Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein Begleitpapier einer Warenlieferung. Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, stellen diesen aus. Grundlage hierfür ist eine Bestellung eines Geschäfts- oder Privatkunden. Anhand eines Lieferscheins hat der Kunde einen schnellen Überblick über den Wareneingang und kann die gelieferten Waren prüfen. Er kann dabei ermitteln, ob tatsächlich alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, im Lieferumfang enthalten sind.

Inhalt

Lieferschein

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein wird auch als Warenbegleitschein bezeichnet und wird zusammen mit der gelieferten Ware verschickt. Er gewährt Auskunft über die gelieferte Ware. Nicht immer werden alle Waren, die bestellt wurden, tatsächlich geliefert. Wenn nicht alle Waren lieferbar sind, so muss das im Lieferschein vermerkt sein. Die im Lieferschein dokumentierten Waren stimmen im Idealfall mit dem tatsächlichen Wareneingang und mit den auf der Rechnung gelisteten Waren überein.

Notwendige Angaben

Damit ein Lieferschein als Grundlage für die Prüfung des Wareneingangs gilt, musst du wichtige Angaben aufführen:

  • Namen von Lieferant und Empfänger
  • Auftragsnummer/Auftragsname
  • Datum des Auftrags und der Lieferung
  • Menge und Bezeichnung der einzelnen Waren (Packliste)
  • eventuell Einzelpreise der Waren
  • eventuelle Nachlieferungen

Ein Lieferschein dient als Dokument, er ist eine Urkunde. Du musst ihn, genau wie ein Angebot und eine Auftragsbestätigung, sechs Jahre lang aufbewahren. Sowohl der Empfänger der Ware als auch der Aussteller des Lieferscheins müssen den Lieferschein sechs Jahre lang aufbewahren.

Wenn du einen Lieferschein ausstellst, musst du diesen in Form einer Kopie aufbewahren. Dient dein Lieferschein gleichzeitig als Rechnung, so musst du ihn zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn du einen Lieferschein erstellst, gibst du im Normalfall keine Preise an, es sei denn er gilt gleichzeitig als Rechnung. Dann musst du Preise angeben.

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Elektronische Aufbewahrung

Wie oben schon erwähnt musst du Lieferscheine über einen Zeitraum von 6 Jahren aufheben. Jedoch nicht immer im Original. Wenn du Geschäftsfälle über mehrere Jahre hinweg ausübst, würden sich die ganzen Dokumente sonst stapeln. Aus diesem Grund ist es Unternehmen und Einzelpersonen erlaubt, Lieferscheine auch elektronisch zu erfassen. Hierbei musst du jedoch sicherstellen, dass die Lieferscheine sowohl bildlich als auch inhaltlich mit dem Originaldokument übereinstimmen. Dazu kannst du die Dokumente einscannen. Du solltest jedoch beachten, dass der Eingangsstempel gut leserlich dargestellt ist, da das Dokument ansonsten seine Gültigkeit verliert.

Tipp!

Mithilfe einer Online-Lagersoftware kannst du Lieferscheine einfach und schnell erstellen und hast stets einen Überblick über deine Lagerbestände.

Wenn die Warenlieferung abweicht

Der Lieferschein dient zur Prüfung der Warenlieferung. Wenn die Ware nicht vollständig lieferbar ist, so muss der Lieferant das angeben. Er muss angeben, ob die Ware später geliefert wird und wann sie voraussichtlich geliefert wird. Kann eine Ware nicht geliefert werden, muss der Lieferant das ebenfalls angeben. Stimmt die Warenlieferung nicht mit dem Lieferschein überein, so muss der Warenempfänger das dem Lieferanten mitteilen. Werden zu viele oder nicht im Lieferschein gelistete Waren geliefert, kann der Kunde die Waren zurücksenden oder die Abholung durch den Lieferanten veranlassen.

Er kann jedoch die Waren auch behalten und erhält dafür vom Lieferanten eine zusätzliche Belastung mit einer Rechnung. Werden nicht alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, geliefert, so kann der Kunde eine Nachlieferung verlangen. Er kann dafür eine Gutschrift erhalten.

Lieferschein Vorlage von sevDesk

Keine Pflicht für einen Lieferschein

Während du für gelieferte Waren eine Rechnung schreiben musst, ist die Erstellung eines Lieferscheins jedoch keine Pflicht. Du kannst zwar einen schreiben, doch ist das gesetzlich nicht vorgeschrieben. Der Kunde kann auch anhand einer Rechnung, in der alle Angaben über die Waren enthalten sind, die Vollständigkeit der Warenlieferung prüfen.

In den meisten Fällen wird jedoch ein Lieferschein erstellt. Hat der Kunde die Vollständigkeit der Waren geprüft, so dient der Lieferschein als Grundlage für die sachliche Prüfung der Rechnung. Die Rechnung wird in den meisten Fällen getrennt vom Lieferschein verschickt. Im digitalen Zeitalter kann ein Unternehmen auch einen elektronischen Lieferschein erstellen. Unmittelbar nach dem Versand der Waren können die Daten über die Warensendung auf elektronischem Wege an den Kunden geschickt werden, vorausgesetzt, der Kunde ist damit einverstanden.

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