E-Rechnung kostenlos erstellen: ZUGFeRD & XRechnung Generator

Du willst deine E-Rechnung kostenlos und ohne Software online schreiben? Mit dem E-Rechnungsgenerator ist das kein Problem. Nachdem du deine Rechnungsdaten eingetragen hast, erstellt dir das Tool direkt deine fertige XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung:

Neue E-Rechnung erstellen

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Häufig gestellte Fragen zum E-Rechnungsgenerator

Hier findest du Fragen und Antworten rund um unseren kostenlosen E-Rechnungsgenerator.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos online erstellen?

Ja, mit Online-Tools wie unserem E-Rechnungsgenerator kannst du deine E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 ganz einfach online erstellen. Ganz ohne Software oder Registrierung.

Brauche ich zusätzlich noch einen XRechnung-Generator oder ZUGFeRD-Generator?

Nein, unser E-Rechnungsgenerator unterstützt beide Formate. Sobald du deine Daten eingetragen hast, erstellt das Tool sowohl eine XRechnung als auch eine ZUGFeRD-Rechnung und schickt dir beides per E-Mail zu.

Muss ich Kunde sein, um den E-Rechnungsgenerator zu verwenden?

Nein. Der E-Rechnungsgenerator kann von all unseren Besuchern verwendet werden, die Selbstständige oder Gewerbetreibende sind. Wir haben dieses Tool entwickelt, um dir den Unternehmensalltag einfacher zu gestalten.

Wie oft kann ich den E-Rechnungsgenerator verwenden?

Du kannst den E-Rechnungsgenerator beliebig oft verwenden. Solltest du oft E-Rechnungen schreiben, empfehlen wir dir jedoch die Nutzung unserer Buch­haltungs­software. Diese und weitere sevdesk Funktionen kannst du ganz einfach 14 Tage lang unverbindlich und kostenlos testen.

Ist die E-Rechnung des sevdesk E-Rechnungsgenerators GoBD-konform?

Die E-Rechnung über einen E-Rechnungsgenerator ist im Gegensatz zu einem E-Rechnungs­programm nur bedingt GoBD-konform, da das XRechnung bzw. ZUGFeRD Format zwar die Anforderungen der Unveränderbarkeit erfüllt, jedoch nicht das GoBD-konforme Speichern. Daher empfehlen wir eine GoBD-konforme Software wie sevdesk.

Brauche ich ein E-Rechnungs­programm?

Eine E-Rechnungssoftware wie sevdesk bietet alle Funktionen, um E-Rechnungen einfach, schnell und rechtssicher zu erstellen. Mit einem E-Rechnungs­programm entsprechen deine E-Rechnungen stets den gesetzlichen Anforderungen der GoBD, du kannst Kontaktinformationen und Artikelpositionen speichern sowie wiederverwenden und deine Rechnungsnummer wird fortlaufend erstellt. Kurz gesagt: Eine E-Rechnungssoftware macht dir die Einhaltung der E-Rechnungspflicht nochmal deutlich leichter. In der Regel lohnt sie sich schon, wenn du mehr als 2-3 Rechnungen pro Quartal schreibst.

Alles Wichtige zum Thema E-Rechnungen

Keine Lust zu lesen? Dann hol dir alle wichtigen Infos in unserem Video:

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem elektronischen, strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Statt einer klassischen PDF-Rechnung, braucht es hier eine sogenannte XML-Datei, in der jede Rechnungsangabe ihren festen Platz hat. Für Menschen sieht das eher aus wie Buchstaben- und Zahlensalat, wodurch es nahezu unmöglich wird, E-Rechnungen mit Word oder Excel zu schreiben. Aber kein Problem: Mit unserem E-Rechnungsgenerator kannst du deine elektronischen Rechnungen bequem online erstellen. Und das komplett kostenlos.

Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend, wenn sie Geschäfte mit anderen Unternehmen und Selbstständigen (B2B) abwickeln. Ab diesem Stichtag musst du mindestens E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Schreiben gibt es eine Übergangsfrist bis zum 01.01.2027. Liegt dein Umsatz im Jahr 2026 unter 800.000 Euro, musst du sogar erst ab dem 01.01.2028 elektronische Rechnungen schreiben.

Alle Details dazu erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung.

Formate der E-Rechnung: ZUGFeRD vs. XRechnung

Für die E-Rechnung gibt es in Deutschland zwei Formate bzw. Standards, die die geforderte Norm EN 16931 komplett erfüllen: ZUGFeRD und XRechnung.

Unabhängig vom Format gibt es bestimmte Pflichtangaben, die in einer E-Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören etwa der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmens, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer sowie eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung.

Was ist die XRechnung?

Die XRechnung besteht einzig und allein aus einer XML-Datei und besteht damit aus mehr oder weniger unlesbarem Code. Hier siehst du mal ein Beispiel:

Auf den ersten Blick wirkt dieses Format sehr kompliziert. Mit einem XRechnung Generator (wie dem von sevdesk) hast du aber solche Rechnungen ruckzuck online erstellt.

Der Vorteil der XRechnung ist, dass sie besonders gut maschinenlesbar sind. Außerdem fordern viele Behörden und öffentliche Auftraggeber dieses E-Rechnungsformat. Und das sogar schon seit 2020.

Was bedeutet ZUGFeRD?

Hinter der recht kryptischen Abkürzung ZUGFeRD verbirgt sich ein hybrides E-Rechnungsformat: Hier wird die gerade schon erwähnte XML-Datei mit einer PDF-Datei kombiniert. Damit sieht eine ZUGFeRD-Rechnung sehr ähnlich wie eine klassische PDF-Rechnung aus und ist auch für Menschen gut lesbar. Gleichzeitig können E-Rechnungsprogramm und Tools den XML-Code automatisiert auslesen und verarbeiten.

ZUGFeRD steht dabei für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Um eine solche Rechnung zu schreiben, braucht es jedoch auch eine Art von Software. Du kannst nicht einfach eine Word-Rechnung als PDF speichern. Denn dann fehlt der strukturierte XML-Part. Wenn du erst einmal ohne Software starten willst, ist unser ZUGFeRD-Generator eine gute Wahl.

Welches Format der E-Rechnung ist besser?

Ob du nun eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen solltest, hängt vor allem von deinen Kunden ab: Sind das eher öffentliche Einrichtungen, ist die XRechnung wahrscheinlich die bessere Wahl. Arbeitest du hingegen mit anderen Unternehmen und / oder Selbstständigen zusammen, funktioniert das ZUGFeRD-Format oft besser. Denn damit können deine Kunden auch ohne E-Rechnung Software alle Rechnungsdaten auslesen und die Rechnung verarbeiten.

Am Ende ist es aber deine freie Entscheidung, welches Format du wählst.

Hier noch einmal die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:

Mehr Details dazu bekommst du in unserem Beitrag ZUGFeRD vs. XRechnung.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, brauchst du eine Software, die die Formate XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Denn du kannst eine elektronische Rechnung nur online erstellen. Es gibt doch auch kostenlose Tools, um XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen zu schreiben. Ein Beispiel ist unser E-Rechnungsgenerator, der beide Standards abdeckt.

Gib dort alle wichtigen Daten ein: deine Absenderdaten, die Empfängeradresse, Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung der Leistung oder Ware, Beträge und Steuern.

• Bei einer XRechnung wird daraus eine XML-Datei erstellt.
• Mit ZUGFeRD entsteht ein PDF, das die Rechnungsdaten zusätzlich als XML enthält.

Anschließend solltest du die Rechnung prüfen, um sicherzugehen, dass sie dem Standard entspricht. Wenn alles stimmt, kannst du die E-Rechnung per E-Mail, über ein Online-Portal oder ein Netzwerk wie Peppol an den Empfänger senden.

Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Du bist unsicher, ob und ab wann du von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:

Wer sich frühzeitig mit der E-Rechnung beschäftigt und ein passendes Format für seine Bedürfnisse wählt, kann die Umstellung problemlos meistern – besonders mit praktischen Tools wie einem kostenlosen E-Rechnungsgenerator oder einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk.