Betriebsnummer beantragen: in nur wenigen Minuten zur Betriebsnummer
Dein Unternehmen wächst und du brauchst dringend Unterstützung? Möchtest du einen sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter einstellen, darfst du die zugehörigen Formalitäten nicht vergessen. Vor allem musst du zunächst eine Betriebsnummer beantragen. Das ist dank praktischem Online-Antrag glücklicherweise nicht schwierig. Wir zeigen dir, wie du Schritt für Schritt eine Betriebsnummer beantragen kannst, welche Unterlagen du dafür brauchst und wie es nach dem Antrag weitergeht.
Was ist eine Betriebsnummer und wofür wird sie benötigt?
Bei der Beschäftigungsbetriebsnummer (BBNR), kurz Betriebsnummer, handelt es sich um eine einmalige Nummer, die jedem Unternehmen zur eindeutigen Identifizierung zugewiesen wird. Du benötigst sie, um deine Mitarbeiter zur Sozialversicherung anzumelden und die Beschäftigungsmeldungen und Beitragsnachweise an den Sozialversicherungsträger zu übermitteln.
Der Träger kann so deine Zahlungen dem richtigen Unternehmen zuordnen und du genügst der Meldepflicht zur Sozialversicherung nach § 28a SGB IV. Über die Betriebsnummer wird dein Unternehmen einer Region und Wirtschaftsklasse zugeordnet, was später die Basis für die Erstellung der Beschäftigungsstatistik durch die Arbeitsagentur ist.
Möchtest du dir schnell einen Überblick über die Beantragung der Betriebsnummer verschaffen? Schau dir unser Video an:
Wie ist die Betriebsnummer aufgebaut?
Die Betriebsnummer besteht aus acht Ziffern und weist diesen Aufbau auf:
Wurde dir bereits eine Nummer ausgestellt, aber du weißt sie nicht mehr? Du musst die Betriebsnummer nicht neu beantragen. Schau einfach auf dem letzten eingereichten Beitragsnachweis oder auf deinem Schriftverkehr mit dem Arbeitsamt nach – hier ist die Betriebsnummer zu finden.
Wann brauchen Unternehmen eine Betriebsnummer?
Eine Betriebsnummer beantragen musst du immer dann, wenn du Mitarbeiter beschäftigen willst – und zwar oft schon vor dem ersten Arbeitstag. Nur so kannst du rechtzeitig die Meldepflicht für deine Mitarbeiter bei der Sozialversicherung erfüllen. Wenn Freiberufler Mitarbeiter einstellen, brauchen sie ebenfalls eine Betriebsnummer. Kapitalgesellschaften brauchen immer eine Betriebsnummer, da sie ohnehin einen Geschäftsführer haben (Ausnahmen gelten nur für nicht sozialversicherungspflichtig angestellte Geschäftsführer-Gesellschafter).
Die Beantragung einer Betriebsnummer bei der Arbeitsagentur ist immer dann erforderlich, wenn du sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter einstellen möchtest. Dazu zählen außerdem:
- Minijobber (geringfügige Beschäftigung)
- kurzfristig Beschäftigte
- Auszubildende
- Praktikanten
- Werkstudenten
- Mitarbeiter in Altersteilzeit
Ausnahmen gelten hingegen für Arbeitgeber in der Knappschaft Bahn-See, in der Seefahrt sowie für private Haushalte, die für ihren Minijobber das private Haushaltsscheck-Verfahren der Minijob-Zentrale der Knappschaft Bahn-See nutzen.
Besonderheit: Wann brauchen Privathaushalte eine Betriebsnummer?
Wenn du als Privathaushalt Mitarbeiter beschäftigst (z. B. Reinigungskraft, Kindermädchen, Pflegekraft, Hausmeister), bist du ebenfalls Arbeitgeber und musst über die Arbeitsagentur eine Betriebsnummer beantragen. Eine Ausnahme davon gibt es aber: Nutzt du das vereinfachte Meldeverfahren (Haushaltsscheck) der Minijob-Zentrale, kümmert sie sich darum, dass du eine Betriebsnummer bekommst.
Wichtig: Bist du Unternehmer und beantragst für eine Reinigungskraft für das Putzen deiner Büroräume eine Betriebsnummer, so kannst du diese nur dafür verwenden. Reinigt aber genau die gleiche Person deine privaten Räume, so musst du dafür eine zweite Betriebsnummer beantragen. Auch die Meldepflicht besteht hier für dich getrennt für beide Beschäftigungen.
