Fahrtenbuch führen – Pflichten, Beispiele und Tipps

Es gilbt viele Dinge, auf die du achten musst, wenn du dich selbstständig machst. Unter anderem gehört auch das Thema Fahrtenbuch führen dazu. Wenn du hierbei einen Fehler machst, kann dich das am Ende viel Geld kosten. Aus diesem Grund zeigen wir dir in dem folgenden Artikel auf, welche Eintragungen im Fahrtenbuch wichtig sind und was du sonst beachten musst.

Das erwartet dich heute:

Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch dokumentierst du die zurückgelegten Strecken und den Anlass der Fahrten mit einem Fahrzeug. Hierbei kann es sich um einen Firmenwagen handeln, den du von deinem Arbeitgeber hast oder um dein eigenes Fahrzeug, welches du aufgrund deines Unternehmens nutzt. In jedem Fall geht es hierbei immer um die Dokumentation bei einer Dienstreise.

Welche der beiden Optionen im Allgemeinen billiger für dich ist, erfährst du in unserem Beitrag Firmenwagen oder Privatfahrzeug: so fährst du am billigsten.

Fahrtenbuch Beispiel

Wie ein Fahrtenbuch in der Regel aussehen muss, zeigen wir dir anhand des folgenden Beispiels:

Fahrer: Max Mustermann

Kennzeichen: HH 123 AB

Datum Ort (Start/Ziel)Kilometerstand
(Start/Ziel)
Gefahrene KilometerRouteZweck/Besucht
05.07.2017Musterstraße 1, Hamburg/Musterallee 5, Dortmund25,500
25,844
344Hamburg – DortmundProjektbesprechung
Kunde Mustermann
06.07.2017Musterallee 5, Dortmund/Musterstraße 1, Hamburg25,844
26,188
344Dortmund – HamburgRückfahrt zur Firma
09.07.201726,188
26,198
10Privat
09.07.2017Musterstraße 1, Hamburg/Musterweg 25, Berlin26,198
26,486
288Hamburg – BerlinVertrieb, Kunde Muster
10.07.2017Musterweg 25, Berlin / Musterstraße 1, Hamburg26,486
26,774
288Berlin – HamburgRückfahrt zur Firma

Vorteile und Nachteile eines Fahrtenbuches

Ein Fahrtenbuch zu führen kann Vorteile, aber auch Nachteile bringen. Nutzt du dein Fahrzeug zum Beispiel ausschließlich betrieblich, liegt der Vorteil in der Steuerentlastung. Auch wenn die PKW-Kosten gering sind, weil beispielsweise der Kaufpreis schon voll abgeschrieben wurde, ist das Führen eines Fahrtenbuchs ein Vorteil für dich.

Die Nachteile ergeben sich aus folgenden Punkten:

  • Du brauchst Disziplin, um das Fahrtenbuch konsequent zu führen.
  • Die Fehleranfälligkeit ist sehr hoch.
  • Nutzt du das Fahrzeug kaum betrieblich, bringt dir das Führen des Fahrtenbuchs nur mehr schriftlichen Aufwand, aber keinen steuerlichen Vorteil.
  • Der Zeitaufwand ist sehr hoch.

Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuches

Generell ist das Führen eines Fahrtenbuchs keine Pflicht. Allerdings kann es dir steuerliche Vorteile bringen. Ist dir das Fahrtenbuch zu aufwendig, kannst du als Selbstständiger auch die Ein-Prozent-Regelung in Anspruch nehmen. Was diese Regelung genau bedeutet, erklären wir dir in Verlauf dieses Artikels.

Anders sieht es aus, wenn die Auflage ein Fahrtenbuch zu führen, in einem Bußgeldverfahren verordnet wurde. Dann bist du in jedem Fall verpflichtet, dies zu führen. Das kann zum Beispiel geschehen, wenn nach einer Ordnungswidrigkeit der Fahrer nicht zu ermitteln ist. Bevor diese Regelung zustande gekommen ist, haben Fahrzeughalter gern unter dem Punkt „Angaben zum Fahrer“ angegeben, dass sie das nicht wissen, da viele Personen das Fahrzeug nutzen. So wurden die Bußgeldbescheide oftmals umgangen. Denn ohne Täter konnte niemand haftbar gemacht werden.

