Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag ist nicht dasselbe wie ein Angebot – es gibt einige bedeutende Unterschiede zu beachten. Davon abgesehen ist er ein wichtiges Dokument, denn einerseits soll er potentielle Kunden informieren, andererseits auch von der Auftragserteilung überzeugen und last but not least möglichst genau sein. Was es bei einem guten Kostenvoranschlag alles zu beachten gilt, haben wir in diesem Artikel für dich zusammengestellt.

Das erwartet dich heute:

Kostenvoranschlag – Definition

Einen Kostenvoranschlag solltest du erstellen, um potentiellen Kunden darzulegen, mit welchem zeitlichen und finanziellen Aufwand die Durchführung deines Auftrags möglich ist. Er stellt alle Kosten und den geplanten Zeithorizont dar, innerhalb dessen du die gewünschten Leistungen erbringen wirst. Im Unterschied zu einem Angebot ist der Kostenvoranschlag jedoch nicht rechtlich bindend. Wenn dein Kunde ein verbindliches Angebot annimmt, ist es exakt so einzuhalten. Der Kostenvoranschlag hingegen lässt Spielräume zu, auf die wir in weiterer Folge noch genau eingehen.

Kostenvoranschlag
Definition Kostenvoranschlag

Warum wird ein Kostenvoranschlag geschrieben?

Der Sinn eines Kostenvoranschlages ist, potentiellen Auftraggebern vorab eine Aufstellung zukommen zu lassen, welche Arbeiten voraussichtlich welche Zeitdauer einnehmen und mit welchen Kosten diese verbunden sind. Es geht also nicht um eine ganz exakte Kalkulation, sondern um einen planerischen Überblick. Typischerweise dienen Kostenvoranschläge als Vergleichsgrundlage. In weiterer Folge kannst du sie durch exakte Angebote näher ausarbeiten.

Wer muss einen Kostenvoranschlag erstellen?

Grundsätzlich gilt, wenn jemand einen Kostenvoranschlag anfordert, solltest du selbstverständlich auch bereit sein, einen solchen zu erstellen. Im Zuge dessen musst du den zukünftigen Kunden auch aufzeigen, wie sie in weiterer Folge eine verbindliche Auftragserteilung durchführen können. Alternativ kannst du auch darauf aufmerksam machen, dass der Kostenvoranschlag noch keine Details enthält und du bei Interesse ein exaktes Angebot nochmal genauer erstellen kannst. Wichtig ist, dass du hier sehr klar kommunizierst und alle relevanten Infos, auch zur weiteren Vorgehensweise, in den Kostenvoranschlag aufnimmst.

Was steht im Kostenvoranschlag?

Kostenvoranschläge werden in den meisten Fällen bei Handwerker-Arbeiten erstellt, aber auch bei anderen größeren Projekten sind Kostenvoranschläge üblich. Dabei ist zwischen unverbindlich und verbindlich zu unterscheiden. In den meisten Fällen werden unverbindliche Kostenvoranschläge erstellt, bei denen sich die Kosten dementsprechend noch etwas verändern können.

Kostenvoranschläge sollten möglichst transparent sein und daher unbedingt die folgenden Angaben enthalten:

  • Beschreibung der Arbeit
  • Kosten – gegebenenfalls kannst du hier unterschiedliche Stundensätze aufführen, je nach dem wer die Arbeiten erledigt oder Pauschalbeträge für Meilensteine
  • Arbeitszeit – eine Einschätzung der Gesamtdauer der Arbeiten ist wichtig, wenn Auftraggeber bestimmte Deadlines im Auge haben
  • Materialkosten und Materialbeschreibung – Details dazu, welches Material in welcher Qualität im Preis enthalten ist
  • Weitere Vorgehensweise – wie kann eine Beauftragung erfolgen? Welche Kostenschwankungen sind üblich? Wird noch ein genaueres Angebot erstellt? Zeige in klaren Worten auf, was die nächsten Schritte sind!

Kostenvoranschlag mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Hierbei handelt es sich sicherlich um einen der Aspekte, die im Alltag immer wieder zu Streitigkeiten – vor allem zwischen Endverbrauchern und Handwerkern – führen. Denn: selbstverständlich sollte dir ein Kostenvoranschlag vor allem dabei helfen, den tatsächlichen Endpreis für eine Leistung einschätzen und das zur Verfügung stehende Budget entsprechend verplanen zu können.

Doch was, wenn das Unternehmen plötzlich den veranschlagten Betrag PLUS Mehrwertsteuer einfordert? Je nach Höhe der Nettosumme können sich hier beachtliche Unterschiede ergeben.

Grundsätzlich gilt, dass Privatkunden im Zuge eines Kostenvoranschlages immer der jeweilige (geschätzte) Endpreis – also inklusive Mehrwertsteuer – aufgezeigt werden muss. Wird der besagte Kostenvoranschlag einem Unternehmen unterbreitet, welches entsprechend die Steuer, sofern es zum Vertragsabschluss kommt, wieder als Vorsteuer geltend machen kann, reicht es aus, auf diese zu verweisen.

Weiterhin ist es wichtig, aufgrund des Aufbaus und der Wortwahl des Kostenvoranschlages deutliche Unterschiede zur klassischen Rechnung zu untermauern. Denn: besteht die Gefahr, dass es hierbei zu Verwechslungen kommt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass das Finanzamt auf die Zahlung der entsprechenden Umsatzsteuer besteht.

Um hier auf der sicheren Seite zu sein, gilt…:

  • Privatpersonen müssen immer auf den kompletten Rechnungsbetrag (inklusive der anfallenden Steuer!) verwiesen werden
  • Geschäftliche Kunden wissen, dass es sich bei den Beträgen im Kostenvoranschlag um Nettopreise handelt, zu denen der jeweilige Steuerposten noch addiert werden muss. Um hier für maximale Transparenz zu sorgen, ist es hilfreich, in einem Zweizeiler auf den jeweiligen Steuersatz (7 oder 19%?) zu verweisen
  • Verwechslungen mit „echten Rechnungen“ ist – am besten auf der Basis eindeutiger Formulierungen – unbedingt vorzubeugen, um Missverständnissen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuerzahllast zu entgehen.

Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?

Wer einen Kostenvoranschlag erstellen lässt, möchte sich natürlich einen möglichst realistischen Eindruck darüber verschaffen, wie teuer (oder günstig) das Ausführen eines bestimmten Auftrags ausfallen wird. Dementsprechend liegt die Vermutung nahe, dass es sich hierbei um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, auf das sich der Kunde jederzeit berufen kann.

 Diese Annahme ist jedoch nur teilweise korrekt. Und tatsächlich: die Höhe der tatsächlichen Kosten entspricht oft nicht dem Preis, der im Kostenvoranschlag genannt wurde. Daher gelten diese Dokumente zunächst in der Regel als unverbindlich.
Denn: es handelt sich hierbei nicht um eine genaue Auflistung von Kosten, sondern vielmehr um eine Vorabkalkulation darüber, was „Auftrag X“ aller Wahrscheinlichkeit nach kosten wird. Oder anders: ein Kostenvoranschlag stellt lediglich eine Schätzung dar, die unter anderem auf den Erfahrungen und den Preisen des betreffenden Unternehmens beruht… und daher natürlich im Idealfall auch realistisch sein sollte.

 Dennoch existiert hierbei auch eine wichtige Ausnahme, die den Kostenvoranschlag durchaus verbindlich werden lassen kann: die Festpreisvereinbarung. Hier darfst du die entsprechende Summe nicht überschreiten. Selbstverständlich stellt diese Art des Kostenvoranschlags gerade für das ausführende Unternehmen ein hohes Risiko dar. Der Kunde profitiert hingegen von der Möglichkeit, potenzielle Auftragnehmer noch besser miteinander vergleichen und sein Budget noch besser einplanen zu können.

