Arbeitszeiterfassung in Excel – So erstellst du deinen Stundennachweis!
Eine Arbeitszeiterfassung muss vieles können. Vor allem muss es unkompliziert sein, vor allem wenn Gleitzeit, Schichtdienst und Vollzeit gleichermaßen damit abzudecken sind. Viele Unternehmen, vor allem kleinere und mittelständische, entscheiden sich oft für eine Arbeitszeiterfassung Excel.
Warum muss die Arbeitszeit erfasst werden?
Im Mai dieses Jahres 2019 wurden durch ein Urteil am Europäischen Gerichtshof alle Arbeitgeber innerhalb der EU verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genauestens zu erfassen. Das Urteil sagt ganz klar aus, dass jede einzelne Arbeitsstunde die abgeleistet wurde, zu dokumentieren ist. Nach Ansicht der obersten EU-Richter ist es nur mit dieser Vorgabe möglich festzustellen, ob auch wirklich alle zulässigen Arbeitszeiten eingehalten werden. Auf den ersten Blick ist dies jetzt kein besonderes Urteil, besteht doch die Arbeitszeiterfassung in Deutschland seit dem Jahr 1994.
Im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Regelungen genannt festgehalten, in welchem Umfang eine Arbeitszeit zu handhaben ist. In der Regel ist es so, dass die maximale Arbeitszeit pro Werktag 8 Stunden beträgt. Da ein Sonntag nicht als Werktag gilt, darf der Arbeitnehmer pro Woche also maximal 48 Stunden arbeiten. Es ist zwar eine Erhöhung auf 10 Stunden täglich möglich. Dies setzt aber voraus, dass innerhalb eines Zeitraumes von einem halben Jahr die durchschnittliche Arbeitszeit die 8 Stunden nicht überschreitet.
Doch die EU-Richter hatten für ihr Urteil durchaus einen Grund. Im Gesetz zur Regelung der Arbeitszeiterfassung gibt es einige Grauzonen. Überdies ist nicht zwingend festgelegt, ob eine genaue schriftliche Erfassung notwendig ist. Immerhin ist die zu leistende Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgehalten. Bisher ist es für den Arbeitgeber nur zwingend vorgeschrieben, alle anfallenden Überstunden zu dokumentieren. Betrachtet man das Urteil aus dieser Sicht, ist es auch verständlich, dass einige Unternehmen darüber nicht sonderlich erfreut, ja sogar entsetzt reagiert haben.
Wer muss die Arbeitszeiten erfassen?
Grundsätzlich hat die Arbeitszeiterfassung für beide Parteien, also für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine wichtige Bedeutung. Dem Arbeitgeber ist es möglich zu kontrollieren, ob die Arbeitnehmer auch ihre vorgeschriebenen Arbeitszeiten einhalten. Der Arbeitnehmer hingegen kann mit der Arbeitszeiterfassung seine geleistete Arbeitszeit nachweisen. Rechtlich ist im Arbeitsgesetz in § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ folgendes beschrieben:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Doch die Regelung gilt nicht für jeden. Es gibt durchaus auch Ausnahmen, bei denen die Arbeitszeiten von einem Mitarbeiter nicht erfasst werden müssen. Kann verwirrend sein, nicht nur für dich als Arbeitgeber, sondern auch für dich als Arbeitnehmer. Mit der folgenden Übersicht kann aber Klarheit geschaffen werden:
Welche Arten der Arbeitszeiterfassung gibt es?
Der Gesetzgeber schreibt nicht die Art vor, wie Arbeitgeber die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen müssen. Es ist möglich auf eine analoge Zeiterfassung, beispielsweise einer Arbeitszeiterfassung Excel zu setzen, als auch auf eine digitale Zeiterfassung.
Die klassische Arbeitszeiterfassung mit dem Stundenzettel
Gerade in Betrieben, in denen die Anzahl der Mitarbeiter noch gut überschaubar ist, wird häufig noch auf den klassischen Stundenzettel gesetzt. Schriftlich wird hier festgehalten, wer wann gekommen und ist und wann gegangen ist. Wenn du es ganz simpel handhaben möchtest, reicht dafür ein Formular aus. Trotz der Vorschrift der Arbeitszeiterfassung nach dem Arbeitsgesetz gibt es für die Erfassung selbst keine Normung, was die Formulare betrifft. Gerade Betriebe mit der sogenannten Vertrauensarbeitszeit können auf diese Weise viel kulanter mit Gleitzeit oder Arbeitsstunden umgehen. Das ist durchaus als ein Vorteil zu sehen. Das Gesetz schreibt beispielsweise dir als Arbeitgeber vor, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. In der Praxis wird dies in der Regel dem Mitarbeiter selbst überlassen. Er füllt die Stundenzettel aus, die du ihm dafür zur Verfügung stellst und gibt diese dann ab.
