Kapitalbedarfsplan erstellen: So richtig machen

Definition: Was ist ein Kapitalbedarfsplan?

Mit einem Kapitalbedarfsplan – beziehungsweise einer Kapitalbedarfsplanung – dokumentierst du den voraussichtlichen Kapitalbedarf für dein Business innerhalb eines bestimmten Planungszeitraums. Konkret erfasst du in deiner Kapitalbedarfsplanung also, wie viel Geld du für welche Zwecke benötigst. Bei den dort aufgeführten Kosten kann es sich beispielsweise um Ausgaben für die Unternehmensgründung, um laufende Kosten oder um Investitionen in Vermögensgegenstände handeln.

Wenn der Überblick zu deinem Kapitalbedarf steht, prüfst du, über wie viel Eigen- und Fremdkapital du bereits verfügst – und wie viel Kapital du noch für dein Businessvorhaben benötigst. 

Dein Kapitalbedarfsplan hilft dir einerseits dabei, deinen Kapitalbedarf gut einzuschätzen. Andererseits ist er als Finanzplan im Rahmen deiner Businessplanung wichtig, um mögliche Fremdkapitalgeber von deinem Gründungsvorhaben zu überzeugen. Eine passende Businessplan-Vorlage gibt es hier.

Diese Arten von Kapitalbedarf gibt es

Im Wesentlichen gibt es vier verschiedene Arten von Kapitalbedarf.

Diese unterscheiden sich wie folgt:

1. Kapitalbedarf für die Gründung: Hierbei handelt es sich um Kapital, welches du für die Gründung benötigst (Gründungskosten).
2. Laufender Kapitalbedarf: Zu diesem gehört das Kapital, welches du zur Deckung deiner laufenden Kosten brauchst.
3. Kapitalbedarf zur Erweiterung: Zum Erweiterungskapitalbedarf zählen alle Kosten, die zum Ausbau deiner Kapazitäten erforderlich sind. 
   Ein Beispiel für Kapitalbedarf zur Erweiterung: Du kaufst zusätzliche Maschinen oder stellst weitere Mitarbeiter an, um die steigende Nachfrage nach einem deiner Produkte bedienen zu können.
4. Außerplanmäßiger Kapitalbedarf: Diese Art von Kapitalbedarf entsteht beispielsweise, wenn du Vermögensgegenstände anschaffen musst, die ursprünglich nicht in deiner Investitionsplanung vorgesehen waren. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Maschine vorzeitig ausfällt – und du dann außerplanmäßig eine neue kaufen musst.

Kapitalbedarfsplanung im Finanzplan

Wie erwähnt, ist dein Kapitalbedarfsplan als Finanzplan ein wichtiger Bestandteil deines Businessplans. Darüber hinaus bildet er die Grundlage für deinen Rentabilitäts- und Liquiditätsplan. Auch für deine Investitionsplanung ist er sehr wichtig.

Insgesamt gehören neben deinem Kapitalbedarfsplan noch folgende weitere Finanzpläne zu deinem Businessplan:

• dein Liquiditätsplan
• deine Rentabilitätsvorschau
• dein Kostenplan
• dein Investitionsplan
• dein Umsatzplan

Wie jeder andere Finanzplan beeinflusst auch dein Kapitalbedarfsplan deine gesamte Businessplanung. Mit einer gut durchdachten Kapitalbedarfsplanung kannst du die finanzielle Entwicklung deines Unternehmens sowohl gut im Voraus einschätzen als auch im Businessalltag überblicken. Wenn du deinen benötigten Kapitalbedarf kennst, kannst du daraus zudem ableiten, welche Finanzierungsquellen und Finanzierungsinstrumente für dein Business in Betracht kommen. 

Aufbau des Kapitalbedarfsplans

Deinen Kapitalbedarfsplan kannst du zum Beispiel ganz einfach mithilfe einer Excel-Tabelle erstellen. Dafür listest du zunächst alle entsprechenden Kosten auf – und rechnest diese dann zusammen. Das Ergebnis ist dein benötigter Gesamtkapitalbedarf. Plane dabei unbedingt auch für die Anlaufphase genug Zeit ein, um deinen Kostendeckungspunkt (Break-Even-Point) erreichen zu können.

Insgesamt sind folgende Kosten für deinen Kapitalbedarfsplan relevant:

1. Deine Gründungskosten

Wenn du dein Unternehmen gründest, fallen einmalig besondere Kosten für die Gründung an, die sogenannten Gründungskosten. 

Typische Gründungskosten sind zum Beispiel:

• Beratungskosten für Steuerberater, Anwalt etc.
• Notar- und Gerichtskosten
• Gebühren für Behörden etc. (z. B. Gebühren für die Gewerbeanmeldung oder den Handelsregistereintrag)
• Provisionen.

