Lohnsteuerjahresausgleich: So erledigst du ihn als Arbeitgeber Schritt für Schritt
Denkst du bei dem Begriff Lohnsteuerjahresausgleich an die Steuererklärung deiner Mitarbeiter? Falsch gedacht, denn er wird vom Arbeitgeber durchgeführt. Erfahre in diesem Beitrag, was der Unterschied zur Steuererklärung ist, wie du den Lohnsteuerjahresausgleich durchführst und wann du dazu verpflichtet bist.
Was ist ein Lohnsteuerjahresausgleich?
Früher bezeichnete man eine freiwillige Einkommensteuererklärung (heute: Antragsveranlagung) der Arbeitnehmer als Lohnsteuerjahresausgleich. Heute hingegen ist damit die Verpflichtung des Arbeitgebers gemeint, zum Ende eines Ausgleichsjahres die Lohnsteuer auszugleichen, wenn im Laufe des Jahres zu viel einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wurde (§ 42b EStG).
Hintergrund: Als Arbeitgeber behältst du mit jeder Lohnabrechnung die Lohnsteuer anhand der Steuerklasse des Arbeitnehmers ein und führst sie an das Finanzamt ab. Erhält dein Arbeitnehmer allerdings im Laufe des Jahres neben seinem bisherigen Jahresarbeitslohn Sonderzahlungen oder eine Gehaltserhöhung, kann die monatliche Lohnsteuer von der Jahreslohnsteuer abweichen. Diese Differenz kannst du mit dem Lohnsteuerjahresausgleich wieder zurückholen.
Konkret bedeutet das: Hast du für den Arbeitnehmer mit dem Lohnsteuerabzug zu viel Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag einbehalten? Dann darfst du mit der Lohnabrechnung im Dezember, Januar oder Februar die Differenz verrechnen. Dein Mitarbeiter zahlt in der Folge weniger Steuern auf seinen Arbeitslohn aus seinem Dienstverhältnis.
Lohnsteuerjahresausgleich vs. Einkommensteuererklärung
Der Lohnsteuerjahresausgleich und die Einkommensteuererklärung unterscheiden sich in wesentlichen Punkten:
Verpflichtung des Arbeitgebers zur Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs
Du musst einen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen, wenn du am 31. Dezember des Ausgleichsjahres zehn oder mehr Mitarbeiter beschäftigst (§ 42b Abs. 1 Satz 2 EStG). Beschäftigst du hingegen weniger als zehn Mitarbeiter, bist du für das Ausgleichsjahr nicht zum Lohnsteuerjahresausgleich verpflichtet – wohl aber berechtigt. Du darfst ihn entsprechend freiwillig für jedes Steuerjahr durchführen.
Wann du keinen Lohnsteuerjahresausgleich durchführen darfst
Unabhängig von der Verpflichtung gibt es einige Fälle, in denen du für die Steuerpflichtigen keinen Jahresausgleich durchführen darfst. Dazu gehören nach § 42b Abs. 1 Satz 3 Einkommensteuergesetz diese Situationen:
- Der Mitarbeiter hat einen entsprechenden Antrag gestellt.
- Du hast ihn nicht das ganze Kalenderjahr über beschäftigt.
- Der Mitarbeiter ist beschränkt steuerpflichtig.
- Der Mitarbeiter hatte zumindest einen Teil des Kalenderjahres eine der Steuerklassen II bis VI.
- Du musstest beim Lohnsteuerabzug einen Freibetrag oder Hinzurechnungsbetrag oder einen Faktor (bei Steuerklasse IV/IV) berücksichtigen. Der Arbeitnehmer muss dann verpflichtend eine Einkommensteuererklärung einreichen.
- Du hast im betreffenden Steuerjahr anstatt des Arbeitslohns Zuschüsse zu Entgeltersatzleistungen wie Mutterschafts- oder Kurzarbeitergeld gezahlt.
- Der Mitarbeiter hat mindestens fünf Tage in Folge keinen Arbeitslohn von dir bekommen (in der Lohnsteuerbescheinigung ist dann das Kürzel „U“ vermerkt), z. B. durch Elternzeit oder Erkrankungen ohne Lohnfortzahlung.
- Der Zusatzbeitragssatz der Krankenkasse des Mitarbeiters hat sich während des Kalenderjahres geändert.
Tipp: Wenn du den Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt hast, verrechnest du die Differenz mit der nächsten Lohnabrechnung. Anschließend musst du die Beträge richtig verbuchen. Dabei hilft dir die Buchhaltungssoftware von sevdesk.