 Wenn du deinen Kunden jedoch einen unverbindlichen Kostenvoranschlag unterbreitest, kannst du diesen entsprechend auch überschreiten. Doch auch hierbei sind natürlich Grenzen einzuhalten. Zudem bist du als Auftragnehmer dazu verpflichtet, deine Kunden rechtzeitig auf eine Überschreitung der veranschlagten Summe hinzuweisen. Die gesetzlichen Vorgaben hierzu sind im BGB geregelt. Wird der im Kostenvoranschlag angegebene Preis beispielsweise deutlich überschritten, haben die Kunden natürlich auch das Recht, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

Tipps zur Erstellung eines Kostenvoranschlags

Ein guter Kostenvoranschlag ist übersichtlich aufgebaut und enthält alle relevanten Informationen. Gleichzeitig sollen diese Infos gut aufbereitet sein, also nachvollziehbar und logisch erklärt. Wichtig ist auch schon der Schritt davor. Denn du solltest die Person, die einen Kostenvoranschlag angefragt hat, unbedingt darüber informieren, ob du diesen kostenlos erstellst oder etwas verrechnen wirst.

Nachdem du den Kostenvoranschlag verschickt hast, solltest du außerdem proaktiv sein. Frage nach ein paar Tagen nach, ob alles klar ist, ob es Fragen gibt und ob du noch Detailinformationen zu bestimmten Punkten nachreichen sollst. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis ist wichtig, doch die Kommunikation spielt sicher eine ebenso bedeutende Rolle. Bleib also an deinen potentiellen Kunden dran.

Kostenvoranschlag vs. Angebot – die Unterschiede

Einige Unterschiede wurden schon erwähnt, nun fassen wir die wichtigsten Punkte nochmals zusammen.

Ein Angebot ist rechtlich bindend. Das bedeutet, wenn dein Kunde ein Angebot annimmt, musst du es auch erfüllen. Damit sind wir auch schon beim Kern angelegt – das angenommene Angebot musst du zu den vereinbarten Konditionen realisieren, sprich du musst die angeführten Kosten einhalten.

Tipp!

Neben dem Kostenvoranschlag ist das Angebot der erste Schritt, deinen Kunden von dir und deiner Arbeit zu überzeugen. Um ein erfolgreiches Angebot zu erstellen, kannst du dir eine Checkliste zu Hilfe nehmen.

Beim Kostenvoranschlag handelt es sich hingegen um eine Kostenschätzung. Er kann typischerweise, außer das ist ausdrücklich vereinbart, nicht einfach angenommen werden. Abweichungen von ca. 10 bis 15 Prozent sind zu akzeptieren, bei höheren Abweichungen musst du deinen Kunden jedoch informieren.

Dazu kommt auch noch, dass manche Branchen Kostenvoranschläge nur gegen Bezahlung erstellen. Das musst du vorab kommunizieren, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Bei Angeboten hingegen ist keine Vergütung vorgesehen.

Die wichtigsten Unterschiede sind somit:

  • Verbindlichkeit: Angebote sind (meist) verbindlich, Kostenvoranschläge (meist) nicht
  • Kostensicherheit: Kosten laut Angebot müssen eingehalten werden, Kostenvoranschläge sind eine Schätzung, Abweichungen sind also möglich
  • Kosten der Erstellung: Angebote sind typischerweise kostenlos, Kostenvoranschläge hingegen sind in manchen Fällen und bestimmten Branchen nur gegen Bezahlung möglich

Formen des Kostenvoranschlages

Heutzutage wird im Wesentlichen zwischen zwei Arten des Kostenvoranschlags – dem verbindlichen und dem unverbindlichen – entschieden. Auf die spezifischen Charakteristika der beiden Varianten wurde bereits weiter oben im Abschnitt „Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?“ eingegangen. Doch welche Vorteile bieten die beiden Dokumentarten eigentlich? Und was gilt es, zu beachten?

