XRechnung erstellen: Format, Beispiele und mehr

Definition: Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein standardisiertes Datenmodell für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in Deutschland mit Konformität zur EU-Norm EN 16931. Klingt immer noch recht kompliziert? Stell dir das einfach so vor: Bei der XRechnung ist nach einem eigenen Schema genau festgelegt, welche Rechnungsangaben in der Datei an welcher Stelle stehen.

Statt schicker Rechnungsdesigns erstellst und bekommst du hier eine Rechnung in einem sogenannten XML-Datensatz. Dadurch, dass der so klar strukturiert ist, können XRechnungen von unterschiedlichen Softwaresystemen gelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Dieser XML-Datensatz entspricht dann der elektronischen Rechnung, weshalb die XRechnung auch als XML-Rechnung bezeichnet wird.

Das bedeutet allerdings auch, dass Rechnungen, die als Excel-, Word- oder PDF-Datei erstellt wurden, nicht als XRechnung gelten. Auch dann nicht, wenn sie einen eingebetteten XML-Code enthalten.

Interessante Information: Den Standard der XRechnung hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) auf Weisung des IT-Planungsrates im Rahmen der E-Rechnungsverordnung erarbeitet. Er kommt seit Ende November 2020 zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verpflichtend zum Einsatz. Der Grundgedanke hinter der XRechnung ist, dass sie als einheitliches Rechnungsformat zur digitalen Rechnungsstellung dienen soll.

Bisher war sie nur bei einer Zusammenarbeit mit öffentlichen Behörden (B2G) vorgeschrieben. Das wird sich jedoch ab 2025 ändern.

Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?

Ja, das ist sie. Und zwar ausnahmslos. Die XRechnung wurde von der KoSIT als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet und erfüllt daher alle an sie gestellten Anforderungen, wie zum Beispiel das XML-Format oder die zusätzlichen Pflichtangaben. Wichtig ist dabei vor allem, dass diese E-Rechnung digital weiterverarbeitet werden kann.

Allerdings solltest du beachten, dass nicht jede elektronische Rechnung auch eine XRechnung ist. Als weiteres Format gibt es in Deutschland beispielsweise noch ZUGFerD.

Wer muss XRechnungen erstellen?

Eine XRechnung musst du seit dem 27.11.2020 immer dann erstellen, wenn du eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung bzw. Bundesbehörden schickst. Sie sind daher aktuell tatsächlich nur relevant, wenn du eben für diese öffentlichen Auftraggeber arbeitest.

Wie schon erwähnt, werden E-Rechnungen bzw. XRechnungen ab dem 1.1.2025 für alle in Deutschland ansässigen Unternehmer bei B2B-Rechnungen verpflichtend. Das betrifft dann zum Beispiel Freiberufler, Kleinunternehmer und (Klein-)Gewerbetreibende. Allerdings musst du bei der Rechnungsstellung nicht immer die XRechnung verwenden. Du kannst auch ein anderes zur E-Rechnung konformes Format wie das schon erwähnte ZUGFeRD nutzen. 

Stellst du hingegen Rechnungen an Privatpersonen, also B2C, musst du keine elektronischen Rechnungen verwenden. 

Hier ein kurzer Überblick, welche Übergangsfristen bei der neuen E-Rechnungspflicht für B2B-Rechnungen für die kommenden Jahre festgelegt sind:

Gut zu wissen: Diese Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht nur, dass du elektronische Rechnungen erstellen, sondern auch empfangen können musst.

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XRechnung Format: Wie ist eine XRechnung aufgebaut?

Jede deiner XRechnungen muss einem bestimmten Schema folgen, damit der Rechnungsempfänger sie auch elektronisch empfangen und weiterverarbeiten kann. Folgende Bestandteile müssen im XML-Format der XRechnung vorhanden sein:

• Header-Informationen: Dazu gehören deine eigenen Daten, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und Umsatzsteuer-ID, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und die relevanten Daten des Rechnungsempfängers, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. die Leitweg-ID (bei Rechnungen an den Bund).
• Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Positionen der Rechnung aufgeführt, inkl. Beschreibungen. Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen.
• Steuerangaben: Dazu zählen Informationen zu Steuersätzen, Steuerbeträgen sowie alle relevanten steuerlichen Angaben.
• Zusätzliche Informationen: Hier können Daten stehen, die für die Rechnungsverarbeitung relevant sind, wie zum Beispiel Bestell-, Vertrags- oder Auftragsnummern, Projektbezeichnungen, Bankverbindungsdaten oder spezifische Zahlungsbedingungen.

