Rechnungskorrektur

Auch wenn du dir die größte Mühe gibst, ab und zu passieren Fehler. Das ist ganz normal. Auch beim Erstellen von Rechnungen. Hast du eine fehlerhafte Rechnung erstellt, hat der Kunde das Recht auf eine korrigierte Rechnung. Eine Rechnungskorrektur muss geschrieben werden. Doch welche Vorschriften gelten für Rechnungskorrekturen und wann muss ich eine Rechnung überhaupt geändert werden? Und wer darf eine Rechnung überhaupt korrigieren? Wir haben die wichtigsten Dinge für dich zusammengefasst.

eine Rechnungskorrektur vornehmen

Wie korrigiere ich eine fehlerhafte Rechnung richtig?

Hat sich in eine Rechnung ein Fehler eingeschlichen, kann der Kunde eine neue berichtigte Rechnung verlangen. Das ist besonders für Geschäftskunden wichtig. Denn durch fehlerhafte Rechnungen kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. So gelten für Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Und nur wenn diese korrekt sind, kann die Vorsteuer aus der Rechnung steuerlich geltend gemacht werden.

Aber keine Sorge, nicht bei jedem Tipp- oder Rechtschreibfehler müssen Sie eine Rechnungskorrektur schreiben. Ist der Sinn der Rechnung noch eindeutig erkennbar, muss die Rechnung nicht berichtigt werden. Diese kleinen Fehler führen nicht dazu, dass die Vorsteuer in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht verrechnet werden kann.

Was aber, wenn größere Fehler in der Rechnung und Pflichtangaben nicht korrekt sind oder gar vergessen wurden? Zum Beispiel, wenn ein falsches Rechnungsdatum oder die Liefermenge falsch angegeben wurden. In dem Fall musst du die Rechnung korrigieren. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

    1. 1. Die Rechnung wurde noch nicht verbucht

Wurde die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht, musst du keine Rechnungskorrektur schreiben. Du kannst entweder eine komplett neue Rechnung unter der gleichen Rechnungsnummer erstellen. Oder ein Berichtigungsdokument schreiben. Mit diesem Dokument werden die fehlerhaften Angaben korrigiert und an den Kunden geschickt. Dieser muss das Dokument zusammen mit der ursprünglichen Rechnung ablegen.

Damit das Berichtigungsdokument eindeutig und einwandfrei der Originalrechnung zugewiesen werden kann, sollten folgende Angaben nicht fehlen:

      • Verweis auf Rechnungsdatum und Rechnungsnummer der Ursprungsrechnung
      • Berichtigung des Fehlers
      • Name und Adresse des Leistungserbringers

Auch eine handschriftliche Korrektur ist möglich. Dafür vermerkst du einfach beim Kunden auf der Originalrechnung die Änderung und “beglaubigst” diese mit deiner Unterschrift. Mach auch eine Kopie der korrigierten Rechnung, damit du diese mit der Originalrechnung ablegen kannst.

  1. 2. Die Rechnung wurde bereits verbucht

In dem Fall ist es ein bisschen komplizierter, denn die Rechnung kann nicht mehr nachträglich geändert werden. Die Rechnung muss storniert werden. Dafür schreibst du eine Rechnungskorrektur mit negativem Rechnungsbetrag – die alte Rechnung wird ungültig und “neutralisiert”.

Wichtig: Ebenso wie für Rechnungen gelten auch für Rechnungskorrekturen die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Damit die Rechnungskorrektur der Originalrechnung eindeutig zugewiesen werden kann, dürfen folgende Angaben nicht fehlen:

  • Die ursprüngliche Rechnungsnummer und
  • Das Datum der Originalrechnung

Anschließend schreibst du eine neue Rechnung mit einer neuen (!) Rechnungsnummer. Am besten gibst du im Betreff die alte Rechnungsnummer an. So ist die neue Rechnung der Originalrechnung zweifelsfrei zuordenbar.

Und was passiert, wenn die Rechnung schon verbucht wurde, aber der Kunde nur einen Teil der Lieferung behält und den Rest zurückschickt? Dann musst du nicht die gesamte Rechnung stornieren. Du schreibst nur für den zurück gesendeten Teil der Lieferung eine Rechnungskorrektur und sendest diese an den Kunden. Die eigentliche Rechnung wird damit nicht berichtigt. Aber durch die korrigierte Rechnung wird der Rechnungsbetrag und damit auch das Ergebnis angepasst.

Wer darf eine Rechnung korrigieren?

Damit eine Rechnungskorrektur vom Finanzamt akzeptiert wird, muss immer der Leistungserbringer die Rechnung berichtigen. Eine Korrektur durch den Kunden ist nicht zulässig. Selbst wenn der Leistungserbringer zustimmt, dass der Empfänger die Rechnung korrigieren darf, ist das nicht erlaubt. Sämtliche Änderungen dürfen nur vom Rechnungssteller vorgenommen werden.

