XRechnung erstellen: Format, Beispiele und mehr
Vielleicht hast du es schon gehört: Seit 2025 sind E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr Pflicht. Unternehmer und Selbstständige müssen sich also von Papierrechnungen verabschieden und digitalisieren. Ein weit verbreitetes Format der elektronischen Rechnung ist die XRechnung. Klingt jetzt erstmal kompliziert? Muss es aber nicht sein.
In diesem Artikel erklären wir die genau, was eine XRechnung ist, für wen sie wichtig ist und welche Vorteile sie für dich bringt. Du erfährst außerdem mehr darüber, wie du eine XRechnung erstellen, versenden und verarbeiten kannst. Und auch ein Beispiel einer XRechnung haben wir für dich vorbereitet.
Definition: Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist ein Standard für die E-Rechnung in Deutschland. Sie besteht nur aus einer XML-Datei und wird daher teilweise auch als XML-Rechnung bezeichnet.
Doch was bedeutet das genau? Die Rechnungsinformationen sind alle nach einem bestimmten Standard strukturiert. So können XRechnungen besonders gut maschinell ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden.
Der XRechnungsstandard wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und ist seit Ende November 2020 für Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland das am wohl weitesten verbreitete Format. Mit der E-Rechnungspflicht 2025 wird dieser Standard auch im B2B-Bereich mehr zu Einsatz kommen.
Der XRechnungsstandard legt zusammengefasst die folgenden Punkte für eine Rechnung fest:
- Format: Wie die Rechnung technisch aufgebaut sein muss (z. B. als XML-Datei).
- Datenstruktur: Welche Informationen in welcher Reihenfolge und Form auf der Rechnung enthalten sein müssen.
- Semantik: Was die einzelnen Daten auf der Rechnung bedeuten (z. B. was „Betrag“ oder „Steuersatz“ konkret bedeutet).
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Jede deiner XRechnungen muss einem bestimmten, standardisierten Schema folgen, damit der Rechnungsempfänger sie auch elektronisch empfangen und weiterverarbeiten kann. Folgende Bestandteile müssen im XML-Format der XRechnung vorhanden sein:
- Header-Informationen: Dazu gehören deine eigenen Daten, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und Umsatzsteuer-ID, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, das Lieferdatum und die relevanten Daten des Rechnungsempfängers, inkl. Name, Anschrift, Kontaktdaten und ggf. die Leitweg-ID (bei Rechnungen an den Bund).
- Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Positionen der Rechnung aufgeführt, inkl. Beschreibungen. Mengen, Einzelpreisen und Gesamtbeträgen.
- Steuerangaben: Dazu zählen Informationen zu Steuersätzen, Steuerbeträgen sowie alle relevanten steuerlichen Angaben.
- Zusätzliche Informationen: Hier können Daten stehen, die für die Rechnungsverarbeitung relevant sind, wie zum Beispiel Bestell-, Vertrags- oder Auftragsnummern, Projektbezeichnungen, Bankverbindungsdaten oder spezifische Zahlungsbedingungen.
XRechnung Beispiel: So sieht eine XML-Rechnung aus
Damit du einmal siehst, wie eine XRechnung aussieht, haben wir dir nachfolgend ein Beispiel für eine XRechnung im XML-Format mitgebracht. Im oberen Teil siehst du einen Auszug aus dem XML-Code und wenn du dann mal in die Daten darunter guckst, findest du die Rechnungsangaben 1 zu 1 wieder.
Ist eine XRechnung eine E-Rechnung?
Ja, das ist sie. Und zwar ausnahmslos. Die XRechnung wurde von der KoSIT als deutsche Variante der E-Rechnung erarbeitet und erfüllt daher alle an sie gestellten Anforderungen, wie zum Beispiel das XML-Format oder die zusätzlichen Pflichtangaben. Wichtig ist dabei vor allem, dass diese E-Rechnung digital weiterverarbeitet werden kann.
Allerdings solltest du beachten, dass nicht jede elektronische Rechnung auch eine XRechnung ist. Als weiteres Format gibt es in Deutschland beispielsweise noch ZUGFeRD. Dazu kommen wir aber später noch.
Wer muss XRechnungen erstellen?
