Im steuerrechtlichen Sinne ist eine Gutschrift eine Rechnung, die das besondere Merkmal aufweist, dass nicht der Leistungserbringer, sondern der Leistungsempfänger sie ausstellt. Umgangssprachlich verwendet man den Begriff immer dann, wenn jemand eine Zahlung erhält, ohne dass er dafür eine Rechnung geschrieben hat.
Üblich ist diese Art der Rechnungsstellung immer dann, wenn mehr als zwei Beteiligte zur Auftragserfüllung beitragen. Wenn also beispielsweise
Entscheidend ist, dass
Dass die Gutschrift eine besondere Form der vollgültigen Rechnungstellung ist, geht aus § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG hervor. Dort heißt es, dass
eine Rechnung von einem […] Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmens ausgestellt werden“ kann, „sofern dies vorher vereinbart wurde
„Eine Rechnung kann“ zudem „im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder eines“ anderen „Leistungsempfängers von einem Dritten ausgestellt werden.“ Eine Gutschrift liegt somit vor und ist rechtlich gültig, wenn sie
Sie hat zudem den Vorteil, dass verschiedene Leistungen – die alle derselben Besteuerungsform unterliegen – in einem Betrag zusammengefasst werden. Hat also der oben erwähnte Grafiker weitere Logos für mehrere Kunden der Werbeagentur erstellt, kann diese die Zahlungen nach Absprache mit einem Gutschrifts-Verrechnungsscheck zusammenfassen.
Lange Zeit war der Begriff nicht eindeutig definiert. So spricht man auch heute noch von kaufmännischen oder buchhalterischen Gutschriften und von Bankgutschriften. Damit sind aber eben Zahlungseingänge oder Erstattungen gemeint, die auf anderer Grundlage zustande kommen.
Diese sind dann von einer Gutschrift im Sinne des Gesetzes, also von der eigentlichen Abrechnungsgutschrift, zu unterscheiden.
So liegt eine kaufmännische Gutschrift immer dann vor, wenn eine Rechnungskorrektur vorgenommen werden muss. In der Folge erhältst du dann eine Stornorechnung oder eine Korrekturrechnung und die Erstattung der bereits geleisteten oder zu viel gezahlten Beträge.
Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn du eine Bestellung zurückschickst oder wenn ein Mangel vorliegt, für den du nachträglich einen Preisnachlass bekommst. Manchmal sind es auch einfach fehlerhafte Rechnungsbeträge, die dazu führen, dass eine Rechnungskorrektur erforderlich ist.
Von einer Bank- oder einer Buchungsgutschrift spricht man dagegen ganz allgemein bei der Verbuchung von eingehenden Beträgen. Alles, was als Zahlungseingang auf der Haben-Seite landet, wird daher als Gutschrift bezeichnet – gleichgültig, ob es aufgrund einer Rechnungsstellung oder einer Rechnungskorrektur eingeht. Mit der steuerrechtlichen Verwendung des Begriffs Gutschrift haben die Buchungs- oder Bankgutschrift also nichts gemein.
Die Gutschrift ist aus steuerrechtlicher Sicht eine Rechnung. Daher muss das Gutschriftsverfahren alle Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber hierfür vorsieht. Dazu gehören:
Wichtig ist, dass die Gutschrift als solche gekennzeichnet wird. Am einfachsten erfolgt dies, indem du als Bezeichnung tatsächlich „Gutschrift“ wählst. Darüber hinaus muss sie die Steuernummer des Leistungserbringers enthalten. Erhältst du eine Gutschrift solltest du unbedingt prüfen, ob der Aussteller deine Steuernummer eingetragen hat.
Eine Gutschrift könnte demnach wie in unserem Muster aussehen:
Du kannst auch eine kostenlose Gutschriftvorlage downloaden. Noch besser und schneller geht es jedoch mit einer Online-Buchhaltungssoftware. Jetzt 14 Tage kostenlos testen.
Wie jede Rechnung muss also auch die Gutschrift bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird. Da das Erstellen von Rechnungen und Gutschriften zu den Routineaufgaben gehört, die immer wiederkehren, lohnt es sich, hierfür eine Buchhaltungs- oder ein Rechnungsprogramm wie sevDesk zu verwenden. So musst du die Pflichtangaben nicht jedes Mal neu ergänzen und bist doch sicher, dass alles Wesentliche enthalten ist. Anders als bei einer Rechnungsvorlage, sind Buchhaltungsprogramme GoBD-konform.
Erstellst du Gutschriften für verschiedene Leistungserbringer musst du aber auch hier natürlich darauf achten, die richtige Umsatzsteuer-ID einzugeben. Durch die Verwendung von sevDesk kannst du die Gutschrift zudem gleich der passenden Kategorie zuweisen, also beispielsweise auswählen, ob es sich um eine Provision, ein Honorar oder ein Teilstorno handelt.
Berechnet der Empfänger deiner Gutschrift für seine Leistungen oder Produkte Umsatzsteuer? Dann musst du diese natürlich in der Gutschrift aufführen. Anschließend kannst du diese dann als Vorsteuer wieder beim Finanzamt geltend machen – sofern du selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.
Hast du selbst beim Finanzamt beantragt, dass du nach der Kleinunternehmerregelung besteuert wirst? In diesem Fall darfst du eine Gutschrift, die Umsatzsteuer ausweist, nicht annehmen.
Sorge deshalb dafür, dass der Gutschriftersteller vorab weiß, dass du keine Umsatzsteuer berechnest. Das kann er in der Gutschrift berücksichtigen und muss keine Korrektur vornehmen. Hält er sich nicht daran oder vergisst er es, musst du der Gutschrift widersprechen. Weise darauf hin, dass du als Kleinunternehmer nach § 19 UstG nicht zum Abzug von Umsatzsteuer berechtigt bist.
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