E-Rechnung für Kleinunternehmer: Das musst du jetzt wissen
Als Kleinunternehmer bist du dir unsicher, ob die Regelungen für E-Rechnungen auch für dich gelten? Schon mal direkt als kurze Antwort vorweg: nur begrenzt. Lies hier, was 2025 genau auf dich zukommt.
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem vorgegebenem strukturierten und elektronischen Rechnungsformat erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sie entsprechen der EU-Norm EN 16931 und ermöglichen die maschinelle Verarbeitung.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen, dass diese E-Rechnungen zum 1. Januar 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen verpflichtend sind. Rechnungen in Papierform sowie PDF, JPG oder Doc sind damit vom Tisch. Aber keine Sorge: Der EU-Norm entsprechende Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD stellen wir dir gleich vor.
Du willst dich noch mehr mit dem Thema E-Rechnung befassen? Unser kostenfreies eBook hilft dir dabei, den Umstieg mit allen wichtigen Infos, Checklisten und FAQs problemlos zu meistern.
Und warum jetzt überhaupt E-Rechnungen? Deutschland folgt mit den E-Rechnungen dem Beispiel einiger anderer EU-Mitgliedstaaten sowie Drittländer. E-Rechnungen sollen allgemein das Ausstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen vereinfachen sowie transparenter und schneller machen. Im Rahmen der EU-Initiative ViDA wird zudem ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer entwickelt, das auf E-Rechnungen basiert. Dieses System soll voraussichtlich bis 2028, vielleicht auch erst verzögert 2030 oder 2032, in der gesamten EU umgesetzt werden. Das Ziel dahinter ist, den EU-weiten Rechnungsprozess effizienter und (betrugs-)sicherer zu gestalten. Lese hierzu auch unseren Beitrag zur E-Rechnung & Umsatzsteuer.
Pflicht: Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein, als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen schreiben. Du musst aber in der Lage sein, on deinen Lieferanten oder Dienstleistern E-Rechnungen empfangen und archivieren zu können.
Nur, weil du nicht verpflichtet bist, E-Rechnungen zu schreiben, heißt das aber, dass es nicht trotzdem Sinn machen könnte, auf E-Rechnungen umzustellen. Arbeitest du mit Unternehmen in der Regelbesteuerung zusammen, werden sie es dir sicher danken. Für einen stressfreien Umstieg haben wir hier eine praktische Checkliste zusammengestellt, die dir bei der Vorbereitung auf die neue Pflicht hilft.
Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Du bist unsicher, ob und ab wann du persönlich von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
Du weißt bereits, dass E-Rechnungen der Norm 16931 entsprechen müssen und die Papierform damit passé ist. Zwei gängige Formate, die das erfüllen, plus eine weitere Option stellen wir dir jetzt vor:
XRechnung
Die XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen. Er wurde speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt und ist seit 2020 verpflichtend, wenn der Bund der Auftraggeber ist.
Es handelt sich um einen reinen XML-Datensatz, sprich einen Text-Code, ohne Belegbild. Menschen können diesen nur schwer lesen, aber von Maschinen kann er sehr gut und effizient verarbeitet werden. Alle Rechnungsdaten werden einheitlich, strukturiert und digital erfasst, versendet, empfangen und automatisiert verarbeitet.
Das sieht dann in etwa so aus:
Du kannst dir das ein bisschen wie bei einem Kleiderschrank vorstellen: Ist alles durcheinander geworfen, fällt es schwer, ein Kleidungsstück zu finden. Hängt alles ordentlich sortiert, findest du ruckzuck die Klamotten – oder im Fall von E-Rechnungen die Rechnungsdaten.
Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren Ratgeber zur XRechnung.
Mit unserem kostenlosen E‑Rechnung-Viewer kannst du E‑Rechnungen im Format XRechnung in wenigen Sekunden und ohne Anmeldung lesbar machen! Einfach XML-Datei hochladen und schon bekommst du alle Rechnungsdaten übersichtlich angezeigt!
ZUGFeRD
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ und ist ein Hybrid-Modell, das eine XML-Datei (wie bei der XRechnung) mit einer für Menschen lesbaren PDF kombiniert. So können sowohl Menschen als auch Maschinen diese E-Rechnungen lesen und verarbeiten.