Eine XRechnung musst du seit dem 27.11.2020 immer dann erstellen, wenn du eine Rechnung an die öffentliche Verwaltung bzw. Bundesbehörden schickst. Denn seit diesem Stichtag akzeptiert der Bund keine Rechnungen mehr in Papierform oder als einfache PDF. Das gilt sowohl für klassische Rechnungen, wie auch für Abschlagsrechnungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen.
Ab dem 01.01.2025 ist die E-Rechnung an sich zudem für Geschäfte unter Unternehmen Pflicht. Die XRechnung ist eine Möglichkeit, diese neue Anforderung umzusetzen. Das heißt für Selbstständige: Du musst im Zweifel nicht nur in der Lage sein, E-Rechnung zu schreiben, sondern auch sie zu empfangen. Dabei hilft zum Beispiel eine XRechnung Software.
Damit du ausreichend Zeit hast, komplett auf die E-Rechnung umzusteigen, gibt es Übergangsregelungen bis 2027 bzw. 2028. Allerdings musst du schon ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können. Mehr zur Pflicht und den Schonfristen erfährst du in unserem Artikel zur E-Rechnung oder direkt hier im Video:
Selbsttest: Bin ich von der E-Rechnungspflicht betroffen?
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Wie erstelle ich eine XRechnung?
Wenn du das erste Mal eine XRechnung erstellen willst, kann das etwas überfordernd sein. Aber mit den richtigen „Helfern“ geht die Erstellung ganz einfach.
In der Regel hast du drei Optionen, um dieses Rechnungsformat zu generieren:
- XRechnung-Software: Im Rechnungsprogramm von sevdesk ist die XRechnung-Funktion direkt integriert. Bedeutet: Du kannst schnell und einfach XRechnungen schreiben – ohne dich um Themen wie Code-Generierung oder Archivierung kümmern zu müssen.
- ERP-Systeme: Auch mit einigen ERP-Systemen kannst du rechtskonforme XRechnungen schreiben. Die lohnen sich in der Regel jedoch nur, wenn du eine solche Software eh bereits im Einsatz hast.
- Online-Generatoren: Es geht auch ohne Software – zum Beispiel mit unserem XRechnung Generator. Hier trägst du einfach deine Daten in eine Eingabemaske ein und erhältst eine fertige XML-Rechnung. Diese XRechnungs-Generatoren lohnen sich für dich allerdings nur dann, wenn du vereinzelt XRechnungen verschickst. Außerdem musst du eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellen.
Nachdem du deine XRechnung erstellt hast, solltest du sie immer noch einmal prüfen. Dabei lässt du von einer Software bzw. einem Tool checken, ob der XML-Code richtig generiert wurde.
Pflichtangaben einer XRechnung
Wie auch bei PDF- oder Papierrechnungen gibt es einige Angaben, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Dazu gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers sowie des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsposition (Menge und Art der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung)
- Leistungszeitraum
- Rechnungsbetrag sowie Steuerbetrag und geltender Umsatzsteuersatz
- ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung, Gutschrift, Steuerbefreiung oder Reverse Charge
sowie
- Leitweg-ID für den Versand an öffentliche Auftraggeber
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen inkl. Zahlungsziel und Fälligkeit
- Kontaktdaten (mindestens E-Mail-Adresse) des Rechnungsausstellers
- ggf. Lieferantennummer und Bestellnummer
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die dazu dient, Rechnungen oder andere Dokumente korrekt an den richtigen Empfänger innerhalb einer Behörde oder öffentlichen Institution zu leiten. Diese Identifikationsnummer bekommst du in der Regel automatisch im Schriftverkehr mit deinem Auftraggeber mitgeteilt.
Stell dir vor, du schickst eine Rechnung an eine große Behörde, die viele Abteilungen hat. Die Leitweg-ID hilft dabei, deine Rechnung direkt an die richtige Stelle (Abteilung oder Fachbereich) weiterzuleiten, damit sie schnell bearbeitet werden kann.
Einfach gesagt: Die Leitweg-ID sorgt dafür, dass deine Rechnung genau dort ankommt, wo sie hingehört – ohne dass sie irgendwo im System verloren geht.
