Kleinunternehmen anmelden – Mit unserer Checkliste in die Selbstständigkeit starten!

Kleinunternehmen können ganz einfach gegründet werden. Sie werden häufig zunächst als zweites Standbein neben dem regulären Job genutzt, bis sich ein Umstieg auf die Selbstständigkeit lohnt. Ein großer Vorteil ergibt sich bei dieser Lösung vor allem durch die Umsatzsteuer, die von Kleinunternehmen nicht in Rechnung gestellt werden muss – was die Kunden sichtlich freut und dem Unternehmer weniger Arbeit mit dem Fxinanzamt bereitet. Doch, was musst du alles beachten, wenn du ein Kleinunternehmen anmelden willst?

Das erwartet dich heute:

Wann ist man eigentlich Kleinunternehmer?

Wann du ein Kleinunternehmer bist, richtet sich nach deinem Umsatz und ist im §19 UStG (Umsatzsteuergesetz) genau festgelegt. Demnach darf dein Umsatz zuzüglich der darauf entfallenden Steuer im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr 50.000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen. Diese Festlegung wird auch als Kleinunternehmerregelung bezeichnet. Sie rentiert sich häufig, wenn du dich zunächst versuchsweise parallel zum Brotjob selbstständig machst. Wenn du gleich ein „richtiges“ Unternehmen gründen möchtest, reicht die Kleinunternehmerregelung nicht aus, denn mit einer größeren Firma hast du diese Umsatzgrenze schnell überschritten.

Vorsicht Verwechslung – Unterschied Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Es gibt noch Verwechslungsmöglichkeiten mit dem Begriff „Kleingewerbe“ und sogar dem Begriff „Kleinstunternehmen“. Beide haben jedoch mit dem „Kleinunternehmen“ nichts zu tun und werden völlig anders definiert. Der Kleinunternehmer nach § 19 USt hat mit dem Kleingewerbe aus dem Handelsgesetzbuch nichts zu tun, wobei sich die Begriffe allerdings aus steuerlicher Sicht überlappen können. Denn ein Kleingewerbe ist ein Gewerbebetrieb, der nicht im Handelsregister eingetragen werden muss. Und zwar abhängig von Art und Umfang des kaufmännischen Geschäftsbetriebs und nicht vom Umsatz. Wenn ein Kleingewerbetreibender natürlich steuerlich nicht über die 17.500 Euro-Grenze kommt, dann ist er auch ein Kleinunternehmer und kann diese Regelung ebenfalls nutzen. Daneben gibt es noch das sogenannte Kleinstunternehmen, welches nach Definition des IFM Bonn weniger als 10 Mitarbeiter hat und pro Jahr weniger als 2 Millionen Euro Umsatz erreicht. Auch hier könnte sich eine steuerliche Überlappung mit dem Kleinunternehmen ergeben.

Welche Rechtsform ist die richtige für Kleinunternehmer?

Es gibt keine richtige oder falsche Rechtsform für Kleinunternehmer. Du kannst also jede Rechtsform nutzen, die für dich persönlich und dein Unternehmen passend ist. Du kannst also Freiberufler (Arzt, Anwalt, Steuerberater), Selbstständiger oder Einzelunternehmer mit Gewerbebetrieb sein oder sogar eine Personengesellschaft führen.

Welche Rechtsform du nutzen möchtest, hängt also allein von dir ab und dazu solltest du die Vor- und Nachteile der jeweiligen Rechtsformen für dich abwägen. Als Freiberufler brauchst du beispielsweise keine Gewerbeanmeldung, sondern kannst dich direkt beim Finanzamt anmelden. Dabei musst du berücksichtigen, dass du dich in einigen Branchen speziell versichern musst (Rente, Krankenkasse), beispielsweise müssen Künstler oder Journalisten sich über die Künstlersozialkasse versichern. Daneben steht dir der eingetragenen Kaufmann (e. K.), die GbR, die UG oder die GmbH zur Auswahl. Hier musst du allerdings die Stammeinlagen und die persönliche Haftung abwägen. Außerdem sind die Organisationsaufwände unterschiedlich hoch.

Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Besonders folgende Vorteile hängen mit der Kleinunternehmerregelung zusammen:

  • Du brauchst keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausweisen.
  • Du darfst keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.
  • Dafür brauchst du auch keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt machen.
  • Du kannst aufgrund der fehlenden Umsatzsteuer deine Produkte oder Dienstleistungen günstiger anbieten, was einen deutlichen Wettbewerbsvorteil darstellt.
  • Unterm Strich hast du als Kleinunternehmer weniger Bürokratie und weniger Aufwand.

