Rechnungsstellung Frist – Das passiert, wenn du sie verpasst!

Wer hat neben seiner eigentlichen Arbeit schon Lust auf aufwändige Buchhaltung? Zum Alltag eines Selbstständigen gehört diese nun einmal dazu. Auch das Schreiben von Rechnungen. Wer nämlich seine Leistung für ein anderes Unternehmen zur Verfügung stellt und dafür Geld bekommt, muss eine Rechnung stellen – es sei denn, es handelt sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson. Dann ist der Anspruch auf eine Rechnung nicht immer zwingend. Als Unternehmer solltest du also darüber Bescheid wissen – insbesondere, was die gesetzlichen Fristen angeht.

Das erwartet dich heute:

Wer hat Anspruch auf eine Rechnung?

Vorab: Häufig ist es so, dass viele Selbstständige, insbesondere kleinere Unternehmen sich zu viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen lassen. Wichtiger scheint, zunächst einmal offene Aufträge zu bedienen. Schließlich geht der Kunde vor. Oft stapelt sich dann die Bearbeitung von offenen Rechnungen. Das ist unklug, wenn nicht gar existenzgefährdend. Es kann nämlich schnell passieren, dass du deinen eigenen Verbindlichkeiten nicht mehr nachkommen kannst. Aus eigenem Interesse heraus solltest du deshalb nicht zögern und auch die vielleicht eher unliebsame Aufgabe, Rechnungen schreiben und sie an den Kunden zu senden, nicht auf die lange Bank schieben.

Faustregel: Merke dir, dass du immer dann eine Rechnung ausstellen musst, wenn du als Unternehmer eine Leistung für ein anderes Unternehmen oder für eine sogenannte juristische Person erbracht hast.

Faustregel bei der Rechnungsstellung

Das kann zum Beispiel eine GmbH oder eine andere Form einer Kapitalgesellschaft sein. In diesem Fällen ist eine Rechnung Pflicht, weil sie in Zusammenhang mit dem Umsatzsteuergesetz steht. Ausnahme wäre hier lediglich der Umstand, wenn steuerfreie Waren oder auch Dienstleistungen im Spiel sind, weil diese nicht der Rechnungspflicht unterliegen.

Zählst du hingegen Privatpersonen zu deinen Auftraggebern, musst du normalerweise keine Rechnung stellen. Mit einer Ausnahme: Eine Rechnung musst du innerhalb von sechs Monaten stellen, wenn es sich bei dem Geschäft um einen Grundstückskauf handelt. Neben Grundstückskäufen sind allerdings auch Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten oder Bauleistungen, die von dir erbracht worden sind und in Zusammenhang mit Grundstücken stehen (sogenannte umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen) Leistungen, für die eine Rechnung auch bei Privatpersonen erforderlich ist. Eine Rechnung muss auch dann gestellt werden, wenn Privatpersonen den Lohn für eine erbrachte Dienstleistung separat aufgeführt wissen wollen. Dieser kann nämlich von der Einkommenssteuer abgesetzt werden.

Gesetzliche Fristen zur Rechnungsstellung

Eine Rechnung zügig zu stellen verheißt einen schnellen Eingang der Zahlung. Auch wenn du dir mehr Zeit lässt: Wichtig ist, dass du dabei beachtest, dass es in Deutschland Fristen für die Rechnungsstellung gibt. Wenn du für eine andere Firma eine Leistung erbracht hast, musst du dieser innerhalb von sechs Monaten deine Rechnung zugesendet haben (§ 14 Abs.2 Satz 2 UStG). Dann wird von einer fristgerechten Rechnungsstellung gesprochen. Die Frist beginnt zu dem Zeitpunkt, wenn die vereinbarte Tätigkeit vollständig erbracht worden ist. Solltest du deine Ansprüche nicht rechtzeitig per Rechnung gestellt haben, kann dir sogar wegen einer Ordnungswidrigkeit ein Bußgeld in Höhe von bis zu 5000 Euro drohen. Das gilt allerdings nur für gewerbliche Leistungen. Handelt es sich bei dem Auftraggeber um eine Privatperson, gibt es bis auf wenige Ausnahmen keine Frist für eine Rechnungsstellung.

Wie sehen die Zahlungsfristen aus?

Eine Zahlungsfrist gehört zu den Bedingungen, die du auf deinen Rechnungen angeben kannst, aber nicht musst. Üblich ist eine Fristsetzung von 14 Tagen. Wie die Frist letztendlich ausgestaltet wird, bleibt im Grunde aber dir überlassen. Wenn du gar kein Zahlungsziel angibst, gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen: Genau genommen wird eine Rechnung immer sofort fällig. Jedoch räumt der Gesetzgeber diese Frist zur Begleichung der Forderung ein. Du kannst natürlich auch individuelle Absprachen mit deinen Kunden treffen. Wichtig ist jedoch das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung zu vermerken. So ist deinen Kunden klar, ab wann sie in Verzug geraten. Außerdem behältst du auf diese Weise auch einen guten Überblick über deine ausstehenden Forderungen.

Fristablauf ohne gesetzliche Fristen

Fällig sind Zahlungen sofort nach der erbrachten Leistung oder Lieferung (§ 271 BGB). Die Bezahlung deiner Forderung ist NICHT abhängig vom Vorliegen einer entsprechenden Rechnung. Grundsätzlich ist es aber so, dass Schuldner und Gläubiger frei darin sind, einen Termin für die Zahlung einer Rechnung festzusetzen. Wenn es keinen Zahlungstermin gibt, greift das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB). Dann wird der Paragraf 271 zugrunde gelegt. Dieser besagt, dass der Gläubiger die Begleichung des vereinbarten Betrages sofort verlangen kann. Im Einzelnen gibt es drei Vertragsarten, die für den Zeitpunkt der Rechnungsstellung von Interesse sind:

  • Dienstvertrag: Wenn du als Dienstleister tätig bist, hast du sofort – also nach der Erbringung deiner Leistung – Anspruch auf deinen Lohn. Nachlesen kannst du das in 614 BGB.
  • Werkvertrag: Der Werkvertrag regelt deine Ansprüche, wenn du etwas für deine Kunden angefertigt hast. Hier hast du sofort nach der Abnahme des Produktes Anspruch auf Zahlung. (641 BGB)
  • Kaufvertrag: Bei einem Kaufvertrag kannst du deinen Anspruch auf Zahlung bei Übergabe beziehungsweise Lieferung verlangen. (433 Abs.2 BGB)

Welche Frist gilt bei Geschäften mit Privatpersonen?

Hast du für eine Privatperson eine Leistung erbracht, existiert keine Frist, an die du dich halten musst, um deine Rechnung zu schreiben und auf den Weg zu bringen. Auf dieser musst du allerdings auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen hinweisen. Falls dir das zu lang oder zu kurz ist, kannst du vorher auch eine andere Vereinbarung mit der Privatperson treffen.

Ausnahme Grundstückskauf

Beim Grundstückskauf, an dem Privatpersonen beteiligt sind, verhält es sich etwas anders: Auch wenn eine Privatperson ein Grundstück verkauft, muss sie bei der Rechnungsstellung die gesetzliche Frist von sechs Monaten einhalten. Dieses Geschäft fällt unter die Richtlinie „Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück“.

Frist für Bauleistungen und Handwerker

Genauso wie bei einem Rechnungskauf auch gilt bei Handwerker-Rechnungen und Bauleistungen eine Rechnungsstellungsfrist von sechs Monaten – die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt auch hier 30 Tage. Du kannst aber andere Verbindlichkeiten und damit beliebig viele Tage festlegen.

Welche Fristen gelten in der Schweiz?

In der Schweiz gelten etwas andere Regelungen als in Deutschland. Ein Recht auf Zahlungsfrist besteht nicht. Häufig wird in der Schweiz davon ausgegangen, dass ein genereller Anspruch auf eine Zahlungsfrist gegeben ist. Zu welchem Zeitpunkt die Begleichung der Schuld ansteht, hängt aber von der jeweiligen Forderung ab. Immer öfter werden nur noch zehn Tage Zeit für die Begleichung von Rechnungen eingeräumt.

