Zahlungsarten für Selbstständige: Die besten Optionen für online & stationär 2026
Egal ob im Online-Shop oder im Ladengeschäft: Als Händler möchtest du deinen Kunden den Einkauf bei dir so einfach wie möglich gestalten. Die richtige Zahlungsmethode spielt dabei eine entscheidende Rolle. Sie beeinflusst nicht nur das Einkaufserlebnis, sondern hat ebenfalls Auswirkungen auf Technik, Buchhaltung und Umsatz. Denn wenn die Zahlungsmethode nicht passt, wird der Kauf schnell abgebrochen.
Aber welche Zahlungsarten sind wichtig? Vor allem im E-Commerce fragen sich viele Selbstständige, welche Optionen sinnvoll sind. Denn jede Methode bringt Aufwand mit: Einrichtung, Pflege, Gebühren und mögliche Risiken.
Dieser Ratgeber bietet dir einen klaren Überblick über klassische und moderne Zahlungsmittel. Du erfährst, welche Vor- und Nachteile die jeweiligen Zahlungsoptionen haben, wie du sie sinnvoll integrierst und worauf du achten solltest. So gestaltest du deinen Zahlungsprozess professionell und effizient.
Warum ist die Wahl der Zahlungsmethode(n) so wichtig?
Stell dir vor, du schlenderst durch einen kleinen Deko-Laden und entdeckst eine Lampe, die perfekt in deine Wohnung passt. Du gehst zur Kasse und stellst fest, dass der Verkäufer lediglich Kartenzahlung akzeptiert. Du hast nur Bargeld dabei und der Kauf platzt, weil die Bezahlung nicht klappt. Ziemlich ärgerlich und für beide Seiten frustrierend.
Oder du stöberst online nach Klamotten, legst dir ein Produkt in den Warenkorb und klickst dich weiter zur Kasse. Keine der angebotenen Bezahlsysteme passt für dich. Du brichst die Transaktion ab und suchst dir einen anderen Shop.
Genauso geht es deinen Kunden, wenn sie bei dir nicht die passende Zahlungsmethode finden. Das richtige Bezahlsystem ist oft der letzte, aber entscheidende Schritt zum Kauf. Wer hier flexibel und kundenorientiert aufgestellt ist, macht es seinen Kunden leicht und spürt das auch beim Umsatz.
Welche Zahlungsarten gibt es?
Barzahlung
Nur Bares ist Wahres. Barzahlung geht schnell und ist unkompliziert. Für dich als Händler ist diese Zahlungsmethode mit Aufwand verbunden: Barzahlungen müssen genau dokumentiert und sicher verwahrt werden.
Unser Tipp: Mit Tools wie sevdesk lassen sich die Einnahmen einfach erfassen.
Überweisung
Überweisungen sind eine sichere Zahlungsmethode. Allerdings dauert es ein bis zwei Tage, bis das Konto des Schuldners belastet wird und das Geld da ist. Überweisungen sind das ideale Zahlungsmittel für größere Beträge oder B2B-Geschäfte. Buchhalterisch ist die Überweisung simple: Zahlungen lassen sich bequem mit Kontoauszügen abgleichen.
SEPA-Lastschrift
Hier ziehst du das Geld ein, der Kunde muss nichts tun. Wichtig: Es muss ein gültiges SEPA-Mandat vorliegen und der Kunde muss seine Kontodaten hinterlegen. Bei der SEPA-Lastschrift wird das Konto des Schuldners belastet, ohne dass er bei jeder Transaktion aktiv werden muss. Somit ist sie die ideale Zahlungsmethode für Abos und regelmäßige Zahlungen. Ein Nachteil: Kunden können Rückbuchungen veranlassen. Diese solltest du genau im Blick behalten und schnell verbuchen.
PayPal
PayPal zählt zu den beliebtesten Bezahldiensten im deutschen Online-Handel. Kunden schätzen die einfache Handhabung und den Käuferschutz. Als Händler bekommst du das Geld sofort, zahlst aber Gebühren bei Verkauf und Geldempfang.Es fallen 3,4 Prozent vom Betrag plus 0,35 Euro pro Transaktion an.