Da die XML-Daten international genormt sind, lässt sich ZUGFeRD weltweit für die Rechnungsabwicklung nutzen.
Was deine Kunden hier am Ende sehen ist also im Kern ein PDF mit dem Extra der XML-Datei. Wenn du aktuell schon PDF-Rechnungen verschickst, ist der Umstieg zu ZUGFeRD meistens am einfachsten.
Mehr Details – auch zu Erstellung und Versand – erfährst du in unserem Artikel zu ZUGFeRD.
EDI-Rechnung
Kommen wir nun zur dritten Option: Auch Electronic Data Interchange – kurz EDI-Rechnungen – sind eine Form von elektronischen Rechnungen. Sie sind recht verbreitet und dienen nicht nur dem effizienten elektronischen Austausch von Rechnungsdaten, sondern auch von Lieferscheinen und Bestellungen zwischen den Computersystemen von Geschäftspartnern.
Damit das zwischen dir und der anderen Partei funktioniert, ist ein bisschen Vorarbeit nötig. Ihr braucht zum Beispiel vertragliche Vereinbarungen und müsst euch auf eine Art der Rechnung-Erstellung und -Übermittlung festlegen. Außerdem ist zwingend, dass ihr euch für eines der vielen Formate der EDI-Rechnung wie Edifact entscheidet.
Achtung: Nicht jede EDI-Rechnung erfüllt die Norm EN 16931. Wie es mit diesem Rechnungsformat nach 2028 weitergeht, ist noch nicht sicher. Mehr dazu liest du im Artikel EDI-Rechnungen.
Als Kleinunternehmer kannst du nach EU Norm EN 16931 und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung (GoBD) mit sevdesk E‑Rechnungen erstellen, versenden und verarbeiten – intuitiv und komplett ohne Extra-Kosten.
Und was ist mit der klassischen PDF-Rechnung?
Als Kleinunternehmer darfst du auch weiterhin einfache PDF-Rechnungen versenden. Wir wollen dir dennoch einmal genau erklären, was der Unterschied zur E-Rechnung ist.
Eine Rechnung als PDF ist letztlich nur die digitalisierte Bild-Version deiner Papierrechnung, auf der du bisher recht frei bestimmen konntest, wo welche Angaben stehen. Zum Beispiel:
- die Rechnungsnummer oben rechts
- das Datum oben links
- deine Umsatzsteuernummer in der Fußleiste
- usw.
Das funktioniert so nicht für Maschinen. Warum? Bilddateien können sie ohnehin nicht einwandfrei (aus-)lesen. Gibt es zudem keine Norm für die Anordnung aller Informationen auf Rechnungen, ist eine klare maschinelle Zuordnung unmöglich.
Aus diesem Grund schließen die neuen Richtlinien PDF zukünftig für die Rechnungsstellung aus.
Laut unserem Experten hat das einen sehr großen Vorteil:
„Ich muss nicht mehr darauf vertrauen, dass das Empfängersystem, wo ich ja auch vielleicht schon eine PDF einlesen kann, über Texterkennung die Rechnungsdaten ausliest. Weil jetzt gibt es eine Maschine bzw. ein Tool, das genau diese Datensätze auswerten kann und so ist alles zu 100% klar.“
-Daniel Kiriakou, Steuerberater
Fassen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen PDF- und E-Rechnung nochmal zusammen:
Du bist selbstständig und fragst dich, was die E-Rechnungspflicht für dich bedeutet? Dann schau dir jetzt die Aufzeichnung unseres E-Rechnung Webinars an. Darin lernst du von einem Steuerberater alles rund um die neue Pflicht, was du jetzt tun solltest und wie du mit sevdesk sicher auf E-Rechnungen umstellen kannst.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung gegenüber der Papierrechnung?
