Eingangsrechnung

Unternehmen müssen an ihre Kunden Rechnungen schreiben, die als Ausgangsrechnungen bezeichnet werden. Im Gegenzug dazu erhalten die Unternehmen Rechnungen von ihren Lieferanten und Dienstleistern, für Produkte und Leistungen, die sie beziehen. Diese Rechnungen gehen in das Unternehmen ein, sie werden als Eingangsrechnungen bezeichnet. Damit die Eingangsrechnungen von Unternehmen bezahlt werden können, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen, sie müssen Mindestangaben enthalten.

Definition der Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung ist das Gegenteil einer Ausgangsrechnung, sie wird von Lieferanten und Dienstleistern an Unternehmen geschickt, um von den Unternehmen beglichen zu werden. Bei der Eingangsrechnung handelt es sich um eine Zahlungsanforderung. Die Eingangsrechnung folgt auf eine Warenlieferung oder Dienstleistung, in der Buchhaltung erhöht die Eingangsrechnung die Verbindlichkeiten, die auch als Kreditoren bezeichnet werden. Die Eingangsrechnung wird ausgeglichen, indem der Rechnungsbetrag überwiesen wird. Mit dem Ausgleich der Eingangsrechnung nehmen die Verbindlichkeiten wieder ab. Bevor die Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie geprüft werden. Eine Eingangsrechnung ist ein gesetzlicher Buchhaltungsbeleg.

Eingangsrechnung

Prüfung der Eingangsrechnung

Damit eine Eingangsrechnung bezahlt werden kann, muss sie geprüft werden, sie wird sachlich und rechnerisch geprüft. Zur sachlichen Prüfung gehört der Vergleich der Rechnung mit dem Lieferschein oder, wenn kein Lieferschein vorhanden ist, mit der gelieferten Ware. Wurde die Rechnung auf eine Dienstleistung ausgestellt, wird geprüft, ob die Dienstleistung ordnungsgemäß ausgeführt wurde. Zusätzlich wird die Eingangsrechnung rechnerisch geprüft. Ist die Eingangsrechnung sachlich und rechnerisch richtig, kann sie zur Zahlung freigegeben werden. Der Aussteller der Eingangsrechnung stellt dem Empfänger eine Zahlungsfrist, in der Regel vier Wochen oder 14 Tage. Der Aussteller der Eingangsrechnung kann dem Empfänger für die kurzfristige Bezahlung der Eingangsrechnung Skonto gewähren; in diesem Fall müssen Skontobetrag oder der Prozentsatz für Skonto auf der Rechnung ausgewiesen sein.

  1. Sachliche Prüfung: Vergleich der Eingangsrechnung mit dem Lieferschein, Vergleich der Eingangsrechnung mit der gelieferten Ware.
  2. Rechnerische Prüfung: Überprüfung der Beträge auf Rechenfehler.
  3. Rechtliche Prüfung: Überprüfung, ob alle Pflichtangaben gemäß §§14, 14a UStG enhalten sind sowie Prüfung, ob weitere rechtliche Aspekte(Verrechnung mit anderen Forderungen, Verjährung, etc.) beachtet wurden.


Was in einer Eingangsrechnung enthalten sein muss

Die Eingangsrechnung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie bezahlt werden kann und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Ist eine Eingangsrechnung fehlerhaft, kann sie nicht durch den Rechnungsempfänger, sondern nur durch den Aussteller korrigiert werden. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung an den Aussteller zurücksenden und ihn darum bitten, die Eingangsrechnung zu korrigieren. Im Umsatzsteuergesetz ist geregelt, welche Pflichtangaben in einer Eingangsrechnung enthalten sein müssen. In einer Eingangsrechnung müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Ausstellers
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Netto-Rechnungsbetrag
  • Mehrwertsteuer
  • Bruttobetrag
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers

enthalten sein, zusätzlich kann in der Eingangsrechnung die Zahlungsfrist aufgeführt werden. Ist die Bezahlung der Rechnung mit Skonto möglich, muss der Rechnungsaussteller das in der Eingangsrechnung angeben. Er muss den prozentualen Betrag des Skontos angeben. Die Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden, aus steuerlichen Gründen muss sie fortlaufend sein.

Tipp:

Mit einem Online-Rechnungsprogramm schreiben sich Rechnungen fast wie von alleine. Du musst nicht selbst an alle Pflichtangaben denken und gehst auf Nummer sicher, dass alles rechtskonform ist.

Die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung

Bei großen Projekten, beispielsweise bei der Erbringung von Bauleistungen, kann die Eingangsrechnung als Abschlagsrechnung ausgestellt werden, sie wird dann als Abschlagsrechnung gekennzeichnet. Diese Abschlagsrechnung wird erstellt, wenn ein Teil der Leistung erbracht wurde. In der Abschlagsrechnung muss der Gesamtbetrag der bereits erbrachten Leistung aufgeführt werden; wurden bereits Abschlagsrechnungen bezahlt, wird aufgeführt, welchen Betrag der Kunde bereits bezahlt hat. Wurde die gesamte Leistung erbracht, erhält der Kunde eine Schlussrechnung.

Eingangsrechnung berechnen

Fehlende Eingangsrechnung?

Als Unternehmer ist man dazu verpflichtet, Ausgangsrechnungen ordnungsgemäß zu erstellen. Umgekehrt hast du als Unternehmer das Recht, ebenfalls eine ordnungsgemäße Eingangsrechnung zu erhalten. Aus diesem Grund sollte jede Eingangsrechnung geprüft werden, inwieweit alle erforderlichen Angaben enthalten sind. Ansonsten kann es aufgrund fehlender Pflichtangaben zu Konflikten mit dem Finanzamt kommen, da eine einzige fehlende Pflichtangabe schon zu einer Erhöhung der Umsatzsteuerlast führen kann.

Bedeutung der Eingangsrechnung für die Buchhaltung

In der Buchhaltung hat die Eingangsrechnung eine große Bedeutung, aus der Eingangsrechnung muss ersichtlich sein, welches Konto berührt wird. Wichtig ist daher, dass angegeben wird, um welche Art von Waren oder Dienstleistungen es sich handelt. Eine Eingangsrechnung kann mehrere Konten berühren. Die Eingangsrechnung wird in einem Rechnungseingangsjournal erfasst, zusätzlich wird sie auf dem betroffenen Konto verbucht. In der Bilanz werden Eingangsrechnungen als Verbindlichkeiten oder Kreditoren erfasst. Die Mehrwertsteuer, in der Buchhaltung als Vorsteuer bezeichnet, wird auf einem besonderen Konto ausgewiesen, dem Vorsteuerkonto, das ist für den Vorsteuerabzug von Bedeutung.