2. Dein Anlagevermögen

Dein Anlagevermögen ist ebenfalls ein wichtiger Kostenpunkt für deinen Kapitalbedarfsplan. Bei diesem handelt es sich um Investitionen in Vermögensgegenstände, die langfristig in deinem Unternehmen verbleiben – und somit eine hohe Kapitalbindungsdauer haben. 

Zu deinem Anlagevermögen zählen unter anderem:

• Werkzeuge und Maschinen
• Autos und weitere Fahrzeuge
• Betriebsausstattung
• Gebühren für Lizenzen oder Patente
• Wertpapiere sowie Anleihen
• Immobilien und Grundstücke.

3. Dein Umlaufvermögen

Im Gegensatz zum Anlagevermögen handelt es sich beim Umlaufvermögens um Vermögensgegenstände, die nur für kurze Zeit in deinem Unternehmen verbleiben – und somit eine geringere Kapitalbindungsdauer haben. Auch dein Umlaufvermögen spielt für deine Kapitalbedarfsplanung eine wichtige Rolle.

Zu deinem Umlaufvermögen gehören beispielsweise:

• Waren und Materialien für die Fertigung
• Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
• liquide Mittel wie Bankguthaben oder Kassenbestände.

4. Deine laufenden Kosten für Betriebsmittel

Auch deine laufenden Kosten sind wichtig, um deinen Kapitalbedarf zu ermitteln. 

Hierunter fallen zum Beispiel:

• Gebäudekosten (Miete etc.)
• Personalkosten
• Ausgaben für Wasser, Strom etc.
• Kosten für benötigte Rohstoffe, Waren etc.
• Kosten für Fremdleistungen sowie Lieferkosten
• Kosten für Marketing, Werbung und Vertrieb
• Versicherungskosten
• Kosten für Fracht und Versand
• Kosten für laufende Buchhaltung und Steuerberatung
• Provisionszahlungen 
• Reisekosten
• sonstige betriebliche Ausgaben
• ggf. weitere Betriebsausgaben

5. Deine Kosten für Kapitaldienste

Oft reicht das Eigenkapital für die Unternehmensgründung nicht aus. In diesem Fall musst du Fremdkapital, wie beispielsweise einen Kredit, aufnehmen. Für dieses Fremdkapital ist dann der sogenannte Kapitaldienst zu leisten. Bei diesem handelt es sich um die anfallenden Zinsen sowie Tilgungskosten. Auch diese Kosten gehören in deinen Kapitalbedarfsplan.

6. Dein Unternehmerlohn

Als Unternehmensgründer musst du deine privaten Kosten wie Miete, Essen etc. bezahlen können. Somit brauchst du einen entsprechenden Unternehmerlohn, um eine Deckung für deine Lebenshaltungskosten sicherzustellen. Daher stellt dieser einen Teil deines Kapitalbedarfsplans dar.

7. Deine Liquiditätsreserven

Da du in der Anlaufphase kurz nach der Unternehmensgründung sehr wahrscheinlich noch keine hohen Gewinne erzielst, brauchst du entsprechende Reserven. Diese dienen sowohl der Deckung deiner Gründungskosten und deines Unternehmerlohns als auch für deine laufenden Betriebskosten. Ebenso benötigst du deine Rücklagen, um mögliche Liquiditätsengpässe abzufangen oder um ungeplante Investitionen zu tätigen, beispielsweise wenn eine Maschine ausfällt.

Hier empfiehlt sich der regelmäßige Abgleich mit deinem Liquiditätsplan und deiner Investitionsplanung. 

Wenn du deinen Kapitalbedarfsplan erstellst, ist es somit wichtig, dass du alle entsprechenden Ausgaben und die zugehörigen Zeitpunkte ermittelst.

Kapitalbedarfsplan erstellen: So geht es!

Deinen Kapitalbedarfsplan kannst du in 6 Schritten erstellen. Gehe dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Sammle und analysiere für deine Kapitalbedarfsplanung zunächst alle notwendigen Informationen. Dazu gehört dein gegenwärtiger Finanzstatus – inklusive aller vorhandenen finanziellen Mittel, bestehenden Verbindlichkeiten sowie deiner voraussichtlichen Liquidität und Rentabilität.

Schritt 2: Ermittle deine unterschiedlichen Arten des Kapitalbedarfs – beziehungsweise deine zu erwartenden Ausgaben wie deine Gründungskosten, Investitionen in Anlagevermögen und Umlaufvermögen, laufende Kosten für Betriebsmittel, deine Ausgaben für Kapitaldienste sowie deinen Unternehmerlohn und erforderliche Liquiditätsreserven. 