Der verbindliche Kostenvoranschlag

Der verbindliche Kostenanschlag stellt in der heutigen Zeit eher eine Ausnahme dar. Dennoch gibt es Unternehmen, die sich durch die besagte Verbindlichkeit bewusst vom Rest ihrer Mitbewerber abheben und dadurch einen Wettbewerbsvorteil genießen. Denn: selbstverständlich birgt der verbindliche Kostenvoranschlag viele Vorteile für den Verbraucher. Er kann sich unter anderem sicher sein, nicht von zusätzlichen Kosten überrascht zu werden und sein Budget optimal einplanen.
Diese Art des Kostenvoranschlages wird auch als „Festpreisvereinbarung“ bezeichnet. Er kann beispielsweise im Zusammenhang mit klassischen Renovierungs- oder Sanierungsarbeiten zum Einsatz kommen. Unabhängig davon, ob hierbei Probleme oder Verzögerungen entstehen: der Kunde kann sich sicher sein, nicht mehr als „Summe X“ zahlen zu müssen.

Der unverbindliche Kostenvoranschlag

Der unverbindliche Kostenvoranschlag ist heutzutage weitverbreitet. Er hat die Aufgabe, einem Kunden – egal, ob aus dem gewerblichen oder privaten Bereich – Aufschluss darüber zu geben, wie teuer das Ausführen der entsprechenden Arbeiten in etwa werden wird.

Er gilt als Richtwert und darf entsprechend überschritten werden. Professionelle Handwerksunternehmen legen jedoch selbstverständlich großen Wert darauf, dass sich die tatsächliche Rechnungssumme und der Betrag, der im Zuge des Kostenvoranschlags genannt wurde, nicht allzu deutlich voneinander unterscheiden. Immerhin kann ein zu niedriger Voranschlag auch schnell zur Verärgerung des Kunden und – je nach Höhe – auch zu einer außerordentlichen Kündigung des Vertrages führen.

 Dennoch ist es natürlich auch möglich, dass unvorhergesehene Zwischenfälle dafür sorgen, dass ein veranschlagter Betrag nicht gehalten werden kann. In diesem Falle ist es wichtig, frühzeitig mit dem Kunden in Kontakt zu treten und diesen über seine Möglichkeiten aufzuklären.
Um hierbei möglichst auf der sicheren Seite zu sein, entscheiden sich einige Unternehmen auch dazu, einen etwas höheren Kostenvoranschlag zu stellen und ihre Kunden dann mit einem entsprechend niedrigeren Preis zu „überraschen“.

Kostenvoranschlag Muster

Im Internet gibt es zahlreiche Muster und Vorlagen für die Erstellung eines Kostenvoranschlags. Hier kannst du dir Anregungen holen, welche Angaben du machen musst. Eine Vorlage ist außerdem individuell anpassbar und erspart dir Zeit, da du nur die Angaben austauschen musst. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn du musst bei jedem Kunden alle Daten anpassen und darfst nichts vergessen.

Kostenvoranschlag Muster
kostenlose Vorlage eines Kostenvoranschlags

Was kostet ein Kostenvoranschlag?

Grundsätzlich ist zu empfehlen, wenn es machbar ist, einen Kostenvoraschlag gratis anzubieten. Sonst läufst du Gefahr, dass andere Unternehmer, die womöglich teurer sind als du, den Kostenvoranschlag jedoch kostenlos erstellen, dir die potentiellen Kunden wegschnappen.

Allerdings gibt es auch Branchen, in denen es üblich ist, dass für die Kostenvoranschläge etwas bezahlt wird. Oftmals ist das beispielsweise bei großen Bauprojekten der Fall. Auch in der Automobilbranche kommt es vor, dass einige Arbeitsstunden nötig sind bis klar ist, wie groß der Reparaturaufwand wirklich ist. Hier ist es naheliegend, dass der Kostenvoranschlag verrechnet wird.

