Kleinunternehmen anmelden

Unterschied Kleingewerbe und Kleinunternehmen

Achtung Begriffsdschungel - ähnliche Begriffe aber unterschiedliche Bedeutungen!

Zunächst ist es wichtig, zu verstehen, dass ein Kleinunternehmen per Definition selbst kein „Kleingewerbe“ ist. Ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der nicht im Handelsregister eingetragen werden muss – und zwar abhängig von Art und Umfang des kaufmännischen Geschäftsbetriebs. Damit verbunden ist die Anmeldung beim Gewerbeamt bzw. der Gewerbeschein. Der Umsatz spielt hierbei keine Rolle. Wie du beim Gewerbeamt ein Kleingewerbe anmeldest erfährst du in dem entsprechenden Beitrag.

Ein Kleinunternehmen hat dagegen erst einmal nichts mit Gewerbeamt, Gewerbeanmeldung oder Kleingewerbe zu tun. Hierbei geht es darum, dass Kleinunternehmer und Kleinunternehmerinnen nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) von der Umsatzsteuerpflicht befreit und somit nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Sie können ihr Unternehmen als Kleingewerbe betreiben oder auch als Freiberufler bzw. Freiberuflerin arbeiten, auch die Rechtsform wie z. B. die eines Einzelunternehmens ändert nichts am Status eines Kleinunternehmens bzw. der Nutzung der Kleinunternehmerregelung. Entscheidend sind für ein Kleinunternehmen allein bestimmte Umsatzgrenzen, die in diesem Abschnitt vorgestellt werden.

Außerdem gibt es noch das sogenannte Kleinstunternehmen, das nach Definition des IFM Bonn weniger als 10 Mitarbeiter hat und pro Jahr weniger als 2 Millionen Euro Umsatz erreicht.

Für wen sich die Anmeldung eines Kleinunternehmens lohnt

Als Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin bist du dank der Kleinunternehmerregelung laut § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Dafür gelten aber bestimmte Umsatzgrenzen.

Dein Gesamtumsatz zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer darf laut Umsatzsteuergesetz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überstiegen haben
• und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen.

Wenn du diese Umsatzgrenzen einhältst, dann darfst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Mehr Infos dazu und einige Rechenbeispiele findest du übrigens in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmer Grenze 2023.

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich vor allem dann, wenn du der Umsatzsteuerpflicht entgehen und dir Verwaltungsaufwand sparen willst. Aber es gibt auch ein paar Dinge, die du bei deiner Entscheidung bedenken solltest. Darum beschäftige dich gut mit den folgenden Vor- und Nachteilen, die das Kleinunternehmertum mit sich bringt.

Vorteile für Kleinunternehmen

Ein Kleinunternehmen genießt durch die Umsatzsteuerbefreiung einige Vorteile:

• Rechnungen können einfach erstellt werden, weil die Umsatzsteuer nicht berechnet werden muss. Sie werden Kleinunternehmer Rechnungen genannt.
  • Wichtig: Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Wie sich diese auf dich als Kleinunternehmer auswirkt, erfährst du in unserem Artikel "E-Rechnung für Kleinunternehmer".
• Es ist keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt nötig.
• Du kannst aufgrund der fehlenden Umsatzsteuer deine Produkte oder Dienstleistungen für Verbraucher und Verbraucherinnen bzw. Privatkunden und -kundinnen günstiger anbieten, was ein Wettbewerbsvorteil sein kann.
• Schlussendlich hast du als Kleinunternehmer bzw. Kleinunternehmerin weniger Aufwand und bist mit im Geschäftsbetrieb weniger Bürokratie

Nachteile für Kleinunternehmen

Es gibt aber auch einige Nachteile, die du bei der Entscheidung für oder gegen ein Kleinunternehmen auf dem Schirm haben solltest:

• Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du auch keine Vorsteuer abziehen und diese nicht vom Finanzamt zurückholen. Wenn du bei der Gründung hohe Kosten hast oder viele Anschaffungen tätigen musst, kann das nachteilig sein.
• Es kann passieren, dass dein Umsatz entgegen deiner Erwartung die Kleinunternehmer Umsatzgrenzen überschreitet. Dann will das Finanzamt eine Umsatzsteuernachzahlung von dir, was unter Umständen teuer werden kann. 
• Sobald du die Umsatzgrenzen überschreitest, musst du eine Umstellung vornehmem, deine Rechnungen und ggf. auch deine Preise neu gestalten und deine Stammkunden darüber informieren. Bleiben deine Preise gleich, dann verdienst du unter dem Strich deutlich weniger, weil von deinem bisherigen Stundensatz oder deinem Produktpreis die Mehrwertsteuer abgezogen werden muss.

Entscheidung für ein Kleinunternehmen - dann ist sie sinnvoll

Unabhängig davon, wie du die oben genannte Vor- und Nachteile jeweils einschätzt, die Umsatzgrenzen von 22.000 und 50.000 Euro sind natürlich in jedem Fall die Grundvoraussetzung, um ein Kleinunternehmen betreiben zu können.

Sinnvoll ist die Anmeldung eines Kleinunternehmen besonders dann, wenn du viele Privatkunden hast, aber keine größeren Anschaffungen vornehmen musst.

Aber, wieso?

• Zum einen kannst du so deine Leistungen oder Produkte günstiger anbieten. 
• Zum anderen kannst du es verschmerzen, keine Vorsteuer abziehen zu können, wenn du nur geringe Betriebsausgaben hast.

Checkliste Kleinunternehmen anmelden

Du willst wissen, was du alles brauchst, um ein Kleinunternehmen anzumelden? Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung beziehungsweise Checkliste gibt dir eine gute Hilfestellung: 

• Unternehmensgründung: Bevor du mit der Anmeldung deines Kleinunternehmens startest, stelle sicher, dass du alles Notwendige für die Gründung erledigt hast. Hierzu gehören das Zusammenstellen deines Gründerteams, die Erstellung deines Businessplans, die Ausarbeitung deines Gesellschaftsvertrags und andere relevante Unterlagen. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Unternehmen gründen inklusive einer übersichtlichen Infografik.‍
• Gewerbeanmeldung: Sofern du kein Freiberufler bist, musst du ein Gewerbe anmelden. Hierfür benötigst du verschiedene Unterlagen wie deinen Personalausweis und, je nach Art deines Gewerbes, weitere Dokumente. Mehr dazu findest du in unserem Beitrag zur Gewerbeanmeldung oder du nutzt direkt unseren kostenfreien online Gewerbeanmelder.‍
• Prüfung der Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung: Als Kleinunternehmer darfst du im ersten Jahr nicht mehr als 22.000 Euro und im folgenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz machen. Prüfe, ob du diese Voraussetzungen erfüllst.‍
• Anmeldung beim Finanzamt: Nach der Gründung deines Unternehmens musst du dieses beim Finanzamt anmelden. Dafür füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus.‍
• Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung: Du kannst diesen Fragebogen online über das Elster-Portal ausfüllen. Achte dabei auf die Angabe deines geplanten Umsatzes, denn wenn dieser die Umsatzgrenzen überschreitet, bist du nicht mehr als Kleinunternehmer eingestuft. Nutze jetzt die Ausfüllhilfe für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.‍
• Mitgliedschaft in der IHK und/oder Handwerkskammer: Abhängig von deinem Gewerbe, musst du Mitglied in der Industrie- und Handelskammer (IHK) und/oder der Handwerkskammer werden.‍
• Versicherungen: Es gibt verschiedene Versicherungen, die für dich als Unternehmer relevant sein können. Dazu gehören unter anderem die Betriebshaftpflichtversicherung, die Berufsunfähigkeitsversicherung und die Rechtsschutzversicherung. ‍
• Mitarbeiter anmelden: Falls du Mitarbeiter beschäftigst, musst du diese bei der Sozialversicherung anmelden. Dafür musst du sie bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung und der Arbeitslosenversicherung anmelden.‍
• Geschäftskonto eröffnen: Ein Geschäftskonto hilft dir, deine geschäftlichen und privaten Finanzen getrennt zu halten. Dies erleichtert die Buchhaltung und gibt dir einen besseren Überblick über deine Geschäftsausgaben. Nutze zur Entscheidung für einen Anbieter beispielsweise diesen Geschäftskonten Vergleich oder andere, die du online findest.‍
• Steuerberater und Buchhaltung: Ein Steuerberater kann dir dabei helfen, alle steuerlichen Aspekte deines Unternehmens zu managen - alles dazu findest du in unserem Ratgeber zum Thema Steuerberater für Selbstständige.‍
• Digitalisierung: Die Welt und auch das Business wird zukünftig immer digitaler. Mit den richtigen online Tools für Selbstständige kannst du viele Prozesse automatisieren und damit Zeit und Geld sparen. Auch direkt von Beginn an auf eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk zu setzen macht Sinn, somit machst du von Anfang an deine Buchhaltung rechtlich korrekt und hast deine Finanzen im Blick. Vor allem ist das auch zu Beginn deines Business günstiger als einen Buchhalter einzustellen oder deine Buchhaltung outzusourcen. Tipp: Fang früh genug damit an, Software zu nutzen, die mit dir wächst. Bei Anbietern wie HubSpot findest du z. B. eine Marketing-Software, die du kostenlos nutzen und jederzeit erweitern kannst.

