E-Rechnung & Umsatzsteuer: Das musst du ab 2025 wissen
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend – und das hat direkte Auswirkungen auf die Umsatzsteuer. In diesem Artikel erfährst du, was die neuen Anforderungen für dich als Selbstständigen bedeuten. Außerdem klären wir, wie du die Umsatzsteuer korrekt auf E-Rechnungen ausweist und deinen Vorsteuerabzug nicht riskierst.
Du fragst dich, ob du überhaupt von der E-Rechnung betroffen bist? Mach einfach jetzt den Test:
Was ist die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer, kurz USt., ist eine Steuer, die auf die meisten Produkte und Dienstleistungen erhoben wird. Heißt: Sie wird auf den Netto-Preis aufgeschlagen, und am Ende der Verkaufskette zahlt sie der Endverbraucher.
Als Selbstständiger nimmst du die Umsatzsteuer über deine Verkäufe ein. Je nach Angebot bzw. Ware berechnest du 7 oder 19 Prozent vom Netto-Preis und addierst beide Beträge. Das Ergebnis ist der Brutto-Preis, den deine Kunden zahlen. Den vereinnahmten Umsatzsteuerbetrag behältst du aber nicht für dich. Es ist vielmehr ein durchlaufender Posten, den du über regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt „weiterleitest“.
Alle Details zum Thema Umsatzsteuer findest du in unserem Beitrag Umsatzsteuer.
Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?
Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden oft synonym verwendet – und im Grunde bedeuten sie auch dasselbe. Der Unterschied liegt in der Perspektive:
- Umsatzsteuer beschreibt die Steuer, die auf den gesamten Verkaufspreis eines Produkts erhoben wird und die letztlich der Kunde bezahlt.
- Mehrwertsteuer betont, dass dein Unternehmen nur den eigenen Mehrwert versteuert, also den Gewinn, den es durch den Verkauf erzielt.
Dazu kann dein Unternehmen die Steuerbeträge, die es selbst beim Einkauf gezahlt hat, als sogenannte „Vorsteuer“ abziehen.
Ein Beispiel: Stell dir vor, du verkaufst einen Tisch für 100 € (netto). Auf diesen Preis wird die volle Umsatzsteuer von 19 Prozent aufgeschlagen. Der Kunde zahlt also 19 €. Du hast jedoch für 60 € Material gekauft, um den Tisch herzustellen. Und auf diese 60 € deiner Ausgaben hast du bereits 11,40 € Vorsteuer bezahlt. Diesen Betrag kannst du abziehen, sodass du letztlich nur die Differenz – also 7,60 € – ans Finanzamt abführen musst. Dein Unternehmen versteuert also nur den Mehrwert, den es geschaffen hat, nämlich den Wert, den es durch den Verkauf des Tisches hinzufügt.
Mehr zum Unterschied der beiden Begriffe erfährst du in unserem Artikel Mehrwertsteuer.
Wie wird Umsatzsteuer auf E-Rechnungen korrekt ausgewiesen?
Wenn du eine E-Rechnung erstellst, muss die Umsatzsteuer genauso korrekt und deutlich ausgewiesen sein wie auf einer herkömmlichen Rechnung. Mit der neuen E-Rechnungspflicht bist du als Selbstständiger verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und diese an deine Kunden zu senden. In der E-Rechnung müssen die Umsatzsteuer und alle weiteren Pflichtangaben eindeutig enthalten sein.
Das bedeutet konkret, dass folgende Angaben rund um die Umsatzsteuer auf die Rechnung gehören, damit sie gültig ist:
- Der Nettopreis deiner Waren bzw. Dienstleistung muss auf der Rechnung stehen.
- Der angewandte Steuersatz (19 oder 7 Prozent)
- Die erhobene Umsatzsteuer muss als gesonderter Betrag in der Rechnung angegeben werden.
- Der Gesamtbetrag von Nettopreis plus Umsatzsteuer muss deutlich ausgewiesen sein.