Unser Tipp: Verknüpfe PayPal mit sevdesk, um deine Einnahmen automatisch in der Buchhaltung zu erfassen.
Kartenzahlung
Viele Kunden zahlen am liebsten mit Karte. Debitkarten gehören für sie zum Alltag. Der Betrag wird direkt vom Kreditkartenkonto des Kunden abgebucht und auf dein Geschäftskonto überwiesen. Je nach Kartenart sind beim Bezahlvorgang die Zugangsdaten oder eine PIN erforderlich. Für dich als Händler fallen pro Transaktion Gebühren an. Dafür läuft die Zahlung schnell und zuverlässig. Die Kosten kannst du als Betriebsausgaben in deiner Buchhaltung erfassen.
Rechnungskauf
Beim Rechnungskauf bestellt der Kunde und zahlt den gesamten Betrag erst innerhalb von zwei bis vier Wochen nach Lieferung. Für viele Kunden ist das ein Vertrauensbeweis, besonders bei neuen Shops oder teuren Produkten. Für dich als Händler besteht das Risiko, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Deshalb solltest du offene Forderungen regelmäßig prüfen und bei Bedarf rechtzeitig Mahnungen verschicken.
Sofortüberweisung/Klarna
Hier wird der Betrag direkt vom Konto des Kunden abgebucht und du bekommst sofort eine Zahlungsbestätigung. Die Methode verlangt, dass der Kunde die Daten für sein Online-Banking angibt. Klarna bietet zusätzlich Rechnungskauf und Ratenzahlung an. Für dich als Händler fallen zwar Gebühren an, dafür ist das Geld schnell da. Für deine Buchhaltung bedeutet das: weniger offene Posten.
Gutscheine
Gutscheine sind bei Kunden beliebt und können den Umsatz ordentlich ankurbeln. Der Betrag wird im Voraus gezahlt oder bei der Bezahlung abgezogen. Wichtig für die Buchhaltung: Solange ein Gutschein nicht eingelöst ist, gilt er als Verbindlichkeit und muss entsprechend verbucht werden.
Mobile Payment
Mobile Zahlungsmethoden sind kontaktlos, schnell und bequem. Bezahlt wird mit dem Handy oder der Smartwatch.Technisch funktioniert Mobile Payment wie eine Kartenzahlung und läuft über das Giro- oder Kreditkartenkonto des Kunden. Für dich als Händler ist die Abwicklung unkompliziert: Du brauchst nur ein passendes Terminal. Mobile Payment ist ideal für spontane Käufe und eine moderne Kundschaft.
Buy now, pay later
Hier kauft dein Kunde, bekommt seine Ware und zahlt später. Die Summe kann sogar teilweise in Raten beglichen werden. Bei der Zahlungsmethode Buy now, pay later braucht dein Käufer einen Account und muss seine Zugangsdaten bei einem Bezahldienst (Klarna) hinterlegen. Der Bezahldienst übernimmt das Risiko und zahlt dir den Betrag direkt aus. Für dich als Händler fallen zwar Gebühren an, dafür hast du weniger Aufwand mit dem Forderungsmanagement.Diese moderne Zahlungsmethode ist eine gute Alternative zum klassischen Rechnungskauf.
Nachnahme
Bei dieser Zahlungsoption wird direkt bei Lieferung gezahlt. Die Nachnahme ist praktisch für Kunden ohne Online-Banking oder für diejenigen, die lieber bar zahlen möchten. Für den Zahlungsempfänger ist sie etwas aufwändiger und riskanter. In der Buchhaltung musst du diese Einnahmen manuell erfassen und Rückläufer im Auge behalten.
Diese Übersicht zeigt dir auf einen Blick, welche Zahlungsmethoden für welche Situationen geeignet sind und wie sie bei Gebühren und Beliebtheit abschneiden.
Welche Zahlungsmethode passt zu dir?
Jetzt hast du einen guten Überblick über die gängigsten Zahlungsmethoden. Aber welche ist die richtige für dein Business?
