Kassenführung – Grundsätze der Buchführung und Neuregelungen

Viele Unternehmen haben es täglich mit Kassenzetteln, Bareinnahmen- und ausgaben, Quittungen und Ähnlichem zu tun. Also mit der Kassenführung. Denken wir an die vielen Supermärkte, die Bäckereien oder andere Einzelhandelsgeschäfte. Hattest du schon einmal eine Betriebsprüfung im Haus? Wer bei diesem Begriff schwitzige Hände bekommt, der sollte besser vorab prüfen, ob man seinen Pflichten nachgekommen ist. Aber wann ist Kassenführung Pflicht? Und was bedeutet Kassenführung?

Das erwartet dich heute:

Neue Regelungen im Bereich der Kassenführung

Wer ein bargeldintensives Geschäft führt, der muss sich steuerlich gut auskennen. Andernfalls könnte das Finanzamt schnell anklopfen und Überprüfungen durchführen. Zumindest ist dies seit 2018 der Fall. Die jüngste Vergangenheit zeigt, dass strengere Kontrollen durchaus an der Tagesordnung stehen. Dies basiert auf dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulation digitaler Grundaufzeichnungen“. Werfen wir dafür einen Blick in das Gesetz:

Seit Ende 2016 sieht das Gesetz eine Einzelaufzeichnungspflicht vor. Heißt, dass alle Geschäftsvorfälle einzeln erfasst und aufgezeichnet werden müssen. Außerdem gilt es, diese auch für einen entsprechend vorgesehenen Zeitraum aufzubewahren. 2018 wurde dem Finanzamt erlaubt, unangekündigte Kontrollen zur Kassen-Nachschau durchzuführen. Dabei werden Kassendaten ausgelesen und im Anschluss ausgewertet. Das neue Verfahren hat sich bis heute gehalten und Unternehmer müssen mit solchen Überprüfungen rechnen.

Ab Januar 2020 tritt eine weitere Regelung in Kraft. So müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese muss zertifiziert und technisch geprüft sein. Die Bestandteile des Systems sind das Sicherheitsmodul, ein Speichermedium und eine digitale Schnittstelle. Dies hat zum Hintergrund, dass sämtliche Aufzeichnungen im Nachhinein nicht mehr abgeändert werden können. Einmal protokolliert, bleiben sie im System sicher verwahrt.

Außerdem müssen Kunden bei der Nutzung von elektronischen Kassen einen Beleg über den Zahlungsvorgang erhalten. Dies ist zwar in den meisten Unternehmen auch jetzt schon integriert, dennoch war es bislang nicht verpflichtend. Erhält ein Unternehmen eine solch elektronische Kasse, so muss diese beim zuständigen Finanzamt registriert und gemeldet werden. Und zwar in korrekter Anzahl und Art. Die Art der Kassenführung bleibt bei der Gesetzesänderung aber unberührt. Somit darf der Unternehmer auch offene Ladenkassen weiter betreiben. Ebenso eine Kombination aus offener Ladenkasse und elektronischer Kasse ist zulässig.

Wie sieht eine ordnungsgemäße Kassenführung aus?

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich erfasst werden. Diese Regelung ist entsprechend neu, bislang wurden Ausnahmeregelungen von der Finanzverwaltung akzeptiert. Jetzt ist die tägliche Erfassung der Einnahmen und Ausgaben Pflicht. Auch dann, wenn die Kassengeschäfte nur einen kleinen Teil der Umsätze ausmachen. Buchungen der Barumsätze konnten bislang also auch noch am nächsten Tag oder nach dem Urlaub aufgenommen werden.

Kassenführung mit Einzelaufzeichnung

Die einzelnen Geschäftsvorfälle teilen sich jeweils in die Gegenleistung, den Inhalt des Geschäfts und den Namen der Firma auf. Generell müssen in einigen Branchen die Einnahmen bei der Kassenführung einzeln aufgeführt werden. So beispielsweise in der Hotel- und Beherbergungsbranche, in Autoreparaturwerkstätten, in Restaurants und Gaststätten, bei allen Freiberuflern und Handwerkern, sowie im Taxigewerbe. Unternehmer kommen hier grundlegenden Aspekten aus verschiedenen Pflichten nach. Somit unterliegen Hotelbetreiber der Meldepflicht, sodass Gäste identifiziert werden müssen. Autowerkstätte müssen ihrer Garantie- und Nachsorgepflicht nachkommen.

