Rechnung ohne Steuernummer? Unsere Tipps für deine korrekte Rechnung!

Wer bislang nur Rechnungen bezahlt, aber noch nie selbst eine geschrieben hat, der wird sich vermutlich einige Fragen stellen. Vor allem die Frage, ob man eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben darf. Und wie denn eine korrekte Rechnung überhaupt aussieht. Welche Pflichtangaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen und wie du eine rechtskonforme Rechnung schreibst, erfährst du in diesem Beitrag.

Das erwartet dich heute:

Kann ich eine Rechnung ohne Steuernummer ausstellen?

Die Antwort auf diese Frage lautet vorerst: NEIN! Die Steuernummer ist in jedem Fall auf einer Rechnung anzugeben. Sie ist Teil der Pflichtangaben, welche auf jeder Rechnung aufgeführt werden müssen. Dies regelt § 14 UStG. Wer hingegen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, also beide Nummern besitzt, der kann die Steuernummer durch die USt.-IdNr. ersetzen.

Pflichtangaben einer Rechnung

Wer falsche oder fehlerhafte Rechnungen ausstellt, der könnte Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, sich von Anfang an, an die gesetzlichen Vorschriften zu halten. Diverse Formangaben sind jedoch immer gleich und wer sich einmal eine korrekte Rechnungsvorlage erstellt hat, der wird auch zukünftig alles richtig machen. Erstelle also direkt deine Rechnungsvorlage anhand folgender Checkliste.

Diese Pflichtangaben gehören in jede Rechnung:

  • Name und Anschrift der Firma
  • Falls vorhanden: Registernummer und Registergericht
  • Vollständiger Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer ODER Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auch beides möglich)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer, individuell für jede Rechnung einzeln zu erstellen
  • Übersichtliche Auflistung der erbrachten Leistung/en
  • Leistungsdatum – Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Rechnungsbetrag bestehend aus Rabatten/Skonto/Gutschrift, zzgl. Steuern und Aufschlägen

Wichtig: Es empfiehlt sich auf jeden Fall, eine Angabe zur Zahlungsfrist zu machen. So kann dort “zahlbar binnen 7 Werktage” stehen, oder aber ähnliche Formulierungen.

Pflichtangaben einer Rechnung
Checkliste für die Pflichtangaben einer Rechnung

 

Hinweis zur Steuer:

Falls du eine Rechnung als Kleinunternehmer stellst, entfällt für dich das Ausweisen der Umsatzsteuer, auch Mehrwertsteuer genannt. Wichtig ist jedoch, dies auf der Rechnung zu vermerken. Es genügt ein kurzer Satz: “Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.” Der Begriff Kleinunternehmerregelung muss nicht zwingend enthalten sein. Mithilfe einer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer hast du diesen Hinweis bereits integriert und musst nur noch die Angaben individuell anpassen.

Rechnung stellen ohne Steuernummer – die Ausnahme!

Ist eine Rechnung ohne Steuernummer gültig? Nein. Die Steuernummer gehört klar zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Allerdings gibt es eine Ausnahme: Die Kleinbetragsrechnung. Dabei handelt es sich um Rechnungen mit einem geringfügigen Betrag bis maximal 250 Euro. Bis zu diesem Betrag müssen Rechnungssteller keine Steuernummer ausweisen. Wer jedoch Umsatzsteuer ausweisen muss oder dies freiwillig tut, der muss diese in den 250 Euro einbeziehen.

Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung

Kleine Beträge können per Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden. Die Steuernummer muss dann nicht enthalten sein und auch sonst sind die umsatzsteuerlichen Vorgaben etwas lockerer. So müssen auf einer solchen Rechnung weit weniger Angaben gemacht werden:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name des Leistungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsbezeichnung
  • Entgelt (Steuerbetrag und Hinweis auf Steuerbefreiung)

Willst du bezüglich aller Pflichtangaben auf Nummer sicher gehen kannst du auch einfach unser kostenloses Kleinbetragsrechnung Muster verwenden.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Wer eine USt.IdNr. hat, der kann die Steuernummer weglassen. Aber wo genau ist der Unterschied zwischen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der Steuernummer? Und wann brauchst du welche Nummer auf deiner Rechnung?

Rechnungen ins EU Ausland

Wer zum Ausweisen der Umsatzsteuer verpflichtet ist und eine Rechnung ins EU Ausland stellen möchte, der muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-ID ist dann nicht möglich. Dies gilt nicht nur für die eigene USt.IdNr., sondern auch für Umsatzsteuer-ID des Rechnungsempfängers. Rechnungen, die ins EU-Ausland gehen, enthalten also zwei Identifikationsnummern. Wer noch keine solche Nummer hat, der muss diese beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Unternehmer können dies entweder postalisch, telefonisch oder per E-Mail erledigen.

Sicherheit garantiert mit USt.IdNr.

Die persönliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer macht sensible Daten unangreifbarer. Anders als das bei der Steuernummer der Fall ist. Sie dient häufig als Art PIN, wenn jemand eine telefonische Auskunft über seine Steuern benötigt. Diese Auskünfte sind dann oft auf den Betrieb, aber auch auf private Informationen, bezogen. Aus diesem Grund geben viele Unternehmer auf ihren Rechnungen lieber die Umsatzsteuer-ID an, anstelle der Steuernummer. Und genau das ist auch völlig in Ordnung.

Wie erhältst du die Steuernummer?

Wer selbstständig tätig ist und ein Gewerbe anmeldet, der wird auch mit dem Finanzamt in Berührung kommen. Spätestens dann, wenn es um die Steuernummer und einen entsprechenden Antrag dazu geht. Wer bereits ein Gewerbe betreibt, der erhält seine persönliche Nummer automatisch per Post. Selbstständige können den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen und diesen dem Finanzamt zukommen lassen. Dieser Vorgang passiert jeodch nicht von heute auf morgen. Das Finanzamt lässt sich in solchen Angelegenheiten auch mal bis zu 8 Wochen Zeit.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung – Formular zum Ausfüllen fürs Finanzamt

Du hast dein Gewerbe angemeldet, aber noch keine Steuernummer?

Es ist empfehlenswert sich schon frühzeitig um seine Angelegenheiten mit dem Finanzamt zu kümmern. Nach der Gewerbeanmeldung kann es nämlich durchaus 4-8 Wochen dauern, ehe die Steuernummer zugeschickt wird. Wer hier zu spät dran war und dennoch Rechnungen ausstellen will, der könnte zunächst bei seinem zuständigen Berater anrufen. Dort könnte dir die Frage gestellt werden, ob die Steuernummer der Nummer auf der Einkommenssteuer entspricht. Tatsächlich bleibt diese oftmals gleich, es sei denn, du wechselst das Finanzamt. Deinen Kunden könntest du einen Hinweis auf den Rechnungen geben, dass du die gültige Steuernummer nachreichst, bzw. eine korrigierte Rechnung ausstellen wirst. Fakt ist also – jeder hat eine Steuernummer, egal ob Kleingewerbe oder Großunternehmer.

Wie erhältst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Beantragung deiner Umsatzsteuer-ID erfolgt über das Bundeszentralamt für Steuern. Die Erstellung der Nummer ist für jeden kostenfrei.

Kannst du auch privat eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?

Wer eine Leistung erbringt und eine Rechnung schreiben will, der braucht dafür eine Steuernummer. Zumindest spätestens dann, wenn der Betrag insgesamt, also inklusive der Steuern, höher als 250 Euro ist. Außerdem bedarf es einer Gewerbeanmeldung und sämtlichen anderen Regelungen, die zur Rechnungsstellung berechtigen. Aber was ist, wenn du als Privatperson eine Rechnung ausstellen möchtest? Darfst du das überhaupt?

Generell dürfen auch Private eine Rechnung ausstellen, auch ganz ohne Steuernummer oder Gewerbe und Finanzamt. Nämlich dann, wenn sich die Leistung auf eine einmalige Sache bezieht und keine freiberufliche Tätigkeit darstellt. Vielleicht hast du für deinen Kumpel eine Website entworfen und möchtest ihm nun deinen Freundschaftspreis in Rechnung stellen. Das Webdesign ist allerdings nur ein Hobby von dir und gehört nicht zu deinem Beruf. In diesem Fall kannst du ganz einfach eine private Rechnung schreiben.

Langfristig, planmäßig und gewinnorientiert!

Eine freiberufliche Tätigkeit muss nur dann beim Finanzamt oder beim Gewerbeamt angemeldet werden, wenn du diese langfristig, planmäßig und gewinnorientiert ausübst. Planst du also, langfristig einen Kundenstamm für deine Webdesign-Leistungen aufzubauen und diese möglichst gewinnbringend zu erstellen, so handelst du gewerblich. Im oben erwähnten Fall handelt es sich aber nicht um eine planmäßige, sondern um eine einmalige Sache. Du verfolgst also kein unternehmerisches Interesse.

Du brauchst deinen kleinen Nebenverdienst also nicht versteuern? Stopp! In deiner Steuererklärung, die du ja auch als Angestellter machst, musst du deinen zusätzlichen Nebenverdienst angeben. Alles andere wäre schlicht Schwarzarbeit und könnte Konsequenzen haben. Doch keine Sorge: Für Privatrechnungen gilt, dass sie erst ab einem jährlichen Gewinn von 730 Euro versteuert werden müssen. Und das auch nur dann, wenn du den Grundfreibetrag von 9.000 Euro im Jahr überschreitest. Dies wäre vielleicht bei einem Angestellten der Fall, bei einem Studenten aber eher nicht.

Warum dann überhaupt eine Rechnung als Privatperson schreiben?

Generell dient es schlicht für dich als sauberen Abschluss deiner Dienstleistung. Du hältst nachweislich ein Dokument in der Hand, welches du jederzeit dem Finanzamt zeigen könntest. Dein privater Auftraggeber kann die Kosten dann übrigens absetzen.

Wie privat eine Rechnung schreiben ohne Steuernummer?

Eine Privatrechnung sieht nicht so viel anders aus, als es bei einer Gewerberechnung der Fall ist. Achte auf folgende Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift der dienstleistenden Privatperson
  • Name und Anschrift des Auftraggebers
  • Ausstellungsdatum
  • Leistungszeitraum
  • Umfang der Leistungen
  • Hinweis auf Privatdienstleistung
  • Hinweis auf Befreiung der Umsatzsteuer
  • Zahlungsfrist
  • Bankverbindung

Wichtig: Privatpersonen sind generell nicht umsatzsteuerpflichtig und müssen diese folglich auch nicht ausweisen. Trotzdem kann der Auftraggeber aber darauf bestehen, dass du Umsatzsteuer ausweist. Dies wird er aus dem Grund tun, da er diese bei sich bei der Vorsteuer abziehen kann. Wende dich in solchen Fällen an das Finanzamt und frage nach, wie du dich verhalten sollst. Wer Umsatzsteuer ausweist, der muss sie im Anschluss an das Finanzamt abführen.

Tipp!

Du könntest den Hinweis auf Privatdienstleistung wie folgt formulieren: “Bei den in dieser Rechnung aufgeführten Leistungen, handelt es sich um eine private Dienstleistung. Aus diesem Grund wird gemäß § 19 UStG. keine Umsatzsteuer ausgewiesen.” Mit einer Rechnungsvorlage für Privatpersonen kannst du dies einfach und schnell erstellen.

Wer also nur einmalig eine Rechnung ausstellen möchte, bzw. in sehr unregelmäßigen Abständen, der braucht keine Steuernummer. Trotzdem ist darauf zu achten, dass die Rechnung regelkonform ausgestellt wird und den Richtlinien entspricht.

Rechnungsprogramm für eine einfache Rechnungsstellung

Wer regelmäßig Rechnungen schreibt, der könnte sich nach einem passenden Rechnungsprogramm umsehen. Denn es bietet eine leichte Bedienbarkeit und macht die Rechnungsstellung in nur wenigen Klicks möglich. Dabei werden dem Unternehmer unterschiedliche Einsatz- und Funktionsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt.

online Rechnungsprogramm
Rechnungen online mit einem Rechnungsprogramm erstellen

Beispielsweise kannst zu die hinterlegten Daten deines Kunden mit einem Klick auf die Rechnung übertragen. Sämtliche Pflichtangaben sind auf den Rechnungen automatisch integriert. Musst du Umsatzsteuer ausweisen, so wird auch sie anhand der geltenden Steuersätze berechnet. So machst du es dir möglichst einfach und hältst dich gleichzeitig an alle rechtlichen Vorlagen. Gleichzeitig kannst du aber auch dein ganz individuelles Rechnungsdesign erstellen.

Tipp!

Die Nutzung eines Rechnungsprogramms lohnt sich vor allem dann, wenn du mehrere Rechnungen pro Monat oder Woche versenden musst. Dann wäre es lästig, für jeden Kunden eine neue Rechnungsvorlage erstellen zu müssen. Die Software übernimmt sogar die Zuteilung der individuellen Rechnungsnummer, sodass für dich das Rechnung schreiben unkompliziert und zeitsparend wird.

Fazit

Rechnung schreiben ohne Steuernummer – das geht! Vorausgesetzt, der Unternehmer kann diese durch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ersetzen. Ansonsten funktioniert dies nur, wenn es sich um einen Kleinbetrag und um eine private Rechnung handelt. In allen anderen Fällen muss der Unternehmer eine der beiden Nummern auf seiner Rechnung ausweisen. Wer ein Gewerbe anmeldet und sich selbstständig machen möchte, der erhält seine Steuernummer vom Finanzamt zugeschickt. Die Umsatzsteuer-ID folgt, sobald das Unternehmen umsatzsteuerpflichtig wird.
Dieses Video fasst nochmal alles Wichtige zusammen:

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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