Zusammenfassende Meldung

Verkaufst du Waren und Leistungen in das EU-Ausland, ist es nicht nur mit der Umsatzsteuervoranmeldung getan. Du musst auch eine Zusammenfassende Meldung erstellen. Doch was ist die Zusammenfassende Meldung? Außerdem wer muss die Meldung erstellen und wann muss diese abgegeben werden? All das und mehr verraten wir dir in unserem Beitrag.

Das erwartet dich heute

• Zusammenfassende Meldung – Was ist das?
• Wer muss eine Zusammenfassende Meldung machen?
• Wie erstelle ich eine Zusammenfassende Meldung?
• Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?
• Was passiert, wenn ich Angaben falsch eingetragen oder vergessen habe?
• Wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?
• Und wenn ich die Meldung nicht abgebe? Was dann?
• Fazit

Zusammenfassende Meldung – Was ist das?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) gibt dem Bundeszentralamt für Steuern eine Übersicht der verkauften Waren und Dienstleistungen in das EU-Ausland – aufgelistet nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Empfänger.

Normalerweise weist du auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer für deine Produkte oder Dienstleistungen aus. Die erhobene Steuer zahlst du dann an das Finanzamt. Deine tatsächliche Umsatzsteuerzahllast wird über die Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt. Dafür wird von der vereinnahmten Umsatzsteuer einfach die Vorsteuer abgezogen, die du selber für Einkäufe gezahlt hast.

Produkte und Dienstleistungen, die an Unternehmen im EU-Ausland verkauft werden, werden hingegen ohne Umsatzsteuer verkauft. Damit darf auf der Rechnung auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Was allerdings nicht heißt, dass die Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei sind. Sondern nur, dass du keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen musst. Vielmehr muss der Kunden die Steuerlast im eigenen Land zahlen.

Dies wird durch das so genannte “Reverse Charge Verfahren” geregelt: Nicht der Verkäufer (Leistungserbringer) zahlt die Umsatzsteuer, sondern der Kunde (Leistungsempfänger). Und zwar in dem Land, indem der Kunde (das Unternehmen) seinen Sitz hat.

Damit der Kunde weiß, dass die Zahllast auf ihn übergeht, muss auf der Rechnung ins EU-Ausland immer der Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” vermerkt sein.

Achtung: Das Reserve-Charge-Verfahren gilt nur für Unternehmenskunden, nicht aber für Privatpersonen. Denn Privatpersonen können keine USt-IdNr. beantragen und schulden somit auch nicht die Umsatzsteuer.

Mit der Zusammenfassenden Meldung und der USt-IdNr. können die gelieferten Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU kontrolliert werden. Und die Mitgliedstaaten können überprüfen, ob der Kunde die fällige Umsatzsteuer für den erwirtschafteten Umsatz im Empfängerland (Leistungsort) auch zahlt. Dafür werden die Daten aus der ZM zwischen den Staaten automatisch ausgetauscht und mit den Daten der Kunden in dessen Steuererklärung abgeglichen.

Hinweis: Wenn du Produkte oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland gekauft hast, musst du diese nicht in der Zusammenfassenden Meldung angeben.

Was wird gemeldet?

Die Zusammenfassende Meldung muss für folgende Umsätze erstellt werden:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (zwischen den Mitgliedstaaten gewerblich gelieferte Produkte)
• Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
• Nicht steuerbare innergemeinschaftliche sonstige Leistungen

Das heißt, alle Produkte und Dienstleistungen, die an Unternehmen im EU-Ausland verkauft werden und für die keine Umsatzsteuer in Deutschland erhoben wird, müssen in der Zusammenfassenden Meldung aufgelistet werden. So wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer zwischen den EU-Ländern auch verrechnet wird.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung machen?

Für die Zusammenfassende Meldung gilt: Diese muss jeder erstellen, der in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist und Produkte oder Leistungen in das EU-Ausland verkauft. Dies schließt sowohl Freiberufler, Forst- und Landwirte und Gewerbetreibende ein.

Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, dürfen sie diese auch nicht auf ihren Rechnungen ausweisen und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit müssen sie auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben. Als Kleinunternehmer kannst du auch eine Vorlage für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer verwenden.

Wie erstelle ich eine Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung kann nur elektronisch verschickt werden. Dies geht ganz einfach über das Elster Online-Portal oder das BZStOnline-Portal.

Dafür musst du dich bei dem jeweiligen Portal registrieren, um eine Authentifizierung zu erhalten. Diese ist Voraussetzung, um die Zusammenfassende Meldung online zu versenden.