Grundsätzlich gilt: Ware oder Dienstleistung gibt es gegen Geld. Eine Zahlungsfrist ist ein Entgegenkommen und nicht gesetzlich geregelt wie in Deutschland. In der Schweiz können Unternehmer oder Privatpersonen auf Barzahlung bestehen. Gegen Rechnung muss nicht ausgeliefert werden. Vorauszahlungen sind nicht unüblich. Diese Regeln gelten auch für Handwerker. Hier wird der Werklohn fällig, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Der Handwerker darf Rechnungen schreiben, aber auch Barzahlung verlangen. Die Zahlungsfrist kann er sich aussuchen. Bei unbekannten Kunden wird oft auch eine Anzahlung gefordert.

Allgemeine Verjährungsfristen beachten

Wichtig ist, dass du dir eventuelle Verjährungsfristen deiner Ansprüche gut notierst, damit sie nicht zu spät gerichtlich geltend gemacht werden und du dabei auf der Strecke bleibst. Denn irgendwann verjähren auch Geldforderungen gegen einen Schuldner. Im BGB sind die damit verbundenen Fristen unterschiedlich: es kommt darauf an, um welche Art von Forderungen es geht.

Exkurs: Wann verjähren Forderungen

Ja, Forderungen und Ansprüche aus Kaufverträgen oder Handwerksleistungen, Geldforderungen aus dem Erbringen von Werkleistungen oder der Lieferung von Waren verjähren nach drei Jahren. Dasselbe gilt auch für Lohn- und Gehaltsansprüche. Wichtig für dich ist zu wissen, wie sich diese Verjährungsfrist von Forderungen berechnen lässt: Und zwar mit Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Ist zum Beispiel eine Forderung am 6. März 2019 entstanden, beginnt die Verjährung am 31. Dezember 2019. Bis zum 31. Dezember 2022 ist der Anspruch demnach nicht verjährt. Davon ist erst ab 1. Januar 2023 zu sprechen. Auch eine Mahnung kann diese Frist nicht beeinflussen. Genauso wenig musst du auch nicht zweimal anmahnen, um eine gerichtliche Durchsetzung deiner Ansprüche geltend zu machen. Wenn allerdings bereits Verhandlungen zwischen dir und dem Schuldner geführt worden sind, ist die Verjährung eventuell ausgesetzt, beziehungsweise verlängert. Und das so lange, bis eine der Parteien weitere Verhandlungen ablehnt (§203 BGB).

Rechtsanwalt bei gerichtlichen Forderungen

Bevor also die Verjährungsfrist abgelaufen ist, solltest du deine Forderung gerichtlich geltend machen und gegebenenfalls einen Rechtsanwalt einschalten. Entweder werden in diesem Fall noch offene Beträge eingeklagt – oder du beantragst einen Mahnbescheid. Dann hat zwar der Schuldner die Möglichkeit, dagegen Widerspruch einzulegen (auch gegen den folgenden Vollstreckungsbescheid). Werden aber keine Rechtsmittel herangezogen, besitzt der Gläubiger einen rechtskräftigen Titel und kann den Gerichtsvollzieher beauftragen. Wichtig dabei ist zu wissen, dass sich die Verjährungsfrist um sechs Monate verlängert. Denke also daran, die Fristen zu kontrollieren. Die Klage und der Mahnbescheid müssen außerdem vor Ablauf der Verjährungsfrist beim Gericht eingetroffen sein, also zum 31. Dezember des Jahres, in dem deine Ansprüche noch nicht verjährt sind. Sollte eine Verjährung eingetreten sein, muss der Schuldner diese geltend machen. Eine Verjährung wird also nicht qua Amt berücksichtigt. Ein Schuldner, der auch nach der Frist den aufgelaufenen Betrag begleicht, kann diesen nicht zurückfordern.