Wird das Führen eines Fahrtenbuchs angeordnet, ist dies mit entsprechenden Kosten verbunden. In der Regel beträgt die Anordnung etwa 50 Euro. Wird das Fahrtenbuch dann nicht ordnungsgemäß geführt, kommen entsprechend weitere Kosten auf den Halter zu. Und zwar für:

  • Die Missachtung der Auflage und
  • das falsche Ausfüllen.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Grundsätzlich muss der Halter eines Fahrzeugs das Fahrtenbuch führen. Handelt es sich allerdings um einen Firmenwagen, so kann dein Vorgesetzter vertraglich festlegen, dass du die Fahrten, die du machst, in das Fahrtenbuch eintragen musst.

Was ist eine Fahrtenbuchauflage?

Wie Anfangs schon beschrieben, tritt die Fahrtenbuchauflage in Kraft, wenn ein Fahrer nach einer Ordnungswidrigkeit nicht ausfindig gemacht werden kann. In der Straßenverkehrszulassungsordnung (stVZO) heißt es in Paragraph 31a, dass:

„Die nach Landesrecht zuständige Behörde kann gegenüber einem Fahrzeughalter für ein oder mehrere auf ihn zugelassene oder künftig zuzulassende Fahrzeuge die Führung eines Fahrtenbuchs anordnen, wenn die Feststellung eines Fahrzeugführers nach einer Zuwiderhandlung gegen Verkehrsvorschriften nicht möglich war. “  (Quelle: § 31a Absatz 1 Satz 1 StVZO)

Wie langen musst du ein Fahrtenbuch führen?

Prinzipiell ist ein Fahrtenbuch so lange zu führen, wie ein Firmenwagen genutzt wird. Musst du das Fahrtenbuch aus einer Auflage heraus führen, liegt die Dauer im Ermessen der Behörde. Allerdings beläuft sich die Zeit meist auf etwa 6 Monate.

Prüfung des Fahrtenbuch durch das Finanzamt

In der Regel überprüft das Finanzamt das Fahrtenbuch. Dies geschieht meist in Form von Stichproben. Zu der Überprüfung gehört das Vergleichen von eingereichten Belegen mit den Angaben im Fahrtenbuch. Hierzu kann das Finanzamt folgende Belege prüfen:

  • Werkstattbelege,
  • Termineintragungen,
  • Tankbelege und
  • Spesenabrechnungen.

Wenn du außerdem private Unterlagen mit einreichst, aus denen zum Beispiel Urlaubsfahrten hervorgehen, hat das Finanzamt die Möglichkeit, diese Daten zur Plausibilitätsprüfung des Fahrtenbuchs zu nutzen. Da auf jeder Rechnung ein Datum und die Uhrzeit steht, ist der Vergleich, der Unterlagen mit dem Fahrtenbuch, relativ einfach.

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Fahrtenbuch richtig führen

Offizielle Vorlagen oder Vordrucke gibt es nicht. Allerdings verlangt das Finanzamt trotzdem, dass du ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führst. Wichtig ist, dass du folgende Fragen schlüssig beantworten kannst:

  • Wer?
  • Wie?
  • Wann?
  • Warum?

Inhalt eines Fahrtenbuchs: Pflichtangaben

Welche Pflichtangaben in einem Fahrtenbuch aufgeführt werden müssen, zeigen wir dir in der nachstehenden Auflistung:

  • Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs.
  • Kilometerstand. Hiermit ist gemeint, dass du den Kilometerstand vom 1.1. um 0 Uhr des Jahres einträgst und den Stand vom 31.12 um 24 Uhr des selben Jahres. Denn am Ende musst du den Stand vom Jahresanfang von dem Kilometerstand vom Jahresende abziehen. So ergibt sich die jährliche Fahrleistung, welchen für die steuerliche Berechnung notwendig ist.
  • Art der Fahrt.
  • Ausführung zu den einzelnen Fahrten.
  • Betriebliche Fahrten. Diese sind allerdings ausführlicher zu beschreiben. Das heißt, hier musst du folgende Angaben einfügen:
    • Datum
    • Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
    • Standort und Ziel
    • Reiseroute
    • Reisezweck
    • Kunde oder Geschäftspartner

