Spesen in Deutschland
Du kennst das bestimmt: Geschäftsreisen können ebenso ereignisreich sein wie teuer. Schnell summieren sich die Ausgaben für Hotel, Fahrt und Co. und nach der Reise steht die Frage im Raum: Wie werden Spesen erstattet und in welcher Höhe? Wir erklären, wie Spesen abgerechnet werden, wie feste Spesenpauschalen in Deutschland die Reisekostenabrechnung erleichtern und welche Spesensätze bei welcher Reisedauer im Inland gelten.
Verpflegungskosten und Spesen in Deutschland
Fassen wir für den Start zusammen, was Spesen sind und welche Pauschalen du kennen solltest:
Auf Dienstreisen anfallende Ausgaben wie für Essen und Trinken sind Teil von Reisekosten, die Angestellte oft vorstrecken. Aber auch als Selbstständiger hast du diese Ausgaben, wenn du beruflich unterwegs bist. Diese Kosten werden Spesen oder Verpflegungsmehraufwand genannt. Die Betonung liegt hier auf dem Mehr an Ausgaben im Vergleich zu dem, was Reisende sonst zahlen würden, wenn sie nicht auf Dienstreise sind und an ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten.
Neben der Kategorie Verpflegungskosten für Essen und Getränke gibt es:
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Reisenebenkosten
Feste Spesensätze für eine einfachere Spesenabrechnung
Die Abrechnung nach der Reise kann schnell kompliziert werden durch die unterschiedlichsten Belege, Quittungen und Rechnungen. Die Lösung: Feste Spesensätze.
Diese Reisekostenpauschalen ersparen Unternehmen und Arbeitnehmern viel Zeit und Nerven. Denn statt jede Ausgabe einzeln in der Reisekostenabrechnung aufführen und per Quittung dokumentieren zu müssen, greifst du auf den Spesensatz bzw. pauschalen Tagessatz in Deutschland zurück – ganz unabhängig von tatsächlich angefallenen Kosten.
Gut zu wissen:
Den steuerfreien Spesensatz legen nicht Unternehmen und Arbeitgeber fest, sondern das Bundesfinanzministerium. Dabei unterscheidet es zwischen zwei verbindlichen Tagessätzen – dem kleinen und dem großen, die regelmäßig neu berechnet und veröffentlicht werden.
Diese beide Tagessätze schauen wir uns jetzt genauer an.
Kleine Verpflegungspauschale bei Dienstreisen
Der kleine Spesensatz in Deutschland gilt für deine reisenden Teammitglieder wie auch für dich als Selbstständigen, wenn du auf deiner Geschäftsreise mindestens acht Stunden und maximal 24 Stunden unterwegs bist. Du wendest ihn in deiner Reisekostenabrechnung außerdem für den Anreise- und Abreisetag an, wenn du mehrere Tage auf Dienstreise bist.
Große Verpflegungspauschale
Der große Spesensatz gilt bei mehrtägigen Dienstreisen und einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden – und zwar für jeden vollen Tag, den du auf Dienstreise im Ausland bist.
Aufgepasst:
Die Berechnung der Stunden und entsprechenden Pauschbeträge bezieht sich jeweils auf ganze Kalendertage. Für den Bezug der großen Pauschale musst du also tatsächlich von 0 bis 24 Uhr pro Kalendertag beruflich auswärts unterwegs sein.
Heißt:
Du kannst die Stunden von zwei Tagen nicht addieren.
So weit, so gut, oder? Dann lass uns jetzt schauen, welche Pauschbeträge konkret hinter der kleinen und der großen Verpflegungspauschale stecken.
Aktuelle Spesensätze 2024 für Deutschland
Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für Auswärtstätigkeiten in Deutschland sind lange unverändert geblieben. Für 2024 gelten aktuell folgende einheitliche Tagessätzen für Spesen.
Diese vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) festgelegte kleine und große Verpflegungspauschale kann steuerfrei erstattet werden.
Übrigens:
Der Spesensatz für die steuerfreie Übernachtungspauschale für Dienstreisen liegt bei 20 Euro. Sie kann anstelle der tatsächlichen Übernachtungskosten angewandt werden.
Kürzungen der Spesenpauschale bei Reisen im Inland
Kommen wir nun zu Einschränkungen, die du kennen solltest:
Die volle kleine bzw. große Verpflegungspauschale erhalten Dienstreisende ausschließlich dann steuerlich angerechnet, wenn sie ihre Verpflegung tatsächlich selbst ausgelegt haben. Das heißt beispielsweise:
- das Frühstück auf dem Flughafen,
- das Mittagessen vor dem Meeting in einem Bistro oder auch
- das Abendessen abends im Hotel
haben sie aus der eigenen Tasche gezahlt.