In diesem Fall kommt der Lohnsteuerjahresausgleich am häufigsten vor
Sind Einkommen und Lohnsteuerabzug über das ganze Jahr hinweg konstant, bringt der Jahresausgleich im Regelfall keine nennenswerten Ergebnisse. Anders sieht es hingegen aus, wenn diese drei Voraussetzungen zusammentreffen:
- Steuerklasse I
- Gehaltsveränderungen während des Jahres (z. B. durch eine Gehaltserhöhung)
- Einkünfte aus Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
Dadurch schwankt der Lohnsteuerabzug von Lohnabrechnung zu Lohnabrechnung und es ergibt sich durch den Jahresausgleich häufig eine ordentliche Differenz, die sich auch auf die Kirchensteuer und gegebenenfalls den Solidaritätszuschlag auswirkt.
Fristen für den Lohnsteuerjahresausgleich
Sinnvoll ist der Jahresausgleich frühestens mit der Lohnabrechnung für den Dezember – vorher kannst du die Jahreslohnsteuer logischerweise noch nicht ermitteln. Spätestens musst du ihn mit der Lohnabrechnung für den Februar des Folgejahres erledigen (§ 42b Abs. 3 Satz 1 Einkommensteuergesetz).
Lohnsteuerjahresausgleich Schritt für Schritt durchführen
Möchtest du den Jahresausgleich durchführen, gehst du am besten schrittweise vor:
- Schritt: Betroffene Mitarbeiter identifizieren.
Prüfe zunächst für jeden Mitarbeiter, ob du den Lohnsteuerjahresausgleich für das Dienstverhältnis durchführen darfst. - Schritt: Jahresarbeitslohn ermitteln.
Für diese Mitarbeiter berechnest du nun zunächst den Jahresarbeitslohn. Dazu gehören die laufenden und sonstigen Bezüge im Kalenderjahr, allerdings ohne steuerfreie oder pauschal versteuerte Einkünfte. Außerdem musst du bei einigen Mitarbeitern Freibeträge berücksichtigen, beispielsweise den Altersentlastungsfreibetrag bei Mitarbeitern ab 64 Jahren oder den Versorgungsfreibetrag. - Schritt: Jahreslohnsteuer ermitteln.
Lies jetzt aus der amtlichen Jahres-Lohnsteuertabelle für das Kalenderjahr die Jahreslohnsteuer ab. Beachte bei der Lohnsteuerberechnung die Steuerklasse und die Anzahl der Kinderfreibeträge deiner Mitarbeiter. - Schritt: Differenz berechnen und vergleichen.
Vergleiche die tatsächlich im Jahr an das Finanzamt abgeführte Lohnsteuer mit der berechneten Jahreslohnsteuer. Hast du mehr gezahlt, als erforderlich gewesen wäre, ziehst du die Differenz in der Lohnabrechnung für Dezember, Januar oder Februar ab. Hat der Arbeitnehmer weniger gezahlt, musst du die Differenz aber nicht zusätzlich abziehen. - Schritt: Lohnsteuerbescheinigung erstellen.
In der Lohnsteuerbescheinigung weißt du lediglich die tatsächlich gezahlte Lohnsteuer aus. Hast du also durch den Jahresausgleich etwas abgezogen, gibst du nur den verringerten Betrag an.
Achtung: Du musst für jedes Dienstverhältnis die Berechnung und das Ergebnis des Lohnsteuerjahresausgleichs im Lohnkonto dokumentieren.
Tipp: Nutze das Gehaltsabrechnung-Muster von sevdesk. Hier trägst du die berechneten Werte einfach ein, und schon kannst du den fertigen Lohnzettel ausdrucken.
Zusammenfassung zum Lohnsteuerjahresausgleich
Der Lohnsteuerjahresausgleich ist zwar eine recht lästige Angelegenheit für Arbeitgeber. Allerdings ist er auch eine wunderbare Gelegenheit, deinen Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Mit etwas Glück bekommen sie nämlich pünktlich zu Weihnachten noch eine kleine Finanzspritze, indem sie weniger Lohnsteuer auf den Jahresarbeitslohn zahlen. Längst nicht jedes Unternehmen muss die Lohnsteuerberechnung per Jahresausgleich vornehmen und für einige Mitarbeitergruppen ist es sogar verboten. Wenn du unserer Anleitung folgst, bekommst du das aber sicherlich gut hin.