Je nachdem, was du verkaufst und wie du arbeitest, eignen sich bestimmte Zahlungsmethoden besser als andere. Viele Onlinehändler setzten bewusst auf Zahlungsmethoden, die mit einem höheren Risiko verbunden sind. Warum? Weil Kunden beim Bezahlen ihre gewohnte Zahlungsmethode bevorzugen. Fehlt diese Option, brechen sie den Kauf häufig ab. Lass uns mal schauen, welche Zahlungsmethoden sich für welche Geschäftsmodelle und Situationen besonders gut eignen. So findest du genau das, was zu dir und deinen Kunden passt.
Dienstleister (wie Freelancer, Coaches, etc.)
Bist du Freelancer, Coach oder Berater? Dann sind Überweisung, PayPal und Rechnungskauf erfahrungsgemäß die besten Zahlungsmethoden für dich. Deine Kunden zahlen bequem und dein Aufwand hält sich in Grenzen. Neben der klassischen Überweisung funktioniert auch der Rechnungskauf gut. Vor allem, wenn deine Kunden erst mal sehen wollen, was sie bekommen. Das schafft Vertrauen, besonders bei neuen Kunden.
Unser Tipp: Eine Kombination aus Überweisung, PayPal und Rechnungskauf macht deinen Bezahlprozess einfach und flexibel.
Stationärer Handel & Gastronomie
Im Geschäft vor Ort und in der Gastronomie sind Barzahlung, Girokarte, Kreditkarte und Mobile Payment die gängigen Zahlungsmethoden.
- Barzahlung ist schnell und unkompliziert, aber für die Zahlung von höheren Beträgen nicht optimal. Außerdem bedeutet Barzahlung mehr Aufwand bei deiner Kassenbuchführung und du musst das Geld sicher aufbewahren.
- Girokarten sind in Deutschland weit verbreitet und kosten grundsätzlich weniger Gebühren als Kreditkarten. Du brauchst eine gewisse Technik, aber die Kosten sind moderat.
- Debitkarten oder Kreditkarten sind beliebt, wenn es um höhere Beträge geht. Die Gebühren sind kostspieliger, dafür ist die Akzeptanz groß und die Zahlung sicher.
- Bezahldienste wie Apple Pay oder Google Pay überzeugen durch schnelle, kontaktlose Zahlungen. Noch ist die Nutzung nicht überall verbreitet, aber der Trend zeigt deutlich nach oben. Die technische Umsetzung ist unkompliziert. Für jede Transaktion fallen Gebühren an.
Unser Tipp: Setze auf eine gute Mischung aus Barzahlung, Karte und Mobile Payment. So machst du es deinen Kunden leicht und hast selbst weniger Stress mit Abrechnung und Sicherheit.
Onlineshops
Bist du Betreiber eines Online-Shops? Dann sind die SEPA-Lastschrift, Sofortüberweisung, Klarna und PayPal oder Kreditkarte die besten Zahlungsmethoden für dich.
- Bei der SEPA-Lastschrift musst du dem Kunden nicht hinterherlaufen, das Geld wird automatisch eingezogen. Nachteil: Rückbuchungen sind möglich.
- Sofortüberweisung bringt das Geld blitzschnell auf dein Konto. Der Kunde muss sensible Daten an einen Drittanbieter weitergeben, was nicht jeder mitmacht.
- Klarna als Zahlungsanbieter ermöglicht Rechnungskauf, Ratenzahlung oder Sofortzahlung. Das ist flexibel für Kunden, bringt für dich aber höhere Gebühren mit sich.
- PayPal kennt jeder, die Integration ist simple und die Zahlung direkt da.
- Kreditkarte ist bei vielen Kunden die erste Wahl, weil sie großes Vertrauen genießt. Die Gebühren sind zwar etwas höher, aber du erreichst deutlich mehr Käufer.
Unser Tipp: Der Trend „Buy now, pay later“ wird zunehmend wichtiger. Kunden kaufen gern jetzt ein und zahlen später oder in Raten. Biete diese Option über Zahlungsanbieter wie Klarna an. Auch wenn die Gebühren etwas höher sind, kann sich das lohnen: Du bietest mehr Flexibilität und steigerst deinen Umsatz.
