Gutschrift

Überblick

• Definition: Was ist eine Gutschrift?
• Arten der Gutschrift
• Pflichtangaben einer Gutschrift nach § 14 Abs. 4 UStG
• Erstellen und Verbuchen einer Gutschrift
• Wann berechtigt eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug?
• Vorsicht als Kleinunternehmer bei Gutschriften mit Ausweisung der USt

Definition: Was ist eine Gutschrift?

Im steuerrechtlichen Sinne ist eine Gutschrift eine Rechnung, die das besondere Merkmal aufweist, dass nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger sie ausstellt. Umgangssprachlich verwendet man den Begriff immer dann, wenn jemand eine Zahlung erhält, ohne dass er dafür eine Rechnung geschrieben hat.

Die Gutschrift als besondere Form der Rechnungsstellung

Üblich ist diese Art der Rechnungsstellung immer dann, wenn mehr als zwei Beteiligte zur Auftragserfüllung beitragen. Wenn also beispielsweise

• ein Designer im Auftrag einer Werbeagentur ein Logo für den Kunden dieser Agentur entwirft. Er kann dann selbst eine Rechnung erstellen oder aber die Agentur stellt ihm eine Gutschrift aus.
• Handwerksunternehmen als Subunternehmer Teilleistungen auf einer Großbaustelle ausführen, die von einem anderen Bauunternehmen geleitet wird.
• ein Unternehmen die von dir erbrachte Leistung an einen anderen Kunden übermittelt und dafür eine Gebühr erhebt. Das Unternehmen erstellt dir dann eine Gutschrift und nimmt diesen Betrag in die Gesamtrechnung gegenüber dem eigentlichen Kunden auf.

Entscheidend ist, dass

1. die Gutschrift eine Einnahme ist, die der Leistungserbringer vom Leistungsempfänger erhält.
2. der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt.
3. die Gutschrift entsprechend einen positiven Betrag ausweist. Dies unterscheidet sie von Rechnungskorrekturen oder Erstattungen, die im Rahmen des Buchungsvorganges als Negativbeträge verzeichnet werden.

Das sagt das Gesetz

Dass die Gutschrift eine besondere Form der vollgültigen Rechnungstellung ist, geht aus § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG hervor. Dort heißt es, dass

eine Rechnung von einem […] Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmens ausgestellt werden“ kann, „sofern dies vorher vereinbart wurde

„Eine Rechnung kann“ zudem „im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines“ anderen „Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.“ Eine Gutschrift liegt somit vor und ist rechtlich gültig, wenn sie

• als Abrechnungsform zuvor zwischen den Beteiligten vereinbart wurde.
• vom Leistungsempfänger im eigenen Namen oder im Namen eines anderen Kunden ordnungsgemäß ausgestellt wurde.
• einen positiven Betrag ausweist und mit der Bezeichnung „Gutschrift“ oder einer vergleichbaren Bezeichnung wie etwa „Self-Billing“ versehen ist.

Sie hat zudem den Vorteil, dass verschiedene Leistungen – die alle derselben Besteuerungsform unterliegen – in einem Betrag zusammengefasst werden. Hat also der oben erwähnte Grafiker weitere Logos für mehrere Kunden der Werbeagentur erstellt, kann diese die Zahlungen nach Absprache mit einem Gutschrifts-Verrechnungsscheck zusammenfassen.

Arten der Gutschrift

Lange Zeit war der Begriff nicht eindeutig definiert. So spricht man auch heute noch von kaufmännischen oder buchhalterischen Gutschriften und von Bankgutschriften. Damit sind aber eben Zahlungseingänge oder Erstattungen gemeint, die auf anderer Grundlage zustande kommen.

Diese sind dann von einer Gutschrift im Sinne des Gesetzes, also von der eigentlichen Abrechnungsgutschrift, zu unterscheiden.

Andere Arten von Gutschriften

So liegt eine kaufmännische Gutschrift immer dann vor, wenn eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden muss. In der Folge erhältst du dann eine Stornorechnung oder eine Korrekturrechnung und die Erstattung der bereits geleisteten oder zu viel gezahlten Beträge.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn du eine Bestellung zurückschickst oder wenn ein Mangel vorliegt, für den du nachträglich einen Preisnachlass bekommst. Manchmal sind es auch einfach fehlerhafte Rechnungsbeträge, die dazu führen, dass eine Rechnungskorrektur erforderlich ist.

Von einer Bank- oder einer Buchungsgutschrift spricht man dagegen ganz allgemein bei der Verbuchung von eingehenden Beträgen. Alles, was als Zahlungseingang auf der Haben-Seite landet, wird daher als Gutschrift bezeichnet – gleichgültig, ob es aufgrund einer Rechnungsstellung oder einer Rechnungskorrektur eingeht. Mit der steuerrechtlichen Verwendung des Begriffs Gutschrift haben die Buchungs- oder Bankgutschrift also nichts gemein.

Pflichtangaben einer Gutschrift nach § 14 Abs. 4 UStG

Die Gutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht eine Rechnung. Daher muss das Gutschriftsverfahren alle Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber hierfür vorsieht. Dazu gehören:

• Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Empfängers der Leistung.
• Steuernummer des Leistungserbringers (wenn vorhanden: Ust-IDNr.).
• Rechnungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer.
• Angaben über die Art und den Umfang der Leistung oder Lieferung.
• Angaben über den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung.
• besondere Vereinbarungen zur Zahlung (Zeitpunkt) oder Entgeltminderung und die Höhe der Steuersätze, die in der Rechnungsstellung enthalten ist.
• einen Hinweis, dass eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung/Gutschrift besteht, sofern diese steuerpflichtige Leistungen beinhaltet.

Wichtig ist, dass die Gutschrift als solche gekennzeichnet wird. Am einfachsten erfolgt dies, indem du als Bezeichnung tatsächlich „Gutschrift“ wählst. Darüber hinaus muss sie die Steuernummer des Leistungserbringers enthalten. Erhältst du eine Gutschrift solltest du unbedingt prüfen, ob der Aussteller deine Steuernummer eingetragen hat.

Eine Gutschrift könnte demnach wie in unserem Muster aussehen:

Erstellen und Verbuchen einer Gutschrift

Wie jede Rechnung muss also auch die Gutschrift bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Da das Erstellen von Rechnungen und Gutschriften zu den Routineaufgaben gehört, die immer wiederkehren, lohnt es sich, hierfür eine Buchhaltungs- oder ein Rechnungsprogramm wie sevDesk zu verwenden. So musst du die Pflichtangaben nicht jedes Mal neu ergänzen und bist doch sicher, dass alles Wesentliche enthalten ist. Anders als bei einer Rechnungsvorlage, sind Buchhaltungsprogramme GoBD-konform.

Erstellst du Gutschriften für verschiedene Leistungserbringer musst du aber auch hier natürlich darauf achten, die richtige Umsatzsteuer-ID einzugeben. Durch die Verwendung von sevDesk kannst du die Gutschrift zudem gleich der passenden Kategorie zuweisen, also beispielsweise auswählen, ob es sich um eine Provision, ein Honorar oder ein Teilstorno handelt. Wie dies im Einzelnen geht, schaust du dir am besten gleich hier einmal an. 

Wann berechtigt eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug?

Berechnet der Empfänger deiner Gutschrift für seine Leistungen oder Produkte Umsatzsteuer? Dann musst du diese natürlich in der Gutschrift aufführen. Anschließend kannst du diese dann als Vorsteuer wieder beim Finanzamt geltend machen – sofern du selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.

• 14 Abs. 2 UStG fasst die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug klar zusammen. Demnach muss
• der Empfänger der Gutschrift berechtigt sein, Umsatzsteuer gesondert auszuweisen.
• vorab eine Vereinbarung zwischen Empfänger und Austeller erfolgt sein, dass die Rechnungsstellung als Gutschrift erfolgt.
• die Gutschrift alle vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
• die Gutschrift nachweislich dem Empfänger zugestellt worden sein.

Kleinunternehmer? Dann aufgepasst!

Hast du selbst beim Finanzamt beantragt, dass du nach der Kleinunternehmerregelung besteuert wirst? In diesem Fall darfst du eine Gutschrift, die Umsatzsteuer ausweist, nicht annehmen.

Sorge deshalb dafür, dass der Gutschriftersteller vorab weiß, dass du keine Umsatzsteuer berechnest. Das kann er in der Gutschrift berücksichtigen und muss keine Korrektur vornehmen. Hält er sich nicht daran oder vergisst er es, musst du der Gutschrift widersprechen. Weise darauf hin, dass du als Kleinunternehmer nach § 19 UstG nicht zum Abzug von Umsatzsteuer berechtigt bist.