Allerdings musst du auch ein paar Nachteile kennen:

  • Wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, kannst du auch keine Vorsteuer abziehen und diese nicht vom Finanzamt zurückholen. Wenn du bei der Gründung hohe Kosten hast oder viele Anschaffungen tätigen musst, kann das teuer sein.
  • Du musst jährlich prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung noch für dich gilt. Dieser Aufwand ist jedoch sehr gering.
  • Es kann passieren, dass du mit weniger Umsatz rechnest, als sich später tatsächlich ergibt. Wenn du dadurch die 17.500 Euro – Grenze sprengst, will das Finanzamt eine Umsatzsteuernachzahlung von dir. Das kann unter Umständen teuer werden.
  • Sobald du die Grenze überschreitest, musst du eine Umstellung vornehmen und deine Preise und Rechnungen neugestalten. Außerdem sind Stammkunden auch darüber zu informieren. Texter oder Autoren müssen dem Verlag Bescheid geben, damit Honorarabrechnungen im Anschluss mit Umsatzsteuer ausgewiesen und ausbezahlt werden. Das ist relativ umständlich. Wenn du die Preise aber nicht angleichst und erhöhst, hast du Verluste oder zumindest einen geringeren Gewinn.
  • Zuletzt darfst du nicht vergessen, welche Auswirkung ein Kleinunternehmen auf dein Image hat. Denn ein Kunde schätzt einen Kleinunternehmer oft auch in den Leistungen und im Service „klein“ ein. Das kommt nicht bei allen Kunden gleich gut an.

Bis auf die Umsatzsteuer/Vorsteuer hast du als Kleinunternehmer allerdings buchhalterisch nichts zu beachten. Denn die Art deiner Buchhaltung orientiert sich an der Rechtsform deiner Firma. Als Einzelunternehmer, Freiberufler oder GbR genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), als Kaufmann, Kapitalgesellschaft oder OHG musst du hingegen die doppelte Buchführung beachten.

Tipp

Für die Erstellung einer EÜR eignet sich eine Buchhaltungssoftware wie z.B. sevDesk besonders gut, da sie deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung automatisch erstellt.

Steuerliche Besonderheiten als Kleinunternehmer

Wie viel darfst du als Kleinunternehmer verdienen?

Als Kleinunternehmer musst du aufpassen, dass du die erlaubte Umsatzgrenze von 17.500 Euro pro Jahr (§ 19 UStG) nicht überschreiten. Verdienen darfst natürlich mehr, da deine Einnahmen nicht dasselbe sind, wie dein Umsatz. Aber am Ende darf nach den Abzügen der Ausgaben dennoch nur ein Umsatz von 17.500 Euro bleiben.

Was passiert, wenn du die Umsatzgrenze überschreitest?

Wichtig ist, dass du deinen Umsatz laufend überwachst, damit du gleich siehst, ob du über die Maximalgrenze kommen wirst. Denn dann verlierst du den Kleinunternehmerstatus rückwirkend! Das bedeutet für dich, dass das Finanzamt dich rückwirkend zum Jahresanfang neu einstuft und du alle Rechnungen neu und mit Umsatzsteuer ausstellen musst. Du kannst aber auch die Umsatzsteuer aus eigener Tasche nachzahlen.

Immerhin ist es für deine Kunden unangenehm, wenn sie nachträglich nochmal zur Kasse gebeten werden. Das sorgt für Unmut, weil das auch deren Kalkulation über den Haufen wirft und dich in ein schlechtes Licht rückt. Bei regelmäßiger Überwachung siehst du gleich, ob du an die Umsatzgrenze kommst, die du ja zu Beginn einmalig überschreiten darfst, ohne dass dies negative Folgen für dich hätte. Wenn du anhand der Auftragslage bereits absehen kannst, dass du ab dem nächsten Geschäftsjahr über 50.000 Euro kommen wirst, dann musst du dafür sorgen, dass du dich rechtzeitig umstufen lässt und auf den nächsten Rechnungen die Umsatzsteuer korrekt ausweist und alle Bestandteile einer Rechnung beinhaltet.

Kleinunternehmen anmelden Checkliste

Ein Kleinunternehmen anzumelden ist in wenigen Schritten (mit unterschiedlichem Aufwand) erledigt. In Kurzform gesagt: Gründung – Gewerbeanmeldung – Erfassung beim Finanzamt.

Kleinunternehmen anmelden - Checkliste

Checkliste: Kleinunternehmen anmelden

Gründung der Firma

Ganz wichtig ist allerdings, dass du deine Firma, die du ja anmelden möchtest, bereits gegründet hast, denn du kannst nur ein bestehendes Unternehmen anmelden! Daher musst du schon dein Team (falls du mit anderen gemeinsam gründest) samt Gesellschaftervertrag vorbereitet haben. Auch dein Businessplan muss bereits stehen. Die Zahlen aus dem Businessplan brauchst du bei der Anmeldung fürs Finanzamt. Zur Gründung gehören – je nach gewählter Rechtsform – eventuell weitere Schritte.

Tipp

Hast du noch keinen Businessplan erstellt, hätten wir hilfreiche Tipps zur Erstellung eines Businessplans für dich!