Bei Rechnungen zwischen Unternehmen brauchst du diese ID in der Regel nicht.
Kann ich eine PDF-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?
Nein, grundsätzlich kannst du eine PDF-Datei nicht so ohne weiteres in eine XRechnung umwandeln. Denn das Problem ist: Die Daten müssten per Texterkennung aus dem Dokument herausgelesen werden. Und dabei können Fehler entstehen. Genau deshalb gibt es ja nun den strukturierten XRechnung Standard.
Die bessere Variante ist da, deine Rechnung mit der richtigen E-Rechnung-Software direkt elektronisch als XRechnung zu schreiben. Oder du nutzt einen kostenlosen E-Rechnungsgenerator:
Wie kann ich XRechnung an Kunden versenden?
Wenn bei deiner Rechnung alles passt, kannst du sie versenden. Bei einer Software geht das in der Regel direkt aus dem System. Allerdings gibt es bei XRechnungen an Behörden eine Besonderheit: Hier kannst du nur bestimmte Übertragungswege wählen. Dazu gehören die Rechnungsplattformen ZRE und OZG-RE, sowie Peppol. Über die dortigen Webformulare kannst du deine XRechnung direkt hochladen und auf Vollständigkeit prüfen lassen. Bei den einzelnen Bundesländern sind die Anforderungen an die Übermittlung aktuell sehr unterschiedlich. Informiere dich daher nochmal genau für dein Bundesland.
Für B2B-Rechnungen kannst du freier entscheiden, wie du deine XRechnung verschickst. Am einfachsten geht es in der Regel per Mail. Alternativ besteht aber auch hier die Möglichkeit, Rechnungsplattformen oder das EDI-Verfahren zu nutzen.
Wie kann ich XRechnung empfangen und lesen?
XRechnungen zu empfangen ist erst einmal ganz einfach, denn du brauchst oft nur ein E-Mail Postfach. Doch dann kommt die Herausforderung: Du musst die Rechnungsdaten lesen bzw. extrahieren und du hast ja schon gesehen, dass der Code sehr komplex ist.
Daher brauchst du zum Verarbeiten deiner XRechnungen ein Tool, dass das Auslesen für dich übernimmt und dir die Daten aufbereitet. Mit sevdesk geht das zum Beispiel ganz einfach:
- Du lädst deine XRechnung hoch.
- sevdesk liest alle Daten aus und zeigt sie dir in der Buchungsmaske an.
- Du bekommst einen Buchungsvorschlag.
- Du kannst die XRechnung enstprechend verbuchen und bezahlen.
Und damit bist du auch schon fertig.
Hier noch ein Tipp vom Steuerberater Daniel Kiriakou:
„Du kriegst bei der XRechnung nur einen Datensatz. Du kannst es gar nicht lesen. Das heißt, du brauchst ab sofort ein Tool, um überhaupt sichtbar zu machen: Was steht in der Rechnung drin? Was schulde ich denn meinem Lieferanten oder meinem Dienstleister?“
Wie muss ich XRechnung archivieren und aufbewahren?
Nachdem die Rechnung bearbeitet ist, kann sie archiviert werden. Hier gilt es wie bei allen Rechnungen, die GoBD zu beachten. Demnach muss die XRechnung auch elektronisch und revisionssicher aufbewahrt werden. Das heißt: Du darfst sie nicht mehr bearbeiten oder verändern können bzw. musst jede Änderung wasserdicht dokumentieren.
Mit einer E-Rechnung Software wie sevdesk ist das aber kein Problem. Darin archivierst du deine Belege absolut sicher und rechtskonform für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Vorteile von XRechnungen
Im ersten Moment klingt die XRechnung nach einer weiteren bürokratischen Hürde des Gesetzgebers. Doch wer sich näher damit beschäftigt, erkennt schnell, dass XRechnungen auch für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen:
- Kosten- und Zeitersparnis: Keine Druckkosten, Porto oder Kuverts mehr. Mitarbeiter sparen Zeit, da der Prozess automatisiert wird und keine physischen Rechnungen mehr bearbeitet werden müssen.
- Bessere Liquidität: Rechnungen werden schneller versendet und automatisch verarbeitet, was zu schnelleren Zahlungen führt und die Liquidität verbessert.
- Platzersparnis: Keine Papier-Rechnungen mehr, wodurch weniger Speicherplatz für Aktenordner benötigt wird.
- Weniger Fehler: Der Wegfall von Medienbrüchen (z. B. Druck und manuelles Versenden) reduziert Fehler und spart Nachbearbeitungszeit.
Der große Nachteil der XRechnung ist die fehlende visuelle Komponente wie etwa bei einem PDF. Daher entscheiden sich viele Selbstständige eher für das ZUGFeRD-Format, um die E-Rechnungspflicht umzusetzen. Das gucken wir uns gleich noch kurz genauer an.
Erstellst du aber hauptsächlich Rechnungen an öffentliche Behörden oder zum Beispiel auch an die Deutsche Bahn, ist die XRechnung die richtige Wahl.
ZUGFeRD als Alternative zur XRechnung
Im Unterschied zur XRechnung erstellt ZUGFeRD eine PDF-Rechnung und fügt eine XML-Datei mit denselben Infos bei. So erhält man eine lesbare Rechnung (PDF) und eine maschinell verarbeitbare Datei (XML) – eine praktische Kombination. Deshalb nennt man es auch manchmal XRechnung 2.0.
Du kannst ZUGFeRD-Rechnungen deutlich flexibler einsetzen, weil deine Kunden eben kein Tool brauchen, um die Informationen lesbar zu machen. Deshalb kommen ZUGFeRD Rechnungen viel im B2B-Bereich, aber auch bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C) zum Einsatz. Mehr zu den Unterschieden der Formate erfährst du in unserem Artikel „ZUGFeRD vs. XRechnung“.
Checkliste: XRechnungen im Unternehmen einführen
Der Wechsel von Papierrechnungen und unstrukturierten PDFs zur XRechnung kann einige Wochen bis Monate in Anspruch nehmen. Hier sind ein paar wichtige Schritte, die du bei der Einführung der XRechnung beachten solltest:
- Status Quo: Finde heraus, ob du mit deinem bestehenden Rechnungsprogramm in der Lage bist, XRechnungen zu erstellen, zu empfangen und sie zum Beispiel für die Buchhaltung zu verarbeiten. Wenn das der Fall ist, kannst du den nächsten Schritt überspringen. Falls nicht, ist der nächste Schritt entscheidend.
- Auswahl der Software: Sieh dir verschiedene Software-Optionen an, wie zum Beispiel sevdesk, und entscheide dich für eine, die deinen Bedürfnissen entspricht.
- Prozesse einführen: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie mit XRechnungen umgegangen wird – von der Erstellung über den Empfang bis hin zur Bearbeitung, einschließlich der Prüfung, Buchung, Aufbewahrung und Archivierung.
- Geschäftspartner informieren: Informiere deine Kunden und Lieferanten darüber, dass du nun XRechnungen nutzt.
So empfängst, erstellst und versendest du XRechnung mit sevdesk
Für XRechnungen brauchst du ein entsprechendes Tool. Ein Beispiel dafür ist sevdesk: Damit sind E-Rechnungen im Handumdrehen erstellt oder verarbeitet. Klick dich einfach mal durch und überzeuge dich selbst davon, wie einfach du so auf die E-Rechnung umsteigst:
Zusammenfassung
Die XRechnung markiert einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung, besonders im Hinblick auf die Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen für B2B-Rechnungen. Dieses standardisierte Datenformat ermöglicht eine effiziente, automatisierte Erstellung und Verarbeitung von Rechnungen zwischen Unternehmen und ggf. öffentlichen Auftraggebern. Es handelt sich dabei ausschließlich um digitale XML-Datensätze. Herkömmliche PDFs, Excel- oder Word-Dateien entsprechen diesem Standard nicht.
Die Umstellung auf XRechnung erfordert zwar eine gewisse Eingewöhnungszeit und eventuell die Anpassung interner Prozesse, verspricht jedoch eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostensenkung, während gleichzeitig der Umwelt gedient wird.
Häufig gestellte Fragen zum Thema XRechnung
Tipp: Noch mehr Fragen und Antworten bekommst du in unserem umfangreichen E-Rechnung FAQ.