Wie du siehst, hat eine XRechnung fast die gleichen Bestandteile wie eine papierbasierte Standardrechnung. Nur, dass sie hier eben als Codezeilen ausgegeben werden und nicht im von Menschen lesbaren PDF. Schauen wir uns das aber nochmal genauer an.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Eine XRechnung erkennst du daran, dass sie nur aus vielen Zeilen Code besteht. So entspricht sie besonders gut der Norm EN 16931 und kann maschinell verarbeitet werden. Das sollte dich jedoch nicht irritieren. Die Inhalte sind schließlich genau dieselben wie bei einer herkömmlichen Rechnung als PDF oder bei einer Papierrechnung. Zu den wichtigsten Rechnungsangaben gehören:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsposition (Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung)
• Leistungszeitraum
• Rechnungsbetrag sowie Steuerbetrag und geltender Umsatzsteuersatz
• ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, Gutschrift, Steuerbefreiung oder Reverse Charge

sowie

• Leitweg-ID für den Versand an öffentliche Auftraggeber
• Bankverbindungsdaten
• Zahlungsbedingungen inkl. Zahlungsziel und Fälligkeit
• Kontaktdaten (mindestens E-Mail-Adresse) des Rechnungsausstellers
• ggf. Lieferantennummer und Bestellnummer

Bei einer Rechnungsstellung an öffentliche Behörden darf vor allem die Leitweg-ID nicht fehlen. Sie stellt sicher, dass die Rechnung an den richtigen Adressaten geht, da jede Behörde ihre eigene Leitweg-ID hat. Diese Identifikationsnummer bekommst du in der Regel automatisch im Schriftverkehr mit deinem Auftraggeber mitgeteilt.

XRechnung Beispiel 

Damit du einmal siehst, wie eine XRechnung aussieht, haben wir dir nachfolgend ein Beispiel für eine XRechnung im XML-Format mitgebracht. Im ersten Moment wirst du wahrscheinlich vor lauter Text die Rechnung nicht sehen. Wenn du dir die Codezeilen allerdings ein bisschen genauer anschaust, kannst du vielleicht schon die ein oder andere Information herausfiltern.

XRechnungen erstellen und versenden

Du fragst dich jetzt wahrscheinlich, wie genau du eine solche XRechnung erstellst. Das schauen wir uns nun auch einmal an. Damit ist es allerdings noch nicht getan, denn zur XRechnung gehört neben der Erstellung auch die Übermittlung, der Empfang und die Verarbeitung. Denn die XRechnung sorgt dafür, dass beim Rechnungssteller und -empfänger der gesamte Prozess papierlos und digital ablaufen kann.

XRechnung erstellen

Wenn du das erste Mal eine XRechnung erstellen willst, kann das etwas überfordernd sein. Aber mit den richtigen „Helfern“ geht die Erstellung ganz einfach.

In der Regel hast du drei Optionen, um dieses Rechnungsformat zu generieren:

• XRechnung per Software: Einige Unternehmens- und Buch­haltungs­software ermöglichen es dir, Rechnungen als XRechnung im XML-Format zu erstellen und zu versenden.
• (E-)Rechnungs­programme: Wenn du pro Jahr viele Rechnungen schreiben musst, dann kann sich die Investition in ein Rechnungs­programm, wie unser sevdesk Rechnungs­programm, doppelt lohnen. Damit bist du rechtssicher unterwegs und kannst innerhalb kürzester Zeit Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erstellen.
• Online-Generatoren: Diese spezialisierten Websites erlauben es dir, Rechnungen im XML-Format auch ohne Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zu erstellen. Hier trägst du einfach deine Daten in eine Eingabemaske ein und erhältst eine fertige XML-Rechnung. Diese XRechnungs-Generatoren lohnen sich für dich allerdings nur dann, wenn du vereinzelt XRechnungen verschickst. Kommt die geplante Pflicht für den B2B-Bereich, ist der Aufwand hier meistens zu hoch.

