Inkasso beauftragen – So ziehst du deine offenen Forderungen ein

Irgendwann ist Schicht im Schacht – Dein Kunde bezahlt seine Rechnungen nicht und die offenen Forderungen häufen sich: Wenn deine Mahnungen erfolglos bleiben und dein Unternehmen dadurch womöglich sogar in Schwierigkeiten kommt, ist der Zeitpunkt gekommen, ein Inkassobüro zu beauftragen. Schließlich sind unbezahlte Rechnungen nicht nur lästig, sondern gefährden zugleich auch deine eigene Liquidität und binden Kapital, das deinem Unternehmen für neue Investitionen fehlt. Ein Inkassounternehmen hat die Aufgabe, dich beim Eintreiben der offenen Forderungen zu unterstützen und alle rechtlichen Möglichkeiten eines Gläubigers in die Tat umzusetzen. Doch wie kannst du ein Inkasso beauftragen?

Das erwartet dich heute:

Ablauf zum Inkasso beauftragen

Vorab solltest du wissen, dass die Einleitung gerichtlicher Schritte im Vorfeld nicht angekündigt werden muss, denn bereits durch die erste Mahnung gerät der Schuldner in Zahlungsverzug. Unter bestimmten Umständen, zum Beispiel dann, wenn du einen fixen Zahlungszeitpunkt formuliert hast, ist eine Mahnung überhaupt nicht erforderlich. Das heißt, du kannst Inkasso auch ohne Mahnung beauftragen.

Als Gläubiger kannst du dich zwischen drei Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einem Inkassobüro entscheiden:

Beauftragter Forderungseinzug: Inkasso selbst beauftragen

Hierbei handelt es sich um die gängigste Art: Du beauftragst ein Inkassounternehmen, welches sich im Anschluss darum kümmert, dass die offene Rechnung bezahlt wird. Das Inkassobüro agiert in diesem Fall im Namen des Unternehmens/ der Privatperson.

Abtreten der offenen Posten

Hier kommt es zu einem Wechsel der Gläubiger. Du als Privatperson trittst die Forderung an das von dir beauftragte Inkassounternehmen ab. Fortan hast du mit dieser Forderung nichts mehr am Hut, denn das Inkassobüro treibt diese im eigenen Namen ein.

Verkauf der Forderung

Die dritte und letzte Möglichkeit bringt den Vorteil mit sich, dass sie die Liquidität positiv beeinflusst. Mit dem Verkaufsabschluss der Forderung fließt sofort Geld in dein Unternehmen zurück.

Doch wie geht es nach der Beauftragung eines Inkassounternehmens weiter? Grundsätzlich musst du wissen, dass sich ein Inkassoverfahren in vier Abschnitte gliedert:

1. Vorgerichtliche Maßnahmen:

Nachdem du online ein Inkasso beauftragt hast, beginnt der Dienstleister in der Regel mit verschiedenen vorgerichtlichen Maßnahmen. Es nimmt nicht nur schriftlich, sondern auch telefonisch Kontakt zum Schuldner auf. Es hat das Ziel vor Augen, die Forderungen ohne gerichtliche Schritte erfolgreich einzufordern. Wenn du ein Inkassodienst beauftragst, prüft es also zuerst, ob die Forderungen legitim und unstrittig sind. Ebenso führt es eine Bonitätsprüfung des Schuldners durch. Im Anschluss wird das außergerichtliche Mahnverfahren eingeleitet, natürlich in Absprache mit dem Gläubiger.

2. Das außergerichtliche Mahnverfahren:

Im außergerichtlichen Mahnverfahren werden die Inkassomaßnahmen an das Schuldnerprofil angepasst. Unter Umständen können nun auch alternative Zahlungsmethoden wie zum Beispiel eine Ratenzahlung vereinbart werden. Erfolgt trotz aller außergerichtlichen Maßnahmen kein Zahlungseingang, wird nach Absprache mit dem Gläubiger das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet.

3. Das gerichtliche Mahnverfahren:

Bleiben sämtliche Bemühungen erfolglos, wird der gerichtliche Mahnbescheid beantragt, denn er ist Voraussetzung für einen späteren Vollstreckungsbescheid und die Kontopfändung. Anschließend kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden.

Wichtig zu wissen:

Legt der Schuldner Widerspruch ein, kann es zu einem langwierigen Klageverfahren kommen. Daher ist es umso wichtiger, dass du im Voraus prüfst, dass deine Mahnung legitim ist und alle Pflichtangaben enthält.
Das kannst du mittels einem digitalen Rechnungsprogramm sicherstellen, das automatisch aus offenen Posten Mahnungen erstellt, die du versenden kannst.

4. Das nachgerichtliches Inkassoverfahren:

In diesem Schritt räumt das Inkassobüro dem Schuldner letztendlich eine ultimative Zahlungsmöglichkeit ein. Sollte auch hier kein Zahlungseingang ersichtlich sein, wird der bereits vorhandene Titel der Zwangsvollstreckung umgesetzt.

5. Das Überwachungsverfahren:

Wenn ohne Erfolg vollstreckt wurde, geht die gesamte Forderung ins Überwachungsverfahren über. Hier wird der Schuldner über viele Jahre hinweg vom zuständigen Inkassobüro überwacht. Sollte sich dessen Finanzlage deutlich verbessern, sodass die bestehende Forderung problemlos zu begleichen ist, wird sofort gehandelt.

Wer kann ein Inkassounternehmen beauftragen?

Rein rechtlich kann jeder Gläubiger bei offenen und berechtigten Forderungen ein Inkasso beauftragen. Hierzu zählen neben großen Konzernunternehmern auch Online-Händler, kleine Handwerksbetriebe und Privatpersonen. Rechtsmäßige Forderungen ergeben sich aus Rechnungen oder unterschriebenen Verträgen. Der Gläubiger hat also eine Leistung erfüllt, für welche die vereinbarte Zahlung noch aussteht. Hier gilt jedoch zu bedenken, dass du ein Inkassobüro erst dann beauftragen kannst, wenn dein Schuldner in Zahlungsverzug gerät.

Wichtig:

Die rechtzeitige und schnelle Inkasso Beauftragung ist vor allem dann wichtig, wenn es sich bei deinem Schuldner um einen Geschäftskunden handelt. Warum? Ganz einfach: Bei Geschäftskunden handelt es sich meist um größere oder regelmäßig wiederkehrende Beträge.

Mit branchenspezifischen Strategien und seriösen Inkassounternehmen lassen sich offene Posten gegenüber Geschäftspartner zeitnah realisieren, ohne das die geschäftliche Beziehung darunter leidet.

Kosten

Wer Inkasso beauftragen möchte, stellt sich natürlich auch die Frage, wie hoch die Kosten für ein Inkassounternehmen sind. Ebenso ist auch wichtig zu wissen, wer die Inkassokosten trägt.

Grundsätzlich kommt der Schuldner für die Kosten des Inkassoverfahrens auf. Bei insolventen Schuldnern oder fehlerhaften Rechnungen kann es jedoch passieren, dass das Inkassounternehmen auf den Auftraggeber zurückgreift. In diesem Fall muss der Auftraggeber die Kosten für das Inkassounternehmen tragen. Sollte diese Situation eingetreten sein, erwarten dich allgemeine Schreib- und Portoauslagen in Höhe von 20 Euro sowie der Zinssatz auf die Hauptanforderung. Letzteres lässt die Zinsen Tag für Tag ansteigen.

Weitere Inkassokosten erwarten den Schuldner durch den Versand eines Mahnbescheides und durch eventuelle Kosten für eine Vollstreckung. Anderweitige Gebühren für Gericht und Anwalt dürfen nur dann geltend gemacht werden, wenn die zuvor angefallenen Kosten komplett entfallen.