Ausnahmen bei der Einzelaufzeichnung der Kassenführung

Bei Einzelhandelsbetrieben, welche Waren in geringem Wert verkaufen, sind einzelne Aufzeichnungen der Betriebseinnahmen nicht erforderlich. Schließlich werden die einzelnen Produkte in unbestimmter Anzahl und an nicht identifizierbar Personen verkauft. Gemeint sind hiermit Einzelhandel, die beispielsweise Lebensmittel oder Schreibwaren verkaufen. Auch Marktstände oder Tabakläden gehören in diese Kategorie. Aber: Betriebsausgaben, Privateinlagen und Privatentnahmen sind trotzdem nach der Einzelaufzeichnungspflicht zu behandeln. Die Ausnahme gilt ausschließlich für die Bareinnahmen.

Veränderungen müssen erkennbar sein

Eine einzelne oder gesammelte Aufzeichnung darf auf keinen Fall verändert werden. Dadurch wäre der ursprüngliche Inhalt nicht mehr nachvollziehbar. Grundsätzlich gilt, dass alle Änderungen aber nachvollziehbar sein müssen. Falls dennoch Eintragungen geändert werden müssen, so muss der ursprüngliche Inhalt nachvollziehbar bleiben. Außerdem muss erkenntlich sein, wann die Veränderung vorgenommen wurde.

Kassenbuchpflicht bei der Einnahmen- Überschussrechnung

Die Einnahmen und Ausgaben eines Betriebes werden in einigen Unternehmen per Einnahmen- Überschussrechnung ermittelt. Diese sind dann aber nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Grund: Innerhalb der EÜR gibt es keine Bestandskonten und damit auch kein Kassenkonto.

Trotzdem gibt es Unternehmen mit EÜR, die der Kassenaufzeichnungspflicht nachkommen müssen. Dies gilt vor allem für bargeldintensive Betriebe. Sie müssen ein detailgenaues Konto und ein präzise geführtes Kassenbuch besitzen. Grund dafür ist, dass die Einnahmen in diesen Fällen ausschließlich aus den Bargeldgeschäften erfolgen. Somit sind diese Einnahmen auch Grundlage der Umsatzsteuerberechnung. Für diese Berechnung bedarf es genauer Aufzeichnungen. Die Aufzeichnungspflicht bei der Kassenbuchführung gilt also auch hier.

Führen Betriebe mit EÜR kein Kassenbuch, so müssen Belege natürlich trotzdem aufbewahrt werden. Wer eine Registrierkasse verwendet, der hält am Ende fortlaufend nummerierte Belege in der Hand. Und was passiert, wenn ich keine Belege habe? Dann ist das Finanzamt berechtigt, die Höhe der Bareinnahmen zu schätzen. Schätzungen seitens des Finanzamtes werden dabei nicht unbedingt zu Gunsten des Unternehmers abgegeben.

Tipp!

In bargeldintensive Betriebe ist eine Einnahmen-Überschussrechnung, mit einem hohen Aufwand verbunden. Schnell kann es bei der manuellen Berechnung mal zu einem Fehler kommen. Daher empfehlen wir, die Verwendung einer EÜR-Software. Damit können Zahlungsein- und Ausgänge mit nur wenigen Klicks zusammengefasst automatisch berechnet werden. Das spart Zeit und Geld

 

Mittel zur Erfassung in der Kassenführung – Kassensysteme

Wer die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung erfüllen möchte, der muss Änderungen nach der Buchung nachvollziehbar gestalten. Sollte die Wahl auf eine EDV Buchhaltung fallen, so musst du eine Sicherung einbauen. Diese  erkennt Änderungen oder Löschungen und verhindert den Vorgang. Änderungen sind mit der Angabe des Datums zu protokollieren.

Die Kassenführung mit Kassenbericht

An dieser Stelle sprechen wir unter anderem von einer „offenen Ladenkasse“. Das bedeutet, dass hier keine Registrierkasse (elektronische Kasse) verwendet wird. In der Praxis nimmt der Verkäufer das Geld seines Kunden an und legt dieses in die Kasse. Der Kunde erhält sein Wechselgeld. Am Ende des Tages erfolgt der Kassensturz. Hierbei wird lediglich der Kasseninhalt gezählt. Im Anschluss muss ein Kassenbericht erstellt werden.

Wie erstelle ich einen Kassenbericht? Nach Geschäftsschluss wird der Kassenbestand ermittelt. Die Summe wird in den Kassenbericht als Ausgangsbetrag eingetragen. Da nun auch der Endbestand des Vortages einbezogen werden muss, wird dieser vom Kassenbestand des aktuellen Tages abgezogen. Nachzuweisen per Beleg ist nun, wenn Privatentnahmen getätigt wurden oder Geld zur Bank gebracht wurde. Fehlt ein Beleg, so sind Eigenbelege anzufertigen.

Nutze hierfür einfach unsere kostenlose Kassenbericht Vorlage und spare Zeit bei der Erstellung deines Kassenberichts!

