Wann ist eine Eintragung ins Handelsregister erforderlich?

Jeder Gewerbetreibende ist grundsätzlich ein Kaufmann und aus diesem Grund ist er verpflichtet, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, wobei es eine Ausnahme gibt: Für Kleingewerbetreibende.

Eintrag ins Handelsregister

Ist ein Handelsregister Eintrag Pflicht?

Besonders Existenzgründer stellen sich diese Frage, noch bevor sie mit der Geschäftsgründung beginnen. Hier muss erwähnt werden, dass die Rechtslage dazu nicht ganz eindeutig zugeordnet werden kann, denn vom Gesetzgeber ist lediglich vorgesehen, dass sich alle Unternehmen, in das Handelsregister eintragen lassen müssen, die einen in kaufmännischer Weise geführten Geschäftsbetrieb erfordern. Vom Gesetzgeber sind dafür allerdings keine konkreten Umsatzzahlen, Gewinne oder Unternehmensgrößen vorgegeben.
Aus diesem Grund existiert die Faustregel, dass Existenzgründer, die sich als Einzelunternehmer selbstständig machen, ihren Betrieb nicht in das Handelsregister eintragen lassen müssen. Diese Regel gilt im übrigen auch für die GbR. Alle anderen Unternehmen wie

  • OHG
  • KG
  • GmbH
  • AG

müssen automatisch in das Handelsregister eingetragen werden. Dazu kommt, dass diese Unternehmen auch erst durch die Eintragung entstehen. Allerdings haben auch Einzelunternehmer und die GbR, die auch als BGB-Gesellschaft bezeichnet wird, die Möglichkeit, sich freiwillig in das Handelsregister einzutragen. Dabei ist es wichtig, die Vor- und Nachteile genau abzuwägen.

Die Vorteile

Wer sich bzw. sein Unternehmen (freiwillig) in das Handelsregister eintragen lässt, der kann von einigen Vorteilen profitieren. Zwar kann sich heute jeder als Unternehmer eintragen lassen, aber aus einer solchen Eintragung geht nicht hervor, wie gross das Unternehmen ist. Dazu kommt, dass Banken und andere Firmen einer im Handelsregister eingetragenen Unternehmung einen gewissen Vertrauensbonus entgegen bringen. Um es kurz zu machen: Ein Handelsregistereintrag wirkt seriös, da sich der Unternehmen den Pflichten des Handelsgesetzbuches (HGB) unterwirft.
Zu all dem gibt es noch einen weiteren Vorteil und der besteht in der Namensgebung. Eingetragene Firmen dürfen einen Fantasienamen nutzen, während bei den nicht eingetragenen Unternehmen, stets der vollständige Name des Inhabers zu nennen ist. Hier darf ein Fantasiename nicht verwendet werden!

Die Nachteile

Aber wie heißt es so schön, wo Vorteile sind, gibt es zumeist auch Nachteile und so ist es auch bei der Handelsregistereintragung. An erster Stelle steht hier die Bilanzierungspflicht, da die Eintragung das Unternehmen als kaufmännisch geführten Betrieb angibt. Hier reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht mehr aus, sondern es muss eine doppelte Buchführung vorgenommen werden. Das bedeutet es muss für jedes Geschäftsjahr eine Bilanz und eine Inventur erstellt werden, wobei bei den Bilanzen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgegeben ist.
Des Weiteren ist eine Eintragung auch mit Kosten verbunden ebenso wie die Abänderung von Daten. Soll die Eintragung verändert oder angepasst werden, so muss das ebenso notariell erfolgen wie die Eintragung selbst. Dazu kommt auch dass der Unternehmer verpflichtet ist, sich an das HGB zu halten und in diesem sind die Regeln deutlich strenger, als wenn das Unternehmen nicht in das Handelsregister eingetragen ist.

Die Eintragung im Handelsregister, was wird eingetragen?

Im Handelsregister gibt es zwei Abteilungen:

  • Die Abteilung A (HRA)

Hier werden der e. K. (Einzelkaufmann), die OHG (Offene Handelsgesellschaft), die KG (Kommanditgesellschaft) und die EWIV (Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung) eingetragen.

  • Die Abteilung B (HRB)

Eingetragen werden hier die AG (Aktiengesellschaft), die Kommanditgesellschaft auf Aktion, die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit eingetragen.

Jede Abteilung unterscheidet sich zudem von den Daten die eingetragen werden:

  • Abteilung A

Vor allem der Sitz und die Rechtsform sind der Eintragung zu entnehmen, aber auch der Inhaber bzw. die Gesellschafter und bei der KG auch die Höhe der Kommanditeinlage. Des Weiteren auch die Bestellung und Abbestellung von Prokuristen, ein möglicher Haftungsausschluss bei einer Geschäftsübernahme, die Einstellung oder Aufhebung von einem Insolvenzverfahren sowie die Eröffnung des Unternehmens oder die Auflösung einer Gesellschaft bzw. die Firmenlöschung.

  • Abteilung B

Auch hier gibt die Eintragung als erstes Aufschluss über den Sitz, die Rechtsform und den Gegenstand der Unternehmung. Zudem wird auch die Höhe des Grundkapitals sowie die Vorstandsmitglieder bei einer AG eingetragen. Bei der GmbH kommt es zur Eintragung der Höhe des Stammkapitals und der Geschäftsführer. Daneben werden im HRB auch die Bestellung und Abbestellung von Prokuristen eingetragen, die Einstellung oder die Aufhebung von Insolvenzverfahren sowie die Firmenlöschung oder Gesellschaftsauflösung.

Spielt die IHK eine Rolle bei der Eintragung ins Handelsregister?

Vom Gesetzgeber hat die Industrie- und Handelskammer den Auftrag das Registergericht dabei zu unterstützen, dass es zu keinen Falsch-Eintragungen kommt. Die IHK gibt regelmäßig auf Anfrage des Registergerichts eine gutachterliche Stellungnahme zu den firmenrechtlichen Fragestellungen ab. Daher ist es sinnvoll vor der Handelsregistereintragung, die gewünschte Firmierung und auch den Unternehmensgegenstand mit der zuständigen IHK abzusprechen, da so Beanstandungen des Registergerichts vermieden werden können.

Wann muss eine Eintragung ins Handelsregister erfolgen?

In Deutschland hat das Handelsregister einen hohen Stellenwert, da es sich dabei um ein öffentliches Verzeichnis handelt, welches Informationen über Kaufleute und Gesellschaften enthält, die beim Registergericht eingetragen werden. Bis 2007 waren neben Computern auch Bücher und Akten im Einsatz, doch seit 2007 wird das Handelsregister ausschließlich elektronisch geführt. Die Handelsregistereintragung ist bei einer Vielzahl von Unternehmensformen notwendig, denn nur so tritt die Gründung in Kraft. Aber auch wichtige Ereignisse machen eine Eintragung erforderlich, wie beispielsweise, der Eintritt eines neuen Gesellschafters oder wenn Prokura erteilt wird. Jeder Gründer sollte sich spätestens nach dem er sich für eine Gesellschaftsform entschieden hat über die damit verbundenen Eintragungspflichten.

Wer ist verpflichtet sich ins Handelsregister eintragen zu lassen?

Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende besteht keine Pflicht, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, aber sie können diese Eintragung freiwillig vornehmen lassen. In dem Moment, wo das Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, wird der Unternehmer automatisch zum Kaufmann und das mit allen Rechten und Pflichten. Durch den Eintrag in das Handelsregister wird beispielsweise aus einer GbR dann automatisch eine OHG.