Einige Inkassodienstleister bieten bei ausbleibendem Erfolg unteranderem den Service, lediglich die Inkassogebühren für die eigenen Arbeit beim Gläubiger/ Auftraggeber abzurechnen. Diese hängen vom jeweiligen Gegenstandswert ab, sodass sie bei entsprechend höheren Forderungen steigen. Dank dieser Vorgehensweise wird das Risiko für den Auftraggeber so gering wie möglich gehalten.

Sonstige Inkassounternehmen Kosten

Neben den aufgelisteten Kosten können noch weitere Inkassounternehmen Kosten für den Auftraggeber entstehen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn das Inkassobüro erstmal eine neue Anschrift des Schuldners recherchieren muss. Gleiches gilt für andere Auslagen. Für die gängigen Auslagen wie beispielsweise Entgelte für Post- und Telekommunikationsdienstleistungen erheben Inkassounternehmen in der Regel eine Pauschale. Diese darf allerdings maximal 20 Euro oder aber 20 Prozent des eigentlichen Gegenstandswertes ausmachen. Muss das Inkassobüro einen zusätzlichen Gerichtsvollzieher mit einbeziehen, dann fallen auch hierfür Gebühren an.

Voraussetzungen

Was sind die Voraussetzungen, um ein Inkassobüro überhaupt beauftragen zu können? Und ab wann kann ich ein Inkasso beauftragen? Mit diesen beiden Fragen solltest du dich unbedingt vor der Beauftragung eines Inkassounternehmens beschäftigen.

An dieser Stelle solltest du wissen, dass du ein Inkassounternehmen erst dann beauftragen kannst, wenn der Schuldner in Zahlungsverzug gerät. Das ist in folgenden Fällen eingetreten:

MahnungFestes KaufdatumFeste Zahlungsfrist
Du hast deinem Kunden bereits eine Mahnung und damit eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Eine zweite oder gar dritte Mahnung ist hier nicht erforderlich – sie stellen lediglich Kulanz dar.Hast du ein festes Kaufdatum als Zahlungsziel genannt, tritt der Käufer/ Kunde automatisch in Zahlungsverzug, sobald der Zahlungstermin überschritten wurde.Gleiches gilt für eine bestimmte Zahlungsfrist. Hast du deinem Kunden zum Beispiel eine Frist von 30 Tagen gesetzt, entbindet dich dies von der Notwendigkeit des Versendens einer Mahnung.
Nach Ablauf dieser Frist, befindet sich der Kunde in Zahlungsverzug, sofern bis dahin kein Zahlungseingang verbucht werden konnte.

Um sicherzugehen, dass deine Mahnung oder Zahlungserinnerung korrekt ausgestellt und an deinen Kunden versendet wird, kannst du eine Mahnungsvorlage oder eine Zahlungserinnerung Vorlage zu Hilfe ziehen, die alle Pflichtangaben enthält und individuell anpassbar ist.

Mahnung Vorlage Muster für Excel und Word
Kostenlose Mahnungsvorlage zum Herunterladen

FAQ

In diesem Teil unseres Ratgebers findest du Antworten auf die häufigsten gestellten Fragen zum Thema Inkasso-Beauftragung. Hierzu zählen demnach folgende:

Kann Inkasso Gerichtsvollzieher beauftragen?

Die Antwort hierauf lautet Ja, denn wenn die Zahlungserinnerungen des Inkassounternehmens nicht fruchten, kann dieses, wenn es entsprechend beauftragt wurde, die offenen Posten in einem gerichtlichen Mahnverfahren geltend machen. In diesem Fall erwirkt das zuständige Inkasso zunächst einen Mahnbescheid und auf dessen Grundlage im Anschluss einen Vollstreckungsbescheid. Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du als Gläubiger oder das von dir beauftragte Inkassounternehmen die offenen Forderungen in Form der Zwangsvollstreckung durchsetzen. Schuldner müssen somit damit rechnen, dass jederzeit ein Gerichtsvollzieher vor der Türe stehen kann oder eine Kontopfändung angekündigt und durchgeführt wird.

Kann online Inkasso beauftragt werden?

Selbstverständlich kannst du ein Inkassobüro auch online beauftragen. Hier solltest du allerdings darauf achten, dass es sich beim jeweiligen Inkassounternehmen um einen zertifizierten und vorschriftsmäßig registrierten Dienstleister handelt, dem du deinen Inkassofall übergeben kannst.

Wie hoch darf die Inkassogebühr sein?

Grundsätzlich gilt zu wissen, dass die anfallenden Inkassogebühren von Inkassounternehmen nicht einfach willkürlich erhoben werden dürfen. Hier gilt nämlich folgender Grundsatz: Der Gläubiger darf im Rahmen einer Schadensminderungspflicht keine unnötigen Kosten produzieren. Die Höhe der Inkassogebühren ist vom Umfang der Hauptforderung abhängig und darf nach §4 Absatz 5 des Rechtsdienstleistungsgesetztes, kurz auch RDGEG, die Kosten, welche ein Anwalt für die Eintreibung der offenen Forderung berechnen würde, nicht überschreiten.

Demnach muss sich das Inkassobüro bei der Berechnung der anfallenden Gebühren an der sogenannten Rechtsanwaltsgebührentabelle orientieren. Hier reicht der Gebührensatzrahmen von 0,5 bis 2,5. Die durchschnittliche Regelgebühr beträgt allerdings 1,3. Das heißt, dass ein Inkassounternehmen in Angelegenheiten von durchschnittlichem Umfang und durchschnittlicher Schwierigkeit höchstens eine Inkassogebühr von 1,3 einfordern darf. Bei diesen Gebühren handelt es sich um feststehende Sätze.

Rechenbeispiel

Der Gegenstandswert beträgt bis zu 500 Euro. In diesem Fall dürfen maximal 58,50 Euro in Form von Inkassogebühren geltend gemacht werden.

Wie prüfst du, ob ein Inkassounternehmen seriös ist?

In diesem Abschnitt verraten wir dir, woran du ein seriöses Inkassobüro erkennen kannst, denn schließlich ist nicht jedes Inkasso seriös und hilfreich.

Das A und O stellen die Registrierung über eine zuständige Registrierungsbehörde und ordnungsgemäße Rechnungen dar. Doch neben diesen beiden Punkten lassen sich noch eine Vielzahl von ergänzenden Eckdaten finden, die auf ein seriöses Inkassounternehmen hindeuten. Hierzu zählen zum Beispiel eine gewissenhafte Arbeitsweise, eine kundenorientierte Beratung und eine gute Erreichbarkeit des Inkassobüros. Es ist wichtig, dass ein Interessenausgleich zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner erzielt wird, damit die offene Forderung seriös geltend gemacht werden kann.

Wenn du ein seriöses Inkassobüro beauftragt hast, kontaktiert dieses den Verbraucher bei Zahlungsverpflichtungen in Form von offenen Forderungen in der Regel immer schriftlich. Ebenso sieht es von Hausbesuchen ab und hält den Gläubiger stets auf dem aktuellsten Stand.

Du als Kunde solltest unbedingt wissen, mit wem du es zu tun hast. Du bist also durchaus dazu berechtigt, die Website des Anbieters zu prüfen. Schau dir das Impressum ganz genau an und werfe auch einen Blick auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie Datenschutzrichtlinien. Ebenso solltest du zum Telefon greifen und persönlich mit einem Mitarbeiter vom jeweiligen Inkassobüro sprechen. Lass dir bei diesem Telefonat erklären, wie eine offene Forderung gegenüber einem Schuldner mittels Inkasso geltend gemacht wird und welche einzelnen Schritte dabei anstehen.

Fazit

Die Hilfe von professionellen Dienstleistern im Forderungsmanagement bringt durch deren enorme Erfahrung zahlreiche Vorteile, um schnell und mit geringem Aufwand bestehende Zahlungsstörungen zu beheben. Die Beauftragung eines Inkassounternehmens kann dir dabei helfen, deine innerbetrieblichen Kosten zu senken, indem sich deine Mitarbeiter ungestört ihren eigentlichen Kernaufgaben widmen können.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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