6 Schritte für erfolgreiche Angebote

Ein erfolgreiches Angebot erfordert mehr, als nur einen Preis und eine Leistung niederzuschreiben. Um dabei nicht jedes Mal bei Null anzufangen, empfiehlt es sich ein Musterangebot oder eine Vorlage zu erstellen, die dann personalisiert wird. Machen Sie diese auch Ihren Mitarbeitern zugänglich, somit halten Sie das Corporate Design ein und die Produktivität bei der Angebotserstellung wird gesteigert. Wie ein solches Angebot aussehen und welche Punkte Sie dabei beachten sollten, können Sie einfach anhand dieser Checkliste prüfen.

Ein Grund, warum Angebote häufig scheitern, ist, dass sie zu schnell, zu einem Zeitpunkt, da noch keine genaue Übersicht über die Probleme und Vorstellungen des Kunden vorliegen, geschrieben werden. Ein gutes und erfolgsversprechendes Angebot wird nicht an einem Tag geschrieben und ist meist sehr umfangreich. Daher fassen Sie im Begleitschreiben, das maximal zwei Din A4 Seiten umfasst, die wesentlichen Aspekte zusammen und versehen es mit einer griffigen Betreffzeile, die den Kunden motiviert weiterzulesen.

1. Kundengespräch

Das Erstellen eines Angebotes beginnt nicht erst mit dem Niederschreiben Ihrer Leistungen und Preise. Das vorherige persönliche Kundengespräch ist von zentraler Bedeutung um Erfolg zu haben. Es ermöglicht, die individuellen Bedürfnisse des Kunden kennenzulernen, seinen finanziellen und zeitlichen Rahmen abzustecken und so ein für ihn maßgeschneidertes Angebot zu schreiben.

Folgende Fragen sind in einem ausführlichen Kundengespräch unbedingt zu klären:

  • Welches „Problem“ möchte der Kunde lösen?
  • Welches Produkt ist für den Kunden passend?
  • Welchen Nutzen soll das Produkt bringen?
  • Wie sieht der zeitliche und finanzielle Rahmen des Kunden aus?
  • Woran bemisst der Kunde den Erfolg einer Lösung?
  • Welche Erfahrungen/Ängste hat der Kunde bereits?
  • Welche kritischen Entscheidungshemmer gilt es zu beachten?
  • Wer ist auf der Kundenseite an Kaufentscheidungen und Lieferantenauswahl beteiligt?
  • Welche Notwendigkeit hat der Kunde das Projekt zu realisieren/das Produkt zu kaufen?

Nach dem Gespräch sollten Sie genau benennen können, was der Kunde braucht und welche Leistungen seinen Wünschen entsprechen. Weiterhin macht es erst Sinn, ein Angebot zu schreiben, wenn der Kunde bereits mündlich die technische Lösung akzeptiert hat und der finanzielle Rahmen prinzipiell passt, dies heißt natürlich im Gegenzug für Sie sicherzustellen, dass Sie technisch, kapazitätsmäßig und terminlich den Auftrag mit Ihrem Unternehmen ausführen können.

Prinzipiell ist es ratsam, sich auf das Gespräch mit einer Checkliste, anhand der oben aufgeführten Fragen vorzubereiten und Notizen während des Gespräches zu machen. Schreiben Sie sich Redewendungen und Formulierungen des Kunden auf, diese können Sie später in Ihrem Angebot nutzen.

2. Brainstorming

Sie sind mit allen notwendigen Informationen seitens des Kunden ausgestattet, nun geht es darum, ihm ein passendes Angebot mit Ihrem Produkt/Ihrer Dienstleistung zu erstellen. Machen Sie zunächst ein Brainstorming, allein oder mit Mitarbeitern und sammeln Sie in einer Textdatei Ideen für den Text des Angebotes, wie Phrasen, Überschriften, Pluspunkte, Argumentationslinien und möglichen Bedenken seitens des Kunden.

Diese Vorarbeit wird Ihnen helfen, im Angebot eine klare, übersichtliche Struktur zu verfolgen. Sie können zu diesem Punkt bereits drei Varianten – Basis, Standard, Premium – in Ihr Konzept einfließen lassen. Behalten Sie beim Brainstorming folgende Fragen im Hinterkopf:

  • Für welchen Zweck soll das Produkt/die Dienstleistung genutzt werden?
  • Wie lange soll es/sie genutzt werden?
  • Welche besonderen Merkmale liegen vor?
  • Welche Kosten sind zu beachten?
  • Kann für das Angebot ein Pauschalpreis angesetzt werden oder empfiehlt sich ein Stundensatz?

3. Angebotsinhalte

Nach einer sorgfältigen Vorarbeit beginnt das Schreiben des eigentlichen Angebotes. Im Mittelpunkt stehen dabei die Aufgabenstellung des Kunden und der erwartete Nutzen. In einem guten Angebot geht bereits aus der Überschrift klar hervor, welches Problem gelöst wird. Denken Sie daran: Ihr Kunde braucht keine Waschmaschine, sondern saubere Wäsche.

Daher ist das oberste Gebot auch, so konkret wie möglich den Nutzen Ihres Produktes/Ihrer Dienstleistung für den Kunden zu beschreiben, also z.B. besondere Eigenschaften des Materials. Sie verdeutlichen damit auch, warum das Produkt seinen Preis wert ist.

Vermeiden Sie hingegen unwichtige Details, Redundanzen, Fachbegriffe, generell Fachsprache. Dies kann den Eindruck vermitteln, dass Ihnen nicht an der Lösung des Problems des Kunden gelegen ist, sondern Ihr Fachwissen im Mittelpunkt steht. Viel wichtiger ist es, Argumente zu nutzen, die der Kunde versteht. Verwenden Sie daher nicht all zu viel Zeit darauf das Produkt/die Dienstleistung bis ins kleinste Detail zu beschrieben, sondern arbeiten Sie mit Referenzen. Es interessiert einen Kunden z.B. nicht, was ein CMS alles kann und wie es funktioniert, viel überzeugender ist es, dass die Webseite eines Marktführers der Branche damit erstellt wurde.

Schreiben Sie allerdings nicht zu viel. Berücksichtigen Sie, dass die Zeit Ihres Kunden begrenzt ist. Einfache, kurze Sätze und Absätze mit maximal drei Zeilen ergeben eine übersichtliche Struktur. Je klarer und übersichtlicher Ihr Angebot ist, desto besser. Präzise Formulierungen geben dem Kunden Sicherheit und Ihnen Abschlüsse.

Nehmen Sie Ihr Unternehmen aus dem Angebot heraus. Es geht hier nur darum, sachlich darzustellen, wie lange Sie bereits in der Branche tätig sind, um Ihrem Kunden damit Ihre Erfahrung und Kompetenz zu verdeutlichen. Vermeiden sie daher Wörter wie „wir“, „uns“, „unsere“, etc. und nutzen Sie häufiger „Sie“, „Ihr“, „Ihnen“. Ihr Text erhält dadurch einen anderen Unterton, der den Kunden in den Mittelpunkt stellt. Wichtig ist, dass Ihr Angebot alle Bedenken des Kunden beantwortet.

Nutzen Sie hierfür auch Ihre Kundenzufriedenheit und fügen Sie an geeigneter Stelle ein Zitat ein. Dabei muss unbedingt die Quelle angegeben werden, d.h. der Name der Firma, sowie der Name und die Position des Mitarbeiters.

Vermeiden Sie es, Ihrem Kunden Optionen für verschiedene Lösungen in einem Angebot zu unterbreiten. Besser ist, drei verschiedene Vorschläge – Basis, Standard, Premium – als getrennte Angebote zu verfassen. So behält jede Variante eine übersichtliche Struktur. Zudem geben Sie dem Kunden eine Wahl und schaffen für Ihr Unternehmen neben einer besseren Ausgangsituation auch eine Grundlage für Mehrumsatz. Es empfiehlt sich, in einem persönlichen Gespräch die beste Lösung mit dem Kunden auszuwählen.