Nutze hierzu einfach unsere kostenlose Stundenzettel Vorlage:
Wichtig! Zu beachten dabei gilt nur, dass die Arbeitszeiten notiert werden und alle Bögen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von zwei Jahren aufzubewahren sind.
Die Arbeitszeiterfassung mit Stundenzetteln ist immer noch weit verbreitet. Dies liegt daran, dass es dafür durchaus Vorteile gibt. Doch betrachtest du dir dieses Vorgehen genauer, wirst du auch einige Nachteile feststellen.
Was sich auf den ersten Blick als kostengünstige Variante für die Arbeitszeiterfassung darstellt, erweist sich im Nachhinein als durchaus teuer. Dies gilt vor allem bei vielen Mitarbeitern. Nicht nur das Papier kostet, sondern auch die notwendige Zeit für die Bearbeitung und Nachbearbeitung der Stundenzettel.
Die digitale Arbeitszeiterfassung
Vielleicht hältst auch du die klassische Stempeluhr für ein Relikt aus vergangenen Tag. Fakt aber ist, dass es in der heutigen Zeit durchaus noch Versionen davon zum Einsatz kommen. Hier handelt es sich zwar um Versionen, die digitalisiert sind, aber nichts von der ursprünglichen Bedeutung der Stempeluhr verloren haben. In Betrieben der heutigen Generation findet die Arbeitszeiterfassung über ein Gerät statt, welches dem Prinzip der Stempeluhr sehr nahe kommt. Jeweils zu Beginn und zum Ende der Arbeitszeit wird ein Gerät passiert und dies auch bestätigt. Die Arbeitszeiten werden zwar nicht mehr auf einer Stempelkarte dokumentiert, dafür aber in einem digitalen System, welches mit diesem Gerät verbunden ist. Zusammen mit dem Gerät selbst kaufst du als Unternehmer auch eine Lizenz für Software, mit denen die erfassten Daten eingesehen und bearbeitet werden können.
Ist die digitale Arbeitszeiterfassung rechtlich zugelassen?
Für die digitale Arbeitszeiterfassung erhält der Mitarbeiter in der Regel einen Chip oder eine Chipkarte. Auf diesen sind entweder eine dem Mitarbeiter zugeordnete Nummer oder dessen Name festgehalten. Dies ist notwendig, um den Mitarbeiter auch identifizieren zu können. In der Regel ist die digitale Arbeitszeiterfassung auch aus Sicht des Datenschutzes rechtlich zulässig. Immerhin besteht ja hier aus Sicht des Mitarbeiters ein berechtigtes Interesse daran, dass er anhand seiner Arbeitsstunden und auch der Überstunden entsprechend entlohnt wird. Die digitale Arbeitszeiterfassung ist aber nur im rechtlichen Rahmen zur reinen Erfassung erlaubt. Geht es darum, über die Chipkarte oder Transponder gar ein Bewegungsprofil eines Mitarbeiters zu erstellen oder sein Verhalten am Arbeitsplatz zu überwachen, sind Grenzen seitens der Rechtssprechung gesetzt. Solch eine Aufzeichnung und Dokumentation sind rechtlich nicht gestattet.
Wichtig! In jedem Unternehmen hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat grundsätzlich ein Mitspracherecht bei der Einführung von Geräten zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Dies trifft auch für Systeme zu, welche in der Lage sind, die Mitarbeiter zu überwachen. Der Betriebsrat kann aber mitsprechen, was die ganz bestimmte Nutzung des Systems betrifft. Kein Mitspracherecht hat er allerdings beim Thema, welches System genau eingeführt wird.
Welche Software zur Arbeitszeiterfassung gibt es?
Für die Arbeitszeiterfassung gibt es eine große Auswahl an entsprechender Software. Dies reicht von der Software für Kleinbetriebe bis hin zu großen Unternehmen. Nachfolgende Liste zeigt eine kleine Auswahl von verschiedenen Anbietern mit einer kostenpflichtigen Software.