Übernehmen andere die Mahlzeiten, wird ein fixer Prozentsatz von den Spesen abgezogen.
Das sieht dann so aus:
Beispiel:
Stell dir vor, du bist als Arbeitgeber mit einem Angestellten auf Dienstreise und ihr seid mehr als 24 Stunden unterwegs. Du zahlst für ihn das Mittagessen. Dann fallen 40 Prozent der Tagespauschale weg. Außerdem übernimmst du auch die Kosten fürs Frühstück. Die Pauschale wird also noch einmal um 20 Prozent gemindert.
Das heißt konkret für die Spesenabrechnung deines Mitarbeiters:
- Kürzung um 5,60 Euro für das Frühstück und
- um 11,20 Euro für das Mittagessen.
Dein Mitarbeiter könnte also nur noch 11,20 Euro ansetzen.
Spesensätze für Deutschland abrechnen
Die Dienstreise und damit Auswärtstätigkeit deines Mitarbeiters ist beendet und der Reisende ist zurück an seiner eigentlichen Tätigkeitsstätte. Da er die für seine Reise zutreffenden Verpflegungspauschalen kennt, macht er sich an die Spesenabrechnung. Doch wie läuft das dann genau mit der Abrechnung von Spesen in Deutschland für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
Der Verpflegungsmehraufwand ist im Einkommensteuergesetz (Paragraf 9 Absatz 4a.) geregelt. Wir fassen das Wichtigste für dich zusammen:
- Sind Arbeitnehmer auf Geschäftsreisen und haben sie Ausgaben für Verpflegungsmehraufwand, können sie sich ihre Auslagen vom Arbeitgeber erstatten lassen.
- Trägst du mit deinem Unternehmen die Kosten und zahlst ihnen Verpflegungspauschalen, bekommen deine Angestellten diese Spesensätze steuerfrei erstattet. Und auch du als Arbeitgeber wiederum kannst diese Ausgaben absetzen.
Wie dein Angestellter die Spesenabrechnung richtig ausfüllt und Schritt für Schritt vorgeht, haben wir dir in unserem Ratgeberartikel zur Spesenabrechnung zusammengefasst.
Wichtig ist hier zu wissen:
Arbeitgeber sind per Gesetz nicht dazu verpflichtet, Spesen zu erstatten.
Heißt das, dass Arbeitnehmer auf ihren Auslagen sitzenbleiben, wenn ihr Chef keine Spesen erstattet? Nein. Angestellte können die Spesen in ihrer Steuererklärung angeben und erhalten so indirekt ihre Auslagen wieder.
Deine Vorlage für die Spesenabrechnung
Die große und kleine Pauschale machen die Spesenabrechnung definitiv einfacher – ganz gleich, ob du als Selbstständiger oder Freiberufler geschäftlich reist oder deine Mitarbeiter ihre Spesen für Deutschland abrechnen wollen. Noch einfacher wird sie für dein gesamtes Team mit unserer kostenlosen Vorlage. Mit ihr hast du entstandene Reisekosten für Verpflegung sowie für Fahrt, Übernachtung und Sonstiges schnell und übersichtlich erfasst.
Hol dir hier gleich die kostenlose Vorlage für eine Spesenabrechnung mit allen notwendigen Angaben und lege den Grundstein für eine reibungslose und fristgerechte Erstattung.
Spesen für Selbstständige und Unternehmen?
Als Selbstständiger, Freiberufler und Unternehmer kannst du die Spesenpauschalen für Verpflegungsmehraufwand von dir und deinen Mitarbeitern als Betriebsausgaben abrechnen und von der Steuer absetzen. Sie fließen dann mit ein in deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Gut zu wissen:
Die Reisekostenpauschalen für Essen und Trinken im Ausland unterscheiden sich teils stark von denen im deutschen Inland. Mehr Informationen für Auslandsreisende und eine Spesen-Tabelle haben wir im Artikel Spesen im Ausland für dich bereitgestellt.
Zusammenfassung: Spesen in Deutschland
Feste Spesensätze machen die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand deutlich einfacher. Die Pauschalen von 14 bzw. 28 Euro kannst du deinen Mitarbeitern steuerfrei erstatten oder sie für deine eigenen Dienstreisen als Betriebsausgaben absetzen.
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