Kleinunternehmen anmelden

Das Wichtigste in Kürze: Grundlagen zur Anmeldung von Kleinunternehmen

• Wer kann ein Kleinunternehmen anmelden? Grundsätzlich jeder, der selbstständig tätig ist – egal ob haupt- oder nebenberuflich. Dazu zählen Einzelunternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler, sofern sie keine andere Rechtsform wie eine GmbH oder UG gewählt haben.
• Für wen lohnt sich ein Kleinunternehmen? Wenn du mit überschaubarem Umsatz startest, viele Privatkunden hast oder im Nebenerwerb arbeitest, profitierst du von weniger Bürokratie und einfachen steuerlichen Pflichten.
• Wie meldet man ein Kleinunternehmen an? Freiberufler registrieren sich direkt beim Finanzamt. Gewerbetreibende melden ihr Gewerbe beim Gewerbeamt an und füllen zusätzlich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt aus. Dort gibst du an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest.
• Was brauchst du für die Anmeldung? Neben dem ausgefüllten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung benötigst du einen gültigen Ausweis – ggf. weitere Unterlagen wie Genehmigungen oder Qualifikationsnachweise, je nach Tätigkeit.

Ist ein Kleinunternehmen das Gleiche wie ein Kleingewerbe?

Nein, das ist es nicht. Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der nicht im Handelsregister eingetragen werden muss und keine kaufmännische Buchführung benötigt. Ein Kleinunternehmen bezieht sich hingegen nicht auf den Eintrag ins Handelsregister, sondern auf steuerliche Pflichten – hier geht es um Umsatzgrenzen und die Umsatzsteuerpflicht.

Während für die Anmeldung eines Kleingewerbes der Gang zum Gewerbeamt unerlässlich ist, muss das beim Kleinunternehmen nicht zwangsläufig so sein, denn anmelden lässt sich ein Kleinunternehmen zum Beispiel auch als Freiberufler. Diese sogenannten Katalogberufe (wie z. B. Rechtsanwälte oder Ärzte) genießen bestimmte Vorteile. Dazu gehört z. B. auch, dass sie keine Gewerbesteuer zahlen müssen.

Entscheidend sind für ein Kleinunternehmen allein bestimmte Umsatzgrenzen. Du kannst also ein Kleingewerbe führen und gleichzeitig Kleinunternehmer sein, aber nicht jedes Kleingewerbe ist auch automatisch ein Kleinunternehmen im steuerlichen Sinne.

Wer kann ein Kleinunternehmen anmelden?

Grundsätzlich können alle selbstständig Tätigen ein Kleinunternehmen anmelden, wenn sie unterhalb der Umsatzgrenzen bleiben. Die häufigste Form ist das Einzelunternehmen. Dazu zählen

• Gewerbetreibende und
• Freiberufler

sofern sie keine andere Rechtsform wie eine GmbH oder UG gewählt haben.

GmbH oder UG als Kleinunternehmer anmelden – geht das?

Ja, sowohl die GmbH als auch die UG (haftungsbeschränkt) können grundsätzlich die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen – trotz ihres Status als Kapitalgesellschaft. Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern der erwartete Umsatz.

Dabei gilt jedoch: Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG müssen …

• doppelte Buchführung machen
• einen Jahresabschluss erstellen und veröffentlichen
• Körperschaft- und Gewerbesteuer zahlen

Viele Pflichten bleiben also unberührt. Auch als UG oder GmbH fällt nur der Aufwand rund um die Umsatzsteuer weg. Der Vorteil dieser beiden Rechtsformen: Du haftest im Zweifel nicht mit dem Privat-, sondern nur mit dem Firmenvermögen.

Für wen lohnt sich die Anmeldung eines Kleinunternehmens?

Die Anmeldung eines Kleinunternehmens lohnt sich besonders dann, wenn du von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung profitieren möchtest: keine Umsatzsteuer, weniger Bürokratie und eine vereinfachte Buchhaltung. Der Verzicht auf den Vorsteuerabzug kann bei größeren Investitionen ein Nachteil sein – für viele Selbstständige überwiegen aber gerade zu Beginn die Vorteile.

Ein Kleinunternehmen anzumelden, kann sich für dich lohnen, wenn

• du nebenberuflich oder (noch) im kleineren Rahmen selbstständig tätig bist.
• du viele Privatkunden (B2C) hast und dir einen Preisvorteil verschaffen möchtest – da du keine Umsatzsteuer berechnest, kannst du deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten.
• du keine hohen Investitionen planst und der fehlende Vorsteuerabzug für dich kaum ins Gewicht fällt.
• du dir den Start in die Selbstständigkeit möglichst einfach machen möchtest. Die Kleinunternehmerregelung nimmt dir viele steuerliche Pflichten ab: Du musst keine Umsatzsteuer ausweisen und keine Voranmeldungen ans Finanzamt schicken. Das spart dir Zeit, Geld und Nerven.
• du nicht regelmäßig Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland einkaufst oder dorthin verkaufst. Als Kleinunternehmer wirst du beim Einkauf im EU-Ausland meist wie eine Privatperson behandelt und zahlst die ausländische Umsatzsteuer. Gibst du deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an, greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren: Dann musst du die Umsatzsteuer in Deutschland abführen – kannst sie aber nicht als Vorsteuer geltend machen. Das kann die Vorteile der Kleinunternehmerregelung teilweise aufheben. Mehr dazu liest du im Ratgeber zu Auslandsumsätzen für Kleinunternehmer von sevdesk.

Wie melde ich ein Kleinunternehmen an?

Du möchtest die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nutzen und dein Kleinunternehmen offiziell anmelden?  Kein Problem: die folgende Anleitung hilft dir durch die einzelnen Schritte deiner Gründung.

1. Stelle alle wichtigen Unterlagen für die Gründung zusammen

Bevor du dein Kleinunternehmen anmeldest, lohnt sich ein kurzer Check: Hast du alle wichtigen Unterlagen beisammen?

Für die eigentliche Anmeldung deines Kleinunternehmens brauchst du in der Regel:

• deinen Personalausweis oder Reisepass
• den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (auszufüllen über ELSTER)
• ggf. eine Gewerbeanmeldung, falls du gewerblich tätig bist (nicht nötig bei Freiberuflern)
• eventuell Nachweise über Qualifikationen oder Genehmigungen, z. B. bei zulassungspflichtigen Berufen

Tipp: Bereite dich gut vor und fülle alle Formulare möglichst vollständig aus – so vermeidest du Rückfragen vom Finanzamt oder der Gewerbebehörde.

Die Erstellung eines Businessplans ist für die Anmeldung zwar kein Muss – aber am Anfang grundsätzlich sehr hilfreich. Er unterstützt dich dabei, dein Vorhaben klar zu strukturieren: Was bietest du an? Wer ist deine Zielgruppe? Wie viel möchtest du verdienen? Außerdem kann der Plan nützlich sein, wenn du Förderungen beantragen oder Investoren überzeugen willst.

2. Informiere dich, ob du ein Gewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit anmelden musst

Als nächstes solltest du klären, ob du für die Anmeldung deines Kleinunternehmens einen Gewerbeschein benötigst.

• Gewerbetreibende müssen ihr Unternehmen in der Regel beim Gewerbeamt anmelden und erhalten dort einen Gewerbeschein. Das betrifft die meisten klassischen Tätigkeiten wie Handel, Handwerk oder Dienstleistungen, die nicht zu den freien Berufen gehören – zum Beispiel IT-Services, Marketing, Coaching oder handwerkliche Arbeiten.
• Freiberufler hingegen – dazu zählen z. B. Ärzte, Anwälte, Designer, Journalisten oder Heilpraktiker – melden sich direkt beim Finanzamt und benötigen keinen Gewerbeschein.

Ob deine Tätigkeit als freiberuflich gilt, hängt von der Art deiner Arbeit ab. Eine Orientierung bietet der sogenannte Katalog der freien Berufe nach § 18 EStG. Außerdem findest du in unserem Lexikonartikel zum Thema Freiberufler wichtige Informationen zu den freien Berufsgruppen und vielem mehr.

In der Regel gilt: Wenn du dich selbstständig machst und keine freiberufliche oder landwirtschaftliche Tätigkeit ausübst, musst du ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden.

3. Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt (nur bei gewerblicher Tätigkeit)

Wenn du ein Kleinunternehmen gewerblich führen möchtest – also kein Freiberufler bist –, musst du es beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Das ist verpflichtend und Voraussetzung dafür, dass du rechtlich korrekt selbstständig tätig bist. Die Anmeldung kannst du in vielen Städten mittlerweile online erledigen. Alternativ ist auch eine persönliche Vorsprache möglich. Nach der Anmeldung erhältst du deinen Gewerbeschein – ein offizieller Nachweis deiner selbstständigen Tätigkeit. Das Gewerbeamt informiert nach deiner Anmeldung automatisch weitere Stellen – z. B. die Industrie- und Handelskammer (IHK) oder die Handwerkskammer (HWK).

Tipp: Unser Online Gewerbeanmelder führt dich Schritt für Schritt durch die Gewerbeanmeldung für Kleinunternehmer und sagt dir, welche Unterlagen wichtig sind.

4. Kleinunternehmen beim Finanzamt anmelden

Auch wenn eine Gewerbeanmeldung nicht immer erforderlich ist, musst du dein Kleinunternehmen in jedem Fall beim Finanzamt anmelden. Das funktioniert am einfachsten online über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Den kannst du über ELSTER, das Online-Portal der deutschen Finanzämter, ausfüllen. Alternativ kannst du dir den Fragebogen auch als PDF auf der Website des Bundesfinanzministeriums herunterladen, ausdrucken, per Hand ausfüllen und per Post an dein zuständiges Finanzamt schicken. Einige Finanzämter stellen die Formulare zudem auch direkt vor Ort bereit.

Im Fragebogen findest du unter anderem Angaben zur geplanten Tätigkeit, zur Höhe deiner Umsätze und auch zur Frage, ob du die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen willst. Für Einzelunternehmer befindet sich diese Auswahl in der Regel ab Zeile 130.

Nach der Bearbeitung deiner Kleinunternehmer-Anmeldung durch das Finanzamt bekommst du eine eigene Steuernummer zugeteilt.

5. Anmeldung bei IHK, HWK und Berufsgenossenschaft

Gründest du dein Kleinunternehmen als Gewerbe oder Handwerksbetrieb, wirst du automatisch Mitglied bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. bei der Handwerkskammer (HWK). Die Mitgliedschaft ist gesetzlich verpflichtend. Nach deiner Gewerbeanmeldung wird die Kammer automatisch informiert und sendet dir in der Regel einen Erfassungsbogen zu. Darin gibst du weitere Informationen zu deiner Tätigkeit, dem Unternehmenssitz und ggf. zur Anzahl der Beschäftigten an. Diesen Bogen musst du ausfüllen und zurücksenden, erst dann ist die Registrierung vollständig abgeschlossen.

Wenn du ein Gewerbe anmeldest, musst du dein Unternehmen in der Regel zusätzlich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (BG) melden – unabhängig davon, ob du bereits Mitarbeiter beschäftigst oder (noch) alleine arbeitest. Hintergrund: Die BG ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Selbst wenn du keine Angestellten hast, möchte sie prüfen, ob eine Versicherungspflicht besteht – zum Beispiel für dich als Unternehmer. Zuständig ist die Berufsgenossenschaft deiner Branche. Eine Übersicht findest du online auf der Seite der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) – dort kannst du nach Branche oder Tätigkeit suchen und die zuständige BG ermitteln.

6. Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anmelden

Solltest du Mitarbeiter beschäftigten, musst du diese bei der Sozialversicherung anmelden – sprich, bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung. Vorher solltest du jedoch prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung zu deinem Geschäftsmodell passt. Denn mit den aktuellen Umsatzgrenzen von 25.000 bzw. 100.000 Euro im Jahr kann die Finanzierung einer Teilzeit- oder Vollzeitstelle herausfordernd sein – mit einem klaren Plan und passendem Geschäftsmodell aber nicht ausgeschlossen.

7. Geschäftskonto eröffnen und Versicherungen abschließen

Auch wenn es für die Anmeldung deines Kleinunternehmens rechtlich nicht vorgeschrieben ist, ist ein Geschäftskonto in der Praxis sehr empfehlenswert. Es hilft dir, deine geschäftlichen und privaten Finanzen sauber zu trennen – und das erleichtert dir später die Buchhaltung enorm. Du behältst den Überblick über Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen.

Ebenfalls sinnvoll: Überlege dir frühzeitig, welche Versicherungen dich absichern sollen. Sie schützen dich und dein Business vor finanziellen Risiken, auch wenn sie für die Anmeldung deines Kleinunternehmens nicht zwingend erforderlich sind.  

Du kannst dich zwar auch erst nach der Anmeldung um deine Versicherungen kümmern  – je früher du startest, desto besser bist du allerdings vorbereitet. Besonders wichtig sind:

• die Betriebshaftpflichtversicherung. Sie schützt dich bei Personen-, Sach- oder Vermögensschäden, die du Dritten zufügst.
• die Berufsunfähigkeitsversicherung. Sie sichert dein Einkommen ab, wenn du aus gesundheitlichen Gründen dauerhaft nicht mehr arbeiten kannst.
• die Rechtsschutzversicherung hilft dir bei rechtlichen Streitigkeiten, etwa mit Kunden oder Lieferanten.
• die private Krankenversicherung oder freiwillige gesetzliche Versicherung  – je nachdem, wie du dich im Gesundheitsbereich absichern möchtest.
• die Unfallversicherung ist speziell für Gründer relevant, da die gesetzliche Absicherung oft nicht greift.

Wann musst du ein Kleinunternehmen anmelden?

Wenn du selbstständig tätig wirst, musst du dein Kleinunternehmen vor Beginn deiner Tätigkeit beim Finanzamt anmelden. Genauer gesagt: Sobald du eine Gewinnerzielungsabsicht hast – und nicht erst, wenn schon die ersten Einnahmen fließen. Für Gewerbetreibende gilt zusätzlich die Pflicht zur Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt, unabhängig davon, ob du haupt- oder nebenberuflich arbeitest.

Du hast bereits gegründet und nutzt bisher die Regelbesteuerung? Dann kannst du unter bestimmten Voraussetzungen auch nachträglich zur Kleinunternehmerregelung wechseln. Das ist jeweils zu Beginn eines neuen Kalenderjahres möglich, sofern du die Umsatzgrenzen (max. 25.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich max. 100.000 Euro im laufenden Jahr) einhältst. Du solltest den Wechsel rechtzeitig beim Finanzamt beantragen, in der Regel mit Abgabe deiner Umsatzsteuererklärung für das Vorjahr.

Buchhaltung und Rechnungen als Kleinunternehmer vorbereiten

Nach der Anmeldung deines Kleinunternehmens steht dein Business rein formal. Jetzt geht es an’s Geld verdienen. Und dafür musst du Rechnungen schreiben, Eingangsrechnungen sammeln, etc. Kurz gesagt: Du musst dich um deine Buchhaltung kümmern.

Ganz besonders wichtig: Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, musst du darauf achten, dass deine Rechnungen keinen Umsatzsteuersatz enthalten und auf die Regelung gemäß §19 UStG hinweisen. Mehr dazu findest du in unserem Artikel zum Thema Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer.

Mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm erstellst du deine Rechnungen nicht nur mit wenigen Klicks, sondern sorgst auch dafür, dass sie alle Pflichtangaben enthalten. Solltest du nicht nach der Kleinunternehmerregelung arbeiten oder aufgrund höherer Umsätze im nächsten Jahr deiner Selbstständigkeit unter die Regelbesteuerung fallen, kannst du die Einstellungen jederzeit anpassen und deine Umsatzsteuer mit dem integrierten USt-Modul verwalten.

Machst du deine Buchhaltung selbst, spart dir das gerade am Anfang erhebliche Kosten. Mit dem richtigen Programm ist das auch kein Problem.

Das Gleiche gilt für deine Steuern, die nach der Anmeldung deines Kleinunternehmens anfallen. Du kannst einen Steuerberater für Selbstständige beauftragen – oder deine Steuern einfach selbst machen. sevdesk hilft dir dabei, indem du z. B. deine EÜR in wenigen Klicks selbst erstellen, exportieren und über ELSTER an das Finanzamt übermitteln kannst.

Zusammenfassung

Wenn du dich selbstständig machst, kannst du dein Unternehmen als Kleinunternehmen anmelden – vorausgesetzt, du erfüllst die Umsatzgrenzen und möchtest die Vorteile der Kleinunternehmerregelung nutzen, egal ob im Haupt- oder Nebenberuf. Dabei kommt es darauf an, welche Art von Tätigkeit du ausübst:

• Freiberufler melden sich direkt beim Finanzamt an
• Gewerbetreibende müssen zusätzlich beim Gewerbeamt ein Gewerbe anmelden

Nur wer die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragt und die Umsatzgrenzen einhält, gilt steuerlich als Kleinunternehmer und profitiert von der vereinfachten Buchhaltung.

Für die Anmeldung brauchst du: deinen Personalausweis, den Erfassungs-Fragebogen für die Steuer und ggf. zusätzliche Dokumente für die Gewerbeanmeldung. Je nach Tätigkeit wirst du automatisch bei der IHK, HWK oder Berufsgenossenschaft gemeldet bzw. musst dich dort anmelden. Mit diesen Schritten ist dein Kleinunternehmen offiziell registriert – und du kannst mit deiner Selbstständigkeit durchstarten.

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