Wichtig ist, immer schon vorab auf die genauen Kosten hinzuweisen. Transparenz und Fairness sind hier unbedingt nötig, um einen guten Eindruck bei möglichen Kunden zu machen.

Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags

Gesetzlich gibt es hier keine eindeutige Regelung. Deshalb ist es wichtig, dass du bei deinem Kostenvoranschlag eine Frist festlegst. Diese sollte besser kürzer als länger sein. Bedenke dabei etwa, dass du genug Kapazitäten frei haben musst, um den Auftrag zu erfüllen. Außerdem können sich Rohstoffpreise rasch verändern und damit auch deine Einkaufskosten für Materialien. Die Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlages musst du unbedingt schriftlich vermerken.

Beispiele

Kostenvoranschläge werden heutzutage in den unterschiedlichsten Bereichen und nicht nur im vergleichsweise hochpreisigen Segment unterbreitet. Immerhin hilft es sowohl Endverbrauchern als auch Unternehmen, die Kosten für ein bestimmtes Projekt optimal planen zu können.

 Besonders „beliebt“ ist das vorausschauende Agieren und das Aufstellen der zu erwartenden Kosten jedoch im Handwerker- und im Kfz Bereich. Hier sorgen die Kostenvoranschläge oft dafür, dass die verschiedenen Anbieter noch fundierter miteinander verglichen werden können.

Kostenvoranschlag Handwerker

Für einen Handwerksbetrieb gehört das Erstellen eines Kostenvoranschlags in gewisser Weise zum Alltag. Ein klassisches Beispiel: Familie Müller ärgert sich schon lange über Schimmel im Bereich der Fugen in der Dusche und möchte den unschönen, schwarzen Flecken endlich zu Leibe rücken.

 Schnell zeigt sich: schon nach ein paar Telefonaten ergeben sich zwischen den verschiedenen Handwerksbetrieben deutliche Unterschiede. Um sich einen besseren Überblick zu verschaffen, fordert Frau Müller Kostenvoranschläge an. Hieraus ergibt sich nicht nur die jeweils veranschlagte Arbeitszeit, sondern auch die Art der Materialien, die Anfahrtskosten usw. . So lassen sich die verschiedenen Preisangaben noch besser nachvollziehen. 

Kostenvoranschlag Kfz-Werkstatt

Auch ein Werkstattbesuch kann das zur Verfügung stehende Budget belasten. Dies gilt auch für Unternehmen, die Reparaturen an den Fahrzeugen ihres Fuhrparks vornehmen lassen müssen.

Egal, ob es sich hierbei um einen allgemeinen Check, das Auswechseln der Zylinderkopfdichtung oder das Wechseln von Winter- auf Sommerreifen bei mehr als 20 Fahrzeugen handelt: auch Kfz-Werkstätten wissen, dass ihre Kunden aus dem gewerblichen und privaten Bereich viel Wert auf aussagekräftige Kostenvoranschläge legen.
Neben der veranschlagten Arbeitszeit und dem entsprechenden Stundenlohn werden auch hier die Kosten für die jeweiligen Einzelteile aufgeführt.

Kostenvoranschlag überschreiten

Der Kostenvoranschlag ist eine Kostenschätzung. Geringfügige Überschreitungen sind zu akzeptieren, wobei es auch hier keine ganz eindeutige Grenze gibt. Typischerweise spricht man hier von ca. 15%, die maximal zu akzeptieren sind. Bei größeren Überschreitungen musst du den Auftraggeber sofort informieren, wenn diese höheren Kosten absehbar sind. Der Auftraggeber kann dann entscheiden, ob er die zusätzlichen Kosten akzeptiert oder ob er die Zusammenarbeit außerordentlich beendet. Das würde bedeuten, dass alles abgebrochen wird und ein anderer Unternehmer in weiterer Folge die noch ausständigen Arbeiten übernimmt – keine schöne Situation und schlecht für das Image.