Achtung: Falls du die falsche Umsatzsteuer auf deiner Rechnung angibst, wird die Rechnung im Nachgang u. U. nicht anerkannt. Und wenn du versehentlich 19 Prozent anstelle des ermäßigten Satzes von 7 Prozent angibst, können Kunden diesen zu hohen Steuerbetrag nicht als Vorsteuer geltend machen. Umgekehrt kann es zu Nachzahlungen führen, wenn du statt 19 Prozent nur 7 Prozent berechnest – obwohl der höhere Satz gelten sollte.
Wann gilt welcher Steuersatz?
Der allgemeine Umsatzsteuersatz für Produkte und Dienstleistungen beträgt 19 Prozent. Er gilt für die meisten Waren und Leistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent gilt hingegen nur für bestimmte Produkte und Dienstleistungen, wie :
- die meisten Lebensmittel
- kulturelle Angebote wie Bücher, Zeitschriften, Kunstwerke und Eintrittskarten für Museen und Theater
- Übernachtungen in Hotels
Welche Angaben rund um die Umsatzsteuer auf deinen E-Rechnungen müssen, weißt du nun. Schauen wir uns jetzt an, wo sie dort stehen.
Wo steht die Umsatzsteuer auf der E-Rechnung?
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) wird ab 2025 in Deutschland verpflichtend. So gibt es das Wachstumschancengesetz vor. Anders als herkömmliche Rechnungen – beispielsweise in Papier- oder PDF-Version – werden E-Rechnungen in einem speziellen, strukturierten Datenformat mit XML-Code erstellt. Darin hat jede Rechnungsinformation einen festen Platz, da der Code jeweils standardisiert ist.
Dieser Code muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen und eine maschinelle Weiterverarbeitung ermöglichen. Das senkt den Verwaltungsaufwand und ermöglicht die Automatisierung der Buchhaltung. Die in Deutschland am häufigsten genutzten E-Rechnungsformate sind ZUGFeRD und XRechnung.
Auf einer E-Rechnung sind alle wichtigen Rechnungsangaben in festgelegten Datenfeldern gespeichert. Das gilt auch für den Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag (Umsatzsteuer) und Bruttobetrag. Diese für alle Rechnungen klar vorgegebene Struktur stellt sicher, dass jede E-Rechnung automatisch in Buchhaltungssysteme übernommen und von ihnen verarbeitet werden kann. Wenn du an eine PDF- oder Papierrechnung denkst, wird der Unterschied auch schnell klar: Hier konntest du relativ frei entscheiden, wo du die Informationen zur Umsatzsteuer einträgst. Das geht ab 2025 nicht mehr.
Jetzt fragst du dich vielleicht, wie du solche Rechnungen erstellst, wenn du diesen XML-Code brauchst. Das geht zum Beispiel mit einem E-Rechnungsgenerator oder – gerade bei vielen Rechnungen noch besser – einer E-Rechnung Software.
Besonderheit: Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern
Laut Wachstumschancengesetz soll die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle Unternehmen bei Geschäftsbeziehungen (B2B) innerhalb Deutschlands gelten. Auch als Kleinunternehmer, der 2024 nur einen Vorjahresumsatz bis 22.000 € (2025: 25.000 €) verzeichnen darf, bist du von der Umstellung auf E-Rechnungen betroffen.
Du profitierst jedoch von Übergangsregelungen: Bis zum 31. Dezember 2027 kannst du weiterhin Rechnungsformate wie PDF, Excel, Word-Dokument oder Rechnungen auf Papier ausgedruckt versenden.
Da du von der Umsatzsteuer befreit bist, musst bzw. darfst du Steuerbeträge und den Steuersatz auf der E-Rechnung nicht ausweisen. Denke aber an den Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung, der zum Beispiel so lautet: „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet“. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer.
Aktuell wird im Bundestag über das Jahressteuergesetz diskutiert. Unter anderem geht es hier darum, ob Kleinunternehmer grundsätzlich von der Pflicht, E-Rechnungen erstellen zu müssen, zu befreien. Doch auch wenn du als Kleinunternehmer von der Erstellung von E-Rechnungen befreit bist, du musst eingehende E-Rechnungen GoBD-konform empfangen und verarbeiten können.
Vorsteuerabzug bei der E-Rechnung
Abgesehen von Kleinunternehmern sind Selbstständige zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet, dass du die bei eigenen Einkäufen gezahlte Umsatzsteuer von der vereinnahmten Umsatzsteuer abziehen kannst. Dem Fiskus schuldest du nur den Differenzbetrag (also Umsatzsteuer minus Vorsteuer).
