Freiberufler Steuer – Alles Wissenswerte zu Gewerbe-, Umsatz- & Vorsteuer
Freiberufler sind Selbstständige, deren Tätigkeit nicht einem Gewerbe zuzuordnen ist. Somit unterliegen sie nicht der Gewerbeordnung. Welche Merkmale eine freiberufliche Tätigkeit ausmachen, ist im Einkommenssteuergesetz (EStG) im Paragraphen 18 definiert. Dort heißt es, dass Freiberufler eine akademische oder eine gleichwertige Ausbildung nachweisen müssen und dass ihre Aufgabe einen beratenden, einen wissenschaftlichen oder einen unterrichtenden Charakter haben muss. Auch schriftstellerische, künstlerische oder erzieherische Tätigkeiten gehören dazu. Die Liste der Berufe, die diesen Merkmalen entsprechen oder die als gleichwertig anerkannt sind, ist ebenfalls im Einkommenssteuergesetz aufgeführt.
Die Angehörigen der freien Berufe genießen in steuerlicher Hinsicht einige Vorteile. Sie müssen zum Beispiel kein Gewerbe anmelden und keine Gewerbesteuer zahlen. Außerdem genügt eine einfache Buchhaltung, beim Jahresabschluss ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Berechnung der Gewinne anstelle einer Bilanz ausreichend. Diese Vorzüge sind ein Grund dafür, warum viele Selbstständige gerne freiberuflich tätig sein wollen. Im Zweifel entscheidet das Finanzamt darüber, ob das möglich ist und ob eine selbstständige Tätigkeit als gewerblich oder freiberuflich einzuordnen ist.
Sobald du dich freiberuflich engagierst, musst du eine Steuernummer beantragen. Gewerbetreibende erhalten ihre Steuernummer, sobald sie ihr Gewerbe beim Gewerbeamt angemeldet haben. Kurze Zeit nach der Anmeldung schickt das Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Darin ist die Höhe der voraussichtlichen Einkünfte in den ersten Jahren anzugeben, um darauf aufbauend die Einkommenssteuer des ersten Jahres zu berechnen. Ganz ähnlich läuft die Anmeldung beim Finanzamt bei Freiberuflern ab. Allerdings musst du dich selbst bei der Finanzbehörde melden. Da du beim Gewerbeamt kein Gewerbe anmeldest, entfällt die automatische Information an das Finanzamt. Für deine Anmeldung genügt ein Anruf bei dem zuständigen Sachbearbeiter für deinen Bezirk. Er schickt dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu und teilt dir deine Steuernummer mit.
Die Einkommenssteuer für Freiberufler
Selbstständige zahlen anstelle der Lohnsteuer eine Einkommenssteuer. Deshalb werden sie keiner Lohnsteuerklasse zugeordnet. Wie viel Steuer du als Selbstständiger bezahlen musst, hängt von der Höhe deines Einkommens ab. Zur Einkommenssteuer kommen noch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer hinzu. Die Wahl der Steuerklasse wird für dich als Freiberufler interessant, wenn du neben deiner selbstständigen Tätigkeit in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis stehst. Auch als verheirateter Selbstständiger gibt es Klärungsbedarf, wenn dein Partner als Arbeitnehmer tätig ist. In diesen Fällen ist es sinnvoll, einen Steuerberater nach der Wahl der optimalen Steuerklasse für euch beide zu befragen.
Natürlich willst du als Freiberufler wissen, wie viele Steuern du für deine Tätigkeit zu zahlen hast. Dein Steuersatz hängt von der Höhe deines Einkommens ab. Einkommenssteuer fällt an, sobald dein zu versteuerndes Einkommen den Grundfreibetrag übersteigt. Die Basis für dein steuerpflichtiges Einkommen sind die Gewinne abzüglich der abzugsfähigen Ausgaben und der Vorsorgeaufwendungen. Der Steuersatz steigt mit deinem Einkommen. Je höher dein Einkommen, desto höher ist also auch deine Einkommenssteuer.
Damit das Finanzamt deine Steuerschuld im ersten Jahr deiner Tätigkeit berechnen kann, musst du den Fragebogen für die steuerliche Erfassung ausfüllen. Deine Angaben sind ausschlaggebend für die Berechnung deiner Steuer. Deshalb ist es wichtig, dass du deine Gewinne realistisch einschätzt.
Tipp: Gib die Gewinne nicht zu optimistisch an, denn sonst fällt deine Einkommenssteuer im ersten Jahr zu hoch aus! Denke daran, dass das Finanzamt deine Angaben als Basis für die Schätzung der Einkommenssteuer ansetzt. Wenn du im Lauf des Jahres mehr verdienst, als du geschätzt hast, ist das nicht schlimm. Dann legst du einfach einen Teil deiner Gewinne für die Steuernachzahlung im kommenden Jahr zurück. Du bist so bestens vorbereitet, wenn das Finanzamt deine Steuer im Folgejahr auf der Basis deiner tatsächlichen Gewinne kalkuliert und eine Nachzahlung von dir fordert.
Was Freiberufler zur Gewerbesteuer wissen müssen
Als Freiberufler bist du von der Gewerbesteuer befreit. Du hast also keine Gewerbesteuer zu zahlen, und du musst auch keine Steuerfreibeträge kennen und beachten. Damit entfällt die Abgabe der Erklärung der Gewerbesteuer an das Finanzamt. Das heißt für dich, dass du diese Steuerart vernachlässigen darfst. Trotzdem lohnt es sich, ein wenig mehr über diese Steuerart zu wissen, denn sie ist für andere Selbstständige durchaus von Bedeutung.
Von der Gewerbesteuerpflicht betroffen sind Gewerbetreibende. Wenn du also selbstständig tätig bist und die Art deiner Tätigkeit nicht zu den freiberuflichen Tätigkeiten gehört, bist du Gewerbetreibender im Sinne der Gewerbeordnung. Für Gewerbetreibende gilt ein Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro pro Jahr. Solange der Gewinn aus deinem Gewerbebetrieb unter 24.500 Euro jährlich liegt, musst du also keine Gewerbesteuer zahlen. Von dieser Regelung sind vor allem kleinere Gewerbebetriebe oder Selbstständige betroffen, die keine eigenen Mitarbeiter beschäftigen.
Solltest du als Freiberufler eine weitere selbstständige Tätigkeit aufnehmen und ein Gewerbe anmelden, bist du mit dem Gewinn aus diesem Gewerbe steuerpflichtig. Deshalb ist es auch für freiberuflich Tätige wichtig, die Gewerbesteuer einordnen zu können und den zugehörigen Freibetrag zu kennen.
So ist die Umsatzsteuer für Freiberufler geregelt
Eine wichtige Steuer für Freiberufler ist die Umsatzsteuer. Prinzipiell unterliegt jede selbstständige Tätigkeit der Umsatzsteuer. So ist es im Umsatzsteuergesetz (UStG) im Paragraphen 2 festgehalten. Sowohl Freiberufler als auch Gewerbetreibende müssen auf ihre erbrachten Leistungen eine Umsatzsteuer erheben. Die Art der Umsätze, die der Besteuerung unterliegen, ist im Paragraphen 1 des UStG definiert. Dazu gehören alle Leistungen und Lieferungen, die du mit deinem Unternehmen im Inland gegen Entgelt erbringst. Angefangen beim Verkauf von Gütern über das Erbringen einer Dienstleistung wie zum Beispiel die Programmierung einer Software bis zum Verkauf von Gegenständen aus dem Anlagevermögen eines Unternehmens ist jeder Geschäftsvorfall umsatzsteuerpflichtig.
Als Freiberufler schlägst du die Umsatzsteuer auf den Nettobetrag deiner Rechnung auf. Die Steuer wird somit am Ende von deinem Kunden gezahlt. Gleichzeitig zahlst du als Freiberufler für jede gekaufte Ware oder Dienstleistung ebenfalls eine Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuer bezeichnet man als Vorsteuer.
Tipp: Zur Berechnung deiner Umsatzsteuer kann dir unser Umsatzsteuerrechner helfen.
Wie setzt sich du Umsatzsteuer zusammen?
Die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abzuführen hast, ergibt sich aus der Differenz der Umsatzsteuer, die du an deine Kunden belastest und der Vorsteuer, die du selbst zahlst. Ist die von dir erhobene Umsatzsteuer höher als die gezahlte Vorsteuer, entsteht ein positiver Saldo. Er wird von dir an das Finanzamt gezahlt. Hast du mehr Vorsteuer gezahlt als du an Umsatzsteuer eingenommen hast, entsteht ein negativer Saldo. Er bedeutet, dass du eine Umsatzsteuererstattung vom Finanzamt bekommst.
Nach dem Paragraphen 4 des Umsatzsteuergesetzes sind einige Dienstleistungen oder Lieferungen von der Umsatzsteuer ausgenommen. Sollte deine Tätigkeit dazu gehören, darfst du auf deine Rechnungen keine Umsatzsteuer erheben. Im Gegenzug bist du auch nicht berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen. Typische gewerbliche Tätigkeiten, die nicht der Umsatzsteuer unterliegen, sind die Vermittlung von Finanzprodukten, Krediten, von Bausparverträgen oder Versicherungen. Unter den freiberuflichen Tätigkeiten sind zum Beispiel Ärzte und Zahnärzte, Lehrer oder Dozenten von der Umsatzsteuer befreit.
Die Kleinunternehmerregelung
Eine weitere Möglichkeit zur Befreiung von der Umsatzsteuer ist die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG). Du bist Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz im letzten Kalenderjahr einschließlich Umsatzsteuer weniger als 17.500 Euro betrug. Im laufenden Kalenderjahr darf er 50.000 Euro nicht überschreiten.
Gerade als Gründer profitierst du von der Kleinunternehmerregelung, denn du ersparst dir damit die vierteljährliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt und die Überweisung der vereinnahmten Umsatzsteuer. Damit hast du einen geringeren Aufwand an Verwaltungstätigkeiten. Deine Rechnungen stellst du ebenfalls ohne Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung muss ein Hinweis für deinen Kunden enthalten sein, dass du als Kleinunternehmer nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt bist. Als Konsequenz bietest du deine Leistung im Vergleich zu Konkurrenz, die der Umsatzsteuer unterliegt, etwas günstiger an. Nachteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass du keine Vorsteuer abziehen darfst. Hast du dich einmal für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entschieden, bist du fünf Jahre lang daran gebunden.
Sofern du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidest, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeben und die Umsatzsteuer abführen. Der Stichtag für die Meldung und die Überweisung an das Finanzamt ist der 10. des Folgemonats. Wenn deine Steuerschuld im Vorjahr über 7.500 Euro betrug, bist du zur monatlichen Meldung an die Finanzbehörde verpflichtet. Liegt sie unter 7.500 Euro, unterliegst du der quartalsweisen Meldung. Wenn du weniger als 1.000 Euro abzuführen hast, ist die Steuerschuld einmal im Jahr zu zahlen.
Für den Zeitpunkt der Überweisung an die Finanzbehörde ist noch nach der Soll- und der Ist-Besteuerung zu unterscheiden. Von der Soll-Besteuerung spricht man, wenn die Steuer zu dem Zeitpunkt abgeführt wird, wenn du die Rechnung ausstellst. Die Ist-Besteuerung greift, falls du die Steuer in dem Augenblick bezahlst, wenn dein Kunde seine Rechnung gezahlt hat und du selbst die Steuer erhalten hast. Für Freiberufler oder Kleinunternehmer greift automatisch die Ist-Besteuerung.
Die Vorsteuer bei Freiberuflern
Nimmst du die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch, darfst du die Vorsteuer, die du für Lieferungen und Leistungen zahlst, von der Umsatzsteuer abziehen. Damit verringert sich die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abführst. Hast du im zurückliegenden Veranlagungszeitraum besonders viel Vorsteuer gezahlt, kann es sogar zu einem negativen Saldo gegenüber der Finanzbehörde kommen. In diesem Fall ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, du hast also mehr Vorsteuer bezahlt als du Umsatzsteuer eingenommen hast. Das passiert besonders häufig direkt nach einer Gründung, wenn du für deine Firma hohe Ausgaben getätigt hast.
Musstest du zum Beispiel für die Eröffnung deines Unternehmens erst eine teure Geschäftsausstattung anschaffen, musstest du Computer, Telefone, Handys und andere technische Ausrüstungen besorgen, ist die Summe deiner Ausgaben meistens deutlich höher als deine Einnahmen. Auch später im laufenden Betrieb kann das passieren, wenn du neue Anschaffungen für deinen Betrieb machen musst. Gerade in Monaten, in denen kostspielige Einkäufe anstehen, ist der Vorsteuerabzug für dich von Interesse. Auch vor diesem Hintergrund solltest du genau überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist, denn hier kannst du den Abzug der Vorsteuer nicht zum Einsparen der Steuer nutzen.
Wichtig für die Meldung an die Finanzbehörde ist der Zeitpunkt der Umsatzsteuervoranmeldung. Wenn du zur monatlichen Abgabe der Meldung verpflichtet bist, erklärst du deine Steuerschuld zum 10. des folgenden Monats. Dabei verrechnest du die in diesem Zeitraum vereinnahmte Umsatzsteuer mit der bezahlten Vorsteuer. Gilt für deine Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung das Quartal, ermittelst du für diese Zeit ebenfalls die Differenz aus der erhaltenen und der gezahlten Steuer. Frist für die Meldung an die Finanzbehörde ist der 10. des Folgemonats nach Ablauf des Quartals.
So geht die Steuererklärung für Freiberufler
In diesem Video haben wir für die zusammengefasst, wie du die Steuererklärung als Freiberufler richtig erstellst, was du dabei beachten musst und geben dir hilfreiche Tipps zum Steuer sparen:
Als Freiberufler bist du verpflichtet, deine Steuererklärung online zu erstellen und beim Finanzamt einzureichen. Lediglich in einigen sehr begründeten Ausnahmefällen ist es möglich, sich dem Onlineverfahren zu entziehen. Dazu müsstest du aber geltend machen, dass man die die Meldung über das Internet nicht zumuten kann. Die Finanzbehörde akzeptiert dafür lediglich die Begründung, dass du keinen Computer und kein Internet für deine tägliche Arbeit benötigst und, dass du deshalb auf die Anschaffung dieser Arbeitsmittel verzichtest. In der heutigen Arbeitswelt dürfte diese Begründung in der Praxis kaum noch akzeptiert werden.
Die Abgabe der jährlichen Steuererklärung ist denkbar einfach. Im Prinzip besteht sie aus dem Hauptvordruck mit deinen persönlichen Daten, dem Vordruck für die Einkünfte aus deiner selbstständigen Tätigkeit und dem Formular für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Zur Erstellung deiner Steuererklärung nutzt du entweder ELSTERFormular, das IT-Tool der deutschen Finanzverwaltung, oder ein anderes Programm für die Steuererklärung, das mit ELSTER kompatibel ist. Diese Programme sind in der Regel sehr nutzerfreundlich aufgebaut. Die meisten Tools haben eine Funktion zum Speichern und Übernehmen der Daten aus dem Vorjahr. Wenn du einmal alle Daten eingegeben hast, übernimmst du sie im nächsten Kalenderjahr und änderst nur noch die neuen Angaben ab. Ein Rechnungsprogramm für Freiberufler kann dich hierbei unterstützen.
Dadurch mag die erste Steuererklärung noch recht aufwändig sein, doch ab dem zweiten Jahr reduziert sich dein Aufwand für die Erstellung der Erklärungen ganz erheblich. Sind alle Daten eingegeben, übermittelst du sie an das Finanzamt. Danach kannst du ein Übermittlungsprotokoll und ein ausgefülltes Exemplar deiner Steuererklärung anfordern. Diese speicherst du ab, und du kannst sie als Ergänzung auch ausdrucken, um deinen Aufbewahrungspflichten zu entsprechen.
So kannst du als Freiberufler Steuern sparen
Selbstständige sind naturgemäß daran interessiert, ihre Steuerzahlungen so weit wie möglich zu reduzieren. Damit das gelingt, musst du folgenden Zusammenhang verstehen: Der Ausgangspunkt für die Berechnung deiner Steuerschuld ist dein Gewinn. Als Freiberufler errechnest du deinen Gewinn, indem du deine Ausgaben von deinen Einnahmen abziehst. Einnahmen und Ausgaben führst du in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf. Wenn du Monat für Monat eine Buchhaltung für deine Einnahmen und Ausgaben erstellst, ist es am Jahresende leichter für dich, deinen Gewinn zu berechnen.
Auf deinen Gewinn aus deiner selbstständigen Tätigkeit wirken sich einige Ausgaben steuersenkend aus. Man spricht dann davon, dass du sie „von der Steuer absetzt“. Das geschieht, indem du sie in deiner Einkommenssteuererklärung angibst. Durch den Ansatz in der Steuererklärung verringert sich dein Gewinn, es entsteht das „zu versteuernde Einkommen“. Dieses Einkommen ist die Basis für die Ermittlung deiner Steuerschuld.
Zu beachten ist noch, dass du für die Einkommenssteuer eine Vorauszahlung an das Finanzamt leistest. Du zahlst also Einkommenssteuer, ohne zu wissen, ob sie tatsächlich deinen Gewinnen und deinem zu versteuernden Einkommen entspricht. Sobald du die Steuererklärung beim Finanzamt einreichst, wird deine vorausgezahlte Einkommenssteuer aus dem Vorjahr der tatsächlichen Steuerschuld aus deiner Einkommenssteuererklärung gegenübergestellt. Hast du zu viel Steuer vorausgezahlt, bekommst du eine Erstattung. Hast du zu wenig gezahlt, musst du Einkommenssteuer nachzahlen.
Das kannst du als Freiberufler von der Steuer absetzen
Die Ausgaben, die du als Freiberufler steuersenkend geltend machen darfst, sind nach den drei Positionen „Werbungskosten“, „Sonderausgaben“ und „außergewöhnliche Belastungen“ zu unterscheiden. Unter die Werbungskosten fallen zum Beispiel Kosten, die dir für Fahrten zu deinen Kunden entstehen. Zu den Sonderausgaben gehören alle Ausgaben rund um deine soziale Absicherung. Typische Kosten sind die Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung, für eine Berufsunfähigkeitsversicherung oder eine Berufshaftpflichtversicherung für Freiberufler.
Außergewöhnliche Belastungen fallen unter anderem an, wenn du in einem Jahr hohe Kosten für die Behandlung von Krankheiten zu tragen hattest. Je höher die Ausgaben sind, die du steuersenkend geltend machst, desto geringer ist letztlich dein Gewinn. Allerdings prüft die Finanzbehörde sehr genau, ob der Ansatz in der Steuererklärung gerechtfertigt ist. Unter Umständen musst du mit einem Abzug rechnen.
Möglichkeiten, die Steuer machen zu lassen
Wenn du dir nicht sicher bist, ob du dir die Steuererklärung allein zutraust, kannst du dir dabei helfen lassen. Der erste Ansprechpartner dafür ist natürlich ein Steuerberater. Informiere dich bei dir vor Ort, welcher Steuerfachmann auf Existenzgründer und Freiberufler spezialisiert ist. Vielleicht kennst du jemanden, der dir eine Empfehlung gibt. Wenn du keine Empfehlung bekommst, suche dir zwei oder drei Berater aus dem Telefon heraus und vereinbare einen ersten Termin zum Kennenlernen. Hast du das Gefühl, dass du bei einem Steuerexperten in den besten Händen bist, solltest du ihn mindestens bei komplizierten steuerlichen Vorgängen um Rat fragen.
Sehr empfehlenswert sind übrigens auch Buchhaltungsprogramme. Ein IT-Programm wie sevdesk ist eine gute Empfehlung, es hilft dir dabei, deine Buchhaltung und deine Steuererklärungen schnell und mit wenig Aufwand korrekt zu erstellen. Ein Steuerrechner für Freiberufler ist ebenfalls eine nützliches Instrument. Er gibt dir wertvolle Unterstützung, wenn es darum geht, deine Steuern vorab zu berechnen.
Tipp: In unserem Video verraten wir dir 13 legale Steuerspartipps!
Was muss ich bei freiberuflicher Nebentätigkeit besonders beachten?
Viele junge Gründer machen sich zunächst im Nebenberuf selbstständig. Sie erhalten sich dadurch ein regelmäßiges Einkommen aus ihrem Hauptberuf und bauen ihre freiberufliche Tätigkeit Schritt für Schritt aus. In steuerlicher Hinsicht haben nebenberufliche Freiberufler nicht viel zu beachten. Für Nebenberufler gelten die gleichen Vorschriften bezüglich der Anmeldung beim Finanzamt, der Kleinunternehmerregelung und der Veranlagung der Umsatzsteuer wie für hauptberuflich Selbstständige.
Deine Einnahmen aus deinem Nebenberuf gibst du in deiner Steuererklärung als „Einkunft aus selbstständiger Tätigkeit“ an. Dieses Formular fügst du deiner Steuererklärung hinzu. Außerdem ergänzt du um die Anlage EÜR. Das Finanzamt berechnet mit deinen Angaben deine tatsächliche Steuerschuld für das Vorjahr und schickt dir einen Steuerbescheid. Darin ist ausgewiesen, ob du für das Vorjahr Steuer erstattet bekommst oder ob du nachzahlen musst.
