Die besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer 2026

Worauf Kleinunternehmer bei einem Rechnungsprogramm achten sollten

Nicht jede Rechnungssoftware ist für Kleinunternehmer gleich gut geeignet. Es gibt ein paar Punkte, auf die du bei der Auswahl besonders achten solltest.

• Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
  Das wichtigste Kriterium überhaupt: Das Programm muss Rechnungen erstellen können, die keinen Umsatzsteuer ausweisen und stattdessen den richtigen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten. Dein Tool sollte das automatisch machen.
• Rechtssichere Rechnungen
  Eine Rechnung muss in Deutschland bestimmte Pflichtangaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag. Ein gutes Rechnungsprogramm stellt sicher, dass keine dieser Angaben fehlt.
• E-Rechnungen empfangen
  Seit 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für Kleinunternehmer bedeutet das: Auch wenn du selbst keine E-Rechnungen versenden musst, sollte dein Tool eingehende E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) verarbeiten können.
• Benutzerfreundlichkeit
  Als Kleinunternehmer bist du in der Regel kein Buchhalter. Das Programm sollte sich selbst erklären, ohne Vorkenntnisse funktionieren und das Erstellen einer Rechnung in wenigen Klicks ermöglichen.
• Mobile App
  Viele Freelancer, Handwerker, etc. arbeiten auch unterwegs. Bietet dein Tool eine App für Smartphone und / oder Tablet an, kannst du deine Rechnungen von überall schreiben – ob Büro oder vor Ort beim Kunden. Auch, wenn du später auf Buchhaltungsfunktionen upgraden willst, ist eine App mehr als praktisch.
• Preis
  Als Kleinunternehmer hast du oft ein begrenztes Budget, weil der Umsatz noch nicht riesig ist. Viele Programme bieten günstige Einstiegstarife oder sogar dauerhaft kostenlose Versionen an. Achte aber auf den Funktionsumfang im jeweiligen Tarif und auf eventuelle Limits bei der Anzahl der Rechnungen.
• Skalierbarkeit
  Wächst dein Geschäft, wächst auch der Bedarf. Ein Rechnungsprogramm, das auch umfangreichere Anforderungen (z.B. rund um die Buchhaltung) abdecken kann, spart dir später den Wechsel zu einem neuen Tool.

7 Rechnungstools für Kleinunternehmer im Schnellvergleich

Rechnungen schreiben kann jede Rechnungssoftware in diesem Vergleich, aber ansonsten unterscheiden sich die Funktionen. Hier siehst du auf einen Blick, was die sieben Tools mitbringen und was sie kosten.

Stand aller Daten: Juni 2026. Die Daten basieren auf öffentlich kommunizierten Informationen.

Die besten Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Detail

1. sevdesk

sevdesk gehört zu den bekanntesten Rechnungsprogrammen im deutschsprachigen Raum und richtet sich vor allem an Freelancer, Solopreneure und kleine Unternehmen.

Was sevdesk besonders für Kleinunternehmer ohne Buchhaltungserfahrung attraktiv macht: Das Onboarding führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung und die Oberfläche ist klar strukturiert, was die den Einstieg und das (tägliche) Arbeiten noch einfacher macht. So erstellst du deine erste Rechnung auch als Einsteiger in unter 2 Minuten.

In den Einstellungen aktivierst du mit einem Klick die Kleinunternehmerregelung und schon wird auf all deinen Rechnungen die entsprechende Klausel automatisch hinterlegt. In der Umsatzübersicht siehst du außerdem, ob du noch innerhalb der Kleinunternehmer-Grenze bist oder ob du schon zur Regelbesteuerung wechseln musst.

Im dauerhaft kostenlosen Tarif kannst du bis zu 3 Rechnungen pro Monat ganz ohne Abo schreiben. Das ist super, wenn du eh nur wenige Rechnungen hast. Wenn dein Business wächst, kannst du jederzeit upgraden und hast dann Zugriff auf Funktionen wie die EÜR oder eine automatisierte Umsatzsteuervoranmeldung. Außerdem kannst du ab dem Tarif “Buchhaltung” auch Belege erfassen und alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen korrekt (also ohne Umsatzsteuer) verbuchen.

Geeignet für: Freelancer, Solopreneure und kleine Unternehmen, die wenig Vorkenntnisse haben und ein intuitives Tool zum Rechnungen schreiben suchen, das mitwächst.

Stärken:

• Kostenloser Einstiegstarif
• Intuitive Benutzeroberfläche, die den Start besonders leicht macht
• Kleinunternehmerregelung direkt integriert
• E-Rechnungen senden und empfangen
• Rechnungen an das individuelle Design anpassen
• Benutzerfreundliche Oberfläche, für die du keine lange Einarbeitung brauchst
• Praktische App für iOS und Android zum Rechnungen schreiben (und zur Belegerfassung)
• Schneller deutschsprachiger Support

Schwächen:

• Mobile App nur eingeschränkt offline nutzbar
• Kostenloser Tarif auf 3 Rechnungen pro Monat begrenzt

Preis: ab 0 € / Monat, kostenpflichtiger Tarif ab 12,90 €.

2. Shine

Shine ist ein Online-Rechnungsprogramm aus Frankreich, das bewusst schlank gehalten ist. Es richtet sich an v.a. Selbstständige, die gerade erst starten bzw. noch keine umfangreiche Buchhaltung haben. Die Einrichtung geht schnell, die Bedienung erklärt sich von selbst. Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Belege erfassen: Das Wesentliche ist dabei. Und für Kleinunternehmer deckt der kostenlose Tarif oft schon den Buchhaltungsalltag gut ab.

Geeignet für: Selbstständige, die Rechnungen und Angebote schreiben wollen und eine unkomplizierte Rechnungssoftware wollen.