Denk daran, dass jeder Schritt seine eigenen spezifischen Anforderungen hat und je nach Bundesland und Art deines Geschäfts variieren kann. Daher ist es immer eine gute Idee, professionelle Beratung zu suchen, um sicherzustellen, dass du alle notwendigen Schritte korrekt durchführst.

Du möchtest mehr zum Thema Unternehmensgründung erfahren? Sieh dir auf YouTube die sevdesk Video Reihe dazu an und erhalte wertvolle Tipps:

Zur Kleinunternehmerregelung wechseln

Wenn du zur Kleinunternehmer-Regelung wechseln möchtest, ist das gar nicht so kompliziert. Du musst einfach dein Finanzamt formlos darüber informieren. Es gibt keine speziellen Regeln, wie du das machen musst. Solange du die rechtlichen Bedingungen, also die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer erfüllst, sollte das Finanzamt in der Regel nichts dagegen haben, dass du deine Art der Besteuerung änderst.

Interessanterweise kannst du den Wechsel zur Kleinunternehmer-Regelung sogar noch rückwirkend bekannt geben. Das geht bis zur Abgabe deiner Umsatzsteuererklärung für das nächste Jahr. Aber pass auf: In der Zwischenzeit darfst du keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt haben und musst natürlich immer noch alle Bedingungen erfüllen!

Nachträglich Kleinunternehmen anmelden

Du hast die Anmeldung deines Kleinunternehmens versäumt und generierst vielleicht sogar schon Umsätze? Das kann große Konsequenzen mit sich bringen, denn im Allgemeinen gelten die folgende Fristen:

• Eine freiberuflichen Tätigkeit muss spätestens 4 Wochen nach der Aufnahme der Arbeit beim Finanzamt registriert sein.
• Die Anmeldung eines Kleingewerbes jedoch muss spätestens zum Tag der Aufnahme der Arbeit erfolgt sein. 

Diese Fristen solltest du auf keinen Fall verpassen, denn nach deren Verstreichung können betrachtliche Bußgelder auf dich zukommen. Wenn du jedoch tatsächlich versäumt haben solltest dein Kleinunternehmertum anzumelden (egal ob als Freiberufler oder Gewerbetreibender), solltest du dich umgehend mit dem zuständigen Amt (Gewerbe oder Finanzamt) in Verbindung setzen.‍

‍Häufig gestellte Fragen zum Thema