Wiederkehrende Leistungen
Du arbeitest mit Abo-Modellen oder wiederkehrenden Leistungen? Dann ist die SEPA-Lastschrift ideal für dich. Damit ziehst du Zahlungen automatisch ein, ohne dem Kunden jedes Mal hinterherlaufen zu müssen. Ein Beispiel: Du bietest als Coach ein e-Coaching-Abo an. Deine Kunden buchen eine monatliche Betreuung und bezahlen bequem per Lastschrift. Alles läuft automatisch: Du sparst Zeit bei der Verwaltung und deine Kunden müssen nicht jedes Mal an die Überweisung denken. Auch Kreditkarten und PayPal sind gute Optionen für Abo-Modelle.
Unser Tipp: Du willst tiefer ins Thema einsteigen? Erfahre hier, wie du Abo-Modelle aufbaust und erfolgreich in dein Business integrierst.
Wie wählst du die passenden Bezahlmöglichkeiten für dein Unternehmen aus?
Bist du noch unsicher, wie du die optimale Zahlungsmethode für dein Business findest? Dann nimm deine potenzielle Zielgruppe und dein Angebot genauer unter die Lupe. Junge, technikaffine Kunden stehen erfahrungsgemäß eher auf Mobile Payment oder „Buy now, pay later“. Im Café zahlen viele lieber bar oder mit Karte. Und Online-Shopper? Die setzen verstärkt auf PayPal oder Kreditkarte, weil es schnell geht und sicher ist.
Darauf solltest du bei der Wahl deiner Zahlungsmethoden achten
- Gebühren im Blick behalten:
Bei PayPal, Kreditkarte und Co. fallen für dich als Händler Gebühren an. Überweisung oder Lastschrift sind dagegen oft kostenlos. - Sicherheit geht vor:
Zahlungsausfälle können teuer werden. Nutze Bonitätsprüfungen oder externe Zahlungsdienstleister, um dich zu schützen. - Akzeptanz bei deinen Kunden:
Biete bewährte Methoden an, die deine Kunden kennen und nutzen wollen. Zu viele unbekannte Optionen verwirren eher. - Zielgruppe berücksichtigen:
Junge Kunden bevorzugen Mobile Payment & Ratenzahlung. Ältere setzen eher auf Rechnung oder Überweisung. - Branche und Geschäftsmodell:
Stationärer Handel lebt vom Bargeld, E-Commerce braucht flexible Online-Zahlungen.
Unser Tipp: Biete eine gute Mischung an Zahlungsmethoden. So findet jeder Kunde seine bevorzugte Option. Wenn die Lieblingszahlart fehlt, ist der Kauf oft schneller abgebrochen, als du schauen kannst. Je einfacher das Bezahlen, desto besser für deinen Umsatz.
Zahlungsoptionen ins Kassensystem integrieren – so geht’s im stationären Handel
Jetzt wird es praktisch: Dein Shop steht, deine Kunden sind da! Aber wie bekommst du jetzt alle Zahlungsoptionen reibungslos ins Kassensystem? Keine Sorge, das ist einfacher als du denkst.
Viele Kassensysteme nehmen Kartenzahlung, Mobile Payment und Barzahlung direkt an, erfassen sie und verbuchen automatisch. Wichtig ist nur, welche Zahlungsmethoden dein System unterstützt und dass passende Geräte wie Kartenleser oder Smartphone-Terminals angeschlossen werden.
Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft dir dabei:
- Prüfe, welche Zahlungsarten dein Kassensystem unterstützt.
- Besorge die passenden Geräte (Kartenleser, Terminals).
- Verbinde die Geräte mit deinem Kassensystem (per USB, Bluetooth oder WLAN).
- Folge der Anleitung deines Systems zur Einrichtung der Zahlungsarten.
- Teste die Funktionen mit einer kleinen Transaktion.
- Verknüpfe dein Kassensystem mit einer Buchhaltungssoftware für die automatische Abrechnung.