Für folgende Rechtsformen besteht gleich mit dem Zeitpunkt der Gründung die Pflicht, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen:

  • Gewerbetreibender Kaufmann bzw. Einzelkaufmann
  • OHG, GmbH und AG

Damit beurteilt werden kann, ob ein Unternehmen ein kaufmännisch eingereichter Gewerbebetrieb ist und somit in das Handelsregister eingetragen werden muss, werden beispielsweise der Jahresumsatz, das Kapital, die Anzahl der Geschäftsvorgänge oder auch die Mitarbeiteranzahl herangezogen. In der Regel gilt als Schwellenwert ein Umsatz von mehreren 100.000 € pro Jahr.
Die Handelsregisternummer muss genannt werden
Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, dann wird eine Handelsregisternummer vergeben. Diese Nummer vereinfacht beispielsweise Geschäftspartnern Zugriff auf den Eintrag beim zuständigen Registergericht zu erhalten um so Auskünfte über die Unternehmung einzuholen.
Wird eine Firmen-Webseite betrieben, dann muss die Handelsregisternummer als Hinweis auf die Eintragung im Impressum angegeben werden. Aber auch auf den offiziellen Firmen-Briefbögen, Rechnungen, Lieferscheinen etc.. muss diese Nummer erscheinen.

Entstehen durch den Eintrag Pflichten?

Jeder Kaufmann unterliegt der Buchführungspflicht. Die Bücher geben Aufschluss über die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage. Dazu kommt, dass zu Beginn und Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz erstellt und eine Inventur durchgeführt werden muss.
Inventuren, Bilanzen und Handelsbücher muss der Kaufmann 10 Jahre aufbewahren und für Handelsbriefe und Kopien von abgesandten Dokumenten gilt eine Frist von sechs Jahren. Zudem ist der Kaufmann verpflichtet, sich nach den Regelungen des HGB zu richten. Gegenüber dem Kaufmann gibt es keine Formvorschriften, die es zugunsten von Nichtkaufleuten gibt. Auf den Geschäftsbriefen müssen abhängig von der jeweiligen Geschäftsform bestimmte Angaben gemacht werden. Auf jeden Fall gehören dazu:

  • Die exakte Firmenbezeichnung
  • Der entsprechende Rechtsformsatz.
  • Der Ort der Niederlassung / Firmensitz
  • Registergericht und Handelsregisternummer

Was ist vor der Handelsregistereintragung zu beachten?

Das erste ist, dass sich der angehende Unternehmer Gedanken macht, welche Unternehmensbezeichnung er auswählen möchte. Damit wettbewerbsrechtliche Streitigkeiten gleich von Beginn an ausgeschlossen werden, sollte der Firmenname durch die IHK geprüft werden. So kann in Erfahrung gebracht werden, ob bereits ein anderer Betrieb unter dem gewählten Firmennamen tätig ist. Wenn es sich um einen handwerklichen Betrieb handelt, dann sollte sich der Unternehmer bereits vor der Handelsregisteranmeldung mit der Handwerkskammer in Verbindung setzen, um eine Gewerbeerlaubnis sowie eine Stellungnahme zu erhalten. Ist das nicht vorhanden kann es zu Verzögerungen bei der Eintragung kommen.
Wenn jedoch alle Unterlagen vollständig und ohne Beanstandungen vorliegen und der anfallende Kostenvorschuss direkt an die Gerichtskasse gezahlt wird, dann ist der Handelsregistereintrag in der Regel innerhalb von drei bis fünf Tagen erfolgt.

Handelsregister Wordcloud

Die Details zum Handelsregistereintrag

Vom Gesetzgeber ist die eintragungspflichtige Handelsregistereintragung vorgeschrieben und sollte eine Eintragung nicht erfolgen, dann kann das dazu führen, dass der Unternehmer zur Zahlung eines Zwangsgeldes verpflichtet wird. Vor allem die folgenden Ereignisse sind Eintragungspflichtig:

  • Firmenlöschung
  • Änderung der Satzungen
  • Stammkapital Erhöhung
  • Sitzverlegung einer AG
  • Innerhalb des Vorstands einer AG personelle Veränderungen