Unterschiede zwischen Betriebsnummer und Steuer- oder Handelsregisternummer
Als Unternehmer hast du verschiedene Identifizierungsnummern. Diese solltest du besser nicht verwechseln: Verwendest du beispielsweise versehentlich die Steuernummer statt der Betriebsnummer können deine Beitragszahlungen nicht korrekt zugeordnet werden. Achte deshalb auf folgende Unterschiede:
Mehr dazu erfährst du in unseren Ratgebern zur Steuernummer und zum Handelsregister.
Fristen für die Beantragung der Betriebsnummer
Grundsätzlich musst du die Betriebsnummer beantragen, bis du die erste Lohn- oder Gehaltsabrechnung erstellst. In jedem Fall musst du sie sechs Wochen ab Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen haben.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen für Branchen, in denen der Beschäftigungsbetrieb die Betriebsnummer beantragen muss, ehe der Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt. Dazu gehören nach § 28a SGB IV:
- Baugewerbe
- Gaststätten und Beherbergungsbetriebe
- Personenbeförderung
- Spedition, Transport und Logistik
- Schaustellergewerbe
- Forstwirtschaft
- Gebäudereinigung
- Fleischwirtschaft
- Prostitution
- Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Achte unbedingt darauf, diese Fristen einzuhalten. Hast du die Betriebsnummer nicht rechtzeitig vorliegen, kannst du deine Meldepflichten nicht einhalten. Das ist eine Ordnungswidrigkeit und kann entsprechend mit einem Bußgeld geahndet werden.
So beantragst du eine Betriebsnummer beim Arbeitsamt
Bei der Bundesagentur für Arbeit ist ein zentraler Service eingerichtet, der die Betriebsnummern vergibt. Die Vergabe dieser Betriebsnummern erfolgt aber nicht bei jeder Agentur für Arbeit, sondern wird durch den BNS (Betriebsnummernservice) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken gesteuert. Unterliegst du der Meldepflicht zur Sozialversicherung, so kannst du hier deine Betriebsnummer beantragen. Inzwischen ist das nur noch online unter https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/betriebsnummern-service möglich, wo die Betriebsnummer automatisiert vergeben wird.
Knappschaftliche Betriebe, die zum Beispiel im Bergbau, im Tagebau, in Schachtanlagen tätig oder mit Sanierungsarbeiten beschäftigt sind, wenden sich nicht an den Betriebsnummernservice der Agentur für Arbeit, sondern an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft Bahn-See. Dasselbe gilt für Beschäftigungsbetriebe in der Seefahrt, Küstenfischer und Küstenschiffer.
Benötigte Unterlagen und Informationen
Um eine Betriebsnummer zu beantragen, musst du keine besonderen Unterlagen einreichen. Du solltest dir allerdings einige Informationen bereitlegen, die du im Rahmen der Antragstellung angeben musst:
- allgemeine Daten zum Beschäftigungsbetrieb (z. B. Name, Postanschrift, Kontaktdaten)
- wirtschaftlicher Schwerpunkt des Beschäftigungsbetriebs
- Ansprechpartner für die Sozialversicherungsträger
- an die Krankenkasse gemeldete Betriebsstätte
- weitere zur Meldung bestehende Betriebsstätten
- die Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung (kann ggf. im Rahmen des Antrags auf Betriebsnummer beantragt werden)
Ausfüllhilfe für das Online-Formular
Das Online-Formular des Arbeitsamts fragt in mehreren Schritten alle wichtigen Informationen ab. So gehst du vor, wenn du mit unserer Ausfüllhilfe eine Betriebsnummer beantragen möchtest:
- Schritt: Starte den Online-Antrag der Bundesagentur für Arbeit. Du musst die Hinweise zum Datenschutz akzeptieren.
- Schritt: Gib an, in welcher Funktion du die Betriebsnummer beantragen möchtest. Anschließend kannst du auswählen, für welchen Fall du die Betriebsnummer brauchst und ob bestimmte Sachverhalte vorliegen. Willst du lediglich als Unternehmen sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter beschäftigen, wirst du wahrscheinlich in beiden Bereichen keine Angaben machen müssen.
- Schritt: Auf der Seite „SV-Meldung“ wählst du aus, wofür du die Betriebsnummer verwenden willst und wer die Meldung vornimmt. Gib dann das Einstellungsdatum des Mitarbeiters an. Gib an, ob es in der Gemeinde einen weiteren Beschäftigungsbetrieb deines Unternehmens gibt und ob dieser einen anderen wirtschaftlichen Schwerpunkt aufweist (ansonsten gilt dieselbe Betriebsnummer für beide Betriebe).
