Lohnsteuer-Nachschau: So kommst du sicher durch die Prüfung
Wenn der Steuerprüfer der Finanzkontrolle unangekündigt auf der Türschwelle steht und die Lohnunterlagen einsehen will, kann man schon einmal nervös werden. Dazu gibt es aber keinen Grund. Wir zeigen dir, was es mit der Lohnsteuer-Nachschau auf sich hat, wie sie abläuft und was der Prüfer tatsächlich darf.
Definition und Zweck der Lohnsteuer-Nachschau nach § 42g EStG
Die Lohnsteuer-Nachschau ist eine spezielle Form der Betriebsprüfung, die das Finanzamt erst seit einigen Jahren nutzen kann. Sie wurde im Juni 2013 mit dem Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz (BGBl I 13, 1809) eingeführt und in § 42g EStG verankert. Es handelt sich dabei um ein Verfahren, mit dem steuererhebliche Sachverhalte im Bereich der Lohnbuchhaltung zeitnah aufgeklärt werden sollen.
Diese Punkte solltest du zur Lohnsteuer-Nachschau unbedingt wissen:
- Es handelt sich nicht um eine Außenprüfung nach §§ 193 ff. Abgabenordnung.
- Der Amtsträger überprüft die lohnsteuerrechtlichen Verhältnisse deines Unternehmens, also alle Sachverhalte rund um die Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer.
- Es gibt keine Prüfungsanordnung, die Kontrolle erfolgt unangekündigt.
- Der Amtsträger kontrolliert zwar keine sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalte. Die Lohnsteuer-Nachschau kann aber gleichzeitig mit einer Sozialversicherungsprüfung stattfinden.
- Die Lohnsteuer-Nachschau kann bei jedem Arbeitgeber durchgeführt werden, ebenso bei Unternehmen, bei denen noch festzustellen ist, ob sie Arbeitgeber sind. Ausgenommen sind jedoch Privathaushalte.
Dabei sieht sich der Prüfer an, ob dein Unternehmen Arbeitgeber ist, welche und wie viele Personen als Arbeitnehmer gelten, wie hoch die Löhne sind, ob du alle lohnsteuerrechtlichen Sachverhalte richtig eingeschätzt und die Lohnsteuer korrekt abgeführt hast und ob du die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) richtig anwendest.
Die Lohnsteuer-Nachschau wurde speziell geschaffen, um Schwarzarbeit und Scheinselbstständigkeit vorzubeugen.
Eine Grundlage für eine ereignislose Lohnsteuer-Nachschau sind richtig ausgestellte Abrechnungen. Damit du dabei alles richtig machst, kannst du dir unser kostenloses Muster für eine Gehaltsabrechnung herunterladen.
Wann du mit einer Lohnsteuer-Nachschau rechnen solltest
Eine Lohnsteuer-Nachschau ist anlassbezogen und setzt daher einen konkreten Grund für die Betriebsprüfung voraus. Häufige Gründe sind unter anderem:
- Arbeitnehmerprüfung bei einem neu gegründeten Unternehmen
- Parallelprüfung im Bereich der Sozialversicherung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit
- Abgrenzung lohnsteuerrechtlicher Betriebsstätten
- anonyme Anzeigen (z. B. wegen Schwarzarbeit)
- Kontrollmitteilungen anderer Finanzämter
- Auskunftsersuchen zum Lohnsteuerabzugsverfahren
Nur, weil der Prüfer vor der Tür steht, bedeutet das also nicht gleich, dass du auch etwas falsch gemacht hast. Wenn deine Lohnbuchhaltung sauber ist, brauchst du nichts befürchten.
Ablauf der Lohnsteuer-Nachschau
Schauen wir und nun einmal an, wie eine Lohnsteuer-Nachschau abläuft. So weißt du, was auf dich zukommt und du kannst dieser Betriebsprüfung ganz entspannt entgegensehen.
- Prüfungsanordnung: Bei der Lohnsteuer-Nachschau gibt es keine Prüfungsanordnung. Der Termin ist im Vorfeld nicht bekannt.
