Rechnung per E-Mail – Mit dieser Checkliste ist die elektronische Rechnung gültig!

Immer mehr Unternehmer versenden ihre Rechnung per E-Mail. Sicher, es gibt noch immer viele Kunden, die eine Rechnung nur dann akzeptieren, wenn es sich um eine Papierrechnung handelt. Aber es besteht kein Zweifel, dass die elektronische Rechnung, zu denen auch die Rechnung per E-Mail gehört, ganz klar auf dem Vormarsch sind und immer mehr an Bedeutung gewinnen. Überdies ist die elektronische Rechnung rechtlich genauso gültig, wie dies bei der Papierrechnung der Fall ist. Da spielt es auch keine Rolle, ob die Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen ist oder nicht.

Das erwartet dich heute:

Definition – was ist eine Rechnung per E-Mail?

Was genau musst du dir eigentlich unter einer Rechnung per E-Mail vorstellen? Die Definition besagt, dass es sich hier um eine Art von einer elektronischen Rechnung handelt. Der Rechnungsempfänger bekommt diese Rechnung nicht mit der Post, sondern ganz einfach und schnell per E-Mail übermittelt. In der Regel wird diese Rechnung als PDF-Datei oder als Bild-Datei an die Mail angehangen. Sie kann aber auch als Link zum Download in die Mail selbst eingebaut werden. Eine Rechnung per E-Mail muss die gleichen Pflichtangaben einer Rechnung enthalten, wie du sie von der Rechnung in Papierform kennst.

Gut zu wissen:

Für dich als Unternehmer ist es außerdem sehr wichtig, dass du auf die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einer Rechnung per E-Mail achten. Festgehalten ist dies ganz genau in § 14 UStG. Genau aus diesen Gründen gibt es als Antwort auch ein klares Ja, wenn du dir die Frage stellst "muss ich Rechnungen per E-Mail akzeptieren".

Rechnung per E-Mail besitzt rechtlich Gültigkeit

Für einen Unternehmer wird das papierlose Büro immer wichtiger und interessanter. Auf dem Weg dorthin heißt das aber auch, dass du dich von Dingen wie Papierrechnungen trennen musst. Es gibt zwar immer noch Kunden, die Wert auf eine Papierrechnung legen und nur diese akzeptieren. Das bedeutet aber nicht, dass du deshalb unbedingt an der Papierrechnung festhalten musst. Doch wie sieht es eigentlich bei einer Rechnung per E-Mail mit der Rechtslage aus? Wir wollen uns einmal mit folgenden Fragen befassen:

  • Ist eine Rechnung per E-Mail gültig?
  • Sind Rechnungen per E-Mail rechtswirksam?
  • Wie sieht es mit der DSGVO aus?

Die wichtigste Antwort ist die, dass eine Rechnung per E-Mail rechtlich wirksam und gültig ist. Wichtig ist für dich nur, dass sie die gleichen Anforderungen erfüllt, wie dies bei der Papierrechnung der Fall ist. Das bedeutet, dass beispielsweise alle Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind. Auch das Thema DSGVO und Datenschutz ist weniger schlimm, als du vielleicht befürchtest. Folgende Punkte spielen hier eine wichtige Rolle:

  • Für gewöhnlich stehen in einer Rechnung von deinem Unternehmen an ein anderes Unternehmen keine personenbezogenen Daten.
  • Beim Rechnungsversand an einen Endkunden musst du dafür Sorge tragen, dass ein mögliches Risiko zur Kenntnisnahme oder gar Missbrauch der in der Rechnung enthaltenen Daten möglichst durch technische Maßnahmen minimiert wird.

Vor allem diese Risikominimierung wird durch mittlerweile zahlreiche E-Mail-Provider geleistet, denn sie stellen eine Transportverschlüsselung für die E-Mails zur Verfügung.

Vorteile der Rechnung per E-Mail

Eine Rechnung per E-Mail hat Vorteile, welche du nicht von der Hand weisen kannst. Dazu gehören:

  • Kosteneinsparung durch Wegfall von Material wie Papier, Portokosten, Kosten für Drucker und Ordner für die Aufbewahrung
  • Kostenersparnis durch Minimierung von Arbeitszeiten für das Konfektionieren der Rechnungen und den Weg zur Post
  • Kosteneinsparung durch weniger Platzbedarf, da digitale Rechnungen keinen Lagerraum für die Aufbewahrung benötigen
  • Zeitersparnis durch einfachere und schnellere Übermittlung von wichtigen Informationen bezüglich der Rechnung

Checkliste für die Rechnung per E-Mail – 5 wichtige Anforderungen

Das mag für dich bisher alles ziemlich einfach und problemlos klingen. Dennoch gibt es bei der Rechnung per E-Mail einiges zu beachten und auch beim Thema Datenschutz musst du bestimmte Anforderungen erfüllen. Auf alles, was es zu beachten gibt, gehen wir nachfolgend für dich genauer ein.

Rechnung per E-Mail Checkliste
Checkliste zum Prüfen der wichtigsten Anforderungen einer Rechnung per E-Mail

Pflichtangaben der Rechnung per E-Mail

Im Jahre 2011 wurde das Steuervereinfachungsgesetz auf den Weg gebracht. Seit diesem Zeitpunkt darfst du eine Rechnung per E-Mail ohne digitale Signatur und ohne EDI-Verfahren an deine Kunden versenden. Für sie gilt das gleiche Recht wie für die Papierrechnung. Das bedeutet aber auch, dass eine Rechnung per E-Mail die entsprechenden Pflichtangaben enthalten muss. Dies ist die erste Grundlage auf die Frage, ob du Rechnungen per E-Mail akzeptieren musst. Wenn du nicht mehr genau wissen solltest, welche Pflichtangaben erforderlich sind, kannst du diese nachfolgend überprüfen:

  • Name und genaue Anschrift deines Unternehmens und des Rechnungsempfängers
  • deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • das genaue Ausstellungsdatum der Rechnung
  • eine Rechnungsnummer, die zwingend fortlaufend sein muss und nur einmal vergeben wird
  • die genaue Menge und Art der Lieferung oder die genaue Art und den Umfang der erbrachten Leistung
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung sowie das Zahlungsziel
  • das gesamte Entgelt mit Steuerbetrag und gültigem Steuersatz
  • im Vorfeld getroffene Vereinbarungen in Bezug auf eine Entgeltminderung

Wenn du Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG bist, musst du auch auf der Rechnung per E-Mail keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen musst du jedoch einen Hinweis über das Fehlen der Umsatzsteuer aufführen. Dieser kann beispielsweise wie folgt lauten: "Gemäß Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Der Empfänger der Rechnung per E-Mail muss dieser zustimmen

Du brauchst für die Rechnung per E-Mail ein Einverständnis. Dieser Punkt mag für dich jetzt vielleicht wie ein größeres Problem klingen, ist aber wirklich nicht sonderlich besorgniserregend. Es ist richtig, dass der Rechnungsempfänger zustimmen muss, dass du ihm die Rechnung elektronisch übermitteln willst. Doch für eine Einverständniserklärung der Rechnung per E-Mail bedarf es keiner besonderen Form. Du kannst dies durch eine Vereinbarung festhalten und beispielsweise in deinen AGB beschreiben und damit einer Frage vorbeugen, sind Rechnungen per E-Mail gültig.

Tipp:

Was aber noch interessanter ist, betrifft die Tatsache, dass eine solche Zustimmung auch stillschweigend erfolgen kann und sie außerdem noch nachträglich erklärt werden kann. Damit hast du alle Antworten auf die oft gestellte Frage „muss man Rechnungen per E-Mail akzeptieren“.

Die Rechnung per E-Mail muss unversehrt, inhaltlich lesbar und echt sein

Als nächstes schauen wir uns den Punkt an, wie eine Rechnung per E-Mail aussehen muss. Dies ist im § 14 Abs.3 UStG geregelt. An dieser Stelle heißt es, dass die Echtheit der Herkunft dieser Rechnung sowie deren Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein müssen. Auch das mag für dich vielleicht etwas kompliziert klingen, kann aber recht einfach gelöst werden. Dies kannst du durch ein Kontrollverfahren in deinem Unternehmen sicherstellen. Es muss einfach einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen werden.

Vorsicht! Digitale Signatur & Unterschrift für die Rechnung per E-Mail

Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen eine Signatur und Unterschrift bei einer Rechnung notwendig sind. Dies gilt beispielsweise bei Steuerberatern oder Rechtsanwälten. Ansonsten besteht für dich keine Pflicht, bei der elektronischen Rechnung eine Signatur zu erstellen. Dies gilt bereits seit dem Jahr 2011. Du brauchst die elektronische Rechnung also nicht signieren und solltest stattdessen nicht nur bei der Rechnung per E-Mail die Unterschrift weglassen und auch bei der Papierrechnung darauf verzichten. Dies hat einen ganz einfachen Grund. Steht deine Unterschrift oder digitale Signatur unter einer Rechnung, liegt die Beweislast bei dir als Rechnungssteller.

Die Rechnung per E-Mail muss GoBD-konform sein & archiviert werden

Kommen wir nun zu einem ganz wichtigen Punkt, nämlich wie du die Rechnungen per E-Mail rechtssicher archivieren musst. Dabei musst du immer darauf achten, dass dies auch GoBD-konform geschieht. Egal ob du Rechnungen per E-Mail versendest oder Rechnungen per E-Mail empfängst, so müssen diese auch immer elektronisch verarbeitet werden. Es ist absolut nicht erlaubt, dass solche Rechnungen ausgedruckt und dann archiviert werden. Sie sind so aufzubewahren, wie sie auch versendet oder empfangen worden sind. Eine GoBD-konforme Aufbewahrung bedeutet:

  • die Rechnung muss gut lesbar sein
  • sie muss unveränderbar sein
  • die Rechnung darf nicht manipulierbar sein

Eine Rechnung per E-Mail muss 10 Jahre aufbewahrt werden

Beim Rechnungen per E-Mail archivieren spielt auch das Thema Aufbewahrungsfrist eine wichtige Rolle. In der DSGVO ist festgelegt, dass du als Unternehmer sicherstellen musst, dass eine elektronische Rechnung mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt wird. In diesem Zeitraum muss es möglich sein, dass auf Nachfrage beispielsweise bei einer Betriebsprüfung, die elektronische Rechnung in kürzester Zeit aufgefunden wird, in kürzester Zeit zu lesen und auszuwerten ist. Um dies sicherzustellen, musst du deine elektronischen Rechnungen immer im Original aufbewahren.

Tipp:

Mit einem Online Rechnungsprogramm brauchst du dir keine Sorgen darum machen, ob die Rechnung per E-Mail gültig ist. Die Software erfüllt automatisch die GoBD-Richtlinien und Aufbewahrungspflichten. Außerdem kannst du mit wenigen Klicks eine Rechnung erstellen und per E-Mail versenden.

 

Rechnung erstellen und per E-Mail versenden
Rechnung mit dem Rechnungsprogramm sevDesk erstellen und per E-Mail versenden

Wie geht das Finanzamt mit Rechnungen per E-Mail um?

Das Finanzamt erwartet von dir, dass du alle digitalen Rechnungen, sowohl die versendeten als auch die empfangenen mindestens für die Dauer der Aufbewahrungszeit zur Verfügung hältst. Das Finanzamt erkennt die Archivierung einer Rechnung in Papierform nicht an, wenn diese in digitaler Form von dir versendet oder erhalten wurde. Du bist dazu verpflichtet, sie auch in digitaler Form bereitzuhalten. Ebenso musst du sicherstellen, dass niemals der Inhalt einer solchen Rechnung verändert werden kann. Solltest du also deine Rechnungen per E-Mail versenden, so musst du das auch in einem nicht veränderbaren Dateiformat machen. Hierbei handelt es sich um eine Anforderung seitens des Gesetzgebers und gilt sowohl für den Rechnungsempfänger als auch den Rechnungssteller. Wichtig ist, dass du folgende Punkte beachtest:

  • Dateiformat
  • Die häufigsten Formate
  • Europäische Richtlinien

Dateiformat der Rechnung per E-Mail

Aktuell gibt es keinerlei Vorgaben für das Dateiformat einer Rechnung per E-Mail, aus der eindeutig hervorgeht, um welches Format es sich handeln soll. Auf jeden Fall aber musst du ein Format verwenden, welches sich nicht verändern lässt. Es steht allerdings fest, dass es in Zukunft sogenannte hybride Formate geben wird, die bei der elektronischen Rechnung eine beherrschende Rolle spielen werden. Diese hybriden Formate sind Mischungen aus einer PDF-Datei, einer Bild-Datei oder strukturierten Daten.

Die häufigsten Formate für deine Rechnung per E-Mail

Derzeit werden vor allem folgende Formate für den Versand der E-Rechnung sehr oft verwendet:

  • Strukturierte Datenformate wie EDI oder XML
  • Datenformate, welche nicht strukturiert sind wie etwa jpg-, PDF- oder tif-Formate
  • Hybride Datenformate wie ZUGFeRD oder PDF/A3

Welches Datenformat du als Unternehmer in der privaten Marktwirtschaft verwendest und an Verbraucher schickst, ist bisher nicht festgelegt und nicht verbindlich geregelt. Wichtig ist einfach nur, dass für deine Rechnung per E-Mail für die gesamte Aufbewahrungsfrist eine Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit sichergestellt werden kann.

Europäische Richtlinien für eine Rechnung per E-Mail

Auf europäischer Ebene sieht es etwas anders aus. Hier gibt es verbindliche Vorgaben, welche in der europäischen Richtlinie 204/55/EU festgehalten sind und welche umgesetzt werden sollen. Aus dieser Richtlinie geht hervor, dass nur elektronische Rechnungsformate gültig und rechtlich zugelassen werden, die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  • Die Rechnungsformate müssen aus strukturierten Rechnungsdaten bestehen
  • Die Rechnungsformate müssen aus einer Bilddatei (ZUGFeRD) und aus strukturierten Daten bestehen

Das bedeutet ganz konkret, dass eine eingescannte Papierrechnung und eine andere Datei, entweder PDF oder Bild ohne strukturierte Daten nicht der EU-Richtlinie entspricht. Um hier auch gleich im Hinblick auf zukünftige Regelungen sicher zu sein, solltest du gleich für den Versand einer Rechnung per E-Mail auf ein Format mit strukturierten Daten setzen.

Fazit

Wenn du eine Rechnung per E-Mail versenden oder empfangen willst, kannst du die Effizienz in deinem Unternehmen auf jeden Fall steigern. Die Kosten sinken nicht nur bei dir als Rechnungssteller, sondern auch bei jedem Rechnungsempfänger. Du kannst die gesamte Rechnungsprüfung digitalisieren und einen automatischen Prozess schaffen. Allerdings gibt es in dem Zusammenhang mit der elektronischen Rechnung auch ein paar wichtige Fakten zu beachten. Dies gilt für die Aufbewahrungsfrist und ebenso wie für eine GoBD-konforme Archivierung und die Pflichtangaben einer elektronischen Rechnung. In Sachen verwendetes Format für die Rechnung per E-Mail solltest du auf Formate mit strukturierten Daten setzen. Dies ist im Moment zwar noch nicht vorgeschrieben, wird aber zukünftig eine entscheidende Rolle spielen. Mithilfe einer E-Rechnung Software bist du auf jeden Fall gut vorbereitet.

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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