Generell ist zu sagen, dass es immer ein besseres Bild macht, wenn die Kosten nicht überschritten werden, auch wenn du schlussendlich etwas mehr verrechnen dürftest.

Wesentliche Überschreitung

Die wesentliche Überschreitung eines Kostenvoranschlages ist unter anderem mit besonderen Rechten für den Kunden verbunden. Dieser kann sich beispielsweise genau über den Grund und die Zusammensetzung der Kostenüberschreitung informieren lassen, sein außerordentliches Kündigungsrecht in Anspruch nehmen oder sogar Schadensersatz fordern. Mit Hinblick auf letztgenannten Punkt muss das Verschulden des betreffenden Unternehmens jedoch klar nachgewiesen werden können. Eine Schadensregulierung wird manchmal aktuell, wenn das Ausführen des Vertrages weitreichende Folgen für weitere Folgearbeiten hat und sich diese somit ebenfalls verzögern.

 Es gibt jedoch keine festgelegte „Regel“, ab wann von einer wesentlichen Überschreitung einer „Summe X“ gesprochen werden könnte. Auch Gerichtsurteile aus der Vergangenheit weisen hier teilweise deutliche Unterschiede auf. So empfanden manche Gerichte eine Überschreitung der im Kostenvoranschlag angegebenen Summe um 10 % als „wesentlich“, für andere war diese Grenze erst ab 20 % erreicht. Fest steht, dass der Kunde über den entsprechenden Betrag ab besagten 10 % informiert werden muss, um seine Rechte gegebenenfalls zeitnah in Anspruch nehmen zu können.

 Und: die betroffenen Kunden sind nicht dazu gezwungen, den Auftrag im Zusammenhang mit einer wesentlichen Überschreitung weiter fortführen zu lassen. Sie können sich auch für oben erwähnte Kündigung und die Suche nach einem neuen Unternehmen entscheiden. Dennoch müssen die Leistungen, die bereits ausgeführt wurden, natürlich gezahlt werden.

Unwesentliche Überschreitung

Da noch nicht gesetzlich geregelt wurde, ab welcher Grenze das Überschreiten eines Kostenvoranschlages wesentlich oder unwesentlich ist, muss hier oft von einem „fließenden Übergang“ gesprochen werden.

 In der Regel werden hierbei jedoch Werte von unter 10 % als unwesentlich eingestuft. Das bedeutet für das betreffende Unternehmen, dass es seinen Kunden im Vorfeld nicht über eine Überschreitung informieren muss und seine Rechnung wie gewohnt stellen kann.

Je nach Charakter deines Kunden kann jedoch auch eine unwesentliche Überschreitung in der Nähe besagter 10 % für Ärger sorgen. Daher solltest du natürlich nach Möglichkeit immer realistische Summenangaben anstreben. Diese stellen in vielen Fällen übrigens auch ein praktisches Mittel zur langfristigen Kundenbindung dar.

Fazit

Es ist wichtig, die Unterschiede selbst im Auge zu behalten und diese auch möglichen Kunden transparent aufzuzeigen. Die gesamte Kommunikation rund um die Erstellung des Kostenvoranschlags ist ebenso von großer Bedeutung, denn nicht nur der Preis entscheidet, sondern auch die Vertrauensbasis, die zwischen Unternehmer und potentiellen Auftraggebern aufgebaut werden kann.

Für den Kostenvoranschlag selbst sind folgende Punkte am wichtigsten:

  • Übersichtliche und klare Struktur
  • Kommuniziere die weiteren Schritte zur Auftragserteilung
  • Erstelle den Kostenvoranschlag gratis – wenn das nicht möglich ist, erkläre vorab warum du etwas verrechnen willst und wie hoch die Kosten dafür liegen
  • Stelle sicher, dass möglichen Auftraggebern alle Punkte klar sind und biete zusätzliche Erklärungen und weitere Gespräche an
  • Kalkuliere so, dass du die Kosten möglichst exakt einhalten kannst
  • Setze immer eine Frist, damit die Gültigkeit klar ist