Virtuelle Assistenz werden: Alles für deinen erfolgreichen Einstieg als Freelancer

Was macht eine virtuelle Assistenz?

Unsere Arbeitswelt wird immer digitaler und somit entstehen neue, flexible Jobmodelle. Eines davon ist die virtuelle Assistenz (VA), oder virtuelle persönliche Assistenz (VPA). VAs arbeiten häufig in Fernarbeit und unterstützen Unternehmen, Selbstständige oder Agenturen bei unterschiedlichen Aufgaben. Sie werden auf Stunden- oder Projektbasis bezahlt und springen dort ein, wo Support benötigt wird. Gerade für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer ist eine virtuelle Assistenz die ideale Lösung: Sie brauchen Unterstützung, möchten aber dafür niemanden fest einstellen. Stattdessen lagern sie einzelne Aufgabenbereiche an eine VA aus. 

Das sind typische Tätigkeitsfelder einer VA:

• administrative Unterstützung
• Social Media & Community Management
• Texterstellung & Lektorat
• Grafikdesign & Video-Editing
• Buchhaltung & Rechnungsstellung
• Kundenakquise & Kundenservice  
• Reiseplanung
• Website-Betreuung

Je nach Branche und Spezialisierung können diese Aufgaben variieren.  Als VPA kannst du dich entweder als Allrounder aufstellen und ein breites Angebot an Dienstleistungen anbieten. Oder du spezialisierst dich auf ein bestimmtes Kerngeschäft, wie zum Beispiel Social Media oder Buchhaltung. Viele Unternehmen suchen gezielt nach Experten für bestimmte Bereiche, sodass eine spitze Positionierung viele Vorteile mit sich bringt. Mehr dazu erfährst du gleich noch. 

Vorteile der Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz

Einer der größten Vorteile als virtuelle Assistenz ist die felxible Arbeitsweise: Du kannst quasi von jedem Ort aus arbeiten, solange du eine stabile Internetverbindung hast. Die Arbeitszeiten legst du in der Regel selbst fest. Diese Vorzüge machen den Job besonders attraktiv für Personen, die Familie und Beruf flexibel unter einen Hut bringen wollen. Statt einem starren 9-to-5-Job baust du dir dein Business so auf, dass es sich deinem Leben anpasst – und nicht umgekehrt. 

Diese Vorteile genießt du als virtuelle Assistenz: 

• Ortsunabhängigkeit
• flexible Arbeitszeiten
• abwechslungsreiche Aufgaben
• unkomplizierter Einstieg
• nebenberufliches Einkommen

Halten wir fest: Die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz bietet dir eine riesige Bandbreite an Vorteilen und Möglichkeiten. Mit der Zeit kommen weitere spannende Aufgaben hinzu, die dein Business weiter wachsen lassen. 

Voraussetzungen, um virtuelle Assistenz zu werden

Für den Job als virtuelle Assistenz gibt es keine spezifischen Voraussetzungen. Aber: Je mehr Fähigkeiten du mitbringst und dir zusätzlich aneignest, desto einfacher wird es für dich, Aufträge zu generieren. Denk auch daran, dass du dein eigenes kleines Business führst und neben der Organisation auch für die Buchhaltung verantwortlich bist.  

Diese persönlichen Eigenschaften solltest du als angehende VA mitbringen:   

• Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeit
• schnelle Auffassungsgabe
• selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verlässlichkeit und gutes Zeitmanagement

Zusätzlich sind Erfahrungen im Umgang mit digitalen Tools hilfreich. Ob Projektmanagement-Programme, Kommunikations-Tools oder Buchhaltungssoftware – je mehr Tools du beherrschst, desto besser bist du aufgestellt. 

Wie viel kannst du als virtuelle Assistenz verdienen?

Der Markt für VA wächst in Deutschland gerade rasant: Deine ideale Chance, jetzt einzusteigen! Wie viel du als VA verdienen kannst, hängt von ein paar Faktoren ab: Neben deinen Qualifikationen und Erfahrungen sind auch deine angebotenen Dienstleistungen und die Branche ausschlaggebend.

Zum Einstieg mit wenig Erfahrung besteht die Möglichkeit, 15 bis 30 Euro pro Stunde zu verdienen. In gefragten Bereichen wie Social Media Management oder Buchhaltung ist ein höherer Stundensatz möglich. Mit zunehmender Erfahrung kannst du deinen Stundensatz auf 70 Euro oder sogar mehr steigern. 

Unser Tipp: Bevor du deinen Stundensatz festlegst, erstelle dir einen Finanzplan. Damit behältst du sowohl deine beruflichen als auch privaten Ausgaben im Blick. Setze dir realistische Ziele und baue Rücklagen auf, damit du langfristig abgesichert bist. Alles, was du dazu beachten muss, findest du in unserem Ratgeber zum Finanzplan.

Was kostet es, sich als Virtual Assistant selbstständig zu machen?

Good News: Für den Einstieg als virtuelle Assistenz brauchst du kein üppiges Startkapital. Mit einem Laptop, einer stabilen Internetverbindung und einem guten Headset hast du die wichtigsten Basics abgedeckt. Als virtuelle Assistenz benötigst du noch nicht einmal feste Arbeitsräume, da du ortsunabhängig arbeiten kannst. Falls du dich auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisieren möchtest, können zusätzliche Kosten auf dich zukommen.

Mit diesen Anfangskosten solltest du rechnen: 

• Technische Ausstattung: Ein leistungsfähiger Laptop und gutes Internet sind die Grundvoraussetzungen.
• Software: Je nach Tätigkeitsbereich benötigst du möglicherweise spezielle Programme, zum Beispiel Photoshop für Grafikdesign. Tipp: Zahlreiche Tools gibt es als günstige Abo-Modelle oder sogar kostenlos.
• Website & Marketing: Eine eigene Website ist nicht zwingend nötig, hilft aber bei der Kundenakquise. Zusätzlich solltest du Kosten für Social-Media-Profile, Visitenkarten oder Werbung einplanen.
• Weiterbildung: Gerade zu Beginn lohnt es sich, in Weiterbildungen oder Coachings zu investieren, um Expertise zu erlangen. 

Halten wir fest: Insgesamt kannst du mit einer Anfangsinvestition von ca. 1.000 bis 2.500 Euro rechnen. Wie viel du ausgibst, hängt davon ab, wie viel du in Technik, Marketing und Weiterbildung investieren möchtest.

Checkliste: Schritt für Schritt zur Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz

Bevor du deine Dienste als virtuelle Assistenz anbieten kannst, gibt es einiges zu klären. Mit unserer Checkliste bist du bestens vorbereitet.

Schritt 1: Überlege dir, was genau du anbieten willst

Virtuelle Assistenzen schießen gerade wie Pilze aus dem Boden. Das bedeutet für dich: viel Konkurrenz! Anstatt als Generalist zu starten oder gängige Tätigkeiten anzubieten, kannst du dich gezielt auf ein spezielles Fachgebiet konzentrieren. So hebst du dich von der Masse ab und wirst zum Experten. 

Hier ein Beispiel: Podcasts boomen und sind ein beliebtes Marketingtool. Die Produktion kann ziemlich zeitintensiv sein. Oft fehlt die Zeit oder die Lust, sich mit der Technik oder dem organisatorischen Aufwand zu beschäftigen. Du könntest dich darauf spezialisieren, Show-Notes zu schreiben, Podcast-Episoden zu schneiden und hochzuladen oder Social-Media-Posts für neue Folgen zu erstellen. Diese Spezialisierung hilft dir, dich als Experte zu positionieren und aus der Masse herauszustechen. Du kannst gezielt Kunden ansprechen, die diese Unterstützung brauchen.

Schritt 2: Schreibe einen Businessplan für deine Selbstständigkeit

Bevor du als virtuelle Assistenz durchstarten kannst, solltest du deine Ideen in ein klares Konzept fassen und einen Businessplan erstellen. Das hilft dir, alles zu strukturieren und gibt dir einen klaren Fahrplan für dein Business. Falls du finanzielle Unterstützung wie den Gründungszuschuss oder einen KfW-Gründerkredit beantragen möchtest, ist der Businessplan sogar unerlässlich.

Diese Punkte dürfen in deinem Businessplan nicht fehlen: 

• Führe eine Zielgruppenanalyse durch und definiere deine Zielgruppe
• Führe eine Marktanalyse durch, um das Potenzial deiner Dienstleistung zu verdeutlichen.
• Führe eine Wettbewerbs- & Konkurrenzanalyse durch und überlege, wie du dich von deiner Konkurrenz abheben kannst.

Willst du nur nebenberuflich als VA tätig sein, muss dein Businessplan nicht ganz so ausführlich sein. 

Unser Tipp: Der Businessplan kann eine Herausforderung sein. Mit unserer kostenlosen Businessplan-Vorlage führen wir dich Schritt für Schritt zum fertigen Plan. Weitere nützliche Tipps und Informationen findest du zusätzlich in unserem Ratgeber-Artikel zum Businessplan.

Schritt 3: Melde deine Selbstständigkeit bei den Behörden an

Jetzt kommt noch der offizielle Teil: die Anmeldung deiner Selbstständigkeit. Als virtuelle Assistenz musst du in den meisten Fällen ein Gewerbe anmelden. Einige Aufgaben in deinem Tätigkeitsfeld fallen eventuell in den Bereich der freien Berufe (Beispiel: Coaching oder Texten). Die meisten VA-Dienste gelten aber als gewerbliche Tätigkeit. Auch wenn du dich nur nebenberuflich selbstständig machen möchtest, ist eine Anmeldung beim Finanzamt (bei freiberuflicher Tätigkeit) bzw. Gewerbeamt (bei gewerblicher Tätigkeit) erforderlich.  

Nach der Anmeldung beim Finanzamt erhältst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dort gibst du unter anderem an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst. Nach dem Einreichen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung erhältst du deine Steuernummer in der Regel innerhalb von zwei bis sechs Wochen per Post.

Vor der Anmeldung musst du dich für eine passende Rechtsform entscheiden, die Einfluss auf deine Haftung, Steuerpflichten und die Buchführung hat. Der Großteil der VA arbeitet als Einzelunternehmer. Der Vorteil: Du kannst schnell gründen und brauchst kein Startkapital. Ein Nachteil: Du haftest mit deinem Privatvermögen für die Schulden deines Unternehmens. Willst du diese Haftung umgehen, könnte eine GmbH oder eine UG sinnvoll sein. 

Unser Tipp: Eine Übersicht der gängigsten Optionen bietet dir unser Ratgeber zu den Rechtsformen.

Schritt 4: Eröffne ein Geschäftskonto 

Um deine privaten und geschäftlichen Finanzen sauber voneinander zu trennen, ergibt ein separates Geschäftskonto definitiv Sinn. Lässt du alles über ein Konto laufen, kann das am Ende unübersichtlich werden: Du musst jeden Monat sortieren, welche Ausgaben privat und welche geschäftlich waren. Zudem erleichtert dir ein separates Geschäftskonto die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erheblich.  

Schritt 5: Fang an, Marketing für dein Business zu machen

Der Start in die Selbstständigkeit kann herausfordernd sein, aber die richtige Marketingstrategie macht einen riesigen Unterschied. Das geht übrigens auch ohne viel Budget. 

Hier sind acht Tipps, mit denen du dein Business schnell sichtbar machen kannst: 

Tipp 1: LinkedIn-Profil erstellen: Positioniere dich als professionelle virtuelle Assistenz und baue ein starkes berufliches Netzwerk auf.
Tipp 2: Jobportale nutzen: Melde dich auf Plattformen wie Fiverr oder Upwork an, um gezielt Aufträge zu finden, die zu deinen Fähigkeiten passen.
Tipp 3: Networking: Vernetze dich mit anderen Selbstständigen oder potenziellen Kunden, um Empfehlungen und Kooperationen zu erhalten. 
Tipp 4: Kundenbewertungen: Sammel positive Kundenstimmen und teile positives Feedback und Erfahrungsberichte ehemaliger Kunden, um Vertrauen aufzubauen.
Tipp 5: Instagram & Co.: Nutze Social Media, um regelmäßig dein Angebot zu teilen und deine Zielgruppe direkt anzusprechen. 
Tipp 6: Facebook-Gruppen: Suche aktiv nach entsprechenden Gruppen, um nach Aufträgen zu suchen oder dein Angebot zu platzieren. Viele Unternehmer sind dort aktiv auf der Suche nach Unterstützung.
Tipp 7: Visitenkarten erstellen: Präsentiere deine Dienstleistungen auch offline und baue dir ein starkes Netzwerk auf.
Tipp 8: Gastbeiträge schreiben: Verfasse Artikel für andere Blogs oder Websites, die deine Zielgruppe ansprechen. So baust du deine Reichweite aus und positionierst dich als Experte. 

Mit diesen Schritten findest du einen schnellen Einstieg in die Branche und baust dir eine loyale Kundschaft auf. 