Nachdem du deine XRechnung erstellt hast, solltest du sie immer noch einmal validieren. Dabei lässt du von einer Software bzw. einem Tool checken, ob der XML-Code richtig generiert wurde.

Der Workflow ist dabei sehr ähnlich wie bei aktuellen Papier- oder PDF-Rechnungen, sodass du dich nicht umstellen brauchst

Kann ich eine XRechnung aus einem PDF erstellen?

Ja, allerdings kannst du ein PDF nicht kostenlos in eine XRechnung umwandeln, und nicht ohne externe Hilfe. XRechnungen sind ein spezielles Rechnungsformat, das strukturierte und maschinenlesbare Informationen enthält. Diese sind in einem herkömmlichen PDF schlichtweg nicht vorhanden.

Daher wirst du aktuell auch keinen kostenlosen Generator und kein Gratis-Tool finden, das dir deine bereits erstellte PDF-Rechnung in eine XML-Rechnung “übersetzt”. Dies ist nur über kostenpflichtige Dienstleister möglich, welche die Rechnung dann aber auch für dich verschicken können.

Die bessere Variante ist da, deine Rechnung mit der richtigen E-Rechnung-Software direkt elektronisch als XRechnung zu schreiben.

XRechnung übermitteln

Grundsätzlich gibt es zwei leicht unterschiedliche Fälle:

1. Du schreibst eine XRechnung an ein anderes Unternehmen (B2B)
2. Du schreibst eine XRechnung an eine öffentliche Einrichtung (B2G)

Beides schauen wir uns jetzt genauer an.

Im B2B-Bereich bist du ziemlich flexibel und kannst zwischen mehreren Optionen wählen:

• E-Mail: Verschicke die XRechnung (wie deine bisherigen PDF-Rechnungen auch) als XML-Datei per Mail. Für mehr Sicherheit kann DE-Mail eine Option sein.
• Peppol-Netzwerk: Ein internationales Netzwerk, das den sicheren Austausch von Geschäftsdokumenten ermöglicht. Ideal, um mit Firmen und der Bundesverwaltung Rechnungen auszutauschen.
• EDI (Electronic Data Interchange): Ein direkter Datenaustausch zwischen den Computersystemen, der Effizienz bringt, aber eine vorherige Einrichtung voraussetzt.
• Direkte Verbindung: Verbinde dein Buchhaltungs- oder ERP-System direkt mit dem deines Geschäftspartners, was für einen häufigen Austausch praktisch ist, jedoch eine technische Einrichtung benötigt.
• Drittanbieter: Firmen, die den Rechnungsaustausch als Service anbieten, kümmern sich um Formatierung und sichere Übermittlung. 

Um deine elektronische Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber zu versenden, greifst du in der Regel auf die beiden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zurück: die ZRE und die OZG-RE. Über die dortigen Webformulare kannst du deine XRechnung direkt hochladen und auf Vollständigkeit prüfen lassen. Außerdem kannst du für B2G Peppol nutzen. Bei den einzelnen Bundesländern sind die Anforderungen an die Übermittlung aktuell sehr unterschiedlich. Informiere dich daher nochmal genau für dein Bundesland.

XRechnung empfangen und verarbeiten

Wie du ja schon gesehen hast, sind XRechnungen für Menschen nicht wirklich lesbar. Um dieses Rechnungsformat zu empfangen, brauchst du deshalb auch wieder die passende Software. Schreibst du auch selbst Rechnungen, hast du die wahrscheinlich eh schon im Einsatz. Schreibst du Rechnungen nur an Endkunden (B2C) und musst keine E-Rechnungen schreiben, solltest du dir entsprechend ein Programm wie sevdesk zulegen.

Bisher war es ja so, dass du die Rechnungsdaten aus dem PDF oder vom Papier abgelesen hast. Mit einem Rechnungs­programm konntest du vielleicht auch schon eine automatische Texterkennung (OCR) nutzen. Das beides entfällt mit der XRechnung. Denn die Software kann alle Angaben direkt aus der XML-Datei lesen und entsprechend weiterverarbeiten.