Schritt 3: Erstelle eine Prognose für deine zu erwartende finanzielle Entwicklung mittels Kostenplanung, Umsatzplanung und Investitionsplanung. Gehe dabei auch auf mögliche Risiken sowie Chancen ein.

Schritt 4: Lege deine kurz-, mittel- und langfristigen Unternehmensziele fest und priorisiere sie.

Schritt 5: Prüfe nun die verschiedenen Optionen zur Finanzierung deines Kapitalbedarfs. Wähle anschließend die für dein Business passenden Instrumente zur Finanzierung aus. Diese können Fördermittel, Leasing, Bankkredit, Beteiligungskapital oder Crowdfunding umfassen.

Schritt 6: Erstelle deinen Kapitalbedarfsplan, indem du alle gesammelten Informationen zusammenfasst und deinen daraus resultierenden Kapitalbedarf ermittelst. 

Jetzt hast du es auch schon geschafft: Dein Kapitalbedarfsplan ist fertig!

So wird der Kapitalbedarf berechnet

Dein Kapitalbedarf ergibt sich aus der Summe deiner innerhalb des geplanten Zeitraums anfallenden:

• Gründungskosten 
• Ausgaben für Anlagevermögen 
• Ausgaben für Umlaufvermögen
• laufende Kosten im Planungszeitraum
• Kosten für Kapitaldienste
• Ausgaben für Unternehmerlohn
• Liquiditätsreserven.

Das im nächsten Abschnitt folgende Beispiel veranschaulicht dies.

Beispiel für einen Kapitalbedarfsplan

Hier für dich ein kleiner Überblick, wie dein Kapitalbedarfsplan aussehen könnte. Natürlich unterscheidet sich dieser je nach konkretem Vorhaben und Ausgangslage.

Häufige Fehler bei der Kapitalbedarfsplanung vermeiden

Wenn du deinen Kapitalbedarfsplan erstellst, solltest du ein paar wichtige Punkte beachten – und typische Fehler vermeiden. 

Hier das Wichtigste auf einen Blick:

• Bereite dich gut auf deinen Kapitalbedarfsplan vor und ermittle deine Zahlen möglichst genau. Recherchiere Werte, die wirklich zu deiner Branche und deinem Geschäftsmodell passen – und denke dir auf gar keinen Fall irgendwelche Zahlen aus.
• Plane mit etwas Puffer und setzte deinen erwarteten Kapitalbedarf lieber etwas höher als zu niedrig an. 
• Beachte, dass du die Beträge für deinen Kapitalbedarf als Nettowerte angibst. 
• Suche dir, falls erforderlich, professionelle Unterstützung wie beispielsweise durch einen Gründungs- oder Steuerberater. 
• Aktualisiere deinen Kapitalbedarfsplan zwischendurch immer wieder, wenn es Änderungen gibt. Beachte dabei auch die Wechselwirkungen der verschiedenen Finanzpläne untereinander. Fügst du zum Beispiel in deinem Investitionsplan zusätzliche Investitionen ein, so erhöht sich auch dein Kapitalbedarf. Somit musst du auch deinen Kapitalbedarfsplan entsprechend anpassen.

Deine Kosten mit sevdesk im Blick behalten

Wenn du ein Unternehmen gründest, ist es wichtig, deine Kosten stets im Blick zu haben. So weißt du immer, ob dein vorhandenes Kapital wie geplant ausreicht – oder sich dein Kapitalbedarf ändert. Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk unterstützt dich dabei. Darüber hinaus bietet dir das Online-Rechnungsprogramm zahlreiche weitere nützliche Funktionen. So kannst du beispielsweise deine Quittungen, Kassenbons und andere Belege mit sevdesk ganz leicht erfassen – und damit ebenso deine Rechnungen schreiben. 

Besonders praktisch ist es, wenn du auch dein Online-Banking mit sevdesk verbindest. In diesem Fall kannst du nämlich deine Zahlungen direkt aus sevdesk heraus tätigen und dir somit viel Arbeit sparen.

Zusammenfassung zum Kapitalbedarfsplan

Deine Kapitalbedarfsplanung enthält deinen erforderlichen Kapitalbedarf für einen bestimmten Planungszeitraum, wie beispielsweise drei Jahre. Sie zählt zu deinen Finanzplänen und ist Teil deiner Businessplanung. 

In einen Kapitalbedarfsplan gehören unter anderem folgende Punkte:

• deine Gründungskosten 
• deine Ausgaben für Anlagevermögen 
• deine Ausgaben für Umlaufvermögen
• deine laufenden Kosten (Betriebsmittelbedarf)
• deine Kosten für Kapitaldienste
• dein Unternehmerlohn
• deine Liquiditätsreserven.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Kapitalbedarfsplan

Nachfolgend findest du die Antworten auf verschiedene FAQ zum Thema Kapitalbedarfsplan: