Offene Ladenkasse

Wie die Bezeichnung „Offene Ladenkasse“ schon ein wenig vermuten lässt, handelt es sich hierbei um eine Art von Kasse, die ohne technische Elemente auskommt. Vielmehr wird das Geld hier zum Beispiel in einer Kassette, manchmal sogar in einem handelsüblichen Karton gelagert und entsprechend verwaltet. Auch wenn die Regeln hier auf den ersten Blick vergleichsweise locker erscheinen, ist es natürlich wichtig, dass du auch im Zusammenhang mit einer offenen Ladenkasse die ordnungsgemäßen Buchführung beachtest. Die Vorgänge müssen selbstverständlich auch für Dritte absolut nachvollziehbar sein, so dass sich beispielsweise ein Steuerprüfer schnell ein Bild über die jeweiligen Geschäftsvorfälle machen kann. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass der Verwalter der offenen Ladenkasse natürlich auch die verschiedenen Geschäftsvorgänge dokumentieren muss.

Das erwartet dich heute:

Was ist eine offene Ladenkasse?

Die aktuelle deutsche Gesetzgebung besagt, dass in Deutschland keine Registrierkassenpflicht besteht. Daher hast du unter anderem die Möglichkeit, dich für eine offene Ladenkasse zu entscheiden. Aufgrund der Tatsache, dass du hier nicht auf technische Unterstützung, wie zum Beispiel bei der elektronischen Registrierkasse, zurück greifst, musst du die entsprechenden Aufzeichnungen manuell vornehmen. Generell gilt hierbei, dass du selbstverständlich auch bei der offenen Ladenkasse einen Kassenbericht (als Tagesabschluss) erstellen musst.

Immerhin ermittelst du so die Einnahmen des kompletten Tages. Diese errechnen sich auf der Grundlage der folgenden Formel:

Kassenendbestand des Tages minus Kassenendbestand des Vortages minus etwaige Bareinnahmen. Zu dieser Summe addierst du alle Ausgaben und Barentnahmen. Das Ergebnis: die Tageseinnahmen.

offene Ladenkasse
Definition offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse in der Gastronomie und im Einzelhandel

Unternehmer im Bereich der Gastronomie können frei entscheiden, ob sie eine offene Ladenkasse oder die elektronische Kasse bevorzugen. Leider hält sich in der heutigen Zeit und sei der Einführung der gesetzlichen Voraussetzungen für Kassensysteme das hartnäckige Vorurteil, in der Gastronomie müsste eine elektronische Kassenvariante gewählt werden. Dies entspricht jedoch nicht der Wahrheit. Denn sowohl Gastronomen als auch Einzelhändler können sich ohne Probleme für die offene Ladenkasse entscheiden. Sogar ein Wechsel von „elektronisch“ auf „manuell“ ist hier möglich.

Die offene Ladenkasse beim Friseur

Wie bereits zu Beginn erwähnt, können verschiedene Betriebe von ihrer Aufzeichnungspflicht im Zusammenhang mit einer offenen Ladenkasse befreit sein. Dies gilt jedoch nicht für den klassischen Friseurbetrieb. Denn laut Gesetz ist es den Friseursalons durchaus zuzumuten, die besagten Einzelaufzeichnungen vorzunehmen. Die Begründung: im Gegensatz zum Einzelhandel gilt für Friseurbetriebe, dass ihnen die Namen ihrer Kunden (zum Beispiel aufgrund einer Kundendatei) in der Regel bekannt sind. Daher sei es zumutbar, die entsprechenden Aufzeichnungen nach den GoBD durchzuführen.

Registrierkasse oder offene Ladenkasse?

Nicht nur Neugründer, sondern auch viele Unternehmen mit einer langjährigen Erfahrung stellen sich die Frage, ob eine Registrierkasse oder eine offene Ladenkasse für sie die bessere Lösung darstellen. Pauschal kann diese Frage leider nicht beantwortet werden. Vielmehr gilt es, die Vorteile beider Varianten gegenüberzustellen und dann individuell zu entscheiden. Wer beispielsweise der offenen Ladenkasse den Vorzug gibt, entscheidet sich für die Lösung mit den geringeren Anschaffungskosten und ein vergleichsweise hohes Maß an Flexibilität. Zudem arbeitet die offene Ladenkasse ohne Strom.

Auf der Basis von Registrierkassen lässt sich hingegen allein schon aufgrund der Tatsache, dass kein manueller Tagesabschluss erstellt werden muss, Zeit sparen. Oft wurden seitens des Herstellers auch Umsatzstatistiken integriert. Viele Registerkassen kannst du auch um weitere Elemente, wie zum Beispiel einen Bondrucker oder ein Kartenlesegerät erweitern.

Sollten in deiner Branche beide Varianten erlaubt sein, ist es wichtig, die eigenen Erwartungen zu berücksichtigen und sich gegebenenfalls auch mit den Mitarbeitern über dieses Thema auszutauschen.

Anforderungen an eine offene Ladenkasse

Wenn du auf die Vorzüge einer offenen Ladenkasse setzt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese während einer Betriebsprüfung besonders detailliert in Augenschein genommen wird. Daher ist es natürlich wichtig, einer Beanstandung von Vornherein vorzubeugen und sich mit den Regeln einer ordnungsgemäßen Buchführung zu befassen. Der Vorteil: durch die regelmäßigen Aufzeichnungen können geschäftliche Entwicklungen auch viel besser nachvollzogen werden. Die GoBD konforme Dokumentation der Kasse Dokumentationen sind in vielerlei Hinsicht sinnvoll. Doch was bedeutet dies eigentlich für den geschäftlichen Alltag mit der offenen Ladenkasse?

GoBD konform – was ist das?

Nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung muss sich ein unbeteiligter Dritter rasch in die entsprechenden Vorgänge der offenen Ladenkasse einarbeiten können. Ein Stichwort, welches in diesem Zusammenhang eine bedeutende Rolle spielt, ist die Einzelaufzeichnungspflicht, von der -wie oben erwähnt- nur in Ausnahmen abgewichen wird. Wichtig: bist du generell nicht zur Einzelaufzeichnung verpflichtet, entscheidest dich aber dennoch dazu, müssen die Aufzeichnungen natürlich der Wahrheit entsprechen und vollständig sein!

Weiterhin gelten die folgenden „Regeln“:

  • Die Einnahmen und Ausgaben müssen jeden Tag dokumentiert werden.
  • Bareinnahmen bzw. Barausgaben müssen durch die entsprechenden Belege nachweisbar sein.
  • Mit Hinblick auf die Einnahmen des Tages ist es sinnvoll, ein Zählprotokoll zu erstellen (und dieses vom Verantwortlichen unterschreiben zu lassen).
  • Kassenberichte müssen nummeriert und chronologisch aufbewahrt werden.

Je nach Prüfer kann es auch sein, dass er einen mit Excel angefertigten Kassenbericht nicht anerkennt. Wieso? Du könntest die Berichte hier auch spontan immer wieder verändern. Wenn du auf Nummer Sicher gehen möchtest, setzt du entweder auf ein einschlägiges Programm oder zeichnest deine entsprechenden Werte der offenen Ladenkasse handschriftlich auf.

Kassenführung bei einer offenen Ladenkasse

Mit ein wenig Übung und dem passenden Know-How lassen sich die einzelnen Aufgaben, die im Zuge einer Kassenführung der offenen Ladenkasse wichtig sind, oft schnell in den Alltag integrieren.

Besonders wichtig sind hierbei die folgenden Punkte:

  •       Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten!

Diese Grundregel stellt die Basis dafür dar, dass sich ein Steuerprüfer schnell in die jeweiligen Kassenvorgänge einfinden kann. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist, muss alle seine Handelsgeschäfte (beispielsweise auch die Bargeschäfte) akribisch aufzeichnen. Dies bedeutet auch, dass aus den einzelnen Aufzeichnungen unter anderem auch der Inhalt des Vorgangs und der Name des Geschäftspartners hervorgehen muss.

  •       Kassenberichte mit offener Ladenkasse

Kassenberichte dienen dazu, die Summe der Einnahmen eines Tages herauszufinden. Die Grundlage hierfür bildet der Kassenbestand am Ende des Tages. Ermittelt wird hierbei „retrograd“, also rückwärts. Unter anderem brauchst du übrigens auch einen Kassenbericht, um danach das Kassenbuch zu führen.

Kassenberichte mit offener Ladenkasse

Die Kassenberichte, die du im Zuge einer offenen Ladenkasse erstellst, helfen dir unser anderem auch dabei, den Erfolg des Tages noch besser abschätzen zu können. Doch welche Vor- und welche Nachteile bietet dir eine offene Ladenkasse überhaupt?

Vor- und Nachteile von offenen Ladenkassen

Einmal verinnerlicht, ist das Führen einer offenen Ladenkasse vergleichsweise unkompliziert. Zudem musst du nicht auf den Kauf von Programmen bzw. einer elektronischen Registrierkasse setzen, sondern kannst deine Aufzeichnungen ganz einfach manuell vornehmen. Doch das Führen einer offenen Ladenkasse birgt auch Nachteile in sich. Während elektronische Programme wichtige Daten, zum Beispiel für die Buchhaltung, automatisch abfragen und dementsprechend sicher sind, bist du beim Führen der offenen Ladenkasse weitestgehend auf dich selbst gestellt. Zudem nehmen die täglichen Berichte viel Zeit in Anspruch. Der Aufwand im Zusammenhang mit einer offenen Ladenkasse ist mitunter deutlich höher als es bei den Arbeiten, die mit Hinblick auf die elektronische Registrierkasse erledigt werden müssen, der Fall wäre.

Offene Ladenkasse – was ist zu tun?

Je nachdem, in welcher Branche du arbeitest, bist du beim Führen einer offenen Ladenkasse zur Einzelaufzeichnung verpflichtet. Zudem musst du am Ende eines jeden Tages ermitteln, wie viel umgesetzt bzw. ausgegeben wurde. Die jeweiligen Ergebnisse trägst du dann in den Kassenbericht ein.

Der Wechsel – Offene Ladenkasse zu digitaler Kassensoftware

Du hast dich dazu entschlossen, von einer offenen Ladenkasse zur digitalen Kassensoftware zu wechseln? In der Regel stellt dieser Schritt kein Problem dar. Wichtig ist es natürlich, hierbei für einen reibungslosen Übergang zu sorgen. Bei Fragen solltest du dich immer mit deinem zuständigen Steuerberater auseinandersetzen.

Die Schubladenkasse richtig führen

Damit du die Flexibilität einer offenen Ladenkasse vollends genießen kannst, ist es natürlich wichtig, die Antworten auf wichtige Fragen zum Thema zu kennen. Zu den FAQs gehören hierbei die folgenden Überlegungen:

  •       Ist ein Zählprotokoll bei offener Ladenkasse nötig?

Laut einer Entscheidung des Bundesfinanzhofes aus dem Jahre 2016 bist du als Nutzer einer offenen Ladenkasse nicht dazu verpflichtet, ein Zählprotokoll zu führen. Es reicht hierbei aus, jeden Tag einen Kassenbericht zu erstellen, um auf der sicheren Seite zu sein.

  •       Gibt es eine Belegausgabepflicht bei offener Ladenkasse?

Nein. Aber die Belegausgabepflicht für elektronische Kassensysteme gilt ab dem 01.01.2020. Diese besagt, dass du deinem Kunden einen Beleg zur Verfügung stellen musst. Dies gilt jedoch nicht im Zusammenhang mit der offenen Ladenkasse.

  •       Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation umfasst ein breitgefächertes Feld der GoBD. Mit ihrer Hilfe wird unter anderem festgehalten, mit welcher Kasse gearbeitet wird. In diesen Bereich fallen jedoch auch weitere Informationsquellen, die sich zum Beispiel auf den Nutzer selbst und etwaige Datenveränderungen beziehen.

Kassenberichte und Kassenbuch

Nutzer einer offenen Ladenkasse sind dazu verpflichtet, sowohl Kassenberichte als auch ein Kassenbuch zu führen. Hier solltest du, da teilweise unterschiedliche Fehlerquellen lauern, immer besonders akribisch vorgehen, um beispielsweise auch nachträgliche Schätzungen durch das Finanzamt zu vermeiden.

Prüfer achten auf:

  •       Entnahmen, die nur einmal zum Ende des Monats dokumentiert werden
  •       vergleichsweise hohe Kassenbestände
  •       fehlende Daten

Ordentlich geführte Kassenberichte bilden hingegen die Basis für ein sauber geführtes Kassenbuch.

Tipp!

Mit einer Kassenbuch Software kannst du jederzeit und von überall ein elektronisches Kassenbuch führen. Somit hast du alle Buchungen tagesaktuell im Blick. Du kannst Tages- und Monatsabschlüsse mit nur wenigen Mausklicks erstellen und führst eine GoBD-konforme und rechtssichere Kassenbuchhaltung.

Tagesberichte bei Betriebsprüfung

Laut den GoBD ist ein Unternehmer beim Führen einer offenen Ladenkasse dazu verpflichtet, seine Ausgaben und Einnahmen täglich nach Geschäftsschluss zu verzeichnen und auf Basis der oben erwähnten Formel zu errechnen. Fehlen die Berechnungen eines bestimmten Tages wird dies im Rahmen einer Betriebsprüfung meist als Erstes auffallen. Unter gewissen Umständen wird eine Lücke dieser Art (sehr selten) verziehen. Hierbei handelt es sich um eine absolute Ausnahme, für die es einen besonderen Grund geben muss. Ansonsten handelt es sich hierbei wohl um eine der klassischsten Fehlerquellen im Zusammenhang mit der offenen Ladenkasse, die der zuständige Mitarbeiter durch Konsequenz und eine Sensibilisierung vermeiden kann.

Kassennachschau bei offener Ladenkasse

Die Vorgaben zur Kassennachschau wurden durch den Paragraphen 146b AO bzw. das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ aus Dezember 2016 neu geregelt. Mit Hilfe der neuen Regelungen soll unter anderem Betrug vorgebeugt werden. Mit Hinblick auf die offene Ladenkasse gilt hierbei, dass eine Kassennachschau dann zulässig ist, wenn sie dazu dient, zu kontrollieren, ob die entsprechenden Aufzeichnungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden. Selbstverständlich darf nicht jeder die besagte Kassennachschau durchführen. Die betreffende Person muss vielmehr autorisiert sein. Klassisches Beispiel: der Betriebsprüfer.

Die Kassennachschau einer offenen Kasse musst du nicht anmelden. Im Normalfall darf diese nur auf dem jeweiligen Geschäftsgrundstück der zu prüfenden Person erfolgen. Besteht hingegen Verdunklungsgefahr, darf auch in den Wohnräumen des Verantwortlichen geprüft werden. Eine Kassennachschau beinhaltet jedoch nicht das komplette Durchsuchen der Geschäftsräume. Denn sie bezieht sich -wie der Name schon sagt- nur auf die Kassenvorgänge. Sollten sich jedoch im Zuge der Kassennachschau jedoch Hinweise darauf ergeben, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht eingehalten wurden, ist es möglich, dass in den kommenden Wochen auch eine Betriebsprüfung anberaumt wird.

Häufige Streitpunkte bei Kassenberichten

Der Alltag zeigt, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung oft charakteristische Punkte innerhalb eines Kassenberichts kritisiert werden. Hierbei gilt es, sich gut vorzubereiten bzw. die entsprechenden Gegebenheiten logisch (und natürlich wahrheitsgemäß) erklären zu können. Am häufigsten wird ein zu hoher (rechnerischer) Kassenbestand, fehlende Eintragungen und Auszählungen bemängelt.

Natürlich droht bei einem vergessenen Kassenbericht in der Regel nicht direkt die Schätzung. Dennoch solltest du auch gerade diese klassischen Fehler vermeiden, um dem Prüfer zu beweisen, dass ihr in deinem Betrieb bis ins Detail nach den GoBD arbeitet.

Muster Kassenbericht für offene Ladenkassen und Beispiel

Beim Erstellen eines Kassenberichts im Zusammenhang mit der offenen Ladenkasse sollte ein Betrieb immer auf ein festgelegtes Muster setzen. In den entsprechenden Dokumenten werden dann alle Daten abgefragt.

Wichtige Punkte hierbei sind:

  • Datum und Uhrzeit des Berichts
  • fortlaufende Nummer
  • Kassenbestand bei Geschäftsschluss
  • Zahlungen, die im Zusammenhang mit Wareneinkäufen und -nebenkosten angefallen sind
  • Geschäftsausgaben
  • Privatentnahmen (für diese sind Eigenbelege zu erstellen)
  • sonstige Ausgaben

Nun addierst du die Summe der Ausgaben mit dem jeweiligen Kassenbestand. Von dem Ergebnis ziehst du dann den Kassenbestand des Vortages ab. Hieraus resultiert dann der sogenannte „Kasseneingang“. Abschließend ziehst du von den Einnahmen des Tages die Privateinlagen und die sonstigen Einnahmen ab. Die entsprechende Summe vermerkst du als „Tageseinnahmen“. Im Kassenbericht sollte auch immer noch ein wenig Platz für zusätzliche Bemerkungen sein. Hast du den kompletten Bericht fertig erstellt, darf auch deine Unterschrift oder die des betreffenden Mitarbeiters nicht fehlen.

Im Internet findest du zahlreiche Kassenbuch Vorlagen zum Download, die dir helfen können, ein ordnungsgemäßes Kssenbuch zu führen.

kostenlose-Kassenbuch-Vorlage
Kostenlose Excel Kassenbuch Vorlage

Das BMF regelt die Einzelaufzeichnung

Das Bundesministerium der Finanzen (kurz: BMF) ist für die Neuerungen des Anwendungserlasses zur Einzelaufzeichnung zuständig. Im Paragraphen § 146 AO sind vor allem die gesetzlichen Regelungen zur Einzelaufzeichnungspflicht und Vorgaben im Zusammengang mit offenen Ladenkassen festgelegt. Zudem sind hier auch bestimmte Ausnahmeregelungen fixiert.

Software für offene Ladenkassen

Bei dem Führen einer offenen Ladenkasse handelt es sich um eine etwas zeitaufwendigere, mit ein wenig Übung aber auch leicht verständliche Form der Kassenführung. Riskant wird es jedoch dann, wenn sich der Geschäftsinhaber nicht ausreichend mit den gesetzlichen Vorgaben befasst und nicht nach den GoBD handelt. Um dieser Fehlerquelle auszuweichen kann es sich lohnen, auf den Einsatz einer passenden Kassenbuchsoftware zu vertrauen. Diese stellt sicher, dass alle aktuellen (dank Updates), gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Viele Programme bieten zudem noch die Möglichkeit, einer integrierten Archivierung, die dann wiederrum auch im Rahmen von Betriebsprüfungen eine große Rolle spielt.

Fazit – Merkblatt zur Kassenführung bei offener Ladenkasse

Auch wenn mit Hinblick auf die Kassenführung der offenen Ladenkasse natürlich in manchen Bereichen Ausnahmen gelten, so ist es hilfreich, sich auch im (oft hektischen) Alltag immer wieder mit den wichtigsten Punkten rund um die offene Ladenkasse zu befassen.

  •     Wenn du kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendest, musst du in der Regel jeden Geschäftsvorfall dokumentieren. (Dies beinhaltet nicht nur die Dokumentation der jeweiligen Leistung, sondern unter anderem auch den Namen des Geschäftspartners).
  •     Zusätzlich zu den betreffenden Umsätzen musst du auch die Zahlungsart vermerken. (Im Kassenbuch darfst du lediglich Umsätze verbuchen, die in bar erfolgt sind.)
  •     Niemand ist dazu verpflichtet, eine Registrierkasse zu führen.
  •     Die Einnahmen und Ausgaben müssen mit Hilfe eines Kassenberichts nachvollziehbar sein.
  •     Die Ermittlung des Kassenbestands hat retrograd zu erfolgen.
  •     Sollte dein Betrieb mehrere Kassen verwenden, musst du pro Kasse ein Kassenbericht erstellen. Zusammenfassungen sind hier nicht möglich.
  •     Die Angaben müssen immer auf den Cent genau sein. Ein Auf- oder Abrunden ist nicht erlaubt.
  •     Sofern vorhanden, müssen Zählprotokolle immer aufbewahrt werden.
  •     Die verwendete Software muss den „Grundsatz der Unveränderbarkeit“ entsprechen. Excel und Word sind hierbei nicht geeignet.

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