Aber auch ein Handelsregistereintrag kann eintragungsfähig sein, wobei das keine Pflicht ist. Doch viele Unternehmen ist das wichtig, denn sie legen Wert auf einen offiziellen Vermerk. Allerdings gibt es nicht viele Tatsachen, die eintragungspflichtig sind – denn ansonsten würde das Handelsregister mit Inhalten überfüllt, die einfach nicht notwendig sind. So ist es beispielsweise möglich, dass sich ein landwirtschaftlicher Betrieb in das Handelsregister eintragen lässt. Dadurch genießt der Landwirt den Vorteil, dass er als Kaufmann gilt und somit nach dem HGB handeln kann.

Was bedeutet „Eintragung ins Handelsregister“?

Für Kaufleute, eine OHG und für Kapitalgesellschaften, wie die GmbH ist ein Eintrag in das Handelsregister Pflicht. Bei dem Handelsregister handelt es sich um ein Verzeichnis, das öffentlich einsehbar ist und Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse des eingetragenen Unternehmens gibt. Durch die Eintragung in das Handelsregister schützt der Unternehmen zugleich auch seinen Firmennamen.

Was genau ist das Handelsregister?

Als öffentliches Verzeichnis sind im Handelsregister die Einträge der angemeldeten Kaufleute im Bereich des zuständigen Registergerichts dokumentiert. Jeder kann das Handelsregister einsehen, dass Informationen bereithält über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse der Kaufleute und Unternehmen. Zu diesen Informationen zählen beispielsweise die Bilanzen und Jahresabschlüsse. Seit 2007 wird das Handelsregister ausschließlich elektronisch geführt und auch die Anmeldung sowie die Eintragung geht elektronisch vonstatten. Veröffentlicht wird der Handelsregistereintrag im elektronischen Unternehmensregister.
Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, dann ist der Firmenname geschützt gegenüber ähnlich klingenden Firmennamen. Anzumerken ist hier, dass nur Unternehmen die im Handelsregister eingetragen sind, einen Firmennamen führen dürfen.

Welche Angaben werden im Handelsregister bei einer Gründung vermerkt?

Nicht jedes Unternehmen muss sich im Handelsregister eintragen lassen. Wer beispielsweise freiberuflich als Grafiker tätig sein will oder mit einem Bekannten eine GbR gründen möchte, dann ist eine Handelsregistereintragung nicht notwendig. Aber in diesem Fall ist es wichtig, dass das Finanzamt informiert und/oder das Gewerbe beim Gewerbeamt angemeldet wird. Während die Eintragung für die Kleingewerbetreibenden und Freiberufler nicht verpflichtend ist, so unterliegen manche Unternehmungen dieser Pflicht. Dazu gehören beispielsweise

  • OHG – Offene Handelsgesellschaft
  • GmbH – Gesellschaft mit beschränkter Haftung
  • AG – Aktiengesellschaft

Jeder der ein Unternehmen gründet sollte sich die folgende Faustformel merken: Prinzipiell gehören in das Handelsregister die Unternehmen, für deren Betrieb ein „in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb“ notwendig ist. Wer sich nicht sicher ist, ob das auf das eigene Unternehmen zutrifft, das besteht oder gegründet wird, kann sich beim zuständigen Registergericht informieren. Dort gibt es einen Ansprechpartner, der Auskunft darüber geben kann, ob die Eintragung notwendig ist und was diese kostet. Neben der Gesellschaftsform werden auch die wirtschaftlichen Eckdaten des Unternehmens, wie beispielsweise die Anzahl der Geschäftsvorfälle und der Jahresumsatz vermerkt. Zudem werden bei der Gründung auch noch folgende Details eingetragen:

  • Der Firmenname
  • Die Rechtsform
  • Der Sitz des Unternehmens – Geschäftsanschrift
  • Die Anschriften der Niederlassung(en)
  • Der Unternehmensgegenstand
  • Vertretungsberechtigte Personen (je nach Gesellschaftsform Geschäftsführer, Prokuristen etc)
  • Das Grund- bzw. Stammkapital

Es ist wichtig, zu wissen, dass wenn eine Eintragung in das Handelsregister beantragt wurde, aber diese noch nicht erfolgt ist, dann erhält der Unternehmensname auch einen entsprechenden, kennzeichnenden Zusatz: „ In Gründung“.