Es muss aber nicht immer eine Software sein. Auch mit Excel lässt sich prima eine Arbeitszeiterfassung durchführen. Excel wird in den meisten Unternehmen, wahrscheinlich auch bei dir, für eine Reihe von anderen Aufgaben genutzt. Für die Arbeitszeiterfassung fallen also keine zusätzlichen Kosten an. Der Einsatz von Excel für diese Aufgabe lohnt sich aber in der Regel nur für kleine und kleinste Betriebe.
Die Vor- und Nachteile der digitalen Arbeitszeiterfassung
Jedes Art der Arbeitszeiterfassung hat seine Vorteile, aber auch seine Nachteile. Dies trifft auch auf die Form der digitalen Zeiterfassung zu.
Die Vorteile:
- Mehr Fairness: Zu Beginn der 2000er Jahre wurde in immer mehr deutschen Unternehmen die Vertrauensarbeitszeit eingeführt. Doch profitiert haben davon in erster Linie die Arbeitgeber. Viele Mitarbeiter haben bei dieser Regelung deutlich mehr gearbeitet, als sie eigentlich mussten. Sicherlich wurde die meiste Mehrarbeit auf freiwilliger Basis verrichtet, aber als besonders fair gegenüber dem Arbeitnehmer konnte man das nicht bezeichnen. Die digitale Arbeitszeiterfassung bringt hier deutlich mehr Fairness.
- Bessere Transparenz: Mit einem digitalen Arbeitszeiterfassungssystem bekommt ein Unternehmen mehr Transparenz. Jeder Mitarbeiter kann selbst nachvollziehen, wie viele Überstunden er aufgebaut hat oder ob er vielleicht sogar zu wenig gearbeitet hat. Auch eine Prüfung der erfassten Daten ist für den Arbeitnehmer deutlich einfacher.
- Rechtssicherheit: Mit einer digitalen Zeiterfassung hast du als Unternehmer absolute Rechtssicherheit. Bei jeder Kontrolle kann schnell und einfach die Einhaltung von Arbeitszeiten, aber auch Pausenzeiten, ganz nach dem Arbeitnehmerschutz– und Arbeitszeitgesetz nachgewiesen werden.
- Hohe Zeitersparnis: Die digitale Arbeitszeiterfassung bringt eine Menge an Zeitersparnis. Dies gilt sowohl für den Arbeitnehmer, als auch den Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss seine Zeiten nicht mehr händisch notieren, was er in der Regel in seiner Arbeitszeit macht. Der Unternehmen kann sich Ressourcen und damit Zeit und Geld sparen, weil die Mitarbeiter auf die Richtigkeit der Angaben nicht mehr überprüft werden müssen. Überdies wird in der Lohnbuchhaltung durch die automatische Sammlung aller Daten Zeit gespart.
Die Nachteile:
- Vertrauensbasis schwindet: Eine digitale Arbeitszeiterfassung kann zu einem Vertrauensverlust zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber führen. Die modernen Systeme könnten Anlass zum Verdacht geben, dass der Chef einen ausspioniert und ständig überwacht.
- Ungleichgewicht bei Arbeitszeit: Wenn ein Arbeitnehmer laut seinem Arbeitsvertrag beispielsweise eine 40-Stunden-Woche stehen hat, könnte er bei einer digitalen Erfassung theoretisch diese Stundenanzahl bis Donnerstag abgearbeitet haben. Es dürfte aber nicht im Interesse des Arbeitgebers sein, wenn am Freitag kein Mitarbeiter mehr zur Arbeit erscheint.
Darf ich Arbeitszeiten mit Excel erfassen?
Es ist jedem Arbeitgeber selbst überlassen, wie und mit welchen Mitteln er eine Arbeitszeiterfassung durchführt. Rechtlich spricht deshalb nichts gegen eine Excel Zeiterfassung.
Welche Daten muss der digitale Stundenzettel enthalten?
Der digitale Stundenzettel als Stundennachweis, dient der taggenauen Dokumentation der Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters. Erfolgt die Arbeitszeiterfassung nach dem Mindestlohngesetz, so ist nur die Angabe von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vorgeschrieben. In der Praxis wird es aber so gehandhabt, dass bestimmte Angaben auf dem digitalen Stundenzettel vorhanden sind.
