Spesen im Ausland: Berechnung und Pauschalen 2024
Ob für den Messebesuch nach Basel, für Vertragsverhandlungen nach New York oder für eine alles entscheidende Kooperation nach Paris – Dienstreisen im Ausland können vielseitigste Gründe haben. Für alle aber gilt: Bei Auslandstagen summieren sich die Kosten und schnell steht die Frage der Spesenabrechnung im Raum. Wer zahlt Spesen im Ausland? In welcher Höhe? Bei welchen Fristen? Und wie ist das eigentlich bei Selbstständigen? Wir klären auf.
Spesen bei Geschäftsreisen ins Ausland
Spesen gehören zu den üblichen Reisekosten. Durch den Imbiss auf der Messe, das Mittagessen im Restaurant oder den Coffee to go am Flughafen entsteht auf einer Dienstreise ein „Mehr“ im Vergleich zu den üblichen Kosten. Diesen „Verpflegungsmehraufwand“ bzw. Spesen legen reisende Mitarbeiter im Rahmen ihrer Geschäftsreise aus. Üblicherweise werden sie nach den Auslandstagen vom Arbeitgeber erstattet.
Zu Spesen werden im eigentlichen Sinn die Mehrkosten für Verpflegung gezählt. Im weiteren Sinn werden aber auch Ausgaben für
- Übernachtung
- Fahrtkosten
- Sonstiges
dazu genommen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Spesen, die durch Ausgaben für Verpflegung durch Essen und Getränke entstehen.
Schauen wir uns jetzt an, wie du den Verpflegungsmehraufwand ermittelst und wie du diese Spesen im Ausland als Arbeitgeber oder für dich selbst als Selbstständigen abrechnest.
So berechnest du den Verpflegungsmehraufwand im Ausland
Wie für Spesen in Deutschland gibt es für Dienstreisen im Ausland zwei Pauschalbeträge:
- die kleine Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit ab acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen
- die große Verpflegungspauschale ab 24 Stunden Auslandsaufenthalt
Als abwesend im Sinne einer Dienstreise gilt ein Mitarbeiter übrigens ab dem Moment, wenn er seine erste Tätigkeitsstelle für berufliche Zwecke verlässt.
Da die Pauschalbeträge für Spesen international stark variieren können, kommt schnell die Frage auf: Welcher Spesensatz zählt denn, wenn ich auf meiner Geschäftsreise mehrere Länder bereise?
Die Antwort: Es gilt der Pauschalbetrag des Ortes, an dem du zuletzt tätig warst.
Hier ein Beispiel: Du hast an einem Tag beruflich Geschäftspartner in der Schweiz und Österreich getroffen. Der letzte Termin war in Wien. Dann berechnest du die Tagespauschale aus Österreich.
So rechnest du Spesen ab
Den Verpflegungsmehraufwand regelt das Einkommensteuergesetz (Paragraf 9, Absatz 4A). Danach gilt:
Entsteht deinen Mitarbeitern auf Dienstreisen im In- oder Ausland Verpflegungsmehraufwand, können sie sich diesen von dir als ihrem Arbeitgeber erstatten lassen. Das läuft das im Rahmen einer Spesenabrechnung. Dazu verpflichtet bist du allerdings nicht.
Damit sie ihre Ausgaben wiederbekommen, auch wenn du als Chef sie nicht übernimmst, können sie alternativ ihre Spesen für Auslandstage in der Steuererklärung (Anlage N) geltend machen.
Abrechnung nach tatsächlichen Kosten oder Pauschalen
Für die Erstattung der Spesen für Essen und Trinken bei Ausland-Reisen werden feste Spesensätze angewendet. Das bedeutet eine Abrechnung nach pauschalen Euro-Beträgen statt nach den tatsächlich angefallenen Kosten.
Die Pauschalbeträge erleichtern nicht nur den Prozess der Abrechnung, sondern können auch steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.
Die Rahmenbedingungen für die Spesenabrechnung liegen damit auf dem Tisch. Möchtest du noch einmal ganz genau wissen, wie du bei der Spesenabrechnung Schritt für Schritt richtig vorgehst, lies gern mehr in unseren Ratgeberartikel zur Spesenabrechnung.
Aktuelle Spesensätze im Ausland 2024
Da die Spesensätze je nach Land und auch regional sehr abweichen können, haben wir für euch eine Tabelle mit allen Informationen angelegt. Lass uns das jetzt genauer ansehen:
Die verbindlichen und steuerfreien Verpflegungspauschalen sind in der sogenannten Spesentabelle des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) festgehalten. Die vollständige Liste des BMF findest du hier. Unser Auszug der für das Jahr 2024 festgesetzten Spesensätze zeigt beispielhaft, wie große und kleine Spesensätze von Land zu Land und regional variieren können:
Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auslandsreisen
Wie steht es aber genau um die Spesensätze für die Abrechnung, wenn sich die Dienstreise deiner Mitarbeiter über mehrere Tage erstreckt, sie womöglich mehrere Länder besuchen und dabei Spesen in Österreich sowie der Schweiz entstehen?
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen in verschiedenen Ländern gelten Besonderheiten für die Spesenpauschalen im Ausland:
- Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland ohne Tätigkeit:
Es gilt der entsprechende Pauschbetrag des Ortes, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst. - Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland:
Entscheidend ist der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes. - Zwischentage ohne An- und Abreise:
In der Regel gilt die Spesenpauschale des Ortes, an dem du vor 24 Uhr Ortszeit angekommen bist.
