Rechnung auf englisch schreiben – so überzeugst du deine ausländischen Kunden

Englische Rechnungen sind im internationalen Geschäft eine Selbstverständlichkeit. Wichtig ist, dass du alle Fachbegriffe korrekt übersetzt und die Rechnung so gestaltest, dass sie auch den Anforderungen des Finanzamtes gerecht wird. Wir zeigen dir in diesem Beitrag, wie du eine Rechnung auf englisch schreiben kannst und worauf du dabei achten musst. Wir erklären dir, wie das Reverse-Charge-Verfahren funktioniert und welche Tipps und Tricks es für die Erstellung der englischen Rechnung gibt.

Das erwartet dich heute:

Rechnung auf Englisch schreiben – das solltest du beachten

Du solltest englischsprachigen Geschäftspartner selbstverständlich eine Rechnung in englischer Sprache ausstellen. Wichtig ist, dass du die Rechnung zusätzlich auch in deutscher Ausführung in deiner Buchhaltung ablegst, da die Abgabenordnung Deutsch als Amtssprache vorsieht. Du kannst also einfach eine Rechnung mit zwei Seiten erstellen, die beide den selben Inhalt haben, nur eben einmal auf Deutsch und einmal auf Englisch.

Pflichtangaben auf englischen Rechnungen

Wenn du eine Rechnung auf englisch schreiben möchtest, musst du, wie auch bei der deutschen Rechnung, einige Pflichtangaben beachten. Diese sind insbesondere:

  • Name des leistenden und empfangenden Unternehmens. Du musst die vollständigen Firmennamen und Adressen der Unternehmen aufführen. Im englischen wird dieser Punkt üblicherweise als „personal information“ bezeichnet, bzw. die Daten des Kunden als „customer information“.
  • Steuernummer und UID-Nummer: Die UID-Nummer und Steuernummer kannst du am einfachsten gleich auf jede Rechnung setzen. Ob die Infos nötig sind, hängt auch von der Höhe des Rechnungsbetrages ab. Zusätzlich sollte auch die UID des Kunden angeführt werden, wobei diese englisch als „VAT-ID“ bezeichnet wird.
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum: Jede Rechnung benötigt eine fortlaufende Rechnungsnummer, „invoice number“ genannt und das Datum der Rechnungslegung, „invoice date“.
  • Leistungszeitraum: Du musst angeben, in welchem Zeitraum die Leistung erbracht wurde bzw. wann die Produkte geliefert wurden. Dieser Tag kann identisch mit dem Rechnungsdatum sein oder auch davon abweichen. Englisch wird der Begriff „delivery date“ verwendet.
  • Produktbeschreibung: Beschreibe die erbrachte Leistung oder das gelieferte Produkt. Achte hierbei darauf möglichst konkret zu sein. Unklare Beschreibungen sind vom Finanzamt nicht gern gesehen.
  • Preis und Menge: Die Kosten musst du exakt aufführen, ebenso die gelieferte Menge, wobei du Einzelpreise, Steuerbetrag und Gesamtpreise nennen musst, um die Rechnung möglichst transparent zu gestalten.

Umsatzsteuer auf deiner englischen Rechnung

Ob und wie du auf deiner Rechnung Umsatzsteuer ausweist, hängt ganz davon ab, wo sich dein Geschäftspartner befindet. Innerhalb der EU kommt zwischen zwei Regelunternehmern das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung.
Wenn du Unternehmer bist, deine Kunden hingegen Privatpersonen oder Kleinunternehmer, musst du die Rechnung mit 19% Mehrwertsteuer (bzw. den verminderten Satz von 7%) ausstellen.
Bist du selbst Kleinunternehmer, brauchst du wie auch bei Geschäften im Inland keine Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen und abführen, sondern nur wie gewohnt den entsprechenden Verweis auf deine Tätigkeit als Kleinunternehmer setzen. Diesen kannst du beispielsweise so formulieren „Umsatzsteuerfrei gemäß Kleinunternehmerregelung §19 Abs. 1 UStG“.

Reverse-Charge-Verfahren

Das Reverse-Charge-Verfahren kommt immer dann zur Anwendung, wenn zwei Unternehmen, die beide keine Kleinunternehmer sind, Geschäfte abschließen und sich beide Unternehmen innerhalb der EU, aber nicht im selben Land befinden.
Ein einfaches Beispiel wäre, wenn du als Regelunternehmer in Deutschland etwas an einen Unternehmer in Österreich verkaufst, der ebenfalls eine entsprechende UID-Nummer vorweisen kann. Wenn diese Situation gegeben ist, weist du auf deiner Rechnung keine Mehrwertsteuer aus, sondern erstellst einen Vermerk, dass keine Steuer in Rechnung gestellt wird, sondern das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt.
Die Rechnung ist damit umsatzsteuerfrei und der Kunde muss die Umsatzsteuer selbst abführen.