Auch für bestehende Unternehmen ist eine Eintragung wichtig

Ein Handelsregistereintrag dient Dritten dazu, sich einen Überblick über ein Unternehmen zu verschaffen, beispielsweise über den Handelsregisterauszug. Daher ist es folgerichtig, dass eine Eintragung nicht nur bei der Gründung vorgenommen wird, sondern auch im Laufe der Unternehmenstätigkeit, beispielsweise wenn es zu gravierenden Veränderungen am Unternehmen kommt. Diese müssen dem Registergericht mitgeteilt werden, wobei sich der Unternehmer dafür auch an einen Notar wenden kann, der dann alle notwendigen Schritte vornimmt. Im Anschluss wird der Unternehmer dann nur noch vom Registergericht darüber informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist und die Eintragung vorgenommen wurde.

Wie wird der Eintrag in das Handelsregister vorgenommen?

Die Anmeldung für das Handelsregister muss vom Notar beglaubigt werden und das bedeutet der Unternehmer muss sich an einen solchen wenden, der dann die notwendigen Formalitäten für den Handelsregistereintrag übernimmt. In der Regel gehören für die Eintragung in das Handelsregister folgende Angaben:

  • Der Unternehmer muss seine Firma und den Firmennamen eintragen lassen
  • Ebenso gehören der Sitz, die Niederlassungen und Zweigniederlassungen der Firma mit Angabe der entsprechenden Anschriften ins Register
  • Auch der Unternehmenszweck ist ein Bestandteil des Eintrags
  • Ebenfalls werden die vertretungsberechtigten Personen und auch deren Vertretungsbefugnisse ins Handelsregister eingetragen
  • Zudem ist die Rechtsform mit anzugeben
  • Des Weiteren die Höhe des Grund- und Stammkapitals sind dort einzutragen

Sollte es Änderungen geben, eine Niederlassung eröffnet oder das Unternehmen abgemeldet werden, dann ist das dem Registergericht mitzuteilen, damit der Handelsregistereintrag geändert wird. In der Regel muss der Geschäftsführer schriftlich versichern, dass es keine hindernden Umstände, wie beispielsweise eine Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung bestehen.

Was bewirkt die Eintragung in das Handelsregister?

In früheren Zeiten basierten die Regelungen zur Führung eines Handelsregisters für deutsche Unternehmen allein auf der Handelsregisterverordnung der deutschen Gesetzgebung (HGB), doch heute kommen auch die internationalen Gesetze und Regelungen zum Tragen. Ganz besonders ist seit 2007 eine EU-Verordnung relevant, die besagt, dass das Handelsregister in elektronischer Form geführt werden muss und eben daher ist das seit 2007 in Deutschland der Fall. Auch die mit dem Handelsregister verwandten Vorgänge, werden ausschließlich in elektronischer Form vorgenommen, wie beispielsweise die Anmeldungen oder die Anträge über Auskünfte rund um das Handelsregister. Dafür kommen bestimmte elektronische Kommunikations- und Informationssysteme zur Anwendung, die als „E-Justice“ bezeichnet werden.

Welche Bedeutung hat das Handelsregister?

Die Eintragungen im Handelsregister können von jedem bei dem zuständigen Registergericht eingesehen werden. Wer wünscht, der erhält auch Abschriften von Handelsregisterauszügen sowie der zugrunde liegenden Schriftstücke. Für diese „Auskünfte“ ist jedoch eine Gebühr zu zahlen. Veröffentlicht werden die Eintragungen und Änderungen sowie Löschungen im Handelsregister von dem Bundesanzeiger sowie auch von mindestens einer