Buchhaltung Outsourcing – Diese Vorteile bringt die Auslagerung!

Das Thema Buchhaltung Outsourcing wird für viele Unternehmer immer interessanter. Herrschte vor ein paar Jahren noch die Meinung vor, dass ein Outsourcing der Buchhaltung nur für große Unternehmen lohnenswert ist, so hat sich diese Meinung und Ansicht längst geändert. Vor allem junge Unternehmer und Gründer ist die Buchhaltung ein großer Kostenverursacher, der jede Menge Zeit benötigt. Zeit, die gerade in der Startphase eines jungen Unternehmens noch kostbarer als Geld ist. Daher ist es lohnenswert sich mit dem Thema Buchhaltung Outsourcing etwas vertrauter zu machen.

Das erwartet dich heute:

Was bedeutet Outsourcing der Buchhaltung?

Beim Outsourcing handelt es sich ganz allgemein um eine Strategie in einem Unternehmen, wo du bestimmte einzelne Leistungen, aber auch Bereiche von deinem Business auf einen externen Dienstleister überträgst. Mit Outsourcing bist du durchaus in der Lage, in deinem Unternehmen Kosten zu senken. Wenn du darüber nachdenken solltest, ob auch für dich die Vergabe an einen externen Buchhaltungsservice eine Möglichkeit ist, solltest du dir zunächst einen Überblick über die Vor- und Nachteile zum Thema Buchhaltung Outsourching verschaffen.

Vor- und Nachteile von Outsourcing der Buchhaltung

Die Auslagerung der Buchhaltung kann dir, wie eingangs schon erwähnt, sowohl Vorteile als auch Nachteile bringen. Es kann nicht pauschal davon gesprochen werden, dass es nur gut oder nur schlecht ist. Das ist zu bestimmten Teilen auch von der Art deines Unternehmens abhängig. Deshalb lohnt es sich einmal genauer auf die Vor- und Nachteile zu achten, welche dir durch das Outsourcing der Buchhaltung entstehen können.

Vorteile des Outsourcing der Buchhaltung

Vorteile Beschreibung
Fokus auf Kerngeschäft Für das Outsourcing galt schon immer der Fokus auf das Kerngeschäft als einer der wichtigsten Gründe. Nur so kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und auch die neuesten Entwicklungen und Trends bei dir im Unternehmen einbauen. Auch die immer weiter zunehmende Digitalisierung und die Optimierung von Prozessen in der modernen Buchhaltung der heutigen Zeit spielen eine entscheidende Rolle, das es immer interessanter wird die Buchhaltung auszulagern.
Kostenreduzierung in der Buchhaltung Interne Buchhaltung kostet neben viel Zeit auch einiges an Geld. Untersuchungen zeigen, dass du bei diesen Kosten bis zu 50 Prozent einsparen kannst. Kostenreduzierungen sind vor allem bei den Kosten für Personal und beim Kauf von Hardware und Software und deren Verwaltung möglich.
Senkung von Fehlern und Risiken In der Buchhaltung können viele Fehler passieren. Fehler, die für dein Unternehmen einige Risiken mit sich bringen können. Mit dem Outsourcing der Buchhaltung werden diese Risiken an den Dienstleister übertragen. Dieser muss die finanziellen Folgen tragen, wenn er bestimmte Fristen oder rechtliche Grundlagen nicht einhält.
Haftung wird teilweise übertragen Aufbauend auf den Vorteil der Senkung von Fehlern und Risiken ist auch die teilweise Übertragung der Haftung ein großer Vorteil, welcher für die externe Buchhaltung spricht. Diese Haftung wird für den Bereich Buchhaltung an den externen Dienstleister übertragen.

Nachteile der Auslagerung der Buchhaltung

Selbstverständlich musst du natürlich auch die Nachteile sehen, welche dir durch das Outsourcing der Buchhaltung entstehen können.

Nachteile Beschreibung
Abhängigkeit Als einer der größten Nachteile ist die Entstehung einer bestimmten Abhängigkeit vom Dienstleister zu sehen. Du hast nicht mehr den uneingeschränkten Zugang zu deinen Daten und du musst auf tägliche, monatliche oder quartalsweise Berichte etc. warten.
Betriebsgeheimnisse können weitergegeben werden Je mehr und je intensiver du deine Buchhaltung auslagerst, desto mehr Einblick bekommt der Dienstleister Einblick unter anderem in deine Finanzen oder sonstigen Betriebsgeheimnisse. Diese könnte er jederzeit an andere weitergeben.
Kostentreiber Nicht für jeden Gründer oder Kleinunternehmer ist die externe Buchhaltung zu empfehlen. Gerade als Kleinunternehmer oder Freiberufler kannst du viel Geld sparen, wenn du die Buchhaltung selbst machst. Lieber anfangs in ein Buchhaltungsprogramm investieren und weitere Kosten einsparen.
Outsourcing Buchhaltung vor- und Nachteile
Die Vor- und Nachteile der Auslagerung der Buchhaltung nochmal im Überblick

Checkliste: Solltest du deine Buchhaltung outsourcen?

