Zusammenfassende Meldung

Verkaufen Sie Waren und Leistungen in das EU-Ausland, ist es nicht nur mit der Umsatzsteuervoranmeldung getan. Sie müssen auch eine Zusammenfassende Meldung erstellen. Was das ist, wer die Meldung erstellen muss und wann diese abgegeben werde muss, verraten wir Ihnen in unserem Beitrag.

Zusammenfassende Meldung – Was ist das?

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) gibt dem Bundeszentralamt für Steuern eine Übersicht der verkauften Waren und Dienstleistungen in das EU-Ausland – aufgelistet nach Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Empfänger.

Normalerweise weisen Sie auf Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer für Ihre Produkte oder Dienstleistungen aus. Die erhobene Steuer zahlen dann Sie an das Finanzamt. Ihre tatsächliche Umsatzsteuerzahllast wird über die Umsatzsteuervoranmeldung ermittelt. Dafür wird von der vereinnahmten Umsatzsteuer einfach die Vorsteuer abgezogen, die Sie selber für Einkäufe gezahlt haben.

Produkte und Dienstleistungen, die an Unternehmen im EU-Ausland verkauft werden, werden hingegen ohne Umsatzsteuer verkauft. Damit darf auf der Rechnung auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Was allerdings nicht heißt, dass die Lieferungen und Leistungen umsatzsteuerfrei sind. Sondern nur, dass Sie keine Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Vielmehr muss der Kunden die Steuerlast im eigenen Land zahlen.

Dies wird durch das so genannte “Reverse Charge Verfahren” geregelt: Nicht der Verkäufer (Leistungserbringer) zahlt die Umsatzsteuer, sondern der Kunde (Leistungsempfänger). Und zwar in dem Land, indem der Kunde (das Unternehmen) seinen Sitz hat.

Damit der Kunde weiß, dass die Zahllast auf ihn übergeht, muss auf der Rechnung ins EU-Ausland immer der Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” vermerkt sein.

Achtung: Das Reserve-Charge-Verfahren gilt nur für Unternehmenskunden, nicht aber für Privatpersonen. Denn Privatpersonen können keine USt-IdNr. beantragen und schulden somit auch nicht die Umsatzsteuer.

Mit der Zusammenfassenden Meldung und der USt-IdNr. können die gelieferten Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU kontrolliert werden. Und die Mitgliedstaaten können überprüfen, ob der Kunde die fällige Umsatzsteuer für den erwirtschafteten Umsatz im Empfängerland (Leistungsort) auch zahlt. Dafür werden die Daten aus der ZM zwischen den Staaten automatisch ausgetauscht und mit den Daten der Kunden in dessen Steuererklärung abgeglichen.

Hinweis: Wenn Sie Produkte oder Dienstleistungen aus dem EU-Ausland gekauft haben, müssen Sie diese nicht in der Zusammenfassenden Meldung angeben.

Was wird gemeldet?

Die Zusammenfassende Meldung muss für folgende Umsätze erstellt werden:

• Innergemeinschaftliche Lieferungen (zwischen den Mitgliedstaaten gewerblich gelieferte Produkte)
• Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
• Nicht steuerbare innergemeinschaftliche sonstige Leistungen

Das heißt, alle Produkte und Dienstleistungen, die an Unternehmen im EU-Ausland verkauft werden und für die keine Umsatzsteuer in Deutschland erhoben wird, müssen in der Zusammenfassenden Meldung aufgelistet werden. So wird sichergestellt, dass die Umsatzsteuer zwischen den EU-Ländern auch verrechnet wird.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung machen?

Für die Zusammenfassende Meldung gilt: Diese muss jeder erstellen, der in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist und Produkte oder Leistungen in das EU-Ausland verkauft. Dies schließt sowohl Freiberufler, Forst- und Landwirte und Gewerbetreibende ein.

Eine Ausnahme bilden Kleinunternehmer: Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, dürfen sie diese auch nicht auf ihren Rechnungen ausweisen und müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Somit müssen sie auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben.

Wie erstelle ich eine Zusammenfassende Meldung?

Die Zusammenfassende Meldung kann nur elektronisch verschickt werden. Dies geht ganz einfach über das ElsterOnline-Portal oder das BZStOnline-Portal.

Dafür müssen Sie sich bei jeweiligen Portal registrieren, um eine Authentifizierung zu erhalten. Diese ist Voraussetzung, um die Zusammenfassende Meldung online zu versenden.

Die Zusammenfassende Meldung über ElsterOnline

Erstellen Sie die Meldung über das ElsterOnline-Portal, funktioniert das so:

1. Geben Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ein
2. Wählen Sie den Meldezeitraum aus (das Jahr und dann den Monat oder das Quartal)
3. Klicken Sie nun auf den Button “Weiter”
4. Geben Sie Ihre persönlichen Daten an (Unternehmensname, Anschrift und Telefonnummer)
5. Klicken Sie anschließend auf “Weiter”
6. Nun müssen Sie die USt-ID-Nummer des belieferten Kunden angeben sowie durch ihn erwirtschafteten Umsätze.
7. Haben Sie mehrere Kunden beliefert, können Sie weitere Zeilen hinzufügen. Wie in der ersten Zeile geben Sie die USt-IdNr. und die dazugehörigen Umsätze ein.

Haben Sie alle Daten eingetragen und geprüft, können Sie die Meldung direkt versenden.
Abgegeben wird die Meldung zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung. Die Angaben beider Meldungen müssen übereinstimmen: Denn in der Voranmeldung müssen Sie die innergemeinschaftlichen Lieferungen, Leistungen und Dreiecksgeschäfte bereits angegeben und diese werden mit der ZM abgeglichen.

Welche Angaben gehören in die Zusammenfassende Meldung?

Damit die Produkte und Leistungen dem einzelnen Empfänger direkt zugerechnet werden können, muss die Zusammenfassende Meldung nicht nur Ihre USt-IdNr. beinhalten, sondern auch die des Empfängers.

Dafür sollten Sie die Identifikationsnummer des Leistungsempfängers immer prüfen. Denn ist diese falsch, müssen Sie die Umsatzsteuer zahlen. Es hilft Ihnen nicht, wenn Sie sagen, dass Sie dem Kunden und der Richtigkeit seiner Angaben geglaubt haben. Daher: Prüfen Sie die USt-ID-Nummer Ihres Kunden immer. Und kommt Ihnen die Nummer falsch vor, kontaktieren Sie im Zweifelsfalls den Kunden erneut.

Damit dürfen folgende Angaben in der Zusammenfassenden Meldung nicht fehlen:

• Ihre persönlichen Daten (Umsatzsteuernummer, Name, Anschrift)
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
• Für jeden Leistungsempfänger der Rechnungsbetrag (= Summe der Bemessungsgrundlage)
• Art des Umsatzes

Was passiert, wenn ich Angaben falsch eingetragen oder vergessen habe?

Auch bei der Erstellung einer Zusammenfassenden Meldung kann es zu Fehlern kommen oder Angaben vergessen werden. In diesem Fall besteht eine besondere Berichtigungspflicht.

Sie müssen die Zusammenfassende Meldung innerhalb von einem Monat anpassen. Dabei beginnt die monatliche Frist mit dem Zeitpunkt, an dem der Fehler erkannt wird.

Hinweis: Die Frist von einem Monat bezieht sich auf den Eingang der berichtigten ZM beim BZSt.

Wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?

Die Zusammenfassende Meldung muss zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden. Ebenso wie bei der Voranmeldung sind die Meldezeiträume vom Umsatz abhängig.

1. Warenlieferungen

• Monatliche Meldung: Bis spätestens am 25. Tag des Folgemonats. Bei Umsätzen über 50.000 Euro.
• Quartalsweise Meldung: Bis spätestens zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende. Bei Umsätzen, die im Quartal 50.000 Euro nicht überschreiten.

2. Dienstleistungen

• Quartalsweise Meldung: Bis spätestens am 25. Tag nach Ende des Quartals.

Wenn Sie in dem jeweiligen Meldezeitraum keine Lieferungen oder Leistungen in das EU-Ausland verkauft haben, müssen Sie auch keine ZM einreichen.

Und wenn ich die Meldung nicht abgebe? Was dann?

Wenn Sie keine Zusammenfassende Meldung erstellen, gilt dies ordnungswidrig. Zuerst erhalten Sie einen Brief von Ihrem Finanzamt, in dem Sie aufgefordert werden, die ZM einzureichen. Damit droht ein Verspätungszuschlag von bis zu 2.500 Euro und ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.

Kommen Sie der Aufforderung nicht nach, müssen Sie mit einem Zwangsgeld rechnen. Dies kann bis zu 25.000 Euro betragen. Und selbst wenn Sie dieses zahlen, kommen Sie nicht um die Zusammenfassende Meldung herum. Denn diese kann erzwungen werden. Also, so oder so, Sie müssen die Meldung erstellen und einreichen.