Die Arbeitszeit halbiert: wie Energieeffizienz-Berater SEnerCon mit Agicap und sevdesk seine Effizienz in der Finanzverwaltung steigert
Die SEnerCon (SigmaEnergyConsulting) GmbH ist ein traditionelles Familienunternehmen in zweiter Generation. Die Geschäftsführer Immanuel und Maximilian Hengstenberg haben die SEnerCon aus der Hand ihres Vaters und Gründers Johannes Hengstenberg übernommen. Seit 1992 berät die SEnerCon
Hausbesitzer und Mieter bei der Senkung des Heizenergie- und Stromverbrauchs.
Heute gehören über 100.000 Privatkunden und 40 Großkunden und mit der gemeinnützigen Klimaschutzberatung co2online gGmbH eine erfolgreiche Tochtergesellschaft zum Portfolio. Der nächste große Schritt in der Effizienzsteigerung des Unternehmens war die Digitalisierung des Finanzwesens, die erfolgreich mit der Buchhaltungssoftware sevdesk und der Cashflow-Management-Software Agicap gelang.
Aus der analogen „Dinosaurierzeit“ in die digitale Neuzeit
Eine der wichtigsten strategischen Aufgaben war es für CEO Immanuel Hengstenberg, die Digitalisierung seines Familienunternehmens voranzutreiben. Dafür war es wichtig, seine Mitarbeiter:innen mitzunehmen, den alten Trampelpfad zu verlassen und den vorhandenen Workflow, der zwar funktionierte, mit einer viel transparenteren und schnelleren Lösung zu ersetzen: “Wir kommen aus der Dinosaurierzeit und wollten die Digitalisierung, den game-change, haben”, so der Geschäftsführer des klassischen und doch innovativen Ingenieurbüros, das auf 30 Mitarbeiter:innen gewachsen ist und weiter wächst und auf einen Umsatz von 2 Millionen Euro im Jahr blickt. Die Tochter co2online ist mit 60 Mitarbeiter:innen sogar noch größer.
Excel als „gesundheitliche Belastung“
Die Wahl zur Nutzung von Agicap für die tagesaktuelle und antizipierende Cashflow-Planung im Unternehmen fiel, als man der notwendig obsessiven Kontrolle der Finanzsituation allein mit immer komplexer werdenden Excel-Tabellen nicht mehr Herr wurde. Gerade wenn man als ein Unternehmen auf eine zugesicherte Bundesförderung für Energieberatung manchmal schon bis zu 5 Monate warten muss, dann ist der Liquiditätsengpass nicht fern. “Es war eine unkontrollierbare Situation”, so Immanuel Hengstenberg, “Wir sind mit Excel-Tabellen dabei oft untergegangen, das Rechnungswesen hat nicht funktioniert, weil jemand im Urlaub war, oder sich einfache Excel-Flüchtigkeitsfehler eingeschlichen haben.” Die Aktualität und Sauberkeit der Daten ist aber gerade im Projektgeschäft wichtig, um die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit zu treffen. Da musste auch jeder offene Posten ernst genommen werden.
Der Geschäftsführer von SEnerCon nutzt Agicap auch dazu, im aktuellen Wachstum des Unternehmens die richtige Zeit für Investitionen, vor allem in mehr Personal abzuwägen. Und ein besonderer Bonus ist die Kostenersparnis bei der administrativen Arbeit durch Agicap und sevdesk: “Wir hatten das klassische Alles-wird-auf-Zettel-geklebt-und-unterschieben und Belege in Papierform werden zum Steuerberater geschickt”, so Immanuel Hengstenberg über die Zeit der analogen Arbeit. Vor allem die Arbeit mit programmierten Excel-Vorlagen bezeichnet der CEO heute rückblickend als eine „gesundheitliche Belastung“, weil die Fehleranfälligkeit durch nicht funktionierende Verknüpfungen, falsche Summenformeln und Eingabepatzer in Excel höchst frustrierend war.
Automatisierung und Transparenz
Nach der Implementierung von Agicap suchte Immanuel Hengstenberg nach einer digitalen Lösung für das Rechnungswesen, das mit der Cashflow-Planung in Agicap kompatibel war. Seine Wahl fiel auf den Marktführer sevdesk, da ihm dort die Features besonders gefielen und die praktische API-Schnittstelle zusagte. Hierüber konnte die SEnerCon die automatisierte Erstellung von Energieausweisen auf Anfrage von Kunden über ihre Website einfach mit einer automatischen Erstellung von Rechnungen für die Dienstleistung über sevdesk verbinden.
Durch die Kombination von sevdesk und Agicap zur Rechnungsverwaltung und Cashflow-Planung konnte Immanuel Hengstenberg bei SEnerCon nach eigenen Angaben den Arbeitsaufwand für diese Prozesse im Unternehmen halbieren. Was früher sehr umständlich war, die Erstellung einer einzelnen Rechnung und die Cashflow-Überwachung, ist jetzt mit einem Klick gemacht. Für die Zukunft freut sich Hengstenberg auf weitere Vereinfachungen und Optimierungen im Workflow aus der Produktentwicklung von Agicap und sevdesk. Je weniger manuelle Eingaben und automatisierte Prozesse, desto besser für den Energieeffizienz-Berater.
Mehr über Agicap erfährst du hier.
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