Anmeldung beim Gewerbeamt

Wenn die Firma gegründet ist, musst du zum zuständigen Gewerbeamt und dein Gewerbe dort anmelden. Manchmal liest du vielleicht von dem Begriff „Gewerbeschein beantragen“. Gewerbeanmeldung und Gewerbeschein sind aber dasselbe. Du brauchst also nicht zuerst einen Gewerbeschein zu beantragen und anschließend das Gewerbe anzumelden. Vielmehr gehst du mit der Gewerbeanmeldung und allen erforderlichen Unterlagen (diese können je nach Gewerbe variieren) zum Gewerbeamt. Dort wird dein Antrag geprüft und wenn das Amt dir bestätigt, dass du ein Gewerbe betreiben darfst, dann wird dein Antrag abgestempelt. Diese bestätigte Anmeldung ist also gleichzeitig dein „Gewerbeschein“.

Anmeldung beim Finanzamt

Mit dem Gewerbeschein kannst du dich dann an dein zuständiges Finanzamt wenden. Üblicherweise werden allerdings das Finanzamt, die IHK, die Gewerbeaufsicht und das statistische Landesamt automatisch vom Gewerbeamt über deine Anmeldung informiert. Diese Behörden kommen dann auf dich zu. Du bekommst daraufhin vom Finanzamt den sogenannten Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Diesen musst du vollständig ausfüllen  und zurücksenden.

Fragebogen-zur-steuerlichen-Erfassung
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Falls du mit ELSTER online arbeitest, findest du den Fragebogen auch dort. Außerdem gibt es Ausfüllhilfen vom Finanzamt, die dir das Ausfüllen ebenfalls erleichtern. In diesem Fragebogen sind viele Angaben zum Unternehmen sowie Planzahlen anzugeben. Unter Punkt 7.1 musst du beispielsweise deinen geschätzten Umsatz für das Startjahr und das erste Folgejahr angeben. Punkt 7.3 ist für dich besonders wichtig, denn dieser enthält die Kleinunternehmerregelung. Wenn du keine höheren Umsätze als die besprochenen 17.500 Euro erwartest, dann legst du hier durch Ankreuzen fest, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst.

Kleinunternehmen anmelden – Persönlich, schriftlich oder online?

Für die Gewerbeanmeldung gibt es mittlerweile einige unterschiedliche Varianten. Generell musst du nämlich persönlich im Gewerbeamt vorsprechen, weil du den Antrag vor Ort unterschreiben und deinen Personalausweis vorlegen musst. Abweichend davon gibt es jedoch auch in einigen Städten die Möglichkeit, dass du die Unterlagen online einreichen kannst. Manche bieten auf ihren Online-Portalen sogar die komplette Anmeldung an, inklusive der notwendigen Identifikation. Egal, welche Möglichkeit in deiner Stadt gegeben ist, du hast immer die Möglichkeit, den Antrag in Ruhe zu Hause auszufüllen und dann entweder aufs Amt zu bringen oder per Post oder online abzusenden. Welche Optionen dir zur Verfügung stehen, solltest du auf der Webseite deiner Stadt oder bei einem kurzen Telefonat mit der Behörde klären.

Kleinunternehmen wieder abmelden

Du kannst dein Kleinunternehmen natürlich nicht nur an- sondern auch wieder abmelden. Das ist oft notwendig, wenn es einfach nicht funktioniert oder du eine völlig neue Idee verfolgen möchtest. Unabhängig von deinen Gründen ist das aber ganz einfach. Du musst dafür nur mit deinem Gewerbeschein, dem Personalausweis und deiner Meldebestätigung auf das Gewerbeamt gehen und dort persönlich (oder auch schriftlich) das Kleinunternehmen abmelden. Auch hier empfiehlt es sich, vorab bei dem Amt zu klären, ob du das persönlich, schriftlich oder online machen kannst. Weil du dich aber eindeutig ausweisen können musst (um sicherzugehen, dass du nicht das Unternehmen deines Nachbarn heimlich abmeldest), musst du im Normalfall persönlich dort erscheinen. Diese Info geht dann wieder direkt vom Gewerbeamt ans Finanzamt und du musst nichts weiter unternehmen. Du hast sogar die Option, dein Kleinunternehmen nicht gleich ganz abzumelden, sondern vorübergehend ruhen zu lassen. Dann kannst du beim Gewerbeamt auch eine „Ruhendmeldung“ beantragen.

Fazit

Die Anmeldung des Kleinunternehmens ist schnell und einfach erledigt. Ob es die richtige Lösung für dich ist, musst du allerdings im Vorfeld abklären. Niemand hat etwas dagegen, mehr Geld zu verdienen als erwartet. Dennoch wäre es schlecht, wenn du gleich kurz nach dem Start allen Kunden die Umsatzsteuer nachberechnen müsstest und dadurch Unruhe und höhere Preise ins Spiel bringst. Am besten lässt du dich von Anfang an durch einen guten Steuerberater unterstützen. Er kann dir aufgrund seiner praktischen Erfahrung genau sagen, ob du als Kleinunternehmer oder „richtiger“ Unternehmer besser fährst. Das geringste Problem bei der Sache stellt die Buchhaltung dar. Bei dieser kann dir ebenfalls der Steuerberater helfen oder du erledigst sie selbst über eine professionelle Buchhaltungssoftware. Das ist praktisch, da du hier auch ohne Vorkenntnisse jederzeit auf der sicheren Seite bist.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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