Wie auch aktuell schon, darfst du ab 2025 nur solche Rechnungen beim Vorsteuerabzug geltend machen, die korrekt und vollständig sind. Rechnungen, die die Anforderungen an Form und Inhalt nicht erfüllen, können nicht steuerlich abgesetzt werden. Und das kann für dich finanziellen Verlust bedeuten.
Erstellst du auch nach der Übergangsfrist bis Ende 2026 bzw. 2027 keine E-Rechnungen, darf dein Kunde keine Vorsteuer ziehen. Genau so ergeht es dir auch, wenn dein Lieferant oder Dienstleister die noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. Das kostet bares Geld.
Was genau ist also im Hinblick auf Vorsteuerabzug ab dem 1. Januar 2025 bei E-Rechnungen zu beachten? Hier einmal die wichtigsten Punkte:
- In der Regel können nur noch E-Rechnungen für den Vorsteuerabzug berücksichtigt werden. PDF, Papierrechnungen und ähnliche Formate gelten (spätestens nach den Übergangsfristen) nicht mehr.
- Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungen müssen dem gesetzlich vorgegebenen Format und der EU-Norm 16931 entsprechen.
- Sie müssen den maschinenlesbaren, einheitlich strukturierten XML-Code enthalten – beispielsweise im Format XRechnung und ZUGFeRD. Nur so kann das Finanzamt die Rechnung auf Echtheit prüfen – inklusive der Echtheit der Herkunft bzw. des Absenders.
- Alle Pflichtangaben müssen in den E-Rechnungen enthalten sein und formell und inhaltlich geprüft werden. Die elektronischen Rechnungen sind zudem GoBD-konform aufzubewahren, damit der berechtigte Vorsteuerabzug nachgewiesen werden kann. Lies mehr dazu im Beitrag E-Rechnung archivieren.
Wie kannst du ohne eigene IT-Abteilung und geschulten Experten-Blick den Inhalt des XML-Datensatzes lesen und prüfen? Eine gute E-Rechnungssoftware liest den für Laien recht kryptischen XML-Datensatz für dich aus, prüft ihn auf Vollständigkeit und das korrekte Format. Lies gern dazu auch unseren Beitrag „E-Rechnung empfangen“.
Pflichtangaben bei einer E-Rechnung
Du hast es schon gelesen: Damit eine E-Rechnung steuerrechtlich gültig ist, muss sie alle Pflichtangaben enthalten, die auch für traditionelle Papierrechnungen vorgeschrieben sind. Was genau auf die Rechnung gehört, ist im Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) festgelegt. Hier ist für dich die Übersicht der Pflichtangaben:
- Vollständiger Name und Adresse des Rechnungsausstellers, einschließlich der Rechtsform (z. B. GmbH, e.K.)
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Rechnungsdatum bzw. Ausstellungsdatum – ein wichtiges Merkmal für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht
- Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer zwecks Identifikation und Zuordnung
- Beschreibung, Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen, damit die Rechnung nachvollziehbar wird
- Leistungszeitpunkt oder -zeitraum
- Entgelt als Nettobetrag
- Rabatte oder Skonti: Hier werden Preisnachlässe oder Sondervereinbarungen angegeben, falls sie für die Leistung oder Lieferung gelten.
- Steuersatz und Steuerbetrag: Der gültige Steuersatz von 7 % oder 19 % sowie der errechnete Steuerbetrag müssen separat ausgewiesen sein.
Eine E-Rechnung kann darüber hinaus weitere Informationen enthalten, wie
- die Leitweg-ID für Aufträge an öffentliche Auftraggeber
- Bankdaten des Leistungserbringers
- Fälligkeitsdatum der Zahlung
- spezielle Zahlungsbedingungen wie Ratenzahlungen
- gegebenenfalls Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung
- deine Unterschrift
- einen Dank für die Auftragserteilung
Alle verpflichtenden, zusätzlichen und optionalen Angaben auf Rechnungen lies gern nach im Artikel Pflichtangaben auf Rechnungen.