XRechnung archivieren

Nachdem die Rechnung bearbeitet ist, kann sie archiviert werden. Hier gilt es wie bei allen Rechnungen, die GoBD zu beachten. Demnach muss die XRechnung auch elektronisch aufbewahrt werden. Mit einer E-Rechnung Software wie sevdesk ist das aber kein Problem. Darin archivierst du deine Belege absolut sicher und rechtskonform für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre.

Vorteile von XRechnungen

Im ersten Moment klingt die XRechnung nach einer weiteren bürokratischen Hürde des Gesetzgebers. Doch wer sich näher damit beschäftigt, erkennt schnell, dass XRechnungen auch für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen. Die XRechnung soll nicht zuletzt die Effizienz steigern, Kosten einsparen und dazu beitragen, die Rechnungslegung sicherer und weniger fehleranfällig zu machen. Schauen wir uns die Vorteile einmal im Detail an.

Kosten- und Zeitersparnis

Sind die Prozesse erst optimiert, treten die ersten Einsparungseffekte in Kraft. Es ist nicht mehr nötig, Rechnungen zu drucken. Dadurch werden nicht nur weniger Papier, Toner und Porto benötigt, sondern auch Kuverts eingespart. Bedeutet im Klartext: weniger Kosten. Außerdem verlängert sich die Lebensdauer des vorhandenen Druckers. 

Für die Mitarbeiter ergibt sich obendrein eine deutliche Zeitersparnis. Kein streikender Drucker mehr, kein Kuvertieren, kein Suchen der Rechnung und kein Hin- und Herlaufen zwischen Drucker und Arbeitsplatz. Mahnungen und Doppelzahlungen können zudem reduziert und Zahlungsziele besser überwacht werden.

Bessere Liquidität

Abseits der Kosten- und Zeitersparnis kommt es durch XRechnungen auch zu einer Verbesserung hinsichtlich der Liquidität der rechnungslegenden Unternehmen. Der Grund dafür ist, dass die XRechnungen schneller versendet werden können und sofort zugestellt sind – der Postweg entfällt. Durch die automatisierbare Weiterverarbeitung erfolgt die Zahlung schneller, was am Ende auch bedeutet, dass du dein Geld früher aus dem Konto hast.

Platzersparnis

Ein weiterer Faktor, der nicht zu unterschätzen ist, ist die Platzersparnis. Die Rechnungen müssen nicht mehr in Papierform gelagert werden. Somit werden weniger Ordner benötigt und die Lagerfläche kann dementsprechend verringert werden.

Achtung!

Auch wenn Rechnungen nicht mehr in Papierform lagern müssen, unterliegen diese dennoch weiterhin bestimmten Aufbewahrungsfristen.

Weniger Fehler

Der wohl größte Nachteil der bisherigen Rechnungslegungsmethoden waren die Medienbrüche. Erst eine Rechnung am PC erstellen, dann ausdrucken, um sie beispielsweise händisch zu zeichnen, dann der Versand per Post. All diese Abläufe, bei denen digitale und analoge Kanäle vermischt wurden, gehören mit der XRechnung der Vergangenheit an. Dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit und es wird weniger Nachbearbeitungszeit benötigt.

XRechnungen im Unternehmen einführen

Der Wechsel von Papierrechnungen und unstrukturierten PDFs zur XRechnung kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Hier sind ein paar wichtige Schritte, die du beachten solltest:

1. Status Quo: Finde heraus, ob du mit deinem bestehenden Rechnungs­programm in der Lage bist, XRechnungen zu erstellen, zu empfangen und sie zum Beispiel für die Buchhaltung zu verarbeiten. Wenn das der Fall ist, kannst du den nächsten Schritt überspringen. Falls nicht, ist der nächste Schritt entscheidend.
2. Auswahl der Software: Sieh dir verschiedene Software-Optionen an, wie zum Beispiel sevdesk, und entscheide dich für eine, die deinen Bedürfnissen entspricht.
3. Prozesse einführen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie mit XRechnungen umgegangen wird – von der Erstellung über den Empfang bis hin zur Bearbeitung, einschließlich der Prüfung, Buchung, Aufbewahrung und Archivierung.
4. Geschäftspartner informieren: Informiere deine Kunden und Lieferanten darüber, dass du nun XRechnungen nutzt.