Tipp: Fahrtenbuch Vorlage nutzen

Mit einer Fahrtenbuch Vorlage gehst du sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind. Du kannst sie ganz einfach kostenlos downloaden und beliebig oft nutzen.

fahrtenbuch vorlage zum fahrtenbuch führen
Kostenlose Fahrtenbuch Vorlage für Excel

Tipps: Fahrtenbuch richtig führen leicht gemacht

Grundsätzlich solltest du immer darauf achten, dass dein Fahrtenbuch zeitnah, chronologisch und aus sich heraus verständlich ist. Wenn du diese drei Punkte brücksichtigst, kannst du beim Fahrtenbuch führen nichts falsch machen. Damit dir das Führen deines Fahrtenbuchs aber leichter fällt, haben wir im folgenden eine Checkliste für dich:

  • Beginne mit dem Fahrtenbuch direkt am 1. Januar.
  • Führe für jedes Fahrzeug ein eigenes Fahrtenbuch.
  • Lege das Buch samt Stift ins Auto. Denn hier gehört es hin. Im besten Fall legst du das Fahrtenbuch so in Auto hin, dass du direkt beim einsteigen an die Eintragung denkst.
  • Hast du eine Fahrt beendet, trage diese unmittelbar ein. Führst du dein Fahrtenbuch nicht zeitnah, hat das Finanzamt die Möglichkeit, es zu verwerfen. (Nachträgliche Eintragungen lassen sich häufig anhand des Schriftbilds erkennen).
  • Fülle alle Mindestangaben aus.
  • Ziele die du regelmäßig anfährst, kannst du mithilfe einer Liste (die sich im Fahrtenbuch befindet), abkürzen.
  • Weicht die gefahrene Strecke zum Beispiel durch das Umfahren eines Staus, von der kürzesten Strecke ab (über fünf Prozent), so ist dies entsprechend zu vermerken.
  • Das Reiseziel ist vollständig anzugeben. Also mit Ort, Straße und Hausnummer.
  • Das Fahrtenbuch ist über ein Kalenderjahr (Geschäftsjahr) zu führen.
  • Du musst die gefahrenen Kilometer in der dafür vorgesehenen Spalte jeweils monatlich aufrechnen. (Die Monatssummen musst du in die Gesamtübersicht eintragen).
  • Du darfst das Fahrtenbuch vom Vorjahr auf keinen Fall wegwerfen. Denn es gelten Aufbewahrungsfristen. Bei einem Dienstwagen deines Arbeitgebers gelten 6 Jahre und wenn es dein eigener Firmenwagen ist, sogar 10 Jahre.

Grundsätze, des Bundesgerichtshofs zum Thema Fahrtenbuch führen

Es gab häufig Streitigkeiten zwischen Finanzämtern und Unternehmern. Und zwar, weil das Führen eines Fahrtenbuchs durch das Finanzamt bestraft wurde, weil es nicht für ordnungsgemäß erachtet wurde. Hieraus haben sich einige Anforderungen durch den Bundesgerichtshof herausgestellt, welche von jedem Unternehmer zu beachten sind.

  1. Mit Urteil vom 16.3.2006, Az. VI 87/04 heißt es, das schriftlich geführte Fahrtenbuch muss in gebundener beziehungsweise geschlossener Form vorliegen.
  2. Das Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/0 besagt, dass die Unübersichtlichkeit und Lückenhaftigkeit zulasten des Steuerpflichtigen gehen.
  3. Außerdem besagt das Urteil vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05, dass das Fahrtenbuch täglich geführt werden muss. Es ist nicht ausreichend, wenn alle Tage rückwirkend am Ende des Monats nachgetragen werden.

Fahrtenbuch nachträglich ändern

Grundsätzlich darfst du ein Fahrtenbuch nicht nachträglich ändern. Wie vorstehend schon mehrfach erwähnt, ist das Buch immer zeitnah zu schreiben. Was allerdings nicht verboten ist, ist das nachträgliche Ausfüllen eines Fahrtenbuchs. Dies ist jedoch nicht ganz problemlos. Denn du musst die notwendigen Fakten absolut korrekt rekonstruieren.

