Fährst du zu Kunden, Geschäftspartnern oder Messen, kannst du Reisekosten wie Hotelaufenthalte, Mietwagen oder Bahnfahrten absetzen. Mehr hier im Beitrag zur Reisekostenabrechnung.‍
4. Dienstleistungen und Waren von anderen Unternehmen: Du buchst einen Freelancer oder hast Handwerker im Büro? Jeder Auftrag und Einkauf fürs Unternehmen lässt sich absetzen.
   

Welche Ausgaben sind nicht abzugsfähig?

Zu den Ausgaben, die nicht abzugsfähig sind, zählen private Ausgaben und Konsumgüter, Geschenke, Ausgaben für deinen Haushalt und die Lebensführung sowie persönliche Einkommensteuerzahlungen. 

So können Gründer von der Umsatzsteuerrückerstattung profitieren

Eine wichtige Frage ist noch, wie es mit der Vorsteuererstattung aussieht, wenn du gerade erst gründest? Denn Existenzgründer haben schließlich am Anfang ihrer Selbstständigkeit oft einige Ausgaben, noch bevor die ersten Einnahmen fließen. Dadurch ergibt sich schnell der oben erklärte Vorsteuerüberhang. 

Die gute Nachricht: Schon in der Vorbereitungsphase vor der eigentlichen Gründung lassen sich viele Kosten vorsteuerabzugsfähig geltend machen. Raummiete, Fachliteratur, Ausstattung, Schulungen etc. sind hier klassische Ausgaben, die oft schon vor dem Start anfallen. 

Diese Rückerstattungen deines Überhangs helfen dir dabei, die finanzielle Belastung gerade in der wichtigen Gründungsphase abzufedern. 

Umsatzsteuer bei Geschäften im Ausland zurückholen

Hast oder planst du Geschäfte im Ausland? Dann ist es für dich natürlich auch wichtig zu wissen, wie es hier mit der Steuerrückerstattung aussieht. Wir fassen dir hier das Wichtigste zusammen.

Vorsteuer in der EU

 Wer beruflich im Ausland tätig ist, hat oft Ausgaben für Hotelkosten, Mietwagen oder Restaurantbesuche, die mit der landesspezifischen Mehrwertsteuer belastet werden. Hier kommt die Vorsteuervergütung ins Spiel: Dieses Verfahren ermöglicht es dir, gezahlte Mehrwertsteuerbeträge zurückzufordern (Stichwort: Mehrwertsteuerrückerstattung). 

Über dieses sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren kannst du mit deinem deutschen Unternehmen diese Beträge im Ausland zurückfordern. Das gilt sowohl in Mitgliedstaaten der EU als auch in Drittstaaten. Dafür müssen folgende Voraussetzungen zutreffen:  

1. Dein Wohnsitz muss in der EU liegen.
2. Die Mehrwertsteuer bzw. Vorsteuer muss für die jeweilige Kostenart im jeweiligen Land überhaupt erstattungsfähig sein. Das kann je nach Land variieren – manche Staaten erstatten z. B. Reisekosten oder Messebesuche, andere nicht.
3. Auch hier müssen alle Rechnungen korrekt und vollständig sein. 

Erfüllst du alle Auflagen der Vorsteuervergütung? Dann kannst du für die EU-Staaten den Antrag direkt über das BZStOnline-Portal (BOP) beim Bundeszentralamt für Steuern einreichen. Wichtig: Der Antrag muss bis zum 30. September des Folgejahres gestellt werden. 

Schau dir zur Rückerstattung in EU Mitgliedstaaten und dem BZSt gern auch unser kurzes Video zu an: 

Schauen wir uns jetzt an, wie das in Drittstaaten aussieht. 

Vorsteuererstattung in Drittländern

Auch außerhalb der EU kannst du dir bei Betriebsausgaben gezahlte Vorsteuer in einigen Ländern wie der Schweiz, den USA und Norwegen zurückholen. Solche Länder, die nicht zur EU gehören, werden steuerrechtlich als Drittstaaten bezeichnet. Hier ist der Prozess jedoch oft komplexer:

Anders als in der EU gibt es hier kein zentrales Verfahren wie die Vorsteuervergütung, sodass du direkt bei den jeweiligen Behörden im Land Anträge stellen musst. Im Gegensatz zur Umsatzsteuervergütung in der EU gibt es hier kein einheitliches Verfahren, was den Prozess aufwendiger machen kann.

Grundsätzlich spielt dein Wohnsitz eine wichtige Rolle, da die steuerliche Zuordnung von der Ansässigkeit deines Unternehmens abhängt. Da die Vorsteuervergütung oft mit hohem bürokratischen Aufwand verbunden ist, wäge genau ab, ob sich dieser für den Erstattungsbetrag lohnt.

Hast du den Antrag eingereicht? Jetzt prüft die jeweilige Behörde die Unterlagen und veranlasst – wenn alles korrekt vorliegt – die Erstattung der Steuer.

Häufige Fehler bei der Umsatzsteuerrückerstattung – So vermeidest du typische Fehler

Klar, dass es dir wichtig ist, bei der Umsatzsteuerrückerstattung alles richtig zu machen und für dich das Maximum herauszuholen. Damit alles glatt läuft, sind hier die vier häufigsten Fehler, die du kennen solltest:

1. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen
   Eine häufige Fehlerquelle sind Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Prüfe daher genau, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Vorsteuer anerkannt wird. 
2. Fehlende Belege
   Fehlende Belege führen dazu, dass du Ausgaben nicht geltend machen kannst. Bewahre also alle Quittungen, Rechnungen und Belege auf. 
3. Mangelnde Übersicht über Ausgaben
   Es ist wichtig, den genauen Überblick über die Ausgaben und die angefallenen Steuerbeträge zu haben. Um dich nicht im Zettelchaos zu verlieren und alle Zahlen transparent zu haben, lege alle Rechnungen digital und sortiert ab. Erfasse zeitnah die korrekten Beträge und Steuersätze gezahlter Vorsteuer.
4. Fristen nicht einhalten
   Das Einhalten der Abgabefristen ist essenziell. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss spätestens bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt sein. Andernfalls können Verzugszinsen oder Bußgelder drohen. 

Zusammenfassung

Wer mehr Vorsteuer bei eigenen Betriebsausgaben zahlt als Umsatzsteuer durch Ausgangsrechnungen vereinnahmt, hat einen Vorsteuerüberhang. Diesen Differenzbetrag können sich alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen vom Fiskus zurückholen. Das erfolgt über die monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung. Auch in Mitgliedstaaten der EU sowie in Drittländern ist eine Mehrwersteuerrückerstattung möglich. In der EU wird dies über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt, das die entsprechenden Anträge bearbeitet und koordiniert. Bedingung ist u. a., dass die Rechnungen korrekt und vollständig sind und – teils individuelle – Fristen eingehalten werden. 

Häufige Fragen zum Thema „Umsatzsteuer zurückholen“