Buchhaltung ist wohl für jeden Unternehmer ein mehr oder weniger leidiges Thema. Für eine ordnungsgemäße Buchführung gibt es einige Dinge zu beachten und du solltest eine gewisse Ordnung und Fleiß mitbringen. Doch es gilt natürlich einige wesentliche Dinge zu beachten, welche für das Buchhaltung Outsourcing sprechen. Keine Lust an dieser Arbeit oder zu wenig Zeit sind Argumente, die hier in der Regel nicht zählen. Mit nachfolgender Checkliste kannst du selbst überprüfen, ob das Buchhaltung auslagern für dich und dein Unternehmen infrage kommen könnte.

  • Du hast durch das Kerngeschäft kaum noch Zeit für die Buchhaltung und hast niemanden beschäftigt, der diese Aufgabe für dich erledigt.
  • Du machst deine Buchhaltung selbst oder beschäftigst einen oder mehrere Mitarbeiter für diese Arbeit. Allerdings hast du weder Zeit noch Geld für ständige Fortbildungen oder Weiterbildungen.
  • Durch die interne Buchhaltung steigen für dich als Unternehmer Risiken und Fehlerquellen immer weiter an.
  • Dir mangelt es für eine interne Buchhaltung an zeitlichen und auch finanziellen Ressourcen. Für die Beschäftigung von Mitarbeiter allein für die Buchhaltung hast du schlichtweg kein Geld.
  • Das Personal für eine eigene Buchhaltung muss durch Urlaub, Krankheit oder sonstigen Fehlzeiten entsprechend breit aufgestellt sein. Dadurch entstehen dir hohe Lohnkosten.
Buchhaltung Outsourcing Checkliste
Mit dieser Checkliste prüfst du, ob du deine Buchhaltung outsourcen solltest

Welche Bereiche kannst du auslagern?

Ob du deine gesamte Buchhaltung outsourcen willst oder nur bestimmte Bereiche, musst du anhand von der Struktur deines Unternehmens selbst bestimmen. Das Rechnungswesen zeigt sich hier vorteilhaft und du kannst weiter Teile davon intern erledigen und nur bestimmte Bereiche an einen Dienstleister abgeben. Folgende Bereiche kannst du auslagern:

Kosten der Auslagerung

Wie viel dich die externe Buchhaltung kostet, kann leider nicht vorhergesagt werden. Es spielt hier eine entscheidende Rolle, welche Bereiche deiner Buchhaltung ausgelagert werden sollen. Je mehr Bereiche du an einen Buchhaltungsservice vergibst und mehr Aufwand durch diesen notwendig ist, desto höher fallen auch deine Kosten dafür aus. Wichtig ist, dass du nicht zu schnell eine Entscheidung für einen bestimmten Anbieter triffst. Nicht automatisch ist der günstigste Buchhaltungsservice auch der beste. Externes Rechnungswesen ergibt nicht nur dann Sinn, wenn du intern Kosten sparen kannst. Ein Anbieter muss auch aus anderen Gründen überzeugen, und zwar mit einer überzeugenden und korrekten Arbeit.

Tipp:

Das Gute an dieser Vergabe im Bereich externes Rechnungswesen ist, dass du absolute Kernkompetenzen nicht outsourcen musst. Du kannst einiges an Know-how und Wissen auch in deinem Unternehmen behalten. Je nachdem was die einzelnen Outsourcing-Modelle an Leistungen beinhalten, desto unterschiedlicher können für dich die Kosten ausfallen. Diese reichen von einer festen monatlichen Gebühr bis hin zu gestaffelten Preisen je Leistungspaket.

