XRechnung: Alles zu Format, Pflicht, Versand & Beispiel
Stell dir vor, du bekommst eine Rechnung – kein Papier, kein PDF, sondern eine Datei, die du automatisiert verarbeiten kannst. Genau das geht mit der XRechnung. Während Behörden diesen Rechnungsstandard schon seit 2017 nutzen, hat er mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 für fast alle Selbstständigen an Bedeutung gewonnen. Es heißt jetzt also, die eigene Rechnungsstellung zu digitalisieren. Klingt jetzt erstmal kompliziert? Muss es aber nicht sein.
In diesem Artikel erklären wir die genau, was eine XRechnung ist, für wen sie wichtig ist und welche Vorteile sie für dich bringt. Du erfährst außerdem mehr darüber, wie du eine XRechnung erstellst, versendest und verarbeitest. Und auch ein Beispiel einer XRechnung, das du dir direkt herunterladen kannst, haben wir für dich vorbereitet.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein Rechnungsstandard bzw. ein Rechnungsformat für die E-Rechnung in Deutschland. Sie besteht nur aus einer XML-Datei und wird daher teilweise auch als XML-Rechnung bezeichnet.
Doch was bedeutet das genau? Die Rechnungsinformationen sind alle nach einem bestimmten Standard strukturiert. So können XRechnungen besonders gut maschinell ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden. Für Menschen ist sie allerdings nur begrenzt lesbar, denn alles, was du in der Rechnungsdatei siehst, sind (eher kryptische) Zahlen und Buchstaben. Daher solltest du eine XRechnung immer mit einem Tool öffnen, dass die Daten umwandelt.
Der XRechnungsstandard wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und ist seit Ende November 2020 für Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland das am wohl weitesten verbreitete Format. Mit der E-Rechnungspflicht 2025 wird dieser Standard auch im B2B-Bereich zum Einsatz kommen.
Der XRechnungsstandard legt zusammengefasst die folgenden Punkte für eine Rechnung fest:
- Format: Wie die Rechnung technisch aufgebaut sein muss (z. B. als XML-Datei).
- Datenstruktur: Welche Informationen in welcher Reihenfolge und Form auf der Rechnung enthalten sein müssen.
- Semantik: Was die einzelnen Daten auf der Rechnung bedeuten (z. B. was „Betrag“ oder „Steuersatz“ konkret bedeutet).
Vielleicht denkst du dir gerade: "Aber mit der Texterkennung konnten Rechnungen doch vorher auch schon ausgelesen werden". Grundsätzlich stimmt das, aber da die Daten z.B. bei einer klassischen PDF-Rechnung nicht klar strukturiert sind, musste die Software immer "raten", welches Feld zu welchen Rechnungsdaten gehört. In einer XRechnung sind alle Informationen klar auslesbar.
Entwicklung der Pflicht zur XRechnung
Die XRechnung ist nichts komplett Neues, hat mit der E-Rechnungspflicht seit 2025 aber nochmal deutlich mehr Aufmerksamkeit bekommen. Schauen wir uns die wichtigsten Meilensteine einmal an:
- 2014: Die EU-Richtlinie zur E-Rechnung tritt in Kraft.
- 2017: Die E-Rechnungsverordnung wird beschlossen und macht E-Rechnungen an Behörden verpflichtend.
- 2019: Öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen elektronische Rechnungen annehmen.
- 2020: Unternehmen, die an den Bund liefern, müssen Rechnungen ab 1.000 Euro Nettowert als XRechnung einreichen (teilweise ist auch das ZUGFeRD-Format möglich).
- 2025: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung wird auf alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich ausgeweitet. Ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, XRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
- 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung ausstellen.
- 2028: Die Übergangsfrist endet und nahezu alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen (z.B. als XRechnung) erstellen.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Jede deiner XRechnungen muss einem bestimmten, standardisierten Schema folgen, damit der Rechnungsempfänger sie auch elektronisch empfangen und weiterverarbeiten kann. Folgende Bestandteile müssen im XML-Format der XRechnung vorhanden sein:
- Header-Informationen: Dazu gehören deine eigenen Daten, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und Umsatzsteuer-ID, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und die relevanten Daten des Rechnungsempfängers, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. die Leitweg-ID (bei Rechnungen an den Bund).
- Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Positionen der Rechnung aufgeführt, inkl. Beschreibungen. Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen.
- Steuerangaben: Dazu zählen Informationen zu Steuersätzen, Steuerbeträgen sowie alle relevanten steuerlichen Angaben.
- Zusätzliche Informationen: Hier können Daten stehen, die für den Rechnungsprozess relevant sind, wie zum Beispiel Bestell-, Vertrags- oder Auftragsnummern, Projektbezeichnungen, Bankverbindungsdaten oder spezifische Zahlungsbedingungen.
XRechnung Beispiel zum Download: So sieht eine XML-Rechnung aus
Damit du einmal siehst, wie eine XRechnung aussieht, haben wir dir nachfolgend ein Beispiel für eine XRechnung im XML-Format mitgebracht. Im oberen Teil siehst du einen Auszug aus dem XML-Code und wenn du dann mal in die Daten darunter guckst, findest du die Rechnungsangaben 1 zu 1 wieder.
Das willst du dir genauer anschauen? Dann lade dir einfach unser Beispiel für eine XRechnung im geforderten XML-Format herunter. Wichtig: Öffne die Datei unbedingt mit einem reinen Texteditor (also nicht mit Word oder Excel).
Mit unserem kostenlosen XRechnung-Viewer kannst du E‑Rechnungen im Format XRechnung in wenigen Sekunden und ohne Anmeldung lesbar machen! Einfach XML-Datei hochladen und schon bekommst du alle Rechnungsdaten übersichtlich angezeigt!
Schnapp dir also einfach unsere XML Beispiel-Datei und probier es aus!
Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?
Ja, das ist sie. Und zwar ausnahmslos. Die XRechnung wurde von der KoSIT als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet und erfüllt daher alle an sie gestellten Anforderungen, wie zum Beispiel das XML-Format oder die zusätzlichen Pflichtangaben. Wichtig ist dabei vor allem, dass diese E-Rechnung digital weiterverarbeitet werden kann.
Allerdings solltest du beachten, dass nicht jede elektronische Rechnung auch eine XRechnung ist. Als weiteres Format gibt es in Deutschland beispielsweise noch ZUGFeRD. Dazu kommen wir aber später noch.
XRechnung und E-Rechnung sind also streng genommen nicht dasselbe. Oft werden sie in der Praxis aber synonym verwendet.
Wer muss XRechnungen erstellen?
Eine XRechnung musst du seit dem 27.11.2020 immer dann erstellen, wenn du eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung bzw. Bundesbehörden schickst. Denn seit diesem Stichtag akzeptiert der Bund keine Rechnungen mehr in Papierform oder als einfache PDF. Das gilt sowohl für klassische Rechnungen, wie auch für Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen.
Seit dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung an sich zudem für Geschäfte unter Unternehmen (B2B) verpflichtend. Die XRechnung ist eine Möglichkeit, diese neue Anforderung umzusetzen. Das heißt für nahezu alle Selbstständige: Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen an andere Selbstständige zu schreiben. Ausnahmen sind hier nur Kleinunternehmer. Gleichzeitig musst du auch XRechnungen von deinen Lieferanten oder Dienstleistern empfangen (und verarbeiten) können. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Dabei hilft zum Beispiel eine XRechnung Software.
Damit du ausreichend Zeit hast, komplett auf die E-Rechnung umzusteigen, gibt es Übergangsregelungen bis 2027 bzw. 2028. Allerdings musst du schon seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Mehr zur Pflicht und den Schonfristen erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung oder direkt hier im Video:
Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Du bist unsicher, ob und ab wann du von der E-Rechnungspflicht betroffen bist? Finde es mit nur wenigen Klicks heraus und gewinne Klarheit:
Die E-Rechnungspflicht gilt auch für dich? Dann lass uns genauer anschauen, wie du eine XRechnung erstellst.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Wenn du das erste Mal eine XRechnung erstellen willst, kann das etwas überfordernd sein. Aber mit den richtigen „Helfern“ geht die Erstellung ganz einfach.
