Ausgangsrechnung

Unternehmen und Selbstständige müssen an ihre Kunden Rechnungen stellen, um das Geld für ihre erbrachten Leistungen oder die gelieferten Waren zu erhalten. Diese Rechnungen werden als Ausgangsrechnungen bezeichnet, denn sie verlassen das Unternehmen und werden an die Kunden geschickt. Für diese Ausgangsrechnungen gelten besondere Anforderungen. Sie gelten als Grundlage für das Mahnwesen. Die Ausgangsrechnungen müssen bestimmte Angaben enthalten, damit sie rechtskräftig sind.

Definition der Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung ist eine Rechnung, die aus dem Unternehmen herausgeschickt wird und an einen Kunden geht. Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen erstellen Ausgangsrechnungen, nachdem der Kunde die Waren erhalten oder die Leistung beansprucht hat. Hat der Kunde die Ware oder Leistung noch nicht bzw. nicht vollständig erhalten, können in einigen Fällen können Unternehmen und Selbstständige auch eine Rechnung schreiben. Das Unternehmen oder der Selbstständige geht dann mit der Ausgangsrechnung in Vorkasse. Mit dem Versand von Ausgangsrechnungen können Unternehmen sowie Selbstständige und Freiberufler, die in diesem Fall ebenfalls als Unternehmen zählen, ihre Einnahmen generieren. Die Unternehmen stellen mit der Ausgangsrechnung eine Forderung; der Kunde begleicht die ausstehende Forderung, indem er die Ausgangsrechnung bezahlt. Die Ausgangsrechnung ist Bestandteil der Buchhaltung, sie wird im Rechnungsausgangsjournal erfasst. In der Bilanz werden Ausgangsrechnungen als Debitoren oder Forderungen erfasst.

Ausgangsrechnung rechtskräftig stellen

Was in eine Ausgangsrechnung gehört

Unternehmen, die eine Ausgangsrechnung stellen, müssen dabei den Inhalt beachten, damit die Ausgangsrechnung rechtskräftig wird. In jede Ausgangsrechnung gehören die folgenden Pflichtangaben:

  • Name und Anschrift des Kunden
  • Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Bezeichnung der Ware oder der Leistung, die der Kunde erhalten hat
  • Eventuell Bezeichnung des Auftrages
  • Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Zahlungsfrist
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers.

Tipp:

Eine detailliertere Erklärung der einzelnen Punkte – inklusive Checkliste – findest du in unserem Beitrag: Gesetzliche Pflichtangaben und Bestandteile einer Rechnung.

 

Eine Ausgangsrechnung kann neben den oben genannten Angaben noch weitere enthalten. Wurden mehrere Waren geliefert, muss die Ausgangsrechnung die genaue Bezeichnung der Waren, die Stückzahl, den Stückpreis sowie den Gesamtpreis enthalten. Aus steuerlichen Gründen muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein und jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Hat ein Unternehmen mehrere Kunden, erhält jeder Kunde eine Kundennummer, die Kundennummer wird in der Rechnung aufgeführt. Häufig gewährt ein Unternehmen dem Kunden Skonto, wenn er die Rechnung frühzeitig, vor Ablauf der Zahlungsfrist, bezahlt. In diesem Fall muss in der Rechnung angegeben werden, bis wann sie mit Skonto bezahlt werden kann und welchen Prozentsatz der Skonto-Betrag ausmacht. Der Skontobetrag kann zusätzlich in der Rechnung aufgeführt werden.

Die Abschlagsrechnung als besondere Form der Ausgangsrechnung

Die Abschlagsrechnung stellt eine besondere Form der Ausgangsrechnung dar. Sie wird vor allem bei großen Projekten erstellt. In Bauunternehmen zum Beispiel werden sie häufig erstellt, wenn ein Bauvorhaben bis zu einer bestimmten Stufe fertiggestellt wurde. Die Abschlagsrechnung muss den Projektnamen und den Abschlagsbetrag als Netto-Rechnungsbetrag enthalten. Außerdem muss angegeben werden, um welche Abschlagsrechnung es sich handelt, beispielsweise 1., 2. oder 3. Abschlagsrechnung. Wurden bereits Abschlagsrechnungen für dieses Projekt gestellt, muss in der Abschlagsrechnung der Gesamtbetrag für die Leistung, die bereits erbracht wurde, angegeben werden. Ebenso ist anzugeben, welchen Betrag der Kunde bereits bezahlt hat und welchen Betrag der Kunde mit der betreffenden Abschlagsrechnung bezahlen muss. Ist das Projekt fertiggestellt, muss eine Schlussrechnung gestellt werden, die als solche gekennzeichnet wird. In dieser wird zum einen der Gesamtwert für das Projekt als Rechnungsbetrag angegeben sowie zum anderen welche Abschläge der Kunde bereits bezahlt hat. Die Abschlagsrechnung und die Schlussrechnung müssen alle Angaben enthalten, die auch für andere Ausgangsrechnungen erforderlich sind.

Die Ausgangsrechnung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung dient die Ausgangsrechnung als Grundlage zur Überwachung des Zahlungsverkehrs. Die Ausgangsrechnung wird im Journal erfasst. Ebenso, wann die Zahlung der Rechnung eingeht. Sie bildet, wenn sie nicht fristgerecht bezahlt wird, die Grundlage für das Mahnwesen. Anhand aller Ausgangsrechnungen wird der Umsatz des Unternehmens ermittelt.

Achtung!

Heutzutage im digitalen Zeitalter werden Rechnungen digital erstellt. Die Digitalisierung der Buchhaltung fordert allerdings neue Herausforderungen mit denen sich jeder Unternehmer auseinander setzen muss. Nur so wir der langfristige Erfolg des Unternehmens gewährleistet.