So erstellst und verbuchst du eine Ausgangsrechnung
Als Unternehmer und Selbstständiger musst du deinen Kunden Rechnungen stellen, um das Geld für deine erbrachten Leistungen oder die gelieferten Waren zu erhalten. Diese Rechnungen werden als Ausgangsrechnungen bezeichnet. Eine fehlerhafte Ausgangsrechnung kann Zahlungsverzögerungen verursachen, Kundenbeziehungen belasten und sogar zu Ärger mit dem Finanzamt führen. Doch keine Sorge! Mit dem richtigen Wissen kannst du all das vermeiden und sicherstellen, dass dein Geld pünktlich auf deinem Konto landet.
Was man unter einer Ausgangsrechnung versteht, wie sie sich von einer Eingangsrechnung unterscheidet und welche Angaben verpflichtend sind, erfährst du in diesem Ratgeber. Außerdem zeigen wir dir, wie du sie korrekt erstellt, verbuchst und typische Fehler vermeidest.
Definition: Was ist eine Ausgangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen oder ein Selbstständiger an seine Kunden für eine erfolgte Lieferung oder erbrachte Leistung schickt. Sie dient als Zahlungsaufforderung und sorgt dafür, dass eine offene Forderung in eine tatsächliche Einnahme umgewandelt wird. Sie ist damit das Gegenstück zur Eingangsrechnung. Gleichzeitig ist sie ein wichtiger Nachweis für die Buchhaltung, da du hierüber deine Umsätze dokumentierst. Dadurch wird die Ausgangsrechnung auch zur Grundlage für dein Mahnwesen. Überschreitet dein Kunde die von dir gesetzte Zahlungsfrist oder begleicht die Rechnung einfach nicht, kannst du eine Mahnung schicken und dein Geld einfordern.
Unterschiede zwischen einer Eingangsrechnung und einer Ausgangsrechnung
Wie die jeweiligen Begriffe bereits andeuten, ist eine Eingangsrechnung eine Rechnung, die bei dir eingeht. Das heißt, du bist der Rechnungsempfänger und musst sie für eine erhaltene Lieferung oder bezogene Leistung von Dritten wie beispielsweise Lieferanten, Händlern oder Dienstleistern begleichen. Bei einer Ausgangsrechnung bist du hingegen der Rechnungssteller und dein Kunde der Rechnungsempfänger.
Während du bei der Berechnung deines Umsatzes lediglich die Summen deiner Ausgangsrechnungen addierst, benötigst du zur Gewinnermittlung auch die Summe deiner Eingangsrechnungen.
Letztlich handelt es sich bei Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen um dieselbe Art von Dokument, da jede Rechnung gleichzeitig Eingangs- und Ausgangsrechnung ist, lediglich aus verschiedenen Perspektiven: Deine Ausgangsrechnung ist die Eingangsrechnung deines Kunden.
Zur Vereinfachung haben wir dir die wichtigsten Unterschiede zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen in der nachfolgenden Tabelle aus deiner Perspektive als Unternehmer kurz zusammengestellt:
Pflichtangaben bei Ausgangsrechnungen
Wenn du Rechnungen schreibst, musst du einige Angaben machen, damit diese rechtskonform sind. Doch was gehört eigentlich auf Ausgangsrechnungen? Bei der Rechnungserstellung musst du laut § 14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) folgenden Pflichtangaben in deiner Ausgangsrechnung aufführen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also des Kunden
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
- Bezeichnung der Ware der Leistung, die der Kunde erhalten hat: Eine konkrete Beschreibung über Quantität und Art der geleisteten, gelieferten oder verkauften Waren oder Dienstleistungen. Im Zweifel gilt: Lieber ein Detail zu viel als eines zu wenig.
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag (optional mit Skonti und/oder Rabatten)
- Der genutzte Umsatzsteuersatz
- Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Zahlungsfrist
- Bankverbindung des Rechnungsausstellers
Du möchtest dazu mehr erfahren? Dann schau jetzt auf unserem Beitrag zur Ausgestaltung und den Pflichtangaben einer Rechnung vorbei.
In einigen Fällen musst du jedoch ein paar zusätzliche Pflichtangaben machen. Das ist der Fall bei:
- Reiseleistungen: Hinweis auf Sonderregelungen nach § 25 UStG
- Lieferungen von Neufahrzeugen: Angaben zu Größe, Nutzungsdauer und Neuheit
- Differenzbesteuerung: Hinweis auf Sonderregelungen nach § 25a UStG
Besondere Arten von Ausgangsrechnungen
Neben den Standardrechnungen, bei denen immer alle Pflichtangaben erforderlich sind, gibt es noch andere Arten von Ausgangsrechnungen. Bei diesen musst du zwar nicht immer alle Pflichtangaben machen, manchmal jedoch zusätzliche Angaben, je nach Rechnungsart. Im Folgenden stellen wir dir ein paar Sonderformen genauer vor, die von der Regel abweichen. Dazu gehören:
- Kleinbetragsrechnung
- Abschlagsrechnung
- Kleinunternehmerrechnung
- Reverse-Charge-Rechnungen
Kleinbetragsrechnung
Von einer Kleinbetragsrechnung spricht man, wenn der Brutto-Rechnungsbetrag bei 250 Euro oder weniger liegt. Um den Verwaltungsaufwand bei Rechnungen mit Kleinbeträgen zu reduzieren, kannst du beispielsweise die Rechnungsnummer und die Anschrift des Leistungsempfängers weglassen. Allerdings kannst du trotzdem alle Pflichtangaben einer Rechnung machen, wenn du das möchtest.
Was du hierbei alles beachten musst, findest du in unserem Beitrag zu den Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung. Wenn du direkt eine Kleinbetragsrechnung erstellen willst, kannst du dir einfach unser kostenloses Kleinbetragsrechnungs-Muster herunterladen und loslegen!
Abschlagsrechnung
Bei einer Abschlagsrechnung, auch Akontorechnung genannt, werden dem Leistungsempfänger Teilleistungen in Rechnung gestellt, für die noch keine Leistungen erbracht wurden. Sie wird häufig dann ausgestellt, wenn ein Vorschuss für ein zukünftiges Projekt vereinbart wurde. Somit ist sie das Gegenteil zur Teilrechnung, bei der eine genau definierte Teilleistung eines Projektes abgerechnet wird.
Abschlagsrechnungen werden vor allem bei großen Projekten von Bauunternehmen erstellt, wenn ein Bauvorhaben bis zu einer bestimmten Phase abgeschlossen ist und nun die vereinbarte Zahlung für den nächsten Abschnitt fällig wird. Am Ende des Projektes folgt dann in der Regel eine Schlussrechnung.
Auch bei Erstellung von Abschlagsrechnungen musst du einige rechtliche Besonderheiten beachten. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zum Thema Abschlagsrechnung schreiben. Außerdem kannst du auch hier unser kostenloses Abschlagsrechnungs-Muster für deine Rechnungserstellung nutzen!
Kleinunternehmerrechnung
Eine Kleinunternehmerrechnung erstellst du, wenn du die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG in Anspruch nimmst und somit Kleinunternehmer bist. Diese Regelung befreit dich von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen. Allerdings muss hierfür dein Jahresumsatz im Vorjahr unter 25.000 Euro und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro liegen.
Wichtig: Da du keine Umsatzsteuer erhebst, musst du deine Kunden in der Ausgangsrechnung mit einem Hinweis darauf aufmerksam machen. Dieser lautet z. B.: “Kein Ausweis der Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG.” Damit stellst du sicher, dass dein Kunde weiß, dass du keine Umsatzsteuer berechnest und er dadurch keine Vorsteuer ziehen kann.
Reverse-Charge-Rechnung
Stellst du deinen Kunden im EU-Ausland eine Rechnung, musst du zuallererst unterscheiden, ob es sich um einen B2B (Business-to-Business)- oder B2C (Business-to-Consumer)-Fall handelt.
Erbringst du eine Leistung oder Lieferung an ein Unternehmen innerhalb der EU, berechnest du ebenfalls keine Umsatzsteuer. Hier kommt nämlich das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung, bei dem der Leistungsempfänger (dein Kunde) die Umsatzsteuer schuldet und an sein Finanzamt abführen muss. Dies vermerkst du auf deiner Ausgangsrechnung wie folgt: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.”
Ist dein Kunde jedoch eine Privatperson in der EU und kein Unternehmen, muss die Umsatzsteuerregelung des Kundenlandes angewendet werden. Dies geschieht in der Regel über das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren. Dies ermöglicht es, die Umsatzsteuer für grenzüberschreitende B2C-Leistungen zentral zu erklären und zu bezahlen.
Ausgangsrechnung erstellen
Wenn du Ausgangsrechnungen erstellst, musst du die oben genannten Angaben laut UStG befolgen, um GoBD-konform zu handeln und dich beispielsweise bei einer Betriebsprüfung nicht rechtlich angreifbar zu machen.
In der folgenden Tabelle findest du die gängigen Arten eine Ausgangsrechnung zu erstellen:
Ausgangsrechnung mit sevdesk erstellen
Wenn du beim Erstellen deiner Rechnungen stets auf der sicheren Seite sein möchtest, ist ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk eine gute Wahl. Wie einfach die Rechnungserstellung mit sevdesk funktioniert, zeigen wir dir hier:
- Zuerst gibst du die Grundinformationen ein. sevdesk füllt viele Felder automatisch für dich aus und vergibt einmalige Rechnungsnummern.
- Als nächstes kannst du den Kopf- und Fußtext nach deinen Wünschen gestalten oder Textvorlagen und Platzhalter verwenden.
- In der Positionsleiste gibst du nun deine Rechnungsposten (Name, Menge, Preis, Umsatzsteuersatz) ein.
- Falls nötig, wählst du eine spezielle Umsatzsteuerregelung, z. B. für Rechnungen ins Ausland, für die manchmal ein anderer Umsatzsteuersatz gilt.
- Über den Vorschau-Button prüfst du deine Rechnung und kannst Änderungen vornehmen
- Hast du alle Angaben gemacht, klickst du auf den Button “überprüfen und senden”, wodurch du zur finalen Rechnungsvorschau gelangst. Dort kannst du deine Ausgangsrechnung dann auch abschließen.
Du kannst dir auch folgendes Video anschauen, in dem wir außerdem auf die Abschlags- und Teilrechnung eingehen, eine Gutschrift erstellen und eine Rechnung stornieren:
Häufige Fehler bei Ausgangsrechnungen vermeiden
Gerade bei deinen ersten Ausgangsrechnungen können dir Fehler unterlaufen, die du vermeiden solltest, um rechtliche Probleme und finanzielle Konsequenzen zu verhindern:
- Fehlende Pflichtangaben: Essenzielle Angaben wie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum oder die Steuernummer müssen auf deiner Rechnung stehen. Fehlen diese, kann das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennen und dein Kunde keine Vorsteuer ziehen.
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern: Eine fortlaufende Nummerierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Wenn du versehentlich eine Nummer doppelt vergibst oder ganz vrgisst, kann das bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen, da das Finanzamt eine lückenlose Dokumentation erwartet.
- Falscher Umsatzsteuersatz: Besonders bei EU- und Drittlandsgeschäften muss der richtige Steuersatz angewendet werden, um eine mögliche Steuerbefreiung oder den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
- Falsche Rechnungsadresse: Gerade bei B2B-Geschäften ist die korrekte Angabe der Rechnungsadresse wichtig, um die steuerliche Identifikation und den Vorsteuerabzug korrekt abzuwickeln. Sollte dir ein Fehler auffallen, kannst du die Rechnung korrigieren, indem du eine Rechnungskorrektur erstellst.
Ausgangsrechnung buchen - welche Konten sind betroffen?
Grundsätzlich können Ausgangsrechnungen bei dir als Rechnungsaussteller mehrere Konten betreffen. Deshalb kommt es bei der Verbuchung der Ausgangsrechnung und damit auch bei dem entsprechenden Buchungssatz auf den individuellen Geschäftsvorfall an. In der Regel gilt bei Ausgangsrechnungen jedoch, dass immer das Konto der Umsatzsteuer betroffen ist (lediglich, wenn du der Steuerbefreiung als Kleinunternehmer unterliegst, ist das nicht der Fall).
Der Buchungssatz für eine Ausgangsrechnung könnte wie folgt aussehen:
Soll: Forderung aus Lieferungen und Leistungen
Haben: Erlöse aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen
Haben: Umsatzsteuer
Beispiel: Wenn du also Waren im Wert von 1.000 Euro netto verkaufst und der Umsatzsteuersatz 19 % beträgt, würde der Buchungssatz wie folgt aussehen:
Soll: Forderung aus Lieferungen und Leistungen: 1.190 Euro (1.000 + 190 Euro Umsatzsteuer)
Haben: Erlöse aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen: 1.000 Euro
Haben: Umsatzsteuer: 190 Euro
Falls du jedoch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit bist, entfällt der Umsatzsteueranteil:
Soll: Forderung aus Lieferungen und Leistungen: 1.000
Haben: Erlöse aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen: 1.000 Euro
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Warum Ausgangsrechnungen für Mahnungen wichtig sind
Deine Ausgangsrechnungen sind auch für eventuelle Mahnungen von großer Bedeutung. Besonders wichtig sind hier das Rechnungs- und das Fälligkeitsdatum. Es ist immer sinnvoll, ein Zahlungsziel in deinen Ausgangsrechnungen anzugeben. So vermeidest du unnötige Mahnungen und klare Fristen sorgen für eine reibungslose Zahlung. Zahlt dein Kunde nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums, etwa 30 Tage nach Rechnungseingang oder bis zum angegebenen Termin, so befindet er sich nach Verstreichen der Frist automatisch in Zahlungsverzug.
Sobald dein Kunde in Verzug ist, darfst du Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen und kannst im Zweifel auch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Vorher solltest du jedoch, auch im Sinne der Zusammenarbeit, versuchen, den Schuldner mit Zahlungserinnerungen und Mahnungen zur Zahlung aufzufordern.
Zusammenfassung
Eine Ausgangsrechnung dokumentiert, welche Leistungen du erbracht oder welche Waren du geliefert hast. Damit sie rechtskonform ist, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten, darunter das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, eine Leistungsbeschreibung, den Betrag und die Steuernummer.
Besondere Varianten sind die Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Anforderungen, die Kleinunternehmerrechnung und die Abschlagsrechnung für Teilleistungen.
Ausgangsrechnungen sind außerdem entscheidend für das Mahnwesen, da sie die Grundlage für Zahlungserinnerungen und Mahnungen bilden. In der Buchhaltung helfen sie hingegen, Umsätze zu erfassen und den Zahlungsverkehr im Blick zu behalten. Damit alles korrekt verbucht wird und du keine rechtlichen oder steuerlichen Vorgaben verletzt, ist es wichtig, Rechnungen korrekt zu erstellen. Ein Rechnungsprogramm wie sevdesk kann dir dabei viel Arbeit abnehmen und sicherstellen, dass du alles richtig machst.