Lass uns das noch einmal an einem Beispiel ansehen:
Wie du die Reisekostenpauschale bei dienstlichen Auslandstagen grundsätzlich berechnest, weißt du nun. Es gibt aber auch Einschränkungen, die du kennen solltest.
Verpflegungspauschale bei langen Auslandsaufenthalten
Was wir dir für die Geschäftsreisen deiner Mitarbeiter unbedingt noch mitgeben wollen und was viele Arbeitgeber und reisende Angestellte nicht wissen: Nach mehr als dreimonatiger Auswärtstätigkeit an ein und demselben Ort verfällt der Anspruch auf Spesenzahlung und Pauschbeträge. Das ist die sogenannte Drei-Monats-Frist. Erst nach vierwöchiger Abwesenheit an diesem Reiseziel können Dienstreisende Spesen neu beanspruchen.
Kürzungen der Spesenpauschale bei Reisen ins Ausland
Was rund um die Spesenabrechnung außerdem wichtig ist: Angestellte haben nur dann Anspruch auf das volle Spesengeld, wenn sie die Verpflegung komplett selbst tragen. Wenn nicht, wird der Spesensatz gekürzt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Arbeitgeber das Frühstück im Hotel übernimmt oder Geschäftspartner die Rechnung für das gemeinsame Abendessen zahlen. Folgende Kürzungen musst du dann berücksichtigen:
- 20 % Abzug für ein Frühstück
- 40 % Abzug für ein Mittag- oder Abendessen
Kürzung von Spesen bei Sachbezugswert
Auch Sachbezüge können zu einer Kürzung führen. Das ist dann der Fall, wenn du als Arbeitgeber unentgeltlich Mahlzeiten stellst, die auf der Dienstreise in Anspruch genommen wurden.
Typisches Beispiel: Verpflegung über die Kantine in einem Auslandssitz deines Unternehmens. Die Mahlzeit, die durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird (Mahlzeitengestellung), wird dann nämlich grundsätzlich als geldwerter Vorteil eingestuft.
Was heißt das für die Spesenabrechnung? Diese Mahlzeit ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen und die Sachbezugswerte des jeweiligen Jahres sind anzusetzen.
Die Sachbezugswerte für Verpflegung für 2024 siehst du in dieser Tabelle:
Spesen im Ausland: Vorlage für deine Spesenabrechnung
Stellen wir uns jetzt vor, die Dienstreise ist beendet. Nach mehreren Auslandstagen ist der Angestellte zurück am Arbeitsplatz. Belege, Quittungen liegen vor. Pauschbeträge sind auch bekannt. Wie geht er nun am besten die Spesenabrechnung an?
Unsere Vorlage für eine professionelle Spesenabrechnung mit Reisekostenpauschalen im Ausland und Inland hilft, alle relevanten Informationen an der richtigen Stelle und lückenlos einzutragen. Diese Vorlage zur Spesenabrechnung kannst du dir als Word- oder Excel-Dokument kostenlos downloaden. In wenigen Minuten hast du die Spesen im Ausland eingetragen, sie als PDF ausgedruckt, versendet und/oder abgespeichert.
Richtlinien für Spesen bei Auslandsreisen
Da es zu Spesenabrechnung häufiger Missverständnisse gibt, wollen wir erneut betonen:
Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschbeträge für Auslandsreisen zu zahlen. Tatsächlich liegt es bei dir als Arbeitgeber, mehr, weniger oder überhaupt keinen Verpflegungsmehraufwand zu erstatten.
Dazu ein Tipp:
Mach für dein Team in unternehmenseigenen Reiserichtlinien transparent, welche Auslagen und Pauschalen du nach Auslandsreisen zahlst und welche Fristen für die Einreichung der Abrechnung von Spesen gelten. Idealerweise kennen deine Mitarbeiter diese Richtlinien bereits vor Vertragsunterzeichnung – spätestens aber vor der Reiseplanung. So beugst du Verunsicherungen vor und die Spesenabrechnung verläuft reibungslos und schnell.
Auslands-Spesen bei Selbständigen
Auch als Selbstständiger und Freiberufler kannst du deine Auslands-Spesen in Österreich, Frankreich & Co. abrechnen. Dafür setzt du deine Verpflegungspauschale und deine weiteren Kosten einfach als Betriebsausgabe an. Bei den Übernachtungskosten musst du dabei die tatsächlichen Kosten ansetzen. Eine Übernachtungspauschale gibt es nur für Angestellte.
Unser Tipp:
Hebe für das Finanzamt stets alle Spesenbelege wie Taxiquittungen, Buchungsbestätigungen, Parkhausbelege, Zugtickets und Bewirtungsbelege auf. Auch wenn du in Pauschalen abrechnest, ist gut möglich, dass du sie vorweisen musst.
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Zusammenfassung: Spesen im Ausland
Sind deine Mitarbeiter auf Auslandsreisen, haben sie unterwegs Kosten wie für Verpflegung, die sie oft aus eigener Tasche auslegen. In der Regel übernehmen Arbeitgeber diese Ausgaben. Für die Erstattung von Ausgaben für Essen und Trinken werden festgelegte Pauschbeträge, auch Verpflegungspauschale, herangezogen.
Für die Übernahme von Übernachtungskosten können wahlweise Pauschalen (Übernachtungspauschale) abgerechnet werden oder tatsächlich anfallende Kosten, die aber auch nur bis zum festgesetzten Pauschbetrag steuerfrei sind. Die steuerfreien internationalen Spesensätze veröffentlicht jährlich das Bundesfinanzministerium (BMF).