Die Zusammenfassende Meldung über ElsterOnline

Erstellst du die Meldung über das ElsterOnline-Portal, funktioniert das so:

1. Gebe deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein
2. Wähle den Meldezeitraum aus (das Jahr und dann den Monat oder das Quartal)
3. Klicke nun auf den Button “Weiter”
4. Gebe deine persönlichen Daten an (Unternehmensname, Anschrift und Telefonnummer)
5. Klicke anschließend auf “Weiter”
6. Nun musst du die USt-ID-Nummer des belieferten Kunden angeben sowie die durch ihn erwirtschafteten Umsätze.
7. Hast du mehrere Kunden beliefert, kannst du weitere Zeilen hinzufügen. Wie in der ersten Zeile gibst du die USt-IdNr. und die dazugehörigen Umsätze ein.

Hast du alle Daten eingetragen und geprüft, kannst du die Meldung direkt versenden.
Abgegeben wird die Meldung zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Angaben beider Meldungen müssen übereinstimmen: Denn in der Voranmeldung musst du die innergemeinschaftlichen Lieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäfte bereits angegeben und diese werden mit der ZM abgeglichen.

Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?

Damit die Produkte und Leistungen dem einzelnen Empfänger direkt zugerechnet werden können, muss die Zusammenfassende Meldung nicht nur deine USt-IdNr. beinhalten, sondern auch die des Empfängers.

Dafür solltest du die Identifikationsnummer des Leistungsempfängers immer prüfen. Denn ist diese falsch, musst du die Umsatzsteuer zahlen. Es hilft dir nicht, wenn du sagst, dass du dem Kunden und der Richtigkeit seiner Angaben geglaubt hast. Daher gilt, du solltest stets die USt-ID prüfen. Und kommt dir die Nummer falsch vor, kontaktiere im Zweifelsfalls den Kunden erneut.

Damit dürfen folgende Angaben in der Zusammenfassenden Meldung nicht fehlen:

• Deine persönlichen Daten (Umsatzsteuernummer, Name, Anschrift)
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
• Für jeden Leistungsempfänger der Rechnungsbetrag (= Summe der Bemessungsgrundlage)
• Art des Umsatzes

Was passiert, wenn ich Angaben falsch eingetragen oder vergessen habe?

Auch bei der Erstellung einer Zusammenfassenden Meldung kann es zu Fehlern kommen oder Angaben vergessen werden. In diesem Fall besteht eine besondere Berichtigungspflicht.

Du musst die Zusammenfassende Meldung innerhalb von einem Monat anpassen. Dabei beginnt die monatliche Frist mit dem Zeitpunkt, an dem der Fehler erkannt wird.

Hinweis: Die Frist von einem Monat bezieht sich auf den Eingang der berichtigten ZM beim BZSt.

Wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?

Die Zusammenfassende Meldung muss zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden. Ebenso wie bei der Voranmeldung sind die Meldezeiträume vom Umsatz abhängig.

1. Warenlieferungen

• Monatliche Meldung: Bis spätestens am 25. Tag des Folgemonats. Bei Umsätzen über 50.000 Euro.
• Quartalsweise Meldung: Bis spätestens zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende. Bei Umsätzen, die im Quartal 50.000 Euro nicht überschreiten.

2. Dienstleistungen

• Quartalsweise Meldung: Bis spätestens am 25. Tag nach Ende des Quartals.

Wenn du in dem jeweiligen Meldezeitraum keine Lieferungen oder Leistungen in das EU-Ausland verkauft hast, musst du auch keine ZM einreichen.

Und wenn ich die Meldung nicht abgebe? Was dann?

Wenn du keine Zusammenfassende Meldung erstellst, gilt dies als ordnungswidrig. Zuerst erhältst du einen Brief von deinem Finanzamt, in dem du aufgefordert wirst, die ZM einzureichen. Damit droht ein Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro und ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.

Kommst du der Aufforderung nicht nach, musst du mit einem Zwangsgeld rechnen. Dies kann bis zu 25.000 Euro betragen. Und selbst wenn du dieses bezahlst, kommst du nicht um die Zusammenfassende Meldung herum. Denn diese kann erzwungen werden. Also, so oder so, du musst die Meldung erstellen und einreichen.

Fazit

Die Zusammenfassende Meldung ist also verpflichtend für dich, wenn du Produkte oder Dienstleistungen in das EU-Ausland verkaufst. Der Aufbau gliedert sich nach der jeweiligen Umsatzsteuer-ID deiner Kunden. Die ZM ist elektronisch abzugeben, das heißt die elektronische Übermittlung findet über das ELSTER Formular statt. Im Rahmen des Umsatzsteuergesetzes sind Pflichtangaben und der Meldezeitraum festgelegt.