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Rechnungskorrektur oder Gutschrift – was ist der Unterschied?

Grundsätzlich gibt es zwei Formen von Gutschriften. Zum einen die umsatzsteuerliche Gutschrift. Und zum anderen die kaufmännische Gutschrift.

Die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist eher eine Rechnung. Allerdings wird diese nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt – sozusagen eine umgekehrte Rechnung. Ein Beispiel dafür sind Provisionszahlungen.

Kaufmännische Gutschriften haben hingegen einen anderen Zweck: Sie neutralisieren eine fehlerhafte Rechnung. Die Originalrechnung wird storniert und korrigiert. Dies geschieht häufig bei Rücknahmen von Waren oder wenn der Kunde nur einen Teil der Lieferung behält. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist eine kaufmännische Gutschrift damit keine Gutschrift. Sie ist eine Rechnungskorrektur.

Der wesentliche Unterschied ergibt sich auch aus dem Betrag der Gutschriften. Bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift ist der Betrag positiv – der Empfänger der Gutschrift erhält einen Geldbetrag vom Absender. Während bei einer kaufmännischen Gutschrift ein Negativbetrag angegeben wird – der Absender der Gutschrift „gibt“ dem Empfänger einen Geldbetrag.

Wurden früher für beide Varianten die Bezeichnung “Gutschrift” verwendet, ist das mit dem Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz nicht mehr zulässig. Nur umsatzsteuerliche Gutschriften dürfen als Gutschrift bezeichnet werden.

Umsatzsteuerliche Relevanz der Rechnungskorrektur?
Aber keine Sorge, das ist nur eine Empfehlung. Auch wenn du eine korrigierte Rechnung als Gutschrift betitelst, wird die korrigierte Rechnung nicht automatisch für die Umsatzsteuer relevant – § 14 c UStG findet keine Anwendung. Vorausgesetzt aus der berichtigten Rechnung lässt sich eindeutig erkennen, dass es sich um eine Rechnungskorrektur handelt.

Zum Glück. Denn laut diesem Paragraphen ergibt sich die geschuldete Umsatzsteuer als Mehrbetrag aus dem höheren, gesondert ausgewiesen Steuerbetrag.

Dies gilt, wenn anstatt sieben Prozent 19 Prozent Umsatzsteuer angegeben werden. Aber auch, wenn fälschlicherweise Umsatzsteuer ausgewiesen wird, obwohl der Rechnungssteller dazu nicht berichtigt ist, wird der Steuerbetrag an das Finanzamt geschuldet.

rechnungskorrektur

Welche Bezeichnung für die Rechnungskorrektur?

Da eine korrigierte Rechnung eine kaufmännische Gutschrift darstellt, sollte sie auch solche erkennbar sein. Daher kann die Rechnung folgendermaßen betitelt werden:

  • Korrekturrechnung,
  • Rechnungskorrektur oder
  • Stornorechnung

Mit der klaren Bezeichnung einer berichtigten Rechnung gibt es auch keine Probleme beim Vorsteuerabzug

Die Ist-Versteuerung

Eine Möglichkeit, fehlerhafte Rechnungen nicht korrigieren zu müssen ist die Ist-Versteuerung. Hierbei muss die Umsatzsteuer erst gezahlt werden, wenn die Rechnung vom Kunden beglichen wurde. Und nicht schon, wenn die Lieferung oder Leistung erbracht wurde. Damit wird auch nur die Umsatzsteuer für die tatsächlich gezahlten Rechnungsbeträge fällig – und nicht für die vereinbarten.

Allerdings kann nicht jedes Unternehmen die Ist-Versteuerung nutzen. Diese Regelung gilt nur für

  • Unternehmen, deren Jahresumsatz 600.000 Euro bzw. Gewinn 60.000 Euro nicht überschreitet (nicht buchführungspflichtig)
  • Freiberufler (ohne Umsatzgrenze)

Fazit

Hat sich in einer Rechnung doch einmal ein Fehler eingeschlichen oder hast du Angaben vergessen, ist das kein Grund zur Sorge. Du kannst die Rechnung auf jeden Fall korrigieren. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Wurde die Rechnung noch nicht bezahlt, kannst du eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer schreiben. Oder du erstellst ein Berichtigungsdokument. In diesem berichtigst du die Fehler und verweist auf die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der Originalrechnung. Außerdem gibst du als Rechnungssteller noch deinen Namen und Adresse an.
  2. Wenn die Rechnung schon verbucht wurde, stornierst du diese, indem du eine Rechnungskorrektur mit einem negativen Rechnungsbetrag schreibst. Damit diese dem Ursprungsdokument zweifelsfrei zugeordnet werden kann, gibst du Rechnungsnummer und -datum der Originalrechnung an. Anschließend schreibst du eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und schickst diese an den Kunden. Voilà, damit verliert die Ursprungsrechnung ihre Gültigkeit.