Abschreibung von Software - Diese Regeln gelten
Ganz bestimmt bist du auch schon das ein oder andere Mal auf die Regeln der Abschreibung für Software gestoßen. Es ist nicht so ganz einfach durchzublicken, wie vor allem Standard-Software abgeschrieben werden kann. Du musst hier einige Faktoren wie beispielsweise Nutzungsdauer oder auch Begriffe wie abnutzbare Wirtschaftsgüter, immaterielle Wirtschaftsgüter oder bewegliche Wirtschaftsgüter beachten. Alles, was für dich zum Thema Abschreibung Software wichtig ist, wie du vorgehen musst und was es zu beachten gilt, das erfährst du in nachfolgendem Artikel.
Kann Software abgeschrieben werden?
Grundsätzlich kann dir gesagt werden, dass du selbstverständlich deine Software abschreiben kannst. Es gilt für dich allerdings zu bedenken und zu beachten, dass es sich beim Thema Abschreibung von Software um eine Kunst für sich handelt. Einiges, was sich dir bei der Anschaffung als sinnvoll erweist, kann bei der Software Abschreibung für dich und deinen Betrieb eine steuerliche Falle werden. Kurz gesagt: Das Thema Abschreibung Software ist ziemlich kompliziert und du musst viele Dinge ganz genau beachten. Ganz wichtige Faktoren beim Software abschreiben sind beispielsweise die Nutzungsdauer der Software und die Abschreibungsdauer der Software.
Verschiedene Arten von Software
Bevor du dir Gedanken machst, in welcher Art und Weise du eine Abschreibung für deine gekaufte Software machst, musst du zunächst einmal bestimmen, um welche Art von Software es sich handelt. Es gibt hier eine im Rechnungswesen gängige Methode, die Software, welche du gewerblich nutzt, in die Bereiche Systemsoftware und Anwendungssoftware zu unterteilen.
Daraus ergibt sich folgende genaue Aufteilung und Einteilung:
Du musst also genau unterscheiden, um welche Art der Abschreibung es sich bei deiner Software handelt. Es gelten bei der Abschreibung von Standard-Software, beispielsweise bei der Abschreibung einer Computersoftware andere Regeln als etwa bei der Abschreibung einer Cloud Software oder der Abschreibung sonstiger gekaufter Software.
Materielles vs. Immaterielles Wirtschaftsgut
Bei der Abschreibung von Software musst du auch beachten, ob es sich um materielles oder immaterielles Wirtschaftsgut handelt.
- Immaterielles Wirtschaftsgut ist in der Regel die Software selbst. Es spielt bei der Abschreibung von immateriellen Wirtschaftsgüter keine Rolle, ob es sich dabei um eine Standard-Software oder eine Individualsoftware handelt. Grundsätzlich hat jede Software von dir einen immateriellen Charakter, bis auf die Ausnahme der Firmware. Hier stellen jede Software und jede Komponente einen Verbund dar und werden deshalb zu den materiellen Wirtschaftsgütern gezählt.
- Materielles Wirtschaftsgut ist in der Regel der Datenträger, auf welchem sich auch die Software befindet. Zum materiellen Wirtschaftsgut gehört auch, wie bereits oben erwähnt, die fest auf einer Hardwarekomponente installiert ist. Diese wird auch als Firmware bezeichnet.
Software Abschreibung als GWG?
Natürlich gibt es auch Fälle, bei denen du eine Abschreibung der Software als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) durchführen kannst. Als geringwertiges Wirtschaftsgut zählt aber nicht jede Software. Interessant bei der Abschreibung einer Software GWG ist hier für dich vor allem die oben beschriebene Trivialsoftware. Bis zu einem Wert von 150 Euro zählt diese Software als GWG. Das bedeutet, dass sie in dem Jahr, in dem du sie anschaffst, auch komplett abzugsfähig ist.
Abschreibungsmöglichkeiten für Software
In dem Moment, in dem du als Unternehmer etwas kaufst, sinkt auch schon der Wert der Anschaffung. In deiner Buchführung allerdings hast du Möglichkeiten, diese Wertminderungen durch die sogenannten Abschreibungen abzubilden. Dazu müssen immer die Anschaffungskosten auf verschiedene Nutzungsdauern verteilt werden. Mit dieser Abschreibung kannst du deinen Gewinn senken und damit Steuern sparen. Allerdings musst du verschiedene Abschreibungsmöglichkeiten berücksichtigen. Beachten musst du beim Thema Abschreibung auch immer die Unterscheidung zwischen einer bilanziellen Abschreibung der Software und einer kalkulatorischen Abschreibung für Software.
Was ist bei der Poolabschreibung noch zu beachten?
Bei der Poolabschreibung, auch Sammelabschreibung genannt, musst du nach § 6 Abs. 2a EStG einen wichtigen Punkt beachten. In dem genannten Paragrafen wird geregelt, dass du GWG mit Kosten zwischen 250 Euro bis maximal 1.000 Euro bei der Anschaffung in einen Sammelposten eingestellt werden, für den dann eine Abschreibung über 5 Jahre mit jährlich 20 % möglich ist. Entscheidest du dich für diese Abschreibungsmöglichkeit, kannst du allerdings eine Sofortabschreibung für Software in diesem genannten Bereich der Anschaffungskosten nicht geltend machen.
Wie lange wird Software abgeschrieben?
