Belege

Bei dem Begriff Belege handelt es sich um einen Oberbegriff und dieser umschreibt:

Rechnungen,
Quittungen,
Kassenbons und
andere Nachweise für eine geschäftliche Ausgabe oder Einnahme.

Ein Beleg ist ein Beweis über ein bestimmtes Ereignis im Unternehmen, wobei es sich in der Regel um Einnahmen oder Ausgaben handelt. Aber es gibt zudem auch Inventurlisten oder Entnahmebelege, die ebenso als Beleg gelten. Ein Entnahmebeleg muss beispielsweise dann erstellt werden, wenn Geld aus der Kasse des Unternehmens entnommen wird.

Alle Belege sind stets wichtig!

Ein Beleg ist stets die Grundlage für eine Buchung in der Buchführung und ist ein Beweis bzw. Nachweis dafür, dass die Aufzeichnungen korrekt sind. Aus diesem Grund gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Belege.

Achtung!

Belege unterliegen nicht nur einer Aufbewahrungspflicht, sondern auch weiteren Vorschriften und Richtlinien.

Gerade im digitalen Zeitalter steigen die Anforderungen an Unternehmer stetig.

Um eine Buchung in der Buchhaltung vorzunehmen wird ein Beleg benötigt. Sollte einmal kein Beleg vorliegen, dann besteht die Möglichkeit, einen sogenannten Eigenbeleg zu erstellen.

Was müssen Belege beinhalten?

Belege können sehr verschieden sein und ebenso unterschiedlich sind auch die Anforderungen an diese. Daher ist die Frage, was ein Beleg enthalten muss, auch nicht pauschal zu beantworten. Logisch ist beispielsweise, dass eine Inventurliste andere Angaben aufweisen muss, als ein Kassenbon. Doch der wichtigste Beleg ist die Rechnung und hier müssen ganz bestimmt Dinge beachtet werden.

Diese Informationen müssen auf jedem Beleg enthalten sein:

Ein Text, durch den der Geschäftsvorfall erläutert wird
Der Betrag oder Mengen- und Wertangaben
Das Datum des Geschäftsvorfalls
Die Unterschrift des Ausstellers

Der Fremdbeleg

Zudem gibt es Unterschiede zwischen den externen und internen Belegen. Der externe Beleg, der auch als Fremdbeleg bezeichnet wird, wird beispielsweise von Lieferanten ausgestellt und dokumentiert den Zahlungsverkehr. Zu den externen Belegen gehören beispielsweise:

Eingangsrechnungen
Eingangsgutschriften
Quittungen
Kontoauszüge
Schecks
Handelsbriefe
Steuerbescheide

Der interne Beleg/Eigenbeleg

Die internen Belege, die auch als Eigenbeleg bezeichnet werden, stellt das Unternehmen selbst aus. Dazu können beispielsweise gehören:

Kopien von Quittungen
Entnahmebelege
Ausgangsrechnungen
Ausgangsgutschriften
Lohn- und Gehaltslisten
Belege über Stornos und Umbuchungen
Abgesandte Handelsbriefe

Tipp!

Um Quittungen auszustellen, bietet sich unsere kostenlose Quittungsvorlage an. Die Pflichtangaben sind bereits enthalten und du kannst sie gleich ausfüllen.

Belege in der Buchhaltung

Das bedeutet zusammengefasst, dass die Belege notwendig sind, um die Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung zu erfassen. Für die Beweiskraft der korrekten Buchführung lautet der Grundsatz: „Keine Buchung ohne Beleg“! Aus diesem Grund müssen alle Belege und auch deren Aufbewahrung so gestaltet sein, dass die Buchhaltung selbst von einem fachkundigen Dritten (beispielsweise einem Betriebsprüfer) innerhalb kürzester Zeit nachvollziehbar ist.

Sollte bei einer Betriebsprüfung festgestellt werden, dass Buchungen ohne dazugehörige Belege durchgeführt wurden – was auch für nicht mehr vorhandene Belege gilt – dann ist es dem Finanzamt gestattet, die Aufwendungen nicht anzuerkennen, und das führt dann zu einer Erhöhung des Gewinns. Tritt der schlimmste Fall ein, dann kann sogar vom Finanzamt die komplette Buchführung als nichtig erklärt werden und das führt dann zu einer Schätzung des Gewinns.

Des Weiteren kann es auch bei der Umsatzsteuer zu negativen Folgen kommen. Sollten die Belege fehlerhaft sein oder gänzlich fehlen, dann kann das dazu führen, dass der Vorsteuerabzug versagt wird.

Es ist wichtig, dass den Belegen die erbrachten Leistungen des Unternehmens eindeutig zu entnehmen sind und zudem auch unmissverständlich nachvollzogen werden können.

Als Hilfe zur Belegerfassung gibt es Online-Rechnungsprogramme wie beispielsweise sevDesk. Damit können Belege einfach digitalisiert und verwaltet werden. Die Belegerfassung funktioniert schnell und automatisiert und das ewige Abtippen von Daten hat ein Ende. Belege können einfach per Drag & Drop Funktion oder Smartphone Scan in das Rechnungsprogramm eingefügt werden und sind im System hinterlegt.

Daneben ergeben sich aus dem Umsatzsteuergesetz weitere inhaltliche Anforderungen:

Jeder Beleg muss rechnerisch korrekt sein
Belege müssen von einem Ausweisberichtigten unterschrieben sein
Die Belege sind in der Buchhaltung fortlaufend mit Belegnummern zu kennzeichnen und in lückenloser Belegfolge abzuheften
Es ist hilfreich, wenn auf jedem einzelnen Beleg die Kontierungen (Kontenzuordnungen) direkt vermerkt werden
Ein Beleg kann aus mehreren Teilen bestehen, bspw. eine Rechnung mit Anlagen (Frachtpapiere, Lieferscheine etc).

Selbstverständlich kann es sich auch nur um einen einzelnen Beleg handeln, wie beispielsweise einen Kassenbon.

WICHTIG! Werden Belege über das Internet versendet oder per Mail zugesendet, dann müssen diese über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen! Ansonsten wird der Vorsteuerabzug nicht gewährt!

Die Buchungen der Belege müssen zeitgerecht vorgenommen werden (§ 239 Abs. 2 HGB). Nur dann kann gewährleistet werden, dass die dokumentierten Geschäftsvorfälle lückenlos gebucht werden. Aus diesem Grund sollte ein Beleg sofort gebucht werden, sofern es die Verhältnisse zulassen. Zudem wird durch dieses Vorgehen sichergestellt, dass jeder Geschäftsvorfall so dargestellt wird, wie er tatsächlich vorgefallen ist.

Zusammenfassung:

In der Buchhaltung kann ohne Belege nicht gearbeitet werden
Es gilt der zwingende Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg
Rechnungen und Bankauszüge sind die wichtigsten Belege
Es dürfen grundsätzlich keine Belege selbst erstellt werden – nur in Ausnahmefällen sind Eigenbelege zulässig
Belege dürfen nicht weitergegeben werden und eine Nichtbeachtung wird mit einer Ordnungswidrigkeit geahndet