- Schritt: Auf der folgenden Seite gibst du die Unternehmensnummer, die Rechtsform und den Namen deines Unternehmens an. Danach folgen die Kontaktdaten des Ansprechpartners, die Anschrift des Beschäftigungsbetriebs und Angaben zu einer etwaigen abweichenden Postanschrift für die Zustellung der Vergabebestätigung über die Betriebsnummer.
- Schritt: Nach den Betriebsdaten gibst du noch die Kontaktdaten für den Ansprechpartner in deinem Unternehmen zum Meldeverfahren an. Das kann ein interner Mitarbeiter sein, aber auch ein Steuerberater.
- Schritt: Auf der Seite „Branche“ ordnest du die Tätigkeit deines Unternehmens in einen wirtschaftsfachlichen Schwerpunkt ein. Die hier festgelegte Wirtschaftsklasse ist zugleich Basis für die Beschäftigungsstatistik der Bundesagentur für Arbeit.
- Schritt: Überprüfe noch einmal alle Daten und schicke anschließend den Antrag ab. Hast du alles korrekt eingegeben, zeigt dir der Betriebsnummernservice direkt online die vergebene Betriebsnummer an.
Was passiert nach Absenden des Antrags?
Beantragst du die Betriebsnummer online beim Betriebsnummernservice, wird diese automatisiert vergeben und im Regelfall sofort angezeigt. So kannst du direkt mit der Meldung deines Mitarbeiters weitermachen und deine Meldepflicht einhalten. Selbst wenn das nicht klappt, musst du nicht lange warten. Die Bearbeitungsdauer liegt bei etwa drei Arbeitstagen. Danach bekommst du die beantragte Betriebsnummer zusätzlich per Post übermittelt.
Falls du Probleme hast, wendest du dich am besten an die Support-Hotline der Bundesagentur für Arbeit unter 0800 4 5555 01.
Kosten bei der Beantragung einer Betriebsnummer
Für die Beantragung der Betriebsnummer fallen an sich keine Kosten an. Lässt du die Aufgabe allerdings durch deinen Steuerberater erledigen, können dadurch natürlich Gebühren anfallen.
Wichtige Pflichten nach Erhalt der Betriebsnummer
Sobald du deine Betriebsnummer vom Betriebsnummernservice bekommen hast, musst du diese für alle Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise nutzen. Du benötigst sie also, um all deine Meldepflichten gegenüber den Krankenkassen, der Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und der Berufsgenossenschaft zu erfüllen. Du bist verpflichtet, folgende Meldungen elektronisch abzugeben:
Die Meldungen erfolgen in der Regel über deine Lohnbuchhaltungssoftware,ELSTER oder ELStAM, alternativ über den Steuerberater.
Änderungsmitteilung: Was tun bei Änderungen am Unternehmen?
Neben der Beantragung der Betriebsnummer gibt es auch eine Meldepflicht für dich bei einer Änderung von bestimmten Sachverhalten. Diese Änderungen musst du an den Betriebsnummernservice melden:
- Änderungsmitteilung, wenn dein Unternehmen geschlossen oder stillgelegt wird
- Mitteilung, wenn sich die Adresse deines Unternehmens ändert
- Mitteilung, wenn dein Unternehmen seinen Besitzer wechselt
- Mitteilungspflicht bei Übernahme eines Betriebes
- Mitteilung über Fortführung eines Unternehmens, welches bereits stillgelegt wurde
- Änderungsmitteilung, wenn sich bei einem Unternehmen der wirtschaftliche Zweck ändert oder ein Teil deines Unternehmens einen anderen wirtschaftlichen Zweck verfolgt
Wichtig: Es besteht für dich eine gesetzliche Verpflichtung, dass du Änderungen unverzüglich, also sofort mitteilst. Erfüllst du diese Pflicht nicht, so kann gegen dich eine Geldbuße verhängt werden.
Zusammenfassung
Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Für dich als Selbständigen besteht die Pflicht, eine Betriebsnummer zu beantragen, wenn du die Absicht hast, deinen ersten Mitarbeiter zu beschäftigen. Diese Betriebsnummer brauchst du für die Anmeldung bei der Sozialversicherung oder bei der Anmeldung der Mitarbeiter bei der Krankenkasse. Auch bei der Beschäftigung eines Minijobbers muss diese Nummer beantragt werden, genauso wie bei einer Tätigkeit in einem privaten Haushalt. Vergeben wird die Betriebsnummer vom BNS, dem Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken.