Zu guter Letzt kann ein Zählprotokoll dabei helfen, die Richtigkeit der Angaben zu bestätigen. Derjenige, der die Kasse führt, muss (mit Datum und Name) die Zählung unterschreiben. Anzugeben ist auch die Uhrzeit der Zählung.

Die Kassenführung mit Kassenbüchern aus Vorlagen

Kassenaufzeichnungen können auch per Kassenbuch erfolgen. Diese sind in gewissen Programmen verschiedener Anbieter integriert. Wichtig ist allerdings, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entsprechen:

  • Alle Geschäftsvorfälle sind in Anbetracht der Entstehung und Entwicklung nachvollziehbar
  • Aufgezeichnet sind Betriebseinnahmen, alle Ausgaben des Betriebes, die Einlagen und Entnahmen
  • Sämtliche Geschäftsvorfälle sind dokumentiert und geordnet

Die Eintragungen erfolgen am gleichen Tag und spätestens am Folgetag und in Deutsch. Wichtig ist, die Bruttobeträge in Euro aufzuführen. Leerzeilen im Kassenbuch sind übrigens nicht zulässig. Ebenso wie Eintragungen mit Bleistift oder unleserliche Einträge. Änderungen sind abzuzeichnen.

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Die Kassenführung mit Hilfe von Registrierkassen

So genannte EDV-Registrierkassen haben sich in den letzten Jahren durchgesetzt. Die elektronischen Kassen erfassen alle Einnahmen und Ausgaben automatisch. Gleichzeitig weisen sie verschiedene Speicher auf, sodass die einzelnen Umsätze an unterschiedlichen Orten gespeichert werden können. Nach Geschäftsschluss werden die jeweiligen Speicherorte abgefragt. Der Kassenführer muss diesen nur noch ausdrucken. Ausgedruckt wird dann der so genannte Z-Bon, der Tagesendsummenbon mit Ausdruck des Nullstellungszählers. Folgende Angaben sind auf dem Tagesbericht zu finden:

  • Unternehmensname
  • Datum
  • Uhrzeit des Abrufs
  • Fortlaufende Z-Nummer
  • Kundenzahl
  • Stornobuchungen
  • Retouren
  • Zahlungswege
  • Entnahmen
  • Waren- oder Spartenberichte
  • Sonstige Auswertungen oder Finanzberichte
Kassenbuch VorlageBeispiel für einen Z-Bon

 

Kassenführung mit PC-System

PC-gestützte Kassen weisen einen unbegrenzten Speicher auf, je nach Größe der Festplatte versteht sich. Dies ist dann praktisch, wenn das Unternehmen alle Buchungen über Jahre hinweg abspeichern will. Auch dies kommt in der Praxis vor und wird gerne genutzt.

Aufbewahrung und Vorlage der Aufzeichnungen

Geschäfte werden überwiegend dann über eine Kasse abgewickelt, wenn die Umsätze durch stets wechselnde Kunden generiert werden. Zahlungen passieren aber nicht nur in bar, sondern auch per Kreditkarte oder SEPA-Lastschriftverfahren. Auch diese Geschäfte und Aufzeichnungen müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. In der Regel handelt es sich dabei um eine Zeitspanne von 10 Jahren. Die Aufbewahrung erfolgt entweder als Buchungsbeleg oder als sonstige Unterlagen.

Kassenaufzeichnungen

Die einzelne Aufzeichnung von Waren ist dann nicht notwendig, wenn es sich um Produkte mit geringem Wert handelt. Aufzubewahren sind allerdings Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und andere Belege.

Notizzettel

Werden Ergebnisse noch am gleichen Geschäftstag in ein Kassenbuch eingetragen, so denken viele Unternehmer nicht daran, Notizzettel diesbezüglich aufzuheben. Dies wäre jedoch sinnvoll, wenn Kassenmängel durch eine Prüfung aufgedeckt wurden. Anhand gemachter Notizen, kann der Unternehmer vielleicht nachvollziehen, wie es an Tag X zu dem entsprechend angekreideten Ergebnis gekommen ist.

Digitale Unterlagen bei Bargeschäften

Aufzeichnungen über Bargeschäfte, die per Datenverarbeitungssystem erstellt werden, müssen über die Aufbewahrungsfrist immer verfügbar und einsehbar sein. Auch sollte man die Daten maschinell auswerten und gut lesen können.

Hilfe Kassen-Nachschau – wie verhalte ich mich richtig?

Inzwischen müssen Unternehmer jederzeit damit rechnen, dass das Finanzamt plötzlich vor der Tür steht. Und das sogar unangekündigt! Diese können ganz individuell eine Kassenprüfung durchführen, was sich als Kassen-Nachschau bezeichnen lässt. Dem Finanzamt soll diese Gesetzesänderung ermöglichen, dass Unstimmigkeiten schneller geklärt werden können. Aber wie verhalte ich mich, wenn plötzlich ein Prüfer an die Ladentür klopft?