Die Abschreibungsmöglichkeiten für Software hast du nun ja bereits erfahren. Wichtig ist jetzt natürlich auch noch die Abschreibungsdauer für Software. Das heißt, dass du wissen musst, wie lange du eine Software eigentlich abschreiben kannst und wie lange die Nutzungsdauer einer Software beträgt. Software gilt grundsätzlich als immaterielles Wirtschaftsgut. Es wird aber dennoch zwischen maschinenorientierter Software, wie beispielsweise den Betriebssystemen und der Anwendersoftware unterschieden. Unter Anwendersoftware musst du Programme verstehen, die es entweder standardmäßig für viele Anwender zur Nutzung gibt oder es sich um eine ganz individuelle Software speziell für dein Unternehmen handelt.
Zum besseren Verständnis, wie lange du welche Software abschreiben kannst, soll nachfolgende Abbildung dienen:
Wie werden Software-Lizenzen abgeschrieben?
Nicht vergessen darfst du in Verbindung mit deiner Software die dafür notwendigen Lizenzen. Du kennst es sicherlich auch, dass oftmals eine Software nur dann genutzt werden kann, wenn du vorher auch die benötigte Lizenz erworben hast. Da es ja in der Regel diese Lizenzen nicht geschenkt gibt und du nicht selten einiges dafür an Kosten bezahlen musst, kannst du diese Betriebskosten auch absetzen und deine Lizenzen abschreiben.
Dabei gilt es für dich folgende Dinge in Bezug auf die Software Lizenzen zu beachten:
- Lizenzen kannst du nur absetzen, wenn du die Software dafür auch geschäftlich nutzt.
- Bei der Abschreibung der Lizenzen werden diese wie auch die Software als immaterielles Wirtschaftsgut eingeordnet. So sieht es hier bei uns in Deutschland das geltende Steuerrecht vor. Das bedeutet aber auch, dass du bei der Abschreibung der Software Lizenzen einen großen Teil nicht als GWG abschreiben kannst.
- Gemäß der Abschreibung der Software nach Afa Tabelle musst du Lizenzen immer dem Anlagevermögen deines Unternehmens zuordnen. Das bedeutet, dass du im Rahmen der Abschreibungsdauer der Software Lizenzen nur eine lineare Abschreibung mit jährlich gleichbleibenden Beträgen durchführen kannst. Wie hoch diese jährliche Summe ist, richtet sich nach der Nutzungsdauer der Software Lizenz.
- Die Abschreibung der Software in der Afa Tabelle ist geregelt. Die Software Lizenzen allerdings tauchen in dieser Afa Tabelle nicht auf. Dies ist aber kein Problem. Bei der Abschreibung für Software Lizenzen gilt eine Nutzungsdauer von 5 Jahren.
- Stellst du allerdings eine Software in deinem Unternehmen selbst her, dann gelten die genannten Regelungen nicht. Hier hast du es dann mit einer sofort abziehbaren Betriebsausgabe zu tun.
- Für einfache Computerprogramme solltest du einen Sofortabzug machen oder sie in einen Sammelposten aufnehmen. Hier ist zu empfehlen, dass du dich mit deinem Steuerberater austauschst.
Darauf musst du bei Software Abschreibungen achten
Beim Thema Abschreibung gibt es wie du jetzt gelesen hast, vieles zu beachten. Dies ist umso wichtiger, weil in den meisten Unternehmen ohne entsprechende Software nichts mehr geht. Aus diesem Grund hier noch einmal für dich eine Auflistung der wichtigsten Punkte, die du beachten musst:
- Software zählt zu den immateriellen Wirtschaftsgütern und du kannst sie entsprechend abschreiben.
- In der Afa Tabelle für Software ist hinterlegt, wie lange die Abschreibungsdauer für Software geregelt ist.
- Je nach Art der Software kannst du diese über einen Zeitraum von drei bis hin zu fünf Jahren abschreiben. Standard-Software mit Anschaffungskosten von maximal 150 Euro ohne Umsatzsteuer kannst du über einen Zeitraum von drei Jahren abschreiben. Für Individualsoftware gilt eine Abschreibungsdauer von fünf Jahren.
- Die sogenannte Trivialsoftware mit Anschaffungskosten bis zu 150 Euro gilt als GWG (geringfügiges Wirtschaftsgut) und ist im Anschaffungsjahr voll abzuschreiben.
- Beim Thema Software abschreiben darfst du auf keinen Fall die Abschreibung der Lizenzen vergessen. In Deutschland erkennt das Steuerrecht grundsätzlich Lizenzen als immaterielles Wirtschaftsgut an. Einen Großteil der Lizenzen, nicht nur die Software Lizenzen kannst du deshalb als geringfügige Wirtschaftsgüter absetzen.
Fazit
Die Abschreibung von Software ist ein recht heikles Thema, bei dem es viel zu beachten gibt. In der Regel handelt es sich bei der Software immer um ein immaterielles Wirtschaftsgut und wird in der Bilanz dem Anlagevermögen zugeordnet. Um die richtige Abschreibung der Software zu gewährleisten, muss diese in Systemsoftware und Anwendersoftware sowie in Trivialsoftware unterschieden werden. Überdies gilt es unterschiedliche Abschreibungsdauern zu beachten sowie die Anschaffungskosten einer Software. Nicht vergessen werden darf beim Thema Abschreibung Software auch die Abschreibung der Software Lizenzen. Auch diese Kosten können unter bestimmten Voraussetzungen abgeschrieben werden.