Bedingungen für das Reverse-Charge-Verfahren

Wie bereits kurz erwähnt müssen einige Punkt vorliegen, damit du das Reverse-Charge-Verfahren anwenden kannst:

  • Beide Unternehmen haben eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Dein Kunde hat seinen Sitz im EU-Ausland
  • Du und auch dein Kunde seid beide Regelunternehmer, also umsatzsteuerpflichtige Unternehmer

Wichtig ist, dass du auf der Rechnung nicht nur den entsprechenden Reverse-Charge-Vermerk angibst, sondern dass zusätzlich zwingend auch die UID-Nummern beider Unternehmen enthalten sind.

Wie schreibst du eine Rechnung ins Ausland?

Wenn du eine Rechnung an eine Person oder ein Unternehmen im Ausland stellst, musst du strukturiert vorgehen. Als erstes prüfst du, ob es sich um eine Privatperson, ein Kleinunternehmen oder ein Unternehmen mit Umsatzsteueridentifikationsnummer handelt. Der nächste Schritt ist herauszufinden, ob die Rechnungsadresse innerhalb der EU ist oder sich in einem Drittland befindet.

Rechnung ins EU-Ausland

Nehmen wir an, du stellst eine Rechnung an jemanden innerhalb der EU aus und bist selbst Regelunternehmer, hast also eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. In diesem Fall kommt das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz, wie wir es zuvor beschrieben haben. Du stellst die Rechnung also ohne Steuer, stattdessen aber mit dem entsprechenden Hinweis auf Reverse-Charge aus. Dann muss der Kunde in weiterer Folge die Steuer selbst abführen.
Als Regelunternehmer, der eine Rechnung an einen Kleinunternehmer oder eine Privatperson innerhalb der EU stellt, führst du wie auch bei einer Rechnung im Inland die Steuer auf der Rechnung an.
Wenn du hingegen selbst Kleinunternehmer bist, brauchst du auch bei einer Rechnung ins EU-Ausland keine Steuer in Rechnung stellen.

Rechnung in ein Drittland

Nochmal anders ist die Situation, wenn du eine Rechnung in ein Drittland versendest.

Beide Beteiligten sind Regelunternehmer

Grundsätzlich brauchst du in dieser Situation einen sogenannten Ausfuhrnachweis. Diesen erhältst du vom Zoll oder, wenn du Waren über eine Spedition versendest, über dieses Unternehmen. Der Leistungsort liegt beim Kunden, deshalb führst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung an, wenn du Regelunternehmer bist. Beachten musst du, ob du mit einem Unternehmen im Land des Kunden steuerpflichtig wirst. Mit vielen Ländern wurden jedoch Vereinbarungen geschlossen, die so ähnlich sind wie das Reverse-Charge-Verfahren (z.B. mit der Schweiz), sodass die Bürokratie überschaubar und das Handling einfacher ist. Informiere dich zur Sicherheit jedoch unbedingt vorab und frage im Zweifelsfall deinen Steuerberater.

Regelunternehmer liefert an Nicht-Regelunternehmer

Wenn du Regelunternehmer bist, aber an eine Privatperson oder einen Kleinunternehmer lieferst, bist du in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Du musst also eine Rechnung mit der Umsatzsteuer ausstellen, so, als würdest du die Ware oder die Dienstleistung in Deutschland verkaufen.

Kleinunternehmer liefert in ein Drittland

Wenn du Kleinunternehmer bist und in ein Drittland lieferst, brauchst du, wie von deinen Rechnungen in Deutschland gewohnt, keine Steuer in Rechnung stellen.

Englische Rechnung – Muster

Eine englische Rechnung schreiben klingt im ersten Moment nicht besonders schwierig. Ein paar Fachbegriffe übersetzen und das wars. Doch ganz so einfach ist es nicht, denn es gibt noch weitere Besonderheiten.