Plane dabei vorsichtig und berücksichtige, dass es für einige Mitarbeiter eine Herausforderung sein könnte, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Gib ihnen und dir selbst daher etwas mehr Zeit für die Umstellung.

ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung

Im Gegensatz zur XRechnung erstellt das ZUGFeRD-System eine Rechnung als PDF und liefert eine inhaltliche Kopie im XML-Format mit. Dieses hybride Datenformat ist eine gute (weil für Menschen lesbare) Alternative, die für die elektronische Rechnung genutzt werden kann. Du hast hier also die Kombination aus einer “klassischen” PDF-Datei mit einem XML-Datensatz. Man spricht daher auch gerne mal von der XRechnung 2.0. Wenn du mit französischen Firmen arbeitest, verwendest du möglicherweise das hybride Format Factur-X. Dieses ist mit ZUGFeRD vollständig kompatibel und technisch identisch.

Eine weitere, viel genutzte Option ist die EDI-Rechnung, bei der die Rechnungsdaten direkt über ein System ausgetauscht werden. Allerdings ist hier noch unklar, ob das Format auch nach der Einführung der E-Rechnungspflicht noch verwendet werden darf. Aktuell entspricht sie nicht der EU-Norm. In der Übergangszeit von 2025 bis Ende 2027 kann die EDI-Rechnung in vielen Fällen aber noch genutzt werden.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern beim Erstellen von E-Rechnungen

Die Einführung von XRechnung kann das ein oder andere Unternehmen vor Herausforderungen stellen. Um den Anforderungen des digitalen Rechnungswesens gerecht zu werden solltest, du folgende Fehler bei der Erstellung einer XRechnung vermeiden:

1. Falsche oder fehlerhafte Rechnung: XRechnungen können nach dem Versand nicht mehr geändert werden. Fehler wie ein falscher Steuersatz oder fehlende Pflichtangaben sorgen dann dafür, dass deine E-Rechnung abgelehnt wird und du eine Rechnungskorrektur erstellen musst. Prüfe deine XRechnung daher sorgfältig vor dem Versand. Eine E-Rechnung Software kann dir dabei helfen, alle Pflichtangaben zu erfüllen.
2. Fehlerhaftes Format: Ein fehlerhaftes Datenmodell bzw. -format kann ebenfalls dazu führen, dass die Rechnung abgelehnt wird. Ist eine XRechnung (bzw. allgemein eine E-Rechnung) gefordert, kannst du nicht einfach eine PDF-Datei schicken.
3. Fehlende oder unzureichende Validierung: Vor dem Versand solltest du deine XRechnung immer noch einmal validieren. So stellst du sicher, dass es keine Fehler im XML-Code gibt und deine Rechnung automatisiert verarbeitet werden kann. Mit einer Software passiert das i.d.R. automatisch.
4. Nicht-konforme E-Rechnungssoftware: Anstelle einer Software, die nicht den gesetzlichen Anforderungen genügt, was zur Ablehnung deiner Rechnung führen kann, solltest du auf eine zertifizierte Software wie sevdesk zurückgreifen. Damit bist du stets auf der sicheren Seite.
5. Nicht ausreichend lange Archivierung: XRechnungen müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Implementiere daher ein sicheres und gesetzeskonformes System zur Langzeitarchivierung.

Zusammenfassung

Die XRechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung, besonders im Hinblick auf die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Rechnungen ab 2025. Dieses standardisierte Datenformat ermöglicht eine effiziente, automatisierte Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und ggf. öffentlichen Auftraggebern. Es handelt sich dabei ausschließlich um digitale XML-Datensätze. Herkömmliche PDFs, Excel- oder Word-Dateien entsprechen diesem Standard nicht.

Die Umstellung auf XRechnung erfordert zwar eine gewisse Eingewöhnungszeit und eventuell die Anpassung interner Prozesse, verspricht jedoch eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung, während gleichzeitig der Umwelt gedient wird.

Häufig gestellte Fragen zum Thema XRechnung