Outsourcing Modelle für deine Buchhaltung

Irgendwann musst du dir als Gründer und junger Unternehmer Gedanken machen, wer im Laufe der Zeit sich für deine Buchhaltung verantwortlich zeigt. Solange du allein bist oder nur wenig Mitarbeiter beschäftigst, kannst du dich sicherlich aus selbst darum kümmern. Aber wenn dein Business wächst und wächst, brauchst du nicht nur viel Zeit, sondern auch viel Know-how für deine Buchhaltung. Dann wird es möglicherweise Zeit, um Teile auszulagern oder gleich die komplette Buchhaltung an einen Anbieter für Buchhaltungsservice zu vergeben. Für das externe Rechnungswesen stehen dir mehrere Outsourcing-Modelle zur Auswahl. Das bedeutet, dass du deine externe Buchhaltung ganz nach deinen Bedürfnissen und Anforderungen gestalten kannst. Die wichtigsten Alternativen und Gestaltungsmöglichkeiten für deine Buchhaltung findest du hier in einem kurzen Überblick.

Modell 1: Buchhaltung komplett outsourcen

Sicherlich für dich die einfachste, aber auch wahrscheinlich mit den meisten Kosten verbundene Lösung. Du gibst einfach deine gesamte Buchhaltung an einen externen Buchhaltungsservice. Für dich bedeutet das, mit der Buchhaltung gar nichts mehr am Hut zu haben. Sämtliche Geschäftsvorgänge verbuchen, Monats- und Jahresabschlüsse erstellen etc. erledigt der Anbieter für dich. Du kannst dich komplett um dein Kerngeschäft kümmern.

Modell 2: Cloud-Komplettlösung für deine Buchhaltung

Hier handelt es sich um ein Outsourcing-Modell, welches noch relativ jung ist. Du scannst einfach alle Belege und Unterlagen in eine Cloud ein und ein externer Buchhalter kümmert sich um deine Buchhaltung. Du erledigst zwar mit dem Scannen einen wichtigen Teil, kannst dafür aber auch für dein externes Rechnungswesen einige Kosten sparen. Wichtig ist, dass du bei der Wahl des Anbieters und der Cloud darauf achtest, dass alles den Richtlinien des Datenschutzes entspricht.

Modell 3: Cloudsoftware und Buchhaltung selbst machen

Software, welche nur an einem Rechner installiert werden kann, wird immer weniger. Dies gilt auch für moderne Buchhaltungsprogramme, welche du direkt im Browser nutzen kannst. Du musst hier zwar deine Buchhaltung selbst erledigen, doch die Software leistet dir hier sehr viele Hilfestellungen und erledigt viele Dinge automatisch. Solche Buchhaltungsprogramme lassen sich ganz an deine Unternehmensbedürfnisse anpassen und gestalten. Du investierst einmal Kosten für die Anschaffung, hast danach aber Ruhe.

Tipp!

Mit der Buchhaltungssoftware von sevDesk kannst du deine Buchhaltung einfach und schnell selbst erledigen. Angebote und Rechnungen schreiben, EÜR erstellen oder Belege scannen – Künstliche Intelligenz und Automatismen innerhalb der Software erleichtern deine Arbeitsprozesse. Außerdem hast du alles zentral an einem Ort, in der Cloud, gespeichert und kannst deinem Steuerberater einen separaten Zugang geben, damit er deine Daten überprüft.

Buchhaltungssoftware sevDesk
Auf dem Dashboard von sevDesk hast du alle deine Zahlungen und Finanzen im Blick

Modell 4: Buchhaltung mit einer Offline-Software

Gehörst du mehr zu den Unternehmern, die auf Technik und Internet weniger vertrauen, dann ist eine Offline-Software die Lösung. Du kannst im Handel zwischen mehreren Buchhaltungsprogrammen wählen und diese dann kaufen. Diese Software installierst du auf deinem Rechner und kannst deine Buchführung mit Unterstützung der Software auf dem Desktop erledigen.

Modell 5: Buchhaltung analog

Hier handelt es sich um die Buchhaltung der alten Schule. Auf Technik wird verzichtet und es wird weiter auf den guten alten Ordner vertraut. Für kleine Unternehmen sicherlich eine überschaubare Arbeit. Allerdings sind hier Buchhaltungskenntnisse gefragt und die Methode entspricht auch nicht mehr ganz dem jetzigen Zeitalter oder den GoBD-Richtlinien für eine digitale Buchhaltung. Außerdem musst du hier akribisch genau sein und alle Belege ordentlich und korrekt aufbewahren. Je mehr Belege dazu kommen, desto größer wird das Belegchaos.

Wie sieht ein Outsourcing-Prozess aus?