Stärken:

• Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar
• Schnelle, einfache Bedienung
• Individuelles Rechnungsdesign
• Automatisiertes Mahnwesen
• Intuitive App vorhanden

Schwächen:

• Funktionsumfang rund um Buchhaltung begrenzt
• Aktuell noch kein DATEV-Export 

Preis: ab 0 € / Monat, kostenpflichtiger Tarif ab 9 €.

3. WISO MeinBüro

WISO MeinBüro macht das, was du als Kleinunternehmer brauchst: Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Mahnungen verschicken. Das funktioniert alles zuverlässig. Die Oberfläche ist funktional, aber wenn du dich einmal zurechtgefunden hast, kommt du gut damit zurecht.

Geeignet für: Kleinunternehmer, die ein bewährtes deutsches Tool mit etwas mehr Funktionsbreite suchen.

Stärken:

• Angebote, Rechnungen, Mahnungen aus einem Tool
• Mehrmandantenfähigkeit
• Auch als Desktop-Version verfügbar
• Bei Bedarf einfache Datenübertragung an WISO Steuer (Extra-Kosten)

Schwächen:

• Auslesen von E-Rechnungen erst im “S”-Tarif
• Preise steigen mit deinem Umsatz

Preis: ab 9 €/Monat

4. easybill

easybill ist ein Rechnungsprogramm, das sich auf das Erstellen und Versenden von Rechnungen konzentriert. Die Einrichtung geht schnell, die Bedienung ist übersichtlich und du kannst Rechnungen in verschiedenen Formaten versenden, auch als E-Rechnung. Das Programm bietet v.a. viele Integrationen zu Shopsystemen und kann da Aufgaben automatisieren.

Geeignet für: Kleinunternehmer, die ein schlankes Tool nur für Rechnungen suchen und v.a. Onlineshop-Besitzer

Stärken:

• Kostenloser Einstiegstarif
• Schnelle Rechnungserstellung
• Viele Automatisierungen für den Onlineshop
• Einfache Bedienung

Schwächen:

• Weniger Funktionen außerhalb der Rechnungsstellung
• Etwas undurchsichtige Tarifstruktur

Preis: ab 0 € / Monat, kostenpflichtiger Tarif ab 12 €.

5. Accountable

Accountable ist ein Rechnungstool, das du vor allem mobil am Smartphone nutzen kannst. Neben klassischen Funktionen wie Rechnungen oder Angebote schreiben, bietet Accountable auch die Erstellung der Steuererklärung für einfache Fälle an.

Geeignet für: Freelancer bzw. Freiberufler allgemein, die vor allem mobil arbeiten und ihre Steuererklärung im selben Tool erledigen wollen

Stärken:

• Dauerhaft kostenloser Tarif verfügbar
• Moderne Benutzeroberfläche
• Eigenes Geschäftskonto mit eingebunden
• Umfangreiche mobile App

Schwächen:

• Wenig bis keine Schnittstellen für Automatisierungen
• In kleinen Tarifen ausschließlich mobil nutzbar

Preis: ab 0 € / Monat, kostenpflichtiger Tarif ab 9,90 €.

6. Sage Active

Sage Active ist Teil des internationalen Sage-Ökosystems und richtet sich an Kleinunternehmer, die von Anfang an etwas mehr wollen als nur Rechnungen schreiben. Du erstellst Rechnungen, behältst Angebote und Ausgaben im Blick. Wer plant zu wachsen oder international tätig ist, findet hier eine skalierbare Lösung.

Geeignet für: Kleinunternehmer mit Wachstumsplänen oder internationalen Anforderungen.

Stärken:

• Skalierbar innerhalb des Sage-Ökosystems
• Mobile App verfügbar
• Lohnbuchhaltung mit inbegriffen
• 5 Nutzer standardmäßig im kleinsten Tarif

Schwächen:

• Einsteigspreis im höheren Segment
• Mit der mobilen App lassen sich keine Rechnungen schreiben

Preis: ab 25 €/Monat

7. Billomat

Billomat ist ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm, mit dem du Rechnungen erstellen, versenden und verwalten kannst. Die Bedienung ist übersichtlich und der Einstieg geht schnell. Wer sein Rechnungsprogramm mit anderen Tools verbinden möchte, profitiert zusätzlich von einer API-Schnittstelle.

Geeignet für: Kleinunternehmer, die sehr viele Rechnungprozesse automatisieren wollen

Stärken:

• Viele Funktionen bereits im Einsteigertarif 
• API-Schnittstelle vorhanden
• Fokus auf Rechnungsstellung und -automatisierung
• Option, Inkasso direkt mit anzubinden

Schwächen:

• Weniger Funktionen außerhalb der Rechnungsstellung (z.B. keine Umsatzsteuervoranmeldung
• Höherer Einstiegspreis als bei Mitbewerbern

Preis: ab 19 €/Monat

Welches Rechnungsprogramm passt zu dir?

Die Wahl des richtigen Tools hängt davon ab, was du heute brauchst und wohin du morgen willst.

Fazit

Als Kleinunternehmer willst du dich nicht mit Software beschäftigen. Du willst eine Rechnung schreiben, sie verschicken und dich wieder um dein eigentliches Business kümmern.

Die Tools in diesem Vergleich machen das alle auf ihre Art möglich. Manche sind bewusst schlank gehalten und gut für den Einstieg, andere haben einen klaren Fokus auf bestimmte Branchen oder Anwendungsfälle.

sevdesk deckt dabei am meisten ab: einfache Bedienung, kostenloser Einstieg, und wenn dein Business wächst, wächst das Tool einfach mit. Du musst nicht wechseln, du musst nur upgraden.

Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer