Teilrechnung

Als Unternehmer bist du natürlich auch darauf bedacht, dass für den Verkauf deiner Produkte oder die Erbringung deiner Dienstleistungen auch schnellstmöglich eine Rechnung erstellt werden kann. Es soll ja schließlich ausreichend Geld in die Kasse kommen. Doch nicht immer kannst du eine Rechnung zeitnah erstellen, beispielsweise bei längeren Projekten. In diesem Fall hast du aber die Option, deinem Kunden eine Teilrechnung zu stellen.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine Teilrechnung?

Teilrechnung ist ein Begriff, der umgangssprachlich verwendet wird. Korrekterweise spricht man hier vielmehr von einer Teilschlussrechnung. Die Teilrechnung ist eine ordnungsgemäß durchgeführte Rechnungsstellung von einer oder mehrerer Leistungen. Wichtig für die Teilrechnung ist, dass du diese Leistungen bereits erbracht hast. Für deine Bilanzbuchhaltung ist die Teilrechnung nichts anderes als eine vollständige Schlussrechnung. Das bedeutet, dass du auch bei einer Teilrechnung gewisse Gewährleistungspflichten einhalten musst.

Teilrechnung-vorlage-sevDesk
Teilrechnung Muster von sevDesk

Tipp!

Da eine Teilrechnung nichts anderes als ein Teil einer normalen Rechnung ist, kannst du einfach eine normale Rechnungsvorlage verwenden und den Betreff auf Teilrechnung ändern.

Wann lohnt sich für dich eine Teilrechnung?

Mit einer Teilrechnung bzw. Teilschlussrechnung bringst du immer einen abgeschlossenen Teil einer recht umfangreichen Leistung oder einer umfangreichen Lieferung zur Abrechnung. Es ist also durchaus lohnenswert, damit du gerade bei größeren Zahlungen nicht so lange auf dein Geld warten musst.

  • Teilrechnung lohnt sich bei längeren oder größeren Leistungen, die du über einen längeren Zeitraum erbringst
  • eine Teilschlussrechnung lohnt sich für dich, wenn du größeren Warenlieferungen hast, die in bestimmten Teilabständen erfolgen

Du musst natürlich darauf achten, dass später bei der Abschlussrechnung die Teilrechnungen keine Berücksichtigung mehr finden. Wichtig für dich ist auch, dass du eine Teilrechnung immer im Vorfeld mit dem Kunden vereinbarst.

Tipp!

Rechnungslegung kann sehr kompliziert sein, vor allem, wenn du die Rechnungen noch analog per Hand schreibst und ablegst. Durch die Verwendung einer Buchhaltungssoftware behältst du stets den Durchblick.

Der Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung

Eine Teilrechnung darfst du nicht mit einer Abschlagsrechnung verwechseln. Eine Teilrechnung erfolgt immer nur dann, wenn du bereits erbrachte Leistungen abrechnen möchtest. Diese Teilrechnung kannst du für einen einzelnen Posten, aber auch für mehrere einzelne Posten stellen. Die Teilrechnung hat dabei dieselben Konsequenzen, wie du es von der Schlussrechnung kennst. Dabei gilt es für dich, vor allem die Gewährleistungspflichten zu beachten.

Den Unterschied dazu bildet die Abschlagsrechnung. Diese findest du sehr oft im Baugewerbe vor. Bei der Abschlagsrechnung wird immer ein bestimmter prozentualer Anteil der gesamten Summe in Rechnung gestellt. Das bedeutet, dass die Abschlagsrechnung vor der Erbringung der Leistung erfolgt. Dies hat aber auch die Folge, dass die Frist für eine mögliche Geltendmachung von Gewährleistungspflichten noch nicht läuft. Die Frist beginnt erst dann zu laufen, wenn eine Abnahme der erbrachten Leistungen erfolgt ist. Als Hilfestellung kannst du auch ein Abschlagsrechnung Muster verwenden.

Wie musst du die Teilrechnung steuerlich betrachten?

Wie sich die Bedeutung der Teilrechnung von der Abschlagsrechnung unterscheidet, so musst du auch die unterschiedlichen steuerlichen Unterschiede beachten und entsprechend eine Teilrechnung buchen. Im Grundsatz gilt für dich, dass du immer zur Abfuhr der Umsatzsteuer verpflichtet bist. Dies gilt nach dem Ablauf des Zeitraums der Anmeldung, in dem du auch deine Leistung erbracht hast. Die Regelung gilt sowohl für die Teilrechnung, als auch deine Schlussrechnung. Erstellst du hingegen eine Abschlagsrechnung, dann ist die Umsatzsteuer bereits für den Voranmeldungszeitraum fällig, wenn du den Rechnungsbetrag eingenommen hast und nicht erst nach erbrachter Leistung.

Schlussrechnung nach Teilrechnungen erstellen

Nehmen wir an, du stellst für deine Leistungserbringung mehrere Teilrechnungen aus. Alles ist mit dem Kunden vereinbart und dieser hat auch pünktlich bezahlt. Abhängig vom Leistungsstand wird immer die Rechnungssumme kumuliert von dir ausgewiesen. Von der kumulierten Summe werden von dir alle Teilrechnungen, die bereits bezahlt sind, subtrahiert. Das bedeutet, dass du auf jeder deiner Teilrechnungen die Umsatzsteuer und auch den genauen Leistungsstand ausweist. Doch was tust du nun, wenn beispielsweise nach der vierten Teilrechnung keine weitere Leistung mehr erfolgt? Dann musst du wie folgt vorgehen.

  • Du brauchst ein Schriftstück, welches eine Berichtigung der letzten Abschlagsrechnung darstellt und von dir mit Schlussrechnung versehen wird.
  • Alternativ kannst du eine separate Schlussrechnung erstellen, in der du alle Teilrechnungen benennst. Zudem musst die alle gezahlte Beiträge addieren und als Endbetrag 0,- Euro ausweisen.

Dies hat seinen rechtlichen Grund. Eine Teilrechnung gilt immer als Schätzung. Du kannst diese Schätzung aber nur dann beseitigen, wenn du entweder eine Schlussrechnung über den Differenzbetrag oder aber wie in unserem Beispiel die Schlussrechnung mit 0,- Euro ausweist.

Fazit

Eine Teilrechnung darfst du unter keinen Umständen mit einer Abschlagsrechnung verwechseln. Beide sind sehr unterschiedlich, auch vom steuerlichen Aspekt. Eine Teilrechnung zu erstellen ist für dich vor allem dann sinnvoll, wenn du eine Leistungserbringung über einen längeren Zeitraum vornimmst. Diese Teilrechnungen musst du dann nach vollständiger Leistungserbringung bei deiner Schlussrechnung berücksichtigen.