4. Pflichtangaben

Generell sind für ein Angebot die gleichen Angaben wie auf Geschäftsbriefen verpflichtend. Obligatorisch, aber empfehlenswert, sind die folgenden zusätzlichen Angaben, soweit diese nicht aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hervorgehen:

  • Genaue Bezeichnung der Waren/Dienstleistung, ihrer Qualität sowie gegebenenfalls Zusatzarbeiten
  • Angebotene Menge und die Preise einschließlich etwaiger Rabatte
  • Fracht- und Verpackungskosten
  • Lieferzeit/voraussichtliche Arbeitszeit
  • Bedingungen hinsichtlich der Zahlung, z.B. Projektkosten in Etappen gegliedert
  • Angaben zu Eigentumsvorbehalt, Erfüllungsort und Gerichtsstand
  • Regelungen zu mangelhafter Lieferung, Zahlungsstörungen sowie Liefer- und/oder Annahmestörungen
  • Bei der Nutzung von vorhandenem Material dieses detailliert aufführen um Missverständnisse zu vermeiden
  • Angaben zum Nutzungsrecht am Endprodukt

Angebote sind rechtlich bindend, nur bei zu später oder abweichender Bestellung oder rechtzeitigem Widerruf erlischt die rechtliche Bindung. Formulieren Sie daher wiederkehrende Teile des Angebotes rechtssicher und nehmen Sie diese in Ihre Vorlage mit auf. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können sicher sein, dass Ihre Angebote dem Standard entsprechen, auch wenn Mitarbeiter sie schreiben.

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5. Präsentation

Mit der professionellen Gestaltung Ihres Angebotes unterstreichen Sie die Coroprate Identitiy und Wertigkeit Ihres Unternehmens und sorgen für eine unterbewusste Wahrnehmung Ihrer Kompetenz beim Kunden. Sicherlich ist ein schlichtes Angebot nur mit Text gut, wollen Sie aber ins Auge stechen und im Kopf bleiben, müssen Sie aus der Masse hervortreten. Hierfür können Sie beispielsweise ein branchenunübliches Format wählen.

Generell gilt natürlich, Ihr Angebot mit sauberem Druckbild auf hochwertigem Papier und entsprechender Bindung zu präsentieren. Die klare, übersichtliche Struktur auf Textebene sollte sich auch in der Gestaltung widerspiegeln. Vermitteln Sie Ihrem Kunden Verständlichkeit und Präzision auf der ganzen Linie.

Legen Sie unbedingt eine Visitenkarte für eine schnelle Kontaktaufnahme bei. Bei Angeboten via E-Mail achten Sie auf eine Signatur, ansonsten unterscheidet sich ein Angebot per Brief oder E-Mail nicht. Beide sollten die gleiche Qualität haben, bei der elektronischen Übermittlung hängen Sie das Angebot als PDF an.

Umfangreiche, wichtige oder finanziell bedeutende Angebote sollten Sie nach Möglichkeit persönlich anhand einer Präsentation vorstellen.Angebot

6. Nacharbeit

Nachdem Sie Ihr Angebot verschickt haben, geben Sie dem Kunden etwas Zeit. Innerhalb von 1-2 Wochen fragen Sie telefonisch beim Kunden nach, ob er Ihr Angebot erhalten hat. Damit geben Sie ihm die Möglichkeit eventuelle Fragen oder Unklarheiten anzusprechen. Sollte sich der Kunde gegen Sie entscheiden, fragen Sie nach den Gründen. Da meist der Preis ohnehin einer davon ist, lassen Sie sich 3 Gründe nennen, die gegen Sie gesprochen haben. Nutzen Sie dieses Feedback beim Erstellen künftige Angebote.

Behalten Sie beim Schreiben von Angeboten immer im Hinterkopf: es geht nicht darum, Sie und Ihr Unternehmen darzustellen, sondern die Bedürfnisse des Kunden zu befriedigen und ihm einen Nutzen zu bringen. Mit diesem Ansatz haben Ihre Angebote eine gute Chance zum Erfolg zu führen.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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