Unser Tipp: Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du deine Kassiervorgänge direkt in die Buchhaltung übernehmen. So sparst du Zeit und hast alle Zahlungen sauber dokumentiert, ohne Stress.
Wie werden Zahlungsmethoden im Onlineshop eingebunden?
Was jetzt noch fehlt, ist die Einbindung der Zahlungsmethoden. In den meisten Shopsystemen wie Shopify, WooCommerce oder Shopware geht das ohne großen Aufwand. Es gibt fertige Plugins oder Schnittstellen, die sich direkt installieren und konfigurieren lassen.
So gehst du Schritt für Schritt vor:
- Prüfe, welche Zahlungsarten dein Shopsystem unterstützt.
- Wähle passende Zahlungsanbieter aus.
- Installiere und aktiviere die Plugins oder Schnittstellen.
- Richte die Zahlungsmethoden ein.
- Teste den Bezahlvorgang mit einer Probe-Bestellung.
- Kläre Gebühren und Vertragsdetails.
Unser Tipp: Manche Zahlungsarten brauchen mehr Technik oder passen nicht. Auch die Kompatibilität mit anderen Plugins solltest du im Blick behalten. Achte darauf, dass alle Zahlungen sicher und verschlüsselt ablaufen.
Zahlungsmethoden in der Buchhaltung effizient erfassen und automatisieren
Eine korrekte Buchhaltung ist zeitintensiv und jede Zahlungsmethode bringt eigene Besonderheiten mit sich. Mit dem Online-Rechnungsprogramm von sevdesk kannst du Zahlungen automatisch erfassen und deine Buchhaltung schlank halten. Egal ob PayPal, Überweisung oder Kartenzahlung: Alles wird übersichtlich dokumentiert. So sparst du Zeit und vermeidest Fehler. Wenn du deine Zahlungsmethoden clever mit sevdesk verknüpfst, hast du deine Finanzen jederzeit im Griff.
Tipps für einen kundenfreundlichen Zahlungsprozess
Deine Kunden wollen beim Bezahlen vor allem eins: keine Umstände. Ist der Zahlungsprozess kompliziert oder langwierig, sind viele schnell weg.
Mit diesen einfachen Tipps gestaltest du deinen Bezahlvorgang für deine Kunden stressfrei:
- Biete deinen Kunden zwei, besser drei Zahlungsmethoden an.
- Sei transparent bei den Gebühren. Versteckte Kosten verärgern deine potenziellen Käufer.
- Halte den Bezahlvorgang so einfach wie möglich.
- Schicke freundliche Zahlungserinnerungen bei offenen Rechnungen statt fiese Mahnungen.
- Biete Zahlungserleichterungen wie Ratenzahlung für mehr Komfort.
- Automatisiere deinen Zahlungsprozess mit einer digitalen Buchhaltungssoftware.
Zusammenfassung
Die richtige Zahlungsoption für deine Kunden zu finden, ist nicht einfach, aber entscheidend für deinen Erfolg. Kunden wollen bequem und sicher bezahlen können. Wenn du ihnen die passenden Zahlungsmethoden anbietest, sorgst du für weniger Kaufabbrüche.
Im stationären Handel setzen viele Kunden auf Barzahlung, Debitkarte (Girokarte) bzw. Kreditkarte oder Mobile Payment. Diese Zahlungsmethoden sind praktisch und machen den Bezahlvorgang schnell und einfach. Im Onlineshop sind PayPal, Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und „Buy now, pay later“ besonders beliebt, weil sie sicher sind und schnell funktionieren.
Analysiere, welche Zahlungsmethoden zu deinen Kunden und deinem Business passen. Probiere verschiedene Optionen aus – allerdings nur so viele, wie du auch problemlos verwalten kannst. Achte darauf, dass die technische Umsetzung einfach ist. Am besten setzt du auf eine Kombination aus verschiedenen Zahlungsarten, damit für jeden Kunden das Passende dabei ist. So erhöhst du deine Chancen auf mehr Umsatz und zufriedenere Kunden.
Vergiss nicht, dass eine gut organisierte Buchhaltung wichtig ist. Mit einer Software wie sevdesk kannst du deine Zahlungen automatisch verwalten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