- Uhrzeit: Der Prüfer darf während der branchenüblichen Öffnungszeiten jederzeit vorbeikommen. Auch außerhalb dieser Zeiten ist der Besuch in Ordnung, solange im Unternehmen noch gearbeitet wird.
- Ausweis: Der Amtsträger muss sich mit seinem Dienstausweis ausweisen.
- Unterlagenprüfung: Der Lohnsteuer-Außenprüfer wird dich auffordern, ihm bestimmte Unterlagen rund um den Arbeitslohn für die Prüfung vorzulegen. Dazu gehören Gehalts- und Lohnabrechnungen, Bücher und Geschäftspapiere sowie weitere Aufzeichnungen. Außerdem musst du Auskünfte erteilen.
- Schlussbesprechung: Im Gegensatz zur Lohnsteuer-Außenprüfung gibt es keine Schlussbesprechung zur Erläuterung steuererheblicher Änderungen. Allerdings hast du ein Anrecht auf rechtliches Gehör, also beispielsweise auf ein Telefonat mit dem Amtsträger zur Klärung von Details.
- Folgen: Stellt der Prüfer Abweichungen fest, kommt eine Lohnsteuer-Nachzahlung auf dich zu. In diesem Rahmen werden mitunter Lohnsteueranmeldungen geändert oder nachgetragen oder ein Haftungsbescheid erlassen. Gegen einen geänderten Bescheid oder einen Haftungsbescheid kannst du innerhalb eines Monats Einspruch einlegen.
Was ist bei der Lohnsteuer-Nachschau erlaubt – und was nicht?
Wir haben bereits besprochen, dass du dank deiner Mitwirkungspflicht angeforderte Unterlagen aushändigen musst. Aber: Das gilt nur für Unterlagen, die tatsächlich mit der Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer zu tun haben. Du musst keine Unterlagen vorlegen, die zum Beispiel mit der Einkommensteuer zu tun haben.
Das wirft die Frage auf: Was darf der Prüfer eigentlich? Und was nicht? Unsere Tabelle verrät dir mehr:
Bei der Lohnsteuer-Nachschau hat der Amtsträger im Gegensatz zur normalen Außenprüfung kein Anrecht darauf, auf deine elektronischen Lohnbuchhaltungsdaten zuzugreifen. Verlangt der Prüfer Einblick in deine elektronischen Gehaltsunterlagen, musst du den Datenzugriff deshalb nicht gewähren. Allerdings kann er ohne weitere Verzögerung zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Damit erhält er das Recht zum Datenzugriff.
Wann wird aus der Lohnsteuer-Nachschau eine Außenprüfung?
Stellt der Prüfer Sachverhalte fest, die eine ausführlichere Kontrolle erfordern, kann er ohne Umschweife zu einer Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Das ist unter anderem in diesen Situationen der Fall:
- Bei der Lohnsteuer-Nachschau wurden gravierende Fehler hinsichtlich der Einbehaltung oder Abführung der Lohnsteuer festgestellt.
- Es ist keine abschließende Prüfung möglich, etwa weil der Datenzugriff verweigert wurde.
- Du bist deinen Mitwirkungspflichten nicht (ausreichend) nachgekommen.
Der Übergang zur Außenprüfung erfolgt direkt vor Ort und ohne Verzögerung. Der Prüfer muss diesen lediglich mit Datum und Uhrzeit schriftlich protokollieren und dich über den Umfang der Außenprüfung sowie deren Dauer informieren.
Zusammenfassung: Lohnsteuer-Nachschau
Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein Instrument der Finanzbehörden, um kurzfristig die Richtigkeit deiner Lohnbuchhaltung zu prüfen, ohne gleich eine komplette Außenprüfung durchführen zu müssen. Sie ist immer unangekündigt. Wenn du deine Lohnbuchführung auf dem aktuellen Stand hältst und die Lohnsteuer ordentlich einbehältst und abführst, hast du vor den Prüferinnen und Prüfern des Finanzamts nichts zu befürchten.
