Kreditorenbuchhaltung

Der Begriff Kreditorenbuchhaltung stammt aus der Finanzbuchhaltung und bezeichnet jenen Teilbereich der Buchhaltung, der sich mit der Verrechnung von Leistungen durch Kreditoren – also Lieferanten oder Dienstleistern, die für ein Unternehmen tätig werden – befasst. Der Kreditorenbuchhaltung steht die Debitorenbuchhaltung gegenüber, die die Leistungen eines Unternehmens für seine Kunden oder andere Unternehmen erfasst und bearbeitet.

Inhalt

Was ist die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist unternehmensintern eng mit dem Einkauf verbunden; sie verfügt über den notwendigen Überblick bezüglich externer Lieferanten und Dienstleister, deren Leistungsspektrum und Modalitäten der Auftragsabwicklung. Neben den eigentlichen Buchhaltungsaufgaben ist die Kreditorenbuchhaltung noch mit weiteren Aspekten befasst, die in Zusammenhang mit der Verwaltung von Kreditoren und Eingangsrechnungen stehen. Etwa der Bearbeitung der Eingangspost, dem Abgleich von Angeboten, der Führung des WE/RE-Verrechnungskontos, dem Mahnwesen und der Erfassung von Reisekostenabrechnungen.

Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Zu den wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung zählt die Bearbeitung von Rechnungen, die Kreditoren dem Unternehmen ausstellen: die sogenannten kreditorischen Rechnungen oder Eingangsrechnungen. Kernaufgaben sind weiter:

  • Kreditorenstammsatzpflege,
  • kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung,
  • Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnung,
  • Verwaltung offener Posten,
  • Zahlungsveranlassung sowie
  • Archivierung von Eingangsrechnungen.
Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung

Teilbereiche der Kreditorenbuchhaltung: Was versteht man unter den folgenden Begriffen?

Kreditorenstammsatzpflege:

Die Kreditorenstammsatzpflege umfasst die Erfassung und Pflege der Daten jener Kreditoren, zu denen ein Unternehmen regelmäßige und dauerhafte Geschäftsverbindungen unterhält. Gewöhnlich handelt es sich dabei um eine in einem ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) eingebundene Datenbank. Neben den Stammdaten wie Name, Adresse, Tätigkeitsfeld und Gesellschaftsform erfasst das System auch Kontaktdaten, Bankverbindung(en) und eventuelle weitere nützliche Informationen zum Geschäftspartner. Das System weist jedem Kreditor  eine eigene Identifikationsnummer zu (Kreditorennummer). Mithilfe der Kreditorendatenbank lassen sich zum Beispiel gewährte Rabatte erfassen und offene Eingangsrechnungen begleichen. Sie erleichtert und beschleunigt somit die Geschäftsbeziehungen zwischen zwei Unternehmen.

Kreditorische Rechnungsprüfung und Kontierung:

Diese beiden Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung beinhalten die Erfassung und rechnerische Überprüfung der Angaben in der Eingangsrechnung, den Vergleich mit den Daten der Bestellung, die Freigabe der Zahlung und die Buchung des entsprechenden Zahlungsausganges. Dabei wird je nach Art der erbrachten Leitung oder Lieferung überprüft, ob Liefermengen, Arbeitsstunden etc. korrekt abgerechnet wurden, ob gelieferte Ware unbeschädigt ist und qualitativ wie quantitativ der Bestellung entspricht, und ob Wareneingangsbuchungen korrekt quittiert wurden. Diesen Vorgang bezeichnet man auch als „sachliche Rechnungsprüfung”. Neben der sachlichen Prüfung müssen die Mitarbeiter/innen der Kreditorenbuchhaltung aber auch noch eine „formelle Rechnungsprüfung” durchführen. Dabei kontrollieren sie die eingehenden Rechnungen auf eventuelle Formalfehler wie fehlende Pflichtangaben.

Die Überprüfung von notwendigen Zahlungsfreigaben erfolgt bei allen Transaktionen, für die dies erforderlich ist. Da hier von Unternehmen zu Unternehmen beträchtliche Unterschiede bestehen können, erfolgt die Überprüfung von Zahlungsfreigaben meist automatisiert.

Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnung:

Der erste Schritt in der Bearbeitung der Eingangsrechnungen ist ihre Erfassung. Diese erfolgt in drei Schritten:

  • eingehende Rechnungen der Identifikationsnummer des jeweiligen Kreditors zuordnen
  • den Rechnungsbetrag getrennt von der Mehrwertsteuer bearbeiten
  • die Rechnung einem Geschäftsvorgang zuordnen.

Zur Erfassung der kreditorischen Eingangsrechnung kommen in den meisten Unternehmen wieder ERP-Systeme zum Einsatz. So lassen sich offenen Forderungen unkompliziert im zugeordneten Kreditorenkonto als Verbindlichkeit darstellen. Im Buchungssatz ist dieser Vorgang dann als Gesamtsumme für den Kreditor auf der Haben-Seite erfasst, während auf der Soll-Seite die Rechnungssumme in die entsprechenden Anteile aus Rechnungsbetrag und Mehrwertsteuer aufgeschlüsselt dargestellt wird.

Verwaltung offener Posten:

Dabei erfolgt zunächst eine Sortierung nach Fälligkeit. Anschließend führen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung eine systematische Prüfung der bestehenden Zahlungsverpflichtungen durch. Kontrolliert wird dabei vor allem, ob Kreditorenposten doppelt erfasst wurden und ob Altposten zu bearbeiten sind. Da die gleichzeitige Fälligkeit von mehreren und/oder sehr hohen Verbindlichkeiten unter Umständen zu Liquiditätsproblemen führen kann, kommt diesem Teilbereich der Kreditorenbuchhaltung eine wesentliche Rolle bei der kurzfristigen Liquiditätsplanung zu. Über ihn lassen sich Zahlungen befristet sperren und wieder entsperren, Fälligkeiten anpassen oder Stundungen und Ratenzahlungen vereinbaren. Die Verwaltung der offenen Posten ist also auch ein wichtiges innerbetriebliches Steuerungstool für die Finanzplanung.

Zahlungsveranlassung:

Sobald überprüfte Forderungen von Kreditoren fällig werden und alle anderen Zahlungsvoraussetzungen erfüllt sind, ist die Kreditorenbuchhaltung berechtigt, diese zu erfüllen. Das geschieht nach Freigabe meist durch eine automatische Buchungssoftware per Online-Banking. In manchen Fällen ist zu Kontrollzwecken vor der Überweisung auch eine Überprüfung durch einen zweiten Mitarbeiter vorgesehen. Für regelmäßige Zahlungen kannst du Daueraufträge oder ähnliche automatisierte bargeldlose Überweisungsaufträge einrichten. Die Einrichtung, Verwaltung und laufende Pflege dieser Aufträge fällt ebenfalls in die Verantwortlichkeit der Kreditorenbuchhaltung.

Archivierung von Eingangsrechnungen:

Eingangsrechnungen, die Unternehmen erhalten, dürfen nach Buchung der Zahlung nicht einfach vernichtet werden. Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung für einen Zeitraum von zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Achtung!

Nicht nur Eingangsrechnungen unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen. Darunter zählen unter anderem Rechnungen, Belege aber auch E-Mails.

Es obliegt somit der Kreditorenbuchhaltung, diese Rechnungen zu sammeln und systematisch zu archivieren. Im Normalfall kann diese Aufgabe wieder eine entsprechende Funktion eines ERP-Systems erledigen. Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung sind somit hauptsächlich für die korrekte Erfassung der jeweiligen Rechnungsdaten zuständig. Auch hier gilt: Der Zugriff auf die archivierten Rechnungsdaten muss zehn Jahre lang gesichert sein. Im Falle eines Systemwechsels muss für eine vollständige und identische Migration der bereits vorhandenen Daten gesorgt werden, und sie müssen jederzeit für eine Einsichtnahme durch die Finanzbehörden in lesbarer Form abrufbar sein.

Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung: Die Reisekostenabrechnung

Zu den Tätigkeiten, die in der Kreditorenbuchhaltung häufig anfallen, zählt beispielsweise die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiter eines Unternehmens für ihre Ausgaben auf Dienstreisen vorlegen. Diese Abrechnungen sind einerseits an bestimmte gesetzliche – vor allem steuerrechtliche – Vorgaben gebunden, andererseits können unternehmensinterne Regelungen auch zusätzliche, für den oder die Mitarbeiter günstigere Vereinbarungen enthalten, die die Kreditorenbuchhaltung natürlich beachten muss. Hier ist es Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung, die einzelnen Posten zu prüfen, falls notwendig Belege nachzufordern, das Ausstellen eines Ersatzbeleges zu verlangen oder auch nicht erstattungsfähige Ausgaben zurückzuweisen. Die korrekt erfasste und mit allen Belegen versehene Reisekostenabrechnung wird schließlich noch überprüft, danach erfolgt die Zahlungsanweisung.

Lohnt sich eine eigene Kreditorenbuchhaltung?

Ob du als Unternehmer eine eigene Kreditorenbuchhaltung unterhalten solltest oder eine allgemeine, für alle anfallenden buchhalterischen Aufgaben zuständige Finanzbuchhaltung für dein Unternehmen ausreicht, hängt ganz wesentlich von deinem unternehmerischen und steuerlichen Status ab. Generell lässt sich sagen: Je größer das Unternehmen und je höher die Wachstumsrate, desto sinnvoller ist die Teilung der Finanzbuchhaltung.

Das gilt vor allem dann, wenn dein Unternehmen nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, du also zur doppelten Buchführung und zur Erstellung einer Bilanz verpflichtet bist. Eine Verpflichtung zu dieser Trennung besteht zwar auch in diesem Fall nicht, jedoch ist der Aufwand einer doppelten Buchführung, die die Grundlage der Bilanz bildet, schon an sich erheblich höher als bei der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) der Kleinunternehmerregelung. Ein besserer Überblick über finanzielle Verpflichtungen und Einnahmen ist daher von großem Vorteil und erleichtert das Erstellen der Bilanz.

Für Kleinunternehmer stellt sich die Frage nach der Trennung in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vor allem am Anfang ihrer Tätigkeit wohl nicht. Sobald absehbar wird, dass dein Unternehmen im Folgejahr bilanzierungspflichtig wird, solltest du die Umstellung auf eine nach Debitoren und Kreditoren getrennte Finanzbuchhaltung aber jedenfalls erwägen. Selbst wenn du vor hast, die Bilanz selbst zu erstellen, musst du rechtzeitig eine Überleitungsrechnung von der EÜR zur Bilanz erstellen – das fällt mit einem guten Überblick über die einzelnen Faktoren in der Finanzbuchhaltung auch professionellen Steuerberatern auf jeden Fall leichter.

Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Das ist der Unterschied

Die Unterscheidung zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ist denkbar einfach: All jene Aufgaben, die im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung für die Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen der Kreditoren entstehen, existieren mehr oder weniger spiegelbildlich für die Debitorenseite. Hier werden folglich nicht Kreditorenstammdaten verwaltet, sondern jene der Debitoren – also der Kunden und Kundinnen des Unternehmens; nicht Eingangsrechnungen werden erfasst, sondern Forderungen des Unternehmens, die durch Käufe auf Rechnung entstanden sind, und bezahlte Rechnungen werden archiviert.

Ein ganz wesentlicher Unterschied zur Kreditorenbuchhaltung ist aber das Mahnwesen: Da hohe offene Forderungen an externe Dienstleister oder Lieferanten die Liquidität eines Unternehmens beeinträchtigen können, nimmt die Debitorenbuchhaltung nicht nur eine wichtige Rolle bei der Beurteilung der Kreditwürdigkeit der Debitoren ein, sie ist auch für das Eintreiben offener Forderungen verantwortlich. Sie veranlasst also bei Zahlungsverzögerung Mahnschreiben, vereinbart gegebenenfalls Ratenzahlungen und kann bei Erfolglosigkeit dieser Maßnahmen – die entsprechenden Fachkenntnisse vorausgesetzt – anstelle eines Rechtsanwaltes auch eigenständig gerichtliche Mahnbescheide beantragen.