Allem voran sollte der Prüfer natürlich so behandelt werden, wie auch die Kunden täglich behandelt werden. Immerhin machen auch diese Menschen nur ihren Job. Aber: Lass dir auf jeden Fall den Dienstausweis zeigen und notiere dir den Namen des Prüfers, sowie die Kontaktdaten. Darauf haben Unternehmer in jedem Fall das Recht und dieses sollte auch wahrgenommen werden. Und jetzt?

Bitte den Prüfer um etwas Geduld. Mit welcher Begründung? Ohne die Zustimmung des Steuerberaters, möchtest du keine Kassendaten herausgeben. Diesen kannst du über den Besuch des Prüfers informieren und nachfragen, ob er für die Kassen-Nachschau vor Ort sein könnte. Da es sich natürlich um unangekündigte Kontrollen handelt, braucht es etwas Glück, wenn der Steuerberater eine halbe Stunde später vor Ort sein soll.

Falls der Steuerberater keine Zeit hat, musst du den Prüfer an die Kasse lassen. Dieser fertigt Ausdrucke an und wertet die Daten aus, wenn er die Kasse ausliest. Du selbst solltest genau die gleichen Ausdrucke aufbewahren, die auch der Prüfer mitnimmt. Warum? Sollte der Prüfer Mängel feststellen, so lässt sich besser auf diese reagieren, da einem die gleichen Dokumente vorliegen.

Vorsicht Betrugsmasche!

Gut zu wissen: Eine Kassen-Nachschau kostet kein Geld und der Prüfer darf keine Gebühren für etwaige Steuernachzahlungen fordern. Sollte er dies tun, so informiere umgehend die Polizei. Prüfer, die vom Finanzamt geschickt werden, verlangen in keinem Fall Geld. Du kannst andernfalls davon ausgehen, dass es sich um einen Betrüger handelt. Leider kommen solche Fälle in der Praxis vor und leider fallen immer noch viele darauf herein.

Fehlerquellen bei der Kassenprüfung

Findet das Finanzamt Fehler in der Kassenführung, so darf dieses die Einnahmen und Ausgaben schätzen. Ist das Ausmaß der Mängel gering, so wird es aber nicht gleich zum Äußersten kommen. Typische Fehler sollte man aber trotzdem kennen, um sie folglich zu vermeiden:

  • Kassenbewegungen werden ausversehen doppelt oder falsch erfasst.
  • Belege gehen verloren
  • Eintragungen ohne Beleg
  • Privatentnahmen ohne Eigenbeleg
  • Keine zeitnahe Erfassung der Kassenbuchbewegungen
  • Unleserliche Einträge
  • Tagesendsummenbon werden nicht aufbewahrt (gilt bei elektronischen Registrierkassen)
  • Hartgeld wurde vergessen zu zählen (auch Münzgeld genannt)
  • Zusammenhangslose hohe Kassenbestände über mehrere Monate hinweg
  • Negative Kassenbestände
  • Unleserliche Datenbestände
  • Wichtige Unterlagen fehlen oder wurden nicht fristgerecht aufbewahrt.
  • Kassenbestände wurden immer auf- oder abgerundet dargestellt
  • Kassensoftware ist nicht zertifiziert

Werden Fehler gefunden, so kommt es natürlich immer auf den Individualfall an. Wer nicht ordnungsgemäß Kassenbuch führt, dem kann im schlimmsten Fall ein Steuerstrafverfahren drohen. Auch entsprechend andere Sanktionen sind denkbar.

Die EÜR mit SevDesk einfach erledigen

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, alle Betriebseinnahmen und sämtliche Ausgaben im Überblick zu behalten. Auch müssen sich alle an die Belegpflicht halten und im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt Rechenschaft ablegen. Damit all das nicht kompliziert wird oder in jeder Menge Papierkram ausartet, bietet sich SevDesk als simple Buchhaltungssoftware an. Dort lassen sich Belege einfach digitalisieren und automatisch zuordnen. Alle Einnahmen und Ausgaben werden erfasst und sind jederzeit nachvollziehbar und abrufbar. Und auch die Einnahmen- Überschussrechnung ist dann ein Leichtes.

Fazit

Das führen eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs ist in Deutschland Pflicht. Nach neuer Gesetzgebung darf das Finanzamt unangekündigte Kontrollen durchführen. Es lohnt sich also durchaus, sich schon frühzeitig mit dem Thema Kassenbuchpflicht und ordnungsgemäßer Kassenführung auseinanderzusetzen. So werden Fehler generell vermieden und Prüfungen überstanden. Welche Art der Kassenbuchführung am besten zum Unternehmen passt, kann individuell entschieden werden. Die EDV-Variante ist jedoch inzwischen weit verbreitet und etabliert.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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