Einige Vorteile wie Effizienz, Schnelligkeit und Einheitlichkeit der E-Rechnungen sind bereits gefallen. Tatsächlich gibt es viele weitere – und zwar für alle Beteiligten: für dich, Rechnungsempfänger, Lieferanten und den Fiskus. Hier ist eine Auswahl dessen, was für E-Rechnungen spricht:
- weniger Kosten für Drucker, Papier, Porto und Lagerung
- weniger Papierverbrauch schont die Umwelt
- schnellere Abwicklung durch digitale, automatisierte Verarbeitung
- sichere Zustellung direkt beim Kunden
- schnellere Zahlungseingänge dank direkter Benachrichtigung
- weniger Fehler durch automatische Datenübertragung
- leichtere Speicherung, Suche und Kontrolle digitaler Rechnungen
- einfache Einhaltung von Steuer- und Buchhaltungsvorgaben durch Standardformate und Automatisierung
Eine ganze Menge Plus-Punkte, oder? Vielleicht kribbelt es dir jetzt auch in den Fingern, dich gedanklich schon von der Papierrechnung zu verabschieden und erste E-Rechnung zu erstellen? Dann lass uns schauen, was hier zu beachten ist.
Was muss auf einer E-Rechnung bei Kleinunternehmern stehen?
Du schickst bereits für dein Kleinunternehmen Rechnungen raus? Dann weißt du ja, dass bestimmte Angaben auch heute nach Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) bei der Rechnungsstellung Pflicht sind. Dasselbe gilt für E-Rechnungen für eine fehlerfreie Zuordnung und Prüfung.
Was kommt also rauf?
Diese Pflichtangaben kennst du aus traditionellen Rechnungen. Sie gelten auch für E-Rechnungen:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge, Art und Beschreibung der Leistung/Ware
- Leistungszeitraum oder -zeitpunkt
- Rechnungsbetrag bzw. Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer). Als Kleinunternehmer: Steuerbetrag und -satz entfallen
- Hinweis wie z. B. „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“
- ggf. Hinweis auf eine umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing Invoice)
- Falls relevant: Hinweis auf Reverse-Charge
Diese Pflichtangaben kommen bei E-Rechnungen dazu und sind u. a. Voraussetzung, damit der Vorsteuerabzug gesichert ist:
- Leitweg-Identifikationsnummer (nur bei Aufträgen von Bundesbehörden)
- Bankverbindungsdaten
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer und Bestellnummer (sofern bei Beauftragung übermittelt)
Erinnerung: Für Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) sowie Fahrkarten und Rechnungen an Privatkunden brauchst du keine E-Rechnungen zu stellen.
Du suchst nach deinem kostenlosen Tool, um E‑Rechnungen zu erstellen und willst einfach mal ein Gefühl für den neuen Standard bekommen?
Dann nutze jetzt unseren E‑Rechnungsgenerator. Einfach Daten eingeben und schon bekommst du deine Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung per Mail!
So bewahrst du E-Rechnungen als Kleinunternehmer richtig auf
Die E-Rechnung ist fertig. Ist es damit getan? Nein, denn das Bundesfinanzministerium bestimmt auch, wie du sie erstellst, sondern auch, wie du sie ablegst bzw. die E-Rechnung archivierst.
Dass du Belege, Rechnungen und Steuerunterlagen zehn Jahre aufbewahren musst, ist nichts Neues. Ebenso lange musst du E-Rechnungen bzw. den strukturierten Teil, also den Code, der von Maschinen auslesbar ist, aufbewahren. Entscheidend ist, dass du den Code nicht verändern darfst, sondern unversehrt archivieren musst.
Außerdem gelten folgende Vorgaben:
- Ordnungsgemäße Buchführung (GoDB-konform)
- Datenzugriff
- Prüfbarkeit digitaler Belege
Schließlich muss der Fiskus zwecks Steuerprüfungen auf alles zugreifen und die Belege automatisiert auslesen können.
Produkttour - so empfängst, erstellst und versendest du E-Rechnungen mit sevdesk
So einfach können E-Rechnungen mit der neuen E-Rechnungssoftware von sevdesk sein. Überzeuge dich selbst!
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Zusammenfassung
Kleinunternehmer wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 von der Pflicht E-Rechnungen zu schreiben, ausgenommen. Sie müssen sie aber dennoch seit dem 01.01.2025 empfangen und archivieren können. Und genau dafür bietet sich eine entsprechende E-Rechnungssoftware an.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.