Du willst dich noch mehr mit dem Thema E-Rechnung befassen? Unser kostenfreies eBook hilft dir dabei, den Umstieg mit allen wichtigen Infos, Checklisten und FAQs problemlos zu meistern.
Sonderfall: Reverse-Charge-Rechnungen
Auch für Reverse-Charge-Rechnungen, bei denen dein Kunde die Steuerschuld übernimmt, gilt ab 2025 die E-Rechnungspflicht. Wenn du eine solche Rechnung erstellst, denk daran, den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ aufzunehmen. Vergisst du ihn, bist du selbst für das Abführen der Umsatzsteuer verantwortlich. Das kann schnell zu finanziellen Nachteilen führen.
Das Reverse-Charge-Verfahren betrifft hauptsächlich B2B-Geschäfte, also Leistungen an andere Unternehmen. Es greift besonders bei Kunden im Ausland und bei bestimmten Leistungen und Waren wie Bauleistungen, Gebäudereinigung oder Mobilgeräten. Mehr dazu? Details findest du in unserem Beitrag Reverse-Charge-Verfahren.
Ordnungsgemäße E-Rechnungen erstellen mit sevdesk
E-Rechnungen können auf den ersten Blick kompliziert wirken: Neben dem XML-Format und den vielen Pflichtangaben, wie der korrekten Ausweisung der Umsatzsteuer und des Steuersatzes, sind auch alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Doch keine Sorge – das muss für dich nicht zur Herausforderung werden.
Denn eine E-Rechnungssoftware wie sevdesk nimmt dir nicht nur die gesamte technische Umsetzung ab. Die Software führt dich sicher und intuitiv durch den gesamten Prozess: von der korrekten Eingabe des Nettobetrags und der Auswahl des passenden Steuersatzes bis hin zur automatischen Addition von Steuerbetrag und Nettobetrag zum Rechnungsbetrag. Auch die vorschriftsmäßige Archivierung übernimmt die Software für dich.
Ein- und ausgehende Rechnungen werden dabei automatisch auf Vollständigkeit geprüft, und die Umsatzsteuerbeträge sowie Steuersätze werden an der richtigen Stelle im XML-Code integriert. So stellst du sicher, dass jede E-Rechnung gesetzeskonform ist und deine Kunden die Umsatzsteuer problemlos als Vorsteuer abziehen können. Was bleibt für dich zu tun? Dich zu freuen, dass deine E-Rechnungen in wenigen Klicks und fehlerfrei bei der Umsatzsteuerangabe erledigt sind.
Zukunftsaussichten: E-Rechnung & ViDA-Initiative
Wie du bereits weißt, soll die E-Rechnungspflicht innerhalb Deutschlands Prozesse rund um die Umsatzsteuer einfacher und sicherer machen.
Aber die Ziele gehen noch weiter: Im November 2024 wurde beschlossen, dass ab dem 01.07.2030 die ViDA-Initiative („VAT in the Digital Age“) der EU das Mehrwertsteuersystem europaweit stark vereinfachen und digitalisieren wird. Das Ziel ist unter anderem, Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen.
Ein Weg dorthin ist ein Meldesystem, das VAT Information Exchange System. Über dieses transaktionsbezogene Meldesystem geben Unternehmen ihre Umsätze direkt in einer zentralen Datenbank an. Welchen Vorteil haben Unternehmen davon? Die bisherigen Anforderungen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und zur zusammenfassenden Meldung (ZM) können wegfallen. Schließlich werden alle wichtigen Daten EU-weit erfasst – automatisch und in Echtzeit.
Zusammenfassung
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt, um die Erfassung und Abwicklung der Umsatzsteuer langfristig zu digitalisieren und zu vereinfachen.
E-Rechnungen sind in einem strukturierten XML-Format erstellt, das alle wichtigen Angaben wie Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag genau erfasst. Für jede der Pflichtangaben auf deinen Rechnungen ist im XML-Datensatz ein exakter Platz vorgegeben.
Diese eindeutige Platzierung und korrekte Angabe der Umsatzsteuer und des Steuersatzes auf E-Rechnungen ist besonders wichtig, da Fehler oder unvollständige Angaben zum Verlust der Berechtigung zum Vorsteuerabzug führen können.
Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuer bei E-Rechnungen
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