Was müssen Ärzte bei der Rechnungsstellung beachten

Wenn Ärzten bei der Rechnungsstellung Formfehler unterlaufen, erhalten sie vom Patienten womöglich keine Vergütung für die erbrachte Leistung. Eine Rechnung muss demnach bestimmte Anforderung erfüllen. Grundlage ist die Gebührenordnung für Ärzte, kurz GOÄ. In Paragraf 12 sind die entsprechenden Punkte aufgelistet. Zunächst besteht ein Zahlungsanspruch erst dann, wenn eine Rechnung gestellt worden ist. Mündliche Vereinbarungen mit dem Patienten reichen nicht aus. Wichtig sind:

  • Das Datum der Behandlung
  • Die entsprechende Ziffer nach dem Gebührenverzeichnis sowie die Bezeichnung der Leistung (einschließlich der gegebenenfalls genannten Mindestdauer mit Beitrag und Steigerungssatz)
  • Der Minderungsbetrag nach Paragraf 6a bei Forderungen für vollstationäre und teilstationäre Leistungen (auch vor- und nachstationäre Leistungen)
  • Bei Auslagen durch den Arzt Betrag und Art und einen Nachweis darüber (Paragraf 10)

Nicht zulässig, so die GOÄ, sind Pauschalhonorare und Quittungen über entstandene Gebühren. Außerdem müssen Steuernummer und Umsatzsteuer-ID stets angegeben werden. Genauso notwendig ist eine fortlaufende Nummerierung der Rechnungen. Auf eine Unterschrift auf der Rechnung ist jedoch verzichtbar.

Exkurs: Aufbewahrungsfristen

Jeder Unternehmer muss geschäftliche Unterlagen über eine bestimmte Zeitspanne aufbewahren. Dabei werden Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Ein großer Teil dieser Aufbewahrungsfristen ergibt sich aus dem Steuerrecht, unter die folgende Unterlagen fallen:

  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Buchungsbelege
  • Lageberichte
  • Aufzeichnungen/Bücher (vor allem Grundbuch, Haupt- und Nebenbücher)
  • Eröffnungsbilanz
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (Empfang und Wiedergabe)
  • sonstige steuerrelevante Unterlagen
  • Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163

Für diese Dokumente besteht eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Bei Rechnungen sieht es anders aus.

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen

Grundsätzlich musst du deine Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Aber Vorsicht: Ein Papierausdruck einer elektronisch gespeicherten Forderungen zählt nicht. Du musst die Daten sicher abspeichern und gut verwahren. Sie dürfen nicht mehr veränderbar sein. Du kannst auch alle Rechnungen auf Papier einscannen und ebenfalls elektronisch abspeichern. Das Gesetz zur Regelung von Schwarzarbeit schreibt vor, dass Unternehmer, aber auch Privatleute eine Rechnung ausstellen müssen, wenn Werklieferungen und sonstige Leistungen für ein Grundstück erbracht wurden. Diese Rechnungen sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Der leistende Unternehmer (oder die Privatperson) muss in seiner Rechnung auf diese Aufbewahrungspflicht hinweisen. Das gilt allerdings nicht für Beträge bis 100 Euro. Ein Verstoß dagegen kann mit einer Geldstrafe in Höhe von bis zu 5000 Euro geahndet werden.

Frist verpasst und was jetzt?

Und dann ist es doch passiert: Du hast vergessen, eine Rechnung zu stellen. Und dann? Auch wenn die gesetzliche Frist von sechs Monaten verstrichen ist, kannst du deine Forderung trotzdem noch rückwirkend geltend machen. Du musst deinen Anspruch allerdings nachweisen. Für eine rückwirkende Rechnung gibt es keine gesetzliche Verjährungsfrist. Auch hier hat sich eine Zeitspanne von drei Jahren etabliert. Allerdings beginnt die Frist bei der Entstehung der Forderung und nicht bei der Rechnungstellung. Auch hier gilt der Beginn der Frist mit dem Jahresende (31. Dezember). Hast du Beweise, musst du bei deiner Rechnung auch nach der abgelaufenen Frist folgendes beachten:

  • Datum für die Leistungserbringung ist der vergangene Zeitpunkt
  • Rechnungsdatum ist das aktuelle Datum
  • Vermerk, falls die Forderung bereits ohne Rechnungsstellung gezahlt worden ist

Tipp: Wie du es besser machen kannst

Wenn du auf der Suche nach wertvoller Unterstützung rund um das Thema Rechnungen bist, bist du bei der Buchhaltungssoftware sevDesk genau richtig! Mal ehrlich: Rechnungen zu schreiben ist nicht gerade das, was Selbstständige lieben. Die Auftragslage ist gut, die Zeit meistens knapp..

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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