Schritt 6: Stelle dich bei AGB, Verträgen & Co. gut auf

Rechtliche Absicherung ist ein wichtiger Teil deiner Selbstständigkeit. Schließlich bist du für deine Arbeitsinhalte verantwortlich. Mit sauberen Verträgen, klaren AGB und Datenschutzrichtlinien schützt du dich und dein Business vor unangenehmen Überraschungen. 

Diese schriftlichen Vereinbarungen brauchst du als virtuelle Assistenz: 

1. Dienstleistungsvertrag: Regelt deine Aufgaben, Fristen und die Bezahlung. Damit definierst du klare Rahmenbedingungen.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Nach Art. 28 DSGVO erforderlich, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen deiner Kunden zu erfüllen.
3. Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Schützt vertrauliche Informationen und stellt sicher, dass du diese nicht ohne Zustimmung weitergibst.
4. AGB: Legen die Rahmenbedingungen deiner Zusammenarbeit fest – von Leistungen und Zahlungsmodalitäten bis hin zu Haftungsbegrenzungen. Sie sorgen für rechtliche Sicherheit und Klarheit in der Zusammenarbeit.

Unser Tipp: Falls das alles Neuland für dich ist, solltest du am besten eine Rechtsberatung in Anspruch nehmen. Alternativ kannst du dich auch bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Berufsverbänden beraten lassen. 

Wo finde ich als virtuelle Assistenz Aufträge?

Virtuelle Assistenzen sind derzeit stark nachgefragt. Dennoch kann es am Anfang eine kleine Herausforderung sein, die ersten Auftraggeber zu gewinnen. Ein gutes Netzwerk ist hier entscheidend! Auch kleinere Projekte sind wertvoll, um Erfahrungen zu sammeln und dein Portfolio auszubauen.

Hier sind einige Portale, die Jobangebote für VA vermitteln: 

• Fiverr
• Upwork
• Malt
• Freelancer

Die Agenturen My-vpa oder Fernarbeit sind auf die Vermittlung von virtuellen Assistenzen spezialisiert. Sie bieten passende Aufträge und helfen dir, dich als VA zu positionieren. Allerdings fällt eine Vermittlungsprovision an. Für Einsteiger sind sie jedoch empfehlenswert, um erste Erfahrungen zu sammeln und Kundenreferenzen aufzubauen.

Außerdem kannst du auf Jobportalen wie Indeed oder StepStone nach Aufträgen suchen. Auch Business-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing bieten dir die Chance, dich gezielt zu vernetzen und nach passenden Aufträgen zu suchen.

Wichtige Versicherungen für virtuelle Assistenzen

Als virtuelle Assistenz solltest du über diese Versicherungen nachdenken:

• Krankenversicherung: Als Selbstständiger musst du dich selbst um deine Krankenversicherung kümmern. Du bist nicht automatisch gesetzlich versichert.
• Berufshaftpflichtversicherung: Schützt dich vor finanziellen Schäden, die durch deine berufliche Tätigkeit entstehen könnten.
• Berufsunfähigkeitsversicherung: Sichert dich ab, falls du längere Zeit arbeitsunfähig bist.
• Altersvorsorge: Da du keine gesetzliche Rentenversicherung hast, solltest du auch über eine private Altersvorsorge nachdenken.

Welche weiteren Versicherungen für dich sinnvoll sind, hängt von deiner persönlichen Situation ab.

Unser Tipp: Wie du deinen Versicherungsbedarf ermittelst, erklärt dir unser Ratgeber-Artikel zum Thema „Versicherung für Selbstständige“. 

Welche Steuern & Steuerfristen sind für virtuelle Assistenzen relevant?

Jetzt kommt noch das Thema Steuern auf dich zu. Es gibt zwei Hauptsteuern, die du als VA im Blick haben solltest: 

• Die Einkommenssteuer: Sie wird auf deine Einnahmen berechnet. Der Steuersatz hängt von deinem Einkommen ab. Deine Einkommenssteuererklärung musst du bis zum 31. Juli des Folgejahres einreichen (z. B. für 2025 bis 31. Juli 2026).
• Die Umsatzsteuer: Fällt nur an, wenn dein laufender Jahresumsatz über 25.000 Euro liegt. Unter dieser Grenze kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du eine USt-IdNr. beantragen und auf deinen Rechnungen angeben.
• Vorauszahlungen: Wenn du Einkommenssteuer oder Umsatzsteuer zahlst, musst du vierteljährlich Vorauszahlungen leisten. Dies gilt auch für die Gewerbesteuer.