- Name und Personalnummer des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Pausenzeiten
- Dauer der Arbeitszeit
- kumulierte Arbeitszeit für den Aufzeichnungszeitraum
Eigene Vorlage für die Arbeitszeiterfassung in Excel erstellen
Wenn du möchtest, kannst du dir natürlich auch deine eigene Vorlage in Excel erstellen. Dies kannst du für deine eigene Zeiterfassung oder die Zeiterfassung deiner Mitarbeiter machen. Vor allem für Gründer in der Anfangsphase durchaus eine gute Alternative. Du solltest aber in diesem Fall beachten, dass dies einige Zeit in Anspruch nehmen wird. Willst du es trotzdem versuchen, hilft dir folgende Anleitung dabei:
Schritt 1: Grundgerüst für den Stundennachweis aufbauen
Im ersten Schritt musst du in einer neuen Tabelle in Excel ein Eingabeformular erstellen. Dazu musst du die Zellen wie im Bild ersichtlich befüllen.
Schritt 2: Formular mit Formeln für die Stundenberechnung befüllen
Mit einer Formel berechnest du die Arbeitszeiten pro Tag. Zur richtigen Berechnung musst du in der Formel die Endzeit von der Startzeit abziehen. Danach wird noch die Pausenzeit abgezogen. Nimmst du dir das oben gezeigte Bild aus Vorbild, dann lautet deine Formel =C8-B8-D8. Um auf die Gesamtstundenanzahl zu kommen, musst du in Zelle E5 die Formel =SUMME(E8:E38) eingeben. Im Anschluss, um die Industriezeit anzuzeigen, ist noch eine Multiplikation mit 24 notwendig. Die endgültige Formel lautet dann =SUMME(E8:E38)*24.
Weitere notwendige Schritte
Hast du die beiden ersten Schritte durchgeführt, folgen noch ein paar weitere Schritte.
- Um eine bessere Übersicht zu bekommen, solltest du Formatvorlagen nutzen
- Achte darauf, dass im Feld Monat nur eine Eingabe aus dem Listenfeld zugelassen wird
- Lege fest, welche Fehlermeldungen bei der Überprüfung von Daten erscheinen sollen
- Vergiss nicht, die Arbeitszeiten mit einem Gültigkeitskriterium einzugrenzen
- Für die Bearbeitung darfst du nur bestimmte Bereiche zulassen, sollten mehrere mit dieser Excel Zeiterfassung arbeiten
- Um anderen die Nutzung der Zeiterfassung Excel zu ermöglichen, musst du abschließend eine Vorlage erstellen
Kostenlose Zeiterfassung Vorlage in Excel
Möchtest du dir die oben beschriebene Erstellung einer Vorlage nicht selbst zumuten, kannst du natürlich auch einfach unsere kostenlose Zeiterfassung Vorlage für Excel aber auch Word nutzen. Einfach herunterladen und individuell eintragen!
Wie kann man mit nur einen Excel Datei für die Arbeitszeiterfassung im Team arbeiten?
Möchtest du die Excel Datei für die Erfassung der Arbeitszeiten deinem ganzen Team zur Verfügung stellen, musst du folgende Schritte durchführen.
- Aktiviere die Registerkarte Datei
- Wähle dort den Befehl „Exportieren“ aus
- Klick auf Dateityp ändern und das Symbol Vorlage auswählen
- Auf Speichern klicken und Dateiname vergeben
Über die Befehle „Datei, Neu, Persönlich“ kann nun jeder für sich ein neues Formular erstellen. Die Gefahr einer Überschreibung von Arbeitszeiterfassungen ist damit nicht mehr gegeben.
Wichtig! Sollte es in einem Unternehmen mit Betriebsrat zu dieser Variante der Arbeitszeiterfassung kommen, muss dieser der Vorgehensweise zustimmen.
Zusammenfassung: Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung in Excel
Fazit
Excel gehört noch immer zu den am häufigsten genutzten Tools, um die Arbeitszeiten zu erfassen. Vor allem für kleine Unternehmen oder junge Gründer, vielleicht wie du, ist dieses Tool durchaus zu empfehlen. Für den Einstieg gibt es auch Excel Tutorials, welche dir den Umgang mit dem Programm erleichtern. Doch mit steigender Zahl an Mitarbeitern wird es mit Excel immer schwieriger. Je mehr Mitarbeiter und Zeiterfassungen, desto komplexer wird das Formelwerk und deren Abhängigkeiten. Excel hat natürlich auch noch den Vorteil, dass noch viele andere Dinge, beispielsweise eine Vielzahl von Auswertungen durchführbar sind. Das aber setzt hohes Verständnis für das Programm voraus. Hinzu kommt, dass durch die manuelle Eingabe der Daten ein hohes Fehlerrisiko besteht. Deshalb ist zu empfehlen, dass bei Wachstum eines Unternehmens in Bezug auf Mitarbeiter eine Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung ins Auge gefasst wird.