Das elektronische Fahrtenbuch

Das elektronische Fahrtenbuch kann einerseits eine Fahrtenbuch App sein, die du zum Beispiel auf deinem Handy installierst. Andererseits gibt es auch schon elektronische Fahrtenbücher, die fest im Auto verbaut oder per Bord- oder Servicesteckdose am Fahrzeug montiert werden. Die Anschaffungskosten sind meist etwas höher, du sparst allerdings eine Menge Zeit.

Hinweis

Bei den Fahrtenbuch Apps musst du aufpassen. Denn, sie sind nicht alle konform mit den Regelungen des Finanzamtes. Zudem musst du darauf achten, die App richtig zu bedienen. Denn ein Bedienungsfehler wird beim Finanzamt nicht akzeptiert, wenn es um die Begründung für ein falsches Fahrtenbuch geht.

Unterschied: digitales Fahrtenbuch und Fahrtenbuch in Papierform

Prinzipiell gibt es keinen Unterschied zwischen dem Fahrtenbuch in Papierform und dem elektronischen Fahrtenbuch. Das eine ist ein Heft, welches du immer in deinem Auto haben musst und bei jeder Fahrt handschriftlich ausfüllen musst. Das andere zeichnet deine Fahrten automatisch auf.

Anforderungen bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

Bei der Führung eines elektronischen Fahrtenbuches gibt es verschiedene Aspekte, die zu beachten sind. Und zwar die Anforderungen:

  • An die Benutzung,
  • für das Finanzamt und
  • an die technischen Voraussetzungen.

Welche Punkte bei den einzelnen Kategorien wichtig sind, zeigen wir dir im folgenden auf.

Anforderungen an die Benutzung

Es ist wichtig, dass du mit dem elektronischen Fahrtenbuch angenehm arbeiten kannst. Außerdem sollte die Montage unkompliziert sein. Für einen guten Überblick solltest du die Einträge als dienstliche und private Fahrten kennzeichnen können. Damit du dein Fahrtenbuch zu deinen steuerlichen Unterlagen hinzufügen kannst, ist es wichtig, dass es als PDF zu exportieren ist.

Für das Finanzamt ein Fahrtenbuch führen

Damit das Finanzamt das elektronische Fahrtenbuch akzeptiert, müssen die Aufzeichnungen sicher vor Manipulation sein. Außerdem darf die exportierte PDF keine nachträglichen Änderungen erlauben. Das heißt, sie muss schreibgeschützt sein. Zudem musst du sicherstellen können, dass die Aufzeichnungen nach den allgemeinen Aufbewahrungspflichten 10 Jahre gespeichert werden.

Technische Voraussetzungen des digitalen Fahrtenbuches

Technisch ist es wichtig, dass das elektronische Fahrtenbuch zum Wagentyp passt. Des Weiteren sollte der Hersteller das Fahrtenbuch permanent weiterentwickeln und es stetig an die rechtlichen Anforderungen anpassen. Ganz wichtig ist, dass die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet ist.

Elektronisches Fahrtenbuch führen – Tipps & Tricks

Damit du dein elektronisches Fahrtenbuch korrekt führst, haben wir hier ein paar Tipps für dich:

  • Achte auf die unterschiedlichen Kategorien an Fahrten.
    • Dienstliche Fahrten.
    • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz.
    • Private Fahrten.
    • Fahrten, welche mit anderen Einkünften zusammenhängen.
    • Familienfahrten bei doppelter Haushaltsführung.
  • Beachte die Vorgaben des Finanzamtes.
  • Verwendest du zum ersten Mal ein elektronisches Fahrtenbuch, nutze in dem ersten Jahr zusätzlich das handschriftliche Fahrtenbuch. Das gibt dir die Sicherheit, dass keine Fehler passieren.
  • Der Wechsel vom handschriftlichen zu dem elektronischen Fahrtenbuch ist nur zu Jahresbeginn möglich.

Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen mit einfachen Hilfsmitteln

Wenn dir die regelmäßigen, handschriftlichen Eintragungen im Fahrtenbuch zu umständlich sind, gibt es auch noch die elektronische Variante. Allerdings musst du hier aufpassen, dass diese vom Finanzamt akzeptiert wird. Nachstehend erklären wir dir, was du bei einem Fahrtenbuch mit Excel und per App beachten musst.

Fahrtenbuch in Excel führen

Vorab ist anzumerken, dass die Finanzämter keine Fahrtenbücher mit Excel akzeptieren. Denn diese sind leicht zu verändern. Dennoch kann dieses Programm eine große Unterstützung sein. Denn für private Statistiken hat sich dieses Tool definitiv bewährt. Daher tragen viele Selbstständige ihre Fahrten häufig über ein Notebook oder das Smartphone in eine Excel Tabelle ein, um diese Daten am Ende Tages in das Fahrtenbuch zu übertragen.

Fahrtenbuch per App führen

Eine gute Lösung ist eine Fahrtenbuch App. Allerdings musst du genau darauf achten, dass die App vom Finanzamt anerkannt ist. Hierbei sind die Angaben der Anbieter nicht unbedingt verlässlich. Des Weiteren ist es oftmals nicht einfach, diese Apps zu bedienen. So passieren Fehler und die App wird als unzulässig angesehen. Das heißt, du musst dich, bevor du eine App zum Beispiel auf dein Smartphone lädst, genau informieren, wie sie funktioniert und ob sie konform mit den Anforderungen des Finanzamtes ist.

Führen eines Fahrtenbuchs für steuerliche Vorteile

Wie vorab schon erwähnt, lohnt sich ein Fahrtenbuch zu führen nur, wenn du überwiegend betriebliche Fahrten vornimmst. Aber es gibt eine Alternative. Und zwar gibt es nach dem Gesetzgeber die Ein-Prozent-Regelung zur Geltendmachung der Betriebskosten.

Ein-Prozent-Regelung

Bei der Ein-Prozent-Regelung wird 1 Prozent des Listenneupreises deines PKW monatlich als Wert angesetzt. Diesen Wert musst du als Selbstständiger dann als Betriebseinnahme versteuern. Nutzt du deinen Firmenwagen allerdings weniger als 50 Prozent, ist diese Regelung unzulässig.

Rechenbeispiel

Um dir den Unterschied zwischen dem Führen eines Fahrtenbuchs und der Ein-Prozent-Regelung aufzuzeigen, haben wir im folgenden ein Rechenbeispiel für dich. Die Ausgangssituation ist folgende:

Du fährst im Jahr 20.000 Kilometer. 8.000 entfallen für private Fahrten. (Das ist ein Anteil von 40 Prozent). Der Neuwagenwert beträgt 30.000 Euro. Da dein Arbeitsweg 20 Kilometer beträgt, werden monatlich pauschal 0,03 Prozent vom Bruttopreis je Kilometer angerechnet. Außerdem berechnet das Finanzamt 35 Prozent Lohnsteuer.

Nun kommen wir zu den Rechenbeispielen:

Du wendest die Ein-Prozent-Regelung anDu nutzt das Fahrtenbuch
1 Prozent des Neuwagenwerts von 30.000 Euro entsprechen 300 Euro im Monat / 3.600 Euro im JahrDie Abschreibung deines Autos auf 6 Jahre beträgt 5.000 Euro.
Für deinen Arbeitsweg sind monatlich pauschal 180 Euro angesetzt. (Die Rechnung ist hierbei: 30.000 Euro x 0,03 Prozent x 20 Kilometer. Dies entspricht im Jahr 2.160 Euro.Für Benzinkosten, Wartung und Versicherung werden 4.500 Euro angerechnet.
Es ergibt sich eine Summe von 5.760 Euro.Die Summe beträgt dann 9.500 Euro
Der Privatanteil von 40 Prozent macht einen Betrag von 3.800 Euro aus.
Bei einem Steuersatz von 35 Prozent wären das 2.016 Euro.Bei einem Steuersatz von 35 Prozent ergeben sich am Ende 1.330 Euro.

Wie du siehst, würdest du in diesem Fall 700 Euro sparen.