In der Regel hast du drei Optionen, um dieses Rechnungsformat zu generieren:
- XRechnung-Software: Im Rechnungsprogramm von sevdesk ist die XRechnung-Funktion direkt integriert. Bedeutet: Du kannst schnell und einfach XRechnungen schreiben – ohne dich um Themen wie Code-Generierung oder Archivierung kümmern zu müssen.
- ERP-Systeme: Auch mit einigen ERP-Systemen kannst du rechtskonforme XRechnungen schreiben. Die lohnen sich in der Regel jedoch nur, wenn du eine solche Software eh bereits im Einsatz hast.
- Online-Generatoren: Es geht auch ohne Software – zum Beispiel mit unserem XRechnung Generator. Hier trägst du einfach deine Daten in eine Eingabemaske ein und erhältst eine fertige XML-Rechnung. Diese XRechnungs-Generatoren lohnen sich für dich allerdings nur dann, wenn du vereinzelt XRechnungen verschickst. Außerdem musst du eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellen.
- Webformular des ZRE: Bei Rechnungen an due Verwaltung kannst du auch die zentrale Portal des Bunds (ZRE) nutzen und dort direkt all deine Rechnungsdaten eingeben.
Nachdem du deine XRechnung erstellt hast, solltest du sie immer noch einmal prüfen. Dabei lässt du von einer Software bzw. einem Tool checken, ob der XML-Code richtig generiert wurde.
Pflichtangaben einer XRechnung
Wie auch bei PDF- oder Papierrechnungen gibt es einige Angaben, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsposition (Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung)
- Leistungszeitraum
- Rechnungsbetrag sowie Steuerbetrag und geltender Umsatzsteuersatz
- ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, Gutschrift, Steuerbefreiung oder Reverse Charge
sowie
- Leitweg-ID für den Versand an öffentliche Auftraggeber
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen inkl. Zahlungsziel und Fälligkeit
- Kontaktdaten (mindestens E-Mail-Adresse) des Rechnungsausstellers
- ggf. Lieferantennummer und Bestellnummer
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die dazu dient, Rechnungen oder andere Dokumente korrekt an den richtigen Empfänger innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Institution zu leiten. Diese Identifikationsnummer bekommst du in der Regel automatisch im Schriftverkehr mit deinem Auftraggeber mitgeteilt.
Stell dir vor, du schickst eine Rechnung an eine große Behörde, die viele Abteilungen hat. Die Leitweg-ID hilft dabei, deine Rechnung direkt an die richtige Stelle (Abteilung oder Fachbereich) weiterzuleiten, damit sie schnell bearbeitet werden kann.
Einfach gesagt: Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass deine Rechnung genau dort ankommt, wo sie hingehört – ohne dass sie irgendwo im System verloren geht.
Bei Rechnungen zwischen Unternehmen brauchst du diese ID in der Regel nicht.
Kann ich eine PDF-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Nein, grundsätzlich kannst du eine PDF-Datei nicht so ohne weiteres in eine XRechnung umwandeln. Denn das Problem ist: Die Daten müssten per Texterkennung aus dem Dokument herausgelesen werden. Und dabei können Fehler entstehen. Genau deshalb gibt es ja nun den strukturierten XRechnung Standard. Mehr Details dazu bekommst du in unserem Artikel "PDF in E-Rechnung umwandeln".
Die bessere Variante ist da, deine Rechnung mit der richtigen E-Rechnung-Software direkt elektronisch als XRechnung zu schreiben. Oder du nutzt einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator:
Du suchst nach deinem kostenlosen Tool, um E-Rechnungen zu erstellen und willst einfach mal ein Gefühl für den neuen Standard bekommen?
Dann nutze jetzt unseren E‑Rechnungsgenerator. Einfach Daten eingeben und schon bekommst du deine Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung per Mail!
Wie kann ich XRechnung an Kunden versenden?
Wenn bei deiner Rechnung alles passt, kannst du sie versenden. Wie du. das machst, bleibt dir überlassen und es gibt keine Vorgaben für den Übertragungsweg. Am einfachsten ist es in den meisten Fällen, eine XRechnung als Anhang in einer E-Mail zu verschicken. Nutzt du eine XRechnung Software wie sevdesk kannst du die Rechnung sogar direkt aus dem System an deine Kunden senden. Auch hierbei wird eine E-Mail erstellt.