Unterschied regulärer Beleg und Proformarechnung

Häufig wirst du beim Versand von Waren in die Situation kommen, dass du die Ware dem Kunden kostenlos, also ohne zusätzliche Zoll-Kosten, zukommen lassen möchtest. In diesem Fall ist eine Proforma-Rechnung nötig. Dieses Dokument ist quasi eine Vorab-Kopie der eigentlichen Rechnung.
Die Proforma-Rechnung legst du der Lieferung bei, sie dient gewissermaßen als Auftragsbestätigung, die auch den Warenwert bekannt gibt, aber noch nicht der eigentliche Beleg ist. Du kannst die Proforma-Rechnung beispielsweise dann beilegen, wenn du kostenlose Muster versendest oder wenn du beschädigte Teile austauscht und dem Zoll so mitteilen möchtest, dass es keinen realen Warenwert gibt, der zu verzollen wäre. Ein weiteres Beispiel ist, wenn du neben deinem Unternehmen in Deutschland auch selbst Standorte in Drittländern betreibst und zwischen deinen Standorten Waren versendest. Auch in diesem Fall ist eine Proforma-Rechnung das Tool deiner Wahl.

Kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download

Rechnungen erstellen klingt im ersten Moment zwar einfach, doch es gibt einige Tücken. Deshalb ist es immer praktisch, mit Vorlagen zu arbeiten, die den gängigen Anforderungen gerecht werden. Selbstverständlich musst du trotzdem noch individuelle Informationen eintragen und die Rechnung für dein Unternehmen anpassen, doch das Grundgerüst ist bereits für dich erstellt.
Du findest online verschiedene deutsche Rechnungsvorlagen aber auch englische Versionen, die du kostenlos herunterladen kannst. Achte immer darauf, ob die Vorlagen für Rechnungen innerhalb Deutschlands, der EU oder auch für Verrechnung an Unternehmen in Drittländern geeignet sind. Je nachdem, ob du selbst Regelunternehmer oder Kleinunternehmer bist, musst du die Vorlagen deinen Anforderungen gemäß anpassen, damit deine Belege stets den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Rechnung auf englisch schreiben – Formulierungsbeispiele

Englische Rechnungen schreiben kostet oft eine Menge Zeit, denn schließlich soll die Rechnung professionell wirken und jede Formulierung genau passen. Doch du brauchst nicht mühsam einzelne Wörter übersetzen, sondern kannst direkt einige gängige Formulierungen nutzen.
Einige häufige Phrasen haben wir hier für dich zusammengestellt:

„Im Anhang erhalten Sie die Rechnung für…“Please find attached our invoice for…
„Der Gesamtbetrag beläuft sich auf…“The total amount due is…
„Bitte überweisen Sie den Betag innerhalb von 30 Tagen auf das unten angegebene Konto“Payment should be made within 30 days only to the following account.
„Vielen Dank für Ihren Auftrag!“Thank you for your order!
„Wir freuen uns darauf wieder mit Ihnen zu arbeiten.“We look forward to doing business with you again.

Wenn du dir die lästige Übersetzungsarbeit sparen möchtest, geht es aber auch einfacher – nämlich mit praktischen Rechnungsvorlagen, die du immer griffbereit hast. Oder du nutzt eine eigene Software, die dir das Leben nochmals zusätzlich vereinfacht.

Tipp!

Wenn du nicht jedes Mal einzelne Rechnungen mühsam erstellen oder übersetzen möchtest, ist ein professionelles Rechnungsprogramm ideal für dich. So ist es nicht nur möglich, Rechnungen sehr einfach, strukturiert und schnell zu erstellen, sondern du kannst diese sogar mit einem Klick in eine andere Sprache umwandeln. Damit ersparst du dir lästige Übersetzungstätigkeiten und sprichst stets die Landessprache deiner Kunden. Ein besonderes Extra, das im Ausland sicher geschätzt wird und hohe Servicequalität und Professionalität vermittelt.

Fazit

Rechnungen auf Englisch erstellen ist problemlos und schnell möglich. Softwarelösungen und Vorlagen sorgen dafür, dass du dich selbst kaum mehr um Übersetzungen kümmern brauchst. Wichtig ist jedoch, dass du die Vorgaben bei der Verrechnung innerhalb der EU bzw. in Drittstaaten beachtest und auch im Blick behältst, ob du für den Zoll zusätzliche Dokumente benötigst. Informiere dich zur Sicherheit immer vorab, wie du in welches Land Rechnungen erstellen musst, damit du nicht im Nachhinein eine böse Überraschung erlebst und es Schwierigkeiten mit Zoll oder Umsatzsteuer-Zahlungen gibt.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

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