Unser Tipp: Damit du den Überblick behältst, haben wir dir eine optimale Übersicht der Steuertermine für Selbstständige zusammengestellt. 

Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?

Die Kleinunternehmerregelung haben wir eben schon angesprochen. Als virtuelle Assistenz kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn du weniger als 25.000 Euro Umsatz im Jahr machst. Dadurch bist du von der Umsatzsteuer befreit und musst keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Seit 2024 entfällt auch die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer geltend machen, sprich: keine Umsatzsteuer auf Ausgaben zurückfordern.

Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit sinnvoll, wenn du noch wenig Umsatz machst. Planst du jedoch größere Investitionen, könnte es sinnvoller sein, auf diese Sonderregelung zu verzichten und die Vorsteuer geltend zu machen.

Wichtig zu wissen: Die Kleinunternehmerregelung ist keine eigene Rechtsform, sondern eine steuerliche Option. Du kannst sie freiwillig wählen, solange dein Jahresumsatz unter 25.000 Euro liegt. Für das folgende Geschäftsjahr darf dein geschätzter Umsatz 100.000 Euro brutto nicht überschreiten, wenn du die Regelung weiterhin nutzen möchtest.

Herausforderungen bei der Gründung und wie du diese meisterst

Der Einstieg in die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz bringt viele spannende Chancen, aber auch paar Herausforderungen mit sich. Vor allem zu Beginn kann es schwierig sein, regelmäßig Aufträge zu erhalten. Unser Tipp: Baue dir ein Netzwerk auf und spezialisiere dich, um dich von der Konkurrenz abzuheben.

Eine weitere Herausforderung ist die Selbstmotivation. Ohne feste Arbeitszeiten fällt es oft schwer, fokussiert zu bleiben. Setze dir klare Tagesziele und schaffe dir einen strukturierten Arbeitsraum. Die Balance zwischen Arbeit und Privatleben ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Halte feste Arbeitszeiten ein und plane regelmäßige Pausen. Unser Tipp: Austausch mit anderen Selbstständigen kann dir helfen, diese Herausforderungen besser zu meistern und von den Erfahrungen anderer zu profitieren.

Buchhaltung als virtuelle Assistenz mit sevdesk

Weißt du, was als VA wirklich herausfordernd sein kann? Du arbeitest mit einer Vielzahl an Kunden zusammen und musst zahlreiche Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge überwachen und Zahlungserinnerungen verschicken. Das wird schnell zum Zeitfresser. Holst du dir von Anfang an die richtige Unterstützung, sparst du dir eine Menge Zeit und Nerven.

Mit der intuitiven Buchhaltungssoftware von sevdesk behältst du alles im Blick. Du erstellst Rechnungen im Handumdrehen und kannst sogar deine Steuererklärung mit nur wenigen Klicks vorbereiten.

Zusammenfassung

Der Beruf als virtuelle Assistenz (VA) oder virtuelle persönliche Assistenz (VPA) bietet eine spannende und abwechslungsreiche Möglichkeit, per Fernarbeit in verschiedenen Bereichen tätig zu sein. Ob Grafikdesign, Reiseplanung, Kundenakquise, Social-Media-Management oder Webseitenbetreuung: Als VA kannst du dein Kerngeschäft nach deinen Stärken und Interessen gestalten. Der große Vorteil: Du kannst orts- und zeitunabhängig arbeiten. Wenn du gerne flexibel bist, ist das ein perfekter Match. Als VA genießt du eine flexible Arbeitsweise und somit jede Menge Freiheit. 

Die Tätigkeit als VA erfordert jedoch auch viel Struktur. Du musst Selbstdisziplin und Eigeninitiative mitbringen, um erfolgreich zu sein. Von der ersten Kundenakquise über die Erledigung der Aufträge selbst bis hin zur Buchhaltung kommt eine breite Palette an Aufgaben auf dich zu. Mit einem intuitiven Buchhaltungstool sicherst du dir wertvollen Support und behältst deine Finanzen immer im Blick. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: Dein Business!

Mit unserem Ratgeber bist du bestens vorbereitet, um deinen Einstieg als virtuelle Assistenz zu meistern und die nötigen Schritte zu unternehmen. Wir wünschen dir viel Erfolg!

Häufige gestellte Fragen zum Thema „Virtuelle Assistenz werden“