XRechnung an Bund und Länder verschicken
Bei XRechnungen an Behörden gibt es neben der E-Mail noch spezialisierte Möglichkeiten, deine Rechnung einzusenden:
- über die Rechnungsplattformen ZRE und OZG-RE
- über das Peppol-Netzwerk
Über die dortigen Webformulare kannst du deine XRechnung direkt hochladen und auf Vollständigkeit prüfen lassen.
Bei den einzelnen Bundesländern sind die Anforderungen an die Übermittlung aktuell sehr unterschiedlich. Informiere dich daher nochmal genau für dein Bundesland. Eine erste Übersicht verschafft die interaktive Karte des Verbands elektronische Rechnungen.
Wie kann ich XRechnung empfangen, öffnen und lesen?
XRechnungen zu empfangen ist erst einmal ganz einfach, denn du brauchst oft nur ein E-Mail Postfach. Doch dann kommt die Herausforderung: Du musst die Rechnungsdaten lesen bzw. extrahieren und du hast ja schon gesehen, dass der Code sehr komplex ist.
Daher brauchst du zum Verarbeiten deiner XRechnungen ein Tool, dass das Auslesen für dich übernimmt und dir die Daten aufbereitet. Mit sevdesk geht das zum Beispiel ganz einfach:
- Du lädst deine XRechnung hoch.
- sevdesk liest alle Daten aus und zeigt sie dir in der Buchungsmaske an.
- Du bekommst einen Buchungsvorschlag.
- Du kannst die XRechnung enstprechend verbuchen und bezahlen.
Und damit bist du auch schon fertig.
Hierzu sagt der Steuerberater Daniel Kiriakou:
„Du kriegst bei der XRechnung nur einen Datensatz. Du kannst es gar nicht lesen. Das heißt, du brauchst ab sofort ein Tool, um überhaupt sichtbar zu machen: Was steht in der Rechnung drin? Was schulde ich denn meinem Lieferanten oder meinem Dienstleister?“
Tipp: Wenn du nur wenige XRechnungen bekommst oder das Format erst einmal testen willst, kannst du ldafür alternativ auch unseren kostenlosen E-Rechnung Viewer nutzen.
Wie muss ich XRechnung archivieren und aufbewahren?
Nachdem die Rechnung bearbeitet ist, kann sie archiviert werden. Hier gilt es wie bei allen Rechnungen, die GoBD zu beachten. Demnach muss die XRechnung auch elektronisch und revisionssicher aufbewahrt werden. Das heißt: Du darfst sie nicht mehr bearbeiten oder verändern können bzw. musst jede Änderung wasserdicht dokumentieren.
Mit einer E-Rechnung Software wie sevdesk ist das aber kein Problem. Darin archivierst du deine Belege absolut sicher und rechtskonform für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Mehr Details, was du beachten musst, wenn du keine Software hast, bekommst du in unserem Artikel "E-Rechnung archivieren".
Vorteile von XRechnungen
Im ersten Moment klingt die XRechnung nach einer weiteren bürokratischen Hürde des Gesetzgebers. Doch wer sich näher damit beschäftigt, erkennt schnell, dass XRechnungen auch für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen:
- Kosten- und Zeitersparnis: Keine Druckkosten, Porto oder Kuverts mehr. Mitarbeiter sparen Zeit, da der Prozess automatisiert wird und keine physischen Rechnungen mehr bearbeitet werden müssen.
- Bessere Liquidität: Rechnungen werden schneller versendet und automatisch verarbeitet, was zu schnelleren Zahlungen führt und die Liquidität verbessert.
- Platzersparnis: Keine Papier-Rechnungen mehr, wodurch weniger Speicherplatz für Aktenordner benötigt wird.
- Weniger Fehler: Der Wegfall von Medienbrüchen (z. B. Druck und manuelles Versenden) reduziert Fehler und spart Nachbearbeitungszeit.
Der große Nachteil der XRechnung ist die fehlende visuelle Komponente wie etwa bei einem PDF. Daher entscheiden sich viele Selbstständige eher für das ZUGFeRD-Format, um die E-Rechnungspflicht umzusetzen. Das gucken wir uns gleich noch kurz genauer an.
Erstellst du aber hauptsächlich Rechnungen an öffentliche Behörden oder zum Beispiel auch an die Deutsche Bahn, ist die XRechnung die richtige Wahl.
Mit sevdesk kannst du E‑Rechnungen im XRechnung-Standard erstellen und verarbeiten. Als Bestandskunde musst du dafür gar nichts extra machen, sondern bekommst die Funktion automatisch freigeschaltet. Du bist noch kein sevdesk Kunde? Dann lerne unsere Software 14 Tage kennen. Natürlich kostenlos und ganz unverbindlich.
ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung
Im Unterschied zur XRechnung erstellt ZUGFeRD eine PDF-Rechnung und fügt eine XML-Datei mit denselben Infos bei. So erhält man eine lesbare Rechnung (PDF) und darin eingebettet eine maschinell verarbeitbare Datei (XML) – eine praktische Kombination. Deshalb nennt man es auch manchmal XRechnung 2.0.
Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen deutlich flexibler einsetzen, weil deine Kunden eben kein Tool brauchen, um die Informationen lesbar zu machen. Deshalb kommen ZUGFeRD Rechnungen viel im B2B-Bereich, aber auch bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C) zum Einsatz. Mehr zu den Unterschieden der Formate erfährst du in unserem Artikel „ZUGFeRD vs. XRechnung“.
Checkliste: XRechnungen im Unternehmen einführen
Der Wechsel von Papierrechnungen und unstrukturierten PDFs zur XRechnung kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Hier sind ein paar wichtige Schritte, die du bei der Einführung der XRechnung beachten solltest:
- Status Quo: Finde heraus, ob du mit deinem bestehenden Rechnungsprogramm in der Lage bist, XRechnungen zu erstellen, zu empfangen und sie zum Beispiel für die Buchhaltung zu verarbeiten. Wenn das der Fall ist, kannst du den nächsten Schritt überspringen. Falls nicht, ist der nächste Schritt entscheidend.
- Auswahl der Software: Sieh dir verschiedene Software-Optionen an, wie zum Beispiel sevdesk, und entscheide dich für eine, die deinen Bedürfnissen entspricht. Nutze dafür gerne auch unseren E-Rechnung Software-Vergleich.
- Prozesse einführen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie mit XRechnungen umgegangen wird – von der Erstellung über den Empfang bis hin zur Bearbeitung, einschließlich der Prüfung, Buchung, Aufbewahrung und Archivierung.
- Geschäftspartner informieren: Informiere deine Kunden und Lieferanten darüber, dass du nun XRechnungen nutzt.
Du willst im Detail wissen, was du jetzt tun musst? Dann lade dir einfach kostenlos unsere E-Rechnung Checkliste herunter. Darin kannst du alle Schritte nach und nach abhaken und bist bestens vorbereitet!
So empfängst, erstellst und versendest du XRechnungen mit sevdesk
Für XRechnungen brauchst du ein entsprechendes Tool. Ein Beispiel dafür ist sevdesk: Damit sind E-Rechnungen im Handumdrehen erstellt oder verarbeitet. Klick dich einfach mal durch und überzeuge dich selbst davon, wie einfach du so auf die E-Rechnung umsteigst:
Keine Lust zu Klicken? Dann schau dir einfach in unserem Video an, wie du XRechnungen mit sevdesk erstellst und verarbeitest:
Zusammenfassung
Die XRechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung, besonders im Hinblick auf die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Rechnungen. Dieses standardisierte Datenformat ermöglicht eine effiziente, automatisierte Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und ggf. öffentlichen Auftraggebern. Es handelt sich dabei ausschließlich um digitale XML-Datensätze. Herkömmliche PDFs, Excel- oder Word-Dateien entsprechen diesem Standard nicht.
Die Umstellung auf XRechnung erfordert zwar eine gewisse Eingewöhnungszeit und eventuell die Anpassung interner Prozesse, verspricht jedoch eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung, während gleichzeitig der Umwelt gedient wird.
Du willst dich noch mehr mit dem Thema E-Rechnung befassen? Unser kostenfreies eBook hilft dir dabei, den Umstieg mit allen wichtigen Infos, Checklisten und FAQs problemlos zu meistern.
Häufig gestellte Fragen zum Thema XRechnung
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.