Hast du dich für das Auslagern der Buchführung und eines der möglichen Outsourcing-Modelle entschieden, stehen weitere wichtige Aufgaben an. Zunächst einmal musst du dir einen zuverlässigen Anbieter suchen und das Outsourcing der Buchhaltung auch entsprechend planen. Das Outsourcing selbst erfolgt dann in mehreren Etappen. Diese sehen wie folgt aus:

  • Abschluss eines Dienstleistungsvertrags
  • Übergabe aller relevanten Unterlagen
  • Arbeitstreffen
  • Schaffung der technischen Einrichtung
Notwendige Schritte Beschreibung
Dienstleistungsvertrag Für die Gestaltung des Vertrags ist es wichtig, dass dieser so detailliert wie möglich ist. Dies ist wichtig für dich, aber auch für den externen Buchhaltungsservice. Der Vertrag muss vor allem folgende Punkte enthalten:
  • genaue Beschreibung der Leistungen, deren Inhalt und deren Umfang
  • Beschreibung von möglichen weiteren Leistungen
  • Festlegung von Rollen und Verpflichtungen
  • Beschreibung der Verantwortung des Dienstleisters
  • Zeitplan für die Zusammenarbeit
Übergabe der relevanten Unterlagen Du musst als Auftraggeber dem Auftragnehmer alle relevanten Unterlagen der Buchführung aushändigen. Die Übergabe, sowie die Unversehrtheit der Unterlagen sowie die Gewährleistung einer vertraulichen Behandlung von Daten solltest du unbedingt protokollieren.
Arbeitstreffen Hier kann es sich um ein oder mehrere Arbeitstreffen handeln. Es geht in diesen Treffen darum die Ansprechpartner zu benennen, Prozessabläufe zu definieren und sonstige wichtige Punkte zu klären.
Technische Einrichtung schaffen Hier geht es darum, dass alle benötigten Programme eingerichtet werden, falls mit gleichen Programmen gearbeitet wird.

Was fällt noch in die interne Buchhaltung?

Bei der Übergabe der oben genannten relevanten Daten musst du auch darauf achten, ob ein externer Dienstleister von dir noch weitere Dinge benötigt, die Teil deiner internen Buchhaltung sind. Um überhaupt eine externe Buchhaltung ordnungsgemäß durchführen zu können, werden folgende Daten und Dokumente vom Buchhaltungsservice benötigt:

  • Stammdatenblatt: Enthält alle wesentlichen Informationen, welche für ein Unternehmen wichtig und relevant sind
  • Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Beide Nummern dienen der Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb Deutschlands. Sie sind für alle Vorgänge im Zusammenhang mit dem Finanzamt von großer Bedeutung.
  • Bestätigung der Anmeldung zu deiner Berufsgenossenschaft: Die Berufsgenossenschaft ist als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ein wichtiger Partner für jedes Unternehmen.
  • deine Betriebsnummer: Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben oder du kannst die Betriebsnummer beantragen. Sie dient zur automatisierten Übertragung von Daten im Bereich der Sozialversicherung zwischen dir als Arbeitgeber und öffentlichen Stellen.
  • alle Informationen zur Ist- oder Soll-Versteuerung: Diese Informationen beziehen sich auf die Umsatzsteuer bei Einnahmen.
  • Barbelege: Nachweise für alle geleisteten Zahlungen
  • Bankbelege und Kontoauszüge in sortierter Form

Fazit

Intern stellt die Buchhaltung für jedes Unternehmen in der Regel einen relativ hohen Kosten- und Zeitfaktor dar. Dies ist natürlich ganz davon abhängig wie groß ein Unternehmen ist. Dennoch muss gesagt werden, dass Outsourcing hier nicht nur beim Kosten senken hilft, sondern auch weitere Vorteile mit sich bringt. Diese Vorteile beginnen damit, dass sich ein Unternehmen ganz seinem Kerngeschäft widmen kann. Sie gehen über eine Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bis hin zur Senkung von Fehlern und Risiken, welche bei der internen Buchhaltung lauern. Ein gewisses Maß an Haftung geht beim Outsourcen der Buchhaltung immer auf den Dienstleister über. Je nach Struktur des Unternehmens und Umfang der Buchhaltung gibt es verschiedene Outsourcing-Modelle. Auf jeden Fall aber hilft das Outsourcen der Buchhaltung jedem Unternehmen, einen nicht geringen Teil an Kosten zu sparen und deine Prozesse zu optimieren.

Nadine Müller
Nadine Müller

Content ist King – das weiß auch Nadine und arbeitet seit 2019 als Teamlead des Online-Marketing Teams an der Entwicklung, Anpassung & Umsetzung von diversen Marketing Strategien. Ihre langjährige Erfahrung als Content Marketing Manager kommt ihr hierbei zugute.

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