Checkliste: So bereitest du dich auf die E-Rechnungspflicht 2025 vor
Ab 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen – auch für kleinere Unternehmen. Das bedeutet: Rechnungen müssen in einem elektronisch strukturierten Format wie XRechnung übermittelt werden. Damit der Umstieg reibungslos läuft, findest du hier eine Checkliste, mit der du dich optimal auf die neue Pflicht vorbereiten kannst.
Vorbereitung und Planung
Damit der Wechsel zur E-Rechnung für dein Unternehmen reibungslos verläuft, ist eine gute Vorbereitung essenziell. Hier findest du die wichtigsten Schritte, um dich bestmöglich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
- Ich habe mich ausführlich zur E-Rechnung und der anstehenden Pflicht informiert und verstanden, was ab wann auf mich zukommt. Falls es hier noch hakt, lies gerne unseren Beitrag zur E-Rechnung mit allen wichtigen Informationen.
- Ich habe geprüft, ob meine Rechnungen unter die E-Rechnungspflicht fallen.
Du bist unsicher, ob und inwieweit du von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Dann mache unseren kostenlosen Selbsttest und gewinne in nur wenigen Klicks Klarheit.
- Ich habe mir einen Zeitplan für die Umstellung gemacht und Meilensteine definiert (z. B. „erste Testrechnung versenden).
- Ich habe eine E-Mail-Adresse für den Empfang und Versand von E-Rechnungen angelegt (z. B. rechnungen@meinefirma.de). Alternativ habe ich mich auf einer Rechnungsplattform wie Peppol registriert.
- Ich habe mich für ein E-Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) entschieden, dass ich bevorzugt versende. Dafür habe ich auch mit meinen Kunden gesprochen. Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.
- Optional: Ich habe meine Mitarbeiter zur neuen Pflicht geschult.
Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden
Eine erfolgreiche Umstellung auf E-Rechnungen gelingt am besten, wenn alle Beteiligten frühzeitig informiert und eingebunden werden. Stelle daher sicher, dass deine Partner und Kunden rechtzeitig die relevanten Informationen zu deiner Umstellung erhalten, sodass der Austausch von E-Rechnungen reibungslos abläuft.
- Ich habe meine Kunden schriftlich darüber informiert, dass ich ihnen ab _________ E-Rechnungen im Format ___________ zuschicke.
Wir haben dir dafür auch zwei Textvorlagen vorbereitet:
| Persönliche Anrede | Formelle Anrede |
|---|---|
| Betreff: Umstellung auf E-Rechnung | Betreff: Umstellung auf E-Rechnungen gemäß gesetzlicher Vorgaben |
|
Hallo [Vorname] / Hallo zusammen, ab dem [Datum] senden wir unsere Rechnungen nur noch elektronisch – im Format [XRechnung oder ZUGFeRD]. Damit setzen wir gesetzliche Vorgaben um und machen die Rechnungsstellung für alle ein Stück einfacher. Was heißt das für dich? - Du bekommst unsere Rechnungen ab sofort direkt und digital, im standardisierten Format. - Papier war gestern – alles läuft jetzt schneller, effizienter und nachhaltiger. Bitte prüfe, ob dein System für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen bereit ist. Falls es noch offene Fragen gibt oder du Unterstützung brauchst, melde dich einfach bei uns unter [Kontaktinfo]. Danke, dass du diesen Schritt mit uns gehst! Gemeinsam machen wir die Prozesse moderner und übersichtlicher. Beste Grüße [Dein Name] [Unternehmen] |
Sehr geehrte Damen und Herren, ab dem [Datum] versenden wir unsere Rechnungen ausschließlich in elektronischem Format, als [XRechnung oder ZUGFeRD]. Diese Umstellung erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und ermöglicht eine effizientere Abwicklung der Rechnungsstellung. Für Sie bedeutet das: - Sie erhalten unsere Rechnungen künftig direkt in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format. - Eine papiergebundene Rechnungsstellung ist nicht mehr möglich. Bitte prüfen Sie, ob Ihre Systeme für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen eingerichtet sind. Sollten Sie Unterstützung benötigen oder Rückfragen haben, stehen wir Ihnen unter [Kontaktinfo] gerne zur Verfügung. Wir danken Ihnen für Ihre Kooperation und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name] [Unternehmen] |
- Ich hab bei meinen Lieferanten und / oder Dienstleistern (schriftlich) nachgefragt, ab wann und in welchem Format sie E-Rechnungen verschicken. Falls möglich, habe ich den Empfang schon getestet.
- Optional: Ich habe mit meinem Steuerberater besprochen, ob es durch die Einführung von E-Rechnungen Änderungen im gemeinsamen Workflow gibt und wie wir diese umsetzen.
- Optional: Ich habe sichergestellt, dass mein Steuerberater alle Belege auf elektronischem Wege erhält.
Wenn du schon eine Software hast
Falls du bereits eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware nutzt, ist es wichtig, deren Funktionen zu prüfen.
- Ich habe gecheckt, dass meine bisherige Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen und empfangen bzw. verarbeiten kann.
- Falls nicht: Ich habe eine alternative Software gefunden und eingerichtet.
- Ich habe meine erste E-Rechnung erstellt und zum Test an einen Partner oder meinen Steuerberater gesendet, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übermittelt werden und problemlos verarbeitet werden können.
Wenn du bisher noch keine Software hast
Wenn du bisher noch keine Software für E-Rechnungen nutzt, ist es an der Zeit, eine passende Lösung auszuwählen und einzurichten.
- Ich habe die Optionen für eine E-Rechnungssoftware geprüft und mich für einen Anbieter entschieden.
- Ich habe die Software eingerichtet und alle relevanten Unternehmens- und Steuerdaten hinterlegt.
- Ich habe meine erste E-Rechnung erstellt und zum Test an einen Partner oder meinen Steuerberater gesendet, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übermittelt werden und problemlos verarbeitet werden können.
- Optional: Ich habe meine Mitarbeiter zur neu eingeführten Software geschult.
Workflow
Damit deine E-Rechnungsprozesse nahtlos in den Betriebsablauf integriert werden, lohnt es sich, die Arbeitsabläufe zu überprüfen und gegebenenfalls weiter zu automatisieren.
- Ich habe geprüft, ob ich mit meiner E-Rechnungslösung meine Buchhaltungsprozesse weiter automatisieren kann.
- Ich habe sichergestellt, dass ich meine Eingangs- und Ausgangsrechnung (sowie ggf. weitere Belege) laut der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist 10 Jahre GoBD-konform archiviere.
Bis wann muss ich auf E-Rechnungen umsteigen?
Du musst direkt zum Stichtag 01.01.2025 komplett auf die E-Rechnung umgestellt haben. Auch, wenn das sicherlich nicht schadet. Ganz konkret musst du ab Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und dann auch zu verarbeiten und zu archivieren. Für das Schreiben hast du noch bis zum 01.01.2027 Zeit. Bei einem Umsatz von unter 800.000 Euro im Jahr 2026 sogar bis zum 01.01.2028.
Hier noch einmal die Übergangsfristen im Überblick:
Die E-Rechnung Software sevdesk unterstützt dich schon jetzt dabei, mühelos auf E-Rechnungen umzusteigen und ab Januar 2025 alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Von der Erstellung bis zur Archivierung.
Aus der Praxis: E-Rechnungen mit sevdesk
So einfach können E‑Rechnungen mit der neuen E‑Rechnungssoftware von sevdesk sein. Überzeuge dich selbst!