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Sonderfälle beim Fahrtenbuch führen

Grundsätzlich werden Ausnahmen beim Führen eines Fahrtenbuchs nicht vom Finanzamt akzeptiert. Wir haben im folgenden drei Beispiele für dich.

Leasingfahrzeuge

Bei einem Leasingfahrzeug musst du genauso ein Fahrtenbuch führen, wie bei jedem anderen Fahrzeug. Steuerlich absetzen kannst du bei einem Leasing:

  • Leasingrate
  • Kraftstoffkosten
  • Inspektionen
  • Versicherungen.

Nutzt du dein Leasingfahrzeug privat, dann muss dieser Anteil hingegen versteuert werden.

Verlust des Fahrtenbuchs

Hast du dein Fahrtenbuch verloren, ist das Finanzamt nicht kulant. Dann tritt automatisch die Ein-Prozent-Regelung in Kraft. Daher solltest du zu deinem Fahrtenbuch auch eine elektronische Lösung anwenden.

Unvollständigkeit des Fahrtenbuchs

Durch die sorgfältige Prüfung des Finanzamtes solltest du dein Fahrtenbuch grundsätzlich lückenlos führen. Unstimmigkeiten fallen auf und können für eine Umstellung auf die Ein-Prozent-Regelung sorgen. Nach dem Bußgeldkatalog droht bei lückenhafter Führung eines Fahrtenbuchs ein Bußgeld von 100 Euro. Gleiches gilt, wenn du dein Fahrtenbuch gar nicht führst.

Das vereinfachtes Fahrtenbuch

Es gibt Berufsgruppen, bei denen ein vereinfachtes Fahrtenbuch ausreicht. Diese sind:

  • Monteure und Handelsvertreter im Sinne von § 84 HGB
  • Taxifahrer
  • Mietwagenunternehmer
  • Fahrschullehrer

So reicht zum Beispiel bei dem Fahrschullehrer der Hinweis „Lehrfahrt“ aus. Der Taxifahrer hingegen braucht nur zu Beginn und Abschluss der Fahrten den aktuellen Kilometerstand aufschreiben.

Wenn du selbstständig bist, brauchst du grundsätzlich kein Fahrtenbuch führen. Wichtig ist hierbei, dass die ein steuerlicher Vorteil entgehen kann.

Welche Unterschiede gibt es beim Führen eines Fahrtenbuchs zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz?

Die Grundsätze der zeitnahen, chronologischen und genauen Eintragung im Fahrtenbuch sind in den Ländern gleich. Dennoch gibt es im Einzelnen unterschiedliche Anforderungen, welche wir dir im folgenden aufzeigen:

Fahrer, Kalenderjahr, DatumDeutschland, Österreich, Schweiz
Kilometerstand am 1. Januar und 31. DezemberSchweiz
Startzeit und EndzeitOptional
Kilometerstand bei Start und ZielDeutschland, Österreich
Distanz (Angabe in Kilometer)Deutschland, Schweiz
Ausgangspunkt und ZielpunktDeutschland, Österreich, Schweiz
Route (Nachvollziehbarkeit auf Karte)Deutschland, Österreich
Geschäftspartner/KundeDeutschland, Österreich, Schweiz (in der Schweiz wird außerdem die Angabe des Ortes gefordert)
FahrtzweckDeutschland, Österreich (nur bei Geschäftsfahrten), Schweiz optional
Fahrten zwischen Arbeitsstätte und WohnungDeutschland, Österreich = Privatfahrt, soweit es dienstrechtlich nicht anders geregelt ist,
Schweiz = Geschäftsfahrt, soweit es dienstrechtlich nicht anders geregelt ist
Angabe privat/geschäftlichDeutschland, Österreich, Schweiz optional (Hier wird keine Angabe für privat gefordert)

Fazit

Auch wenn es zeitaufwendig ist, solltest du ein Fahrtenbuch führen. Denn Steuervorteile bringen dir letztendlich mehr Geld. Wir haben dir die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt, ob du ein elektronisches Fahrtenbuch führst oder eins in Papierform. Für was du dich entscheidest, bleibt hierbei vollkommen dir überlassen. Wichtig ist nur, dass du zum Beispiel bei einer Fahrtenbuch App auf die Konformität gegenüber dem Finanzamt achtest.

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