Geschenke an Mitarbeiter: So geht’s steuer- und beitragsfrei
Viele Arbeitgeber nutzen Mitarbeitergeschenke nicht nur als nette Geste, sondern auch, um ihren Arbeitnehmern Anerkennung und Wertschätzung entgegenzubringen und die Motivation im Team zu steigern. Ob zum Geburtstag, Firmenjubiläum oder als kleines Danke zwischendurch: Präsente in Form von Waren, Dienstleistungen und Gutscheinen sind besonders beliebt. Damit die Freude auf beiden Seiten jedoch ungetrübt bleibt, lohnt sich ein Blick auf die steuerlichen Rahmenbedingungen.
In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Mitarbeiter steuerfrei oder steuerbegünstigt beschenken kannst, welche Wertgrenzen du dabei beachten musst und welche Möglichkeiten du bei der Versteuerung höherwertiger Geschenke hast.
Steuerfreie Mitarbeitergeschenke
Wenn du deinen Mitarbeitern Geschenke machen willst, die sie nicht versteuern müssen, kannst du das unter bestimmten Voraussetzungen tun. So kannst du Waren, Dienstleistungen sowie Gutscheine bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuer- und abgabenfrei übergeben. Auch ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass oder einer Betriebsveranstaltung bleibt bis zu einer Höchstgrenze von 60 Euro steuerfrei.
Geldgeschenke sind hingegen als Geldleistungen bzw. Arbeitslohn zu werten und damit grundsätzlich steuerpflichtig.
Merke dir also:
Betriebsausgabenabzug und Vorsteuer bei Mitarbeitergeschenken
Mitarbeitergeschenke sind nicht nur eine wertschätzende Geste gegenüber deiner Belegschaft, sondern auch ein cleveres Steuersparmodell für Selbstständige und Unternehmer. Betrieblich veranlasste Geschenke an Mitarbeiter können nämlich in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden, was bei Geschenken an Geschäftspartner nicht möglich ist.
Ist dein Unternehmen zudem umsatzsteuerpflichtig, bist du auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das heißt, dass du für die abzugsfähigen Betriebsausgaben die Umsatzsteuer erstattet bekommst. Doch Achtung: Übersteigt der Wert des Geschenkes 60 Euro, verlierst du den Vorsteuerabzug, weil du die Pauschalbesteuerung anwendest (mehr dazu weiter unten).
Sachbezüge und Freigrenzen für steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter
Ein Sachbezug ist ein geldwerter Vorteil, den ein Unternehmen seiner Belegschaft gewährt. Er besteht nicht in der Überweisung des Lohns, sondern in einer anderen Leistung. Trotzdem kann er als Betriebsausgabe und damit steuermindernd geltend gemacht werden. Schauen wir uns einmal an, was du beachten musst, damit diese Sachbezüge steuerfrei bleiben.
Was sind typische Sachbezüge
Zu den Sachbezügen gehören beispielsweise
- Vergünstigungen (z. B. Mitarbeiterrabatte)
- Berufskleidung
- Kantinenmahlzeiten
- Firmenwagen zur Privatnutzung
- Restaurantgutscheine
- Jobticket
- Gutschein- und Geldkarten
- Zuschüsse zur Kinderbetreuung
- kostenfreie Mitgliedschaft im Fitnessstudio
- Beteiligung an den Unterkunftskosten
Solche Bezüge sind Arbeitslohn im Sinne des Sozialversicherungsrechts und müssen grundsätzlich versteuert werden. Es gibt im EStG aber Ausnahmen.
Kleinere Mitarbeitergeschenke können als Sachbezüge steuerfrei sein, wenn du die Sachbezugsfreigrenze beachtest. Dies betrifft beispielsweise Sachgeschenke wie Blumen und Bücher sowie spezielle Gutscheine und Geldkarten. Damit du genau weißt, wie das funktioniert, schauen wir uns das jetzt genauer an.
Freigrenze für Sachbezug
Für Mitarbeitergeschenke kannst du nach § 8 Absatz 2 EStG die monatliche Sachbezugsfreigrenze nutzen. Bis zu einem Wert von 50 Euro kannst du deinen Mitarbeitern jeden Monat Präsente steuer- und sozialversicherungsfrei übergeben, sofern du sie noch nicht mit anderen Sachleistungen ausgereizt hast.
Beachte jedoch, dass die 50 Euro kein Freibetrag ist, der auf teurere Geschenke angerechnet wird, sondern eine Grenze bis zu der du steuerfrei Geschenke machen kannst.
Auch für spezielle Gutscheinkarten ist diese Grenze anwendbar:
- Gutscheinkarten von Einzelhandelsketten, Einkaufszentren und Läden sowie regionale City Cards (begrenztes Netzwerk)
- Gutscheinkarten für eine Produktkategorie (begrenzte Warenauswahl, zum Beispiel Tank- oder Bekleidungsgutscheine)
- Gutscheinkarten für einen speziellen steuerlichen oder sozialen Zweck wie Essensmarken und Gutscheine für betriebliche Gesundheitsangebote
Wichtig: Damit diese Gutscheinkarten nicht als Geldleistungen zählen, dürfen deine Mitarbeiter damit nur Waren oder Dienstleistungen bei ausgewählten Akzeptanzstellen (Händlern bzw. Geschäften in Deutschland) kaufen. Eine Auszahlung des auf dem Gutschein bzw. auf der Karte vorhandenen Geldbetrages darf außerdem nicht möglich sein.
Freigrenze für persönliche Anlässe
Wenn dein Mitarbeiter etwas Wichtiges zu feiern hat, wie beispielsweise ein 20-jähriges Firmenjubiläum, gibt es dafür eine eigene Freigrenze, die über der Sachbezugsgrenze liegt. Aufmerksamkeiten kannst du in diesem Fall bis zu einer Höhe von 60 Euro steuerfrei verschenken. Diese Grenze ist zwar nur auf persönliche Anlässe anwendbar, gilt jedoch zusätzlich zur monatlichen Sachbezugsgrenze und für jeden Anlass einzeln.
Zu den Anlässen gehören:
- Geburtstag
- Hochzeit
- Geburt eines Kindes
- Abschlussprüfung
- Rundes Mitarbeiterjubiläum
- Dienstantritt
- Funktionswechsel
- Verabschiedung
Für Weihnachten, Ostern oder ein Firmenjubiläum gilt diese Freigrenze nicht. Laut Lohnsteuerrichtlinien muss es sich um einen persönlichen Anlass des Arbeitnehmers oder eines im Haushalt lebenden Familienmitglieds handeln (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023). Wie du allerdings die Betriebsfeier oder Weihnachtsgeschenke steuerfrei vergeben kannst, erfährst du weiter unten im Beitrag.
Pauschalsteuer für Sachzuwendungen nach EStG
Sachzuwendungen, die einzeln oder zusammen mehr als 60 Euro wert sind, gelten in voller Höhe als steuer- und beitragspflichtig. Allerdings kannst du für solche Geschenke an die Belegschaft die pauschale Steuerübernahme gemäß § 37b EStG nutzen und so deinen Verwaltungsaufwand reduzieren.
Dabei musst du diese Sachzuwendungen pauschal mit 30 Prozent versteuern, sofern du sie zusätzlich zum regulären Arbeitslohn erbringst. Mit dieser Pauschalversteuerung, auch Pauschalierung genannt, sorgst du dafür, dass der geldwerte Vorteil des Beschenkten abgegolten ist. Machst du das nicht, muss dein Mitarbeiter das Geschenk selbst versteuern, was sicherlich keine Freude auslösen dürfte.
Die Höchstgrenze beträgt pro Zuwendung und beschenkter Person 10.000 Euro pro Jahr. Die Pauschalbesteuerung gibst du schließlich im Rahmen der Lohnsteueranmeldung an.
Mitarbeitergeschenke bei Betriebsveranstaltungen
Eine gesonderte Geschenkregelung gibt es für Betriebsveranstaltungen: Nach den steuerlichen Regelungen des § 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG gibt es im Rahmen von Betriebsveranstaltungen einen Freibetrag über 110 Euro. Dieser Freibetrag beinhaltet nicht nur Essen, Getränke und Unterhaltung, sondern auch Geschenke, die anlässlich dieser Veranstaltung den Mitarbeitern gegeben werden.
Ein typisches Beispiel wäre eine kleine Aufmerksamkeit bei der Weihnachtsfeier.
Der steuerfreie Betrag über 110 Euro gilt pro Mitarbeiter und pro Veranstaltung. Dieser Freibetrag gilt jedoch nur für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Es ist daher wichtig, die zwei Veranstaltungen auszuwählen, für die dieser Freibetrag in Anspruch genommen wird. Sobald der Freibetrag von 110 Euro pro Veranstaltung überschritten wird oder mehr als zwei Veranstaltungen stattfinden, gelten die Geschenke als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Der Freibetrag ist nicht übertragbar, weder auf andere Mitarbeiter noch auf andere Veranstaltungen.
Machen wir ein kleines Beispiel: Du als Unternehmer planst eine Weihnachtsfeier und hast dich bereits um die Location und die Verköstigung gekümmert und einen Zauberer engagiert. Dabei sind folgende Kosten pro Mitarbeiter zusammengekommen:
- Location: 30 Euro
- Essen & Trinken: 30 Euro
- Zauberer: 10 Euro
Das macht zusammen 70 Euro. Wenn wir jetzt davon ausgehen, dass das max. die zweite Betriebsfeier des Jahres ist, hättest du pro Mitarbeiter noch 40 Euro für ein Geschenk übrig.
Geschenke an Mitarbeiter buchen
Damit du jedes Mitarbeitergeschenk korrekt verbuchen kannst, musst du zunächst unterscheiden, ob die Zuwendung steuerfrei oder steuerpflichtig ist.
Bleibt das Geschenk (Aufmerksamkeiten & Gutscheine) steuerfrei, verbuchst du die Ausgaben dafür auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“. Die Konten sind dabei 4140 (SKR 03) und 6130 (SKR 04). Überschreitet der Wert die Freigrenze von 60 Euro, wird die Zuwendung steuerpflichtig und muss auf dem Konto „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig“ verbucht werden. Das machst du unter 4145 (SKR 03) oder 6060 (SKR 04).
Wenn du im Falle einer Steuerpflicht die Pauschalisierung nutzt und die Steuerlast für deinen Arbeitnehmer trägst, erfolgt die Buchung der von dir bezahlten Steuer auf dem Konto „Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen, abzugsfähig“. Im SKR 03 machst du das über 4632 und im SKR 04 über 6612. Ist die pauschale Steuer jedoch nicht abziehbar, musst du die Konten 4637 (SKR 03) und 6622 (SKR 04) verwenden.
Zusammenfassung
Seinen Mitarbeitern Geschenke zu machen, ist eine wunderbare Möglichkeit, Wertschätzung auszudrücken und die Motivation im Team zu fördern. Ob kleine Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen, steuerfreie Sachbezüge jeden Monat oder mehrere Betriebsveranstaltungen im Jahr – es gibt zahlreiche Wege, steuerlich begünstigte Zuwendungen zu nutzen.
Dabei solltest du unbedingt die Freigrenzen für Sachbezüge (50 Euro pro Monat) und persönliche Anlässe (60 Euro pro Monat) sowie Pauschalsteuerregelungen beachten. Mit der richtigen Planung kannst du deinen Mitarbeitern nicht nur eine Freude machen, sondern selbst auch noch von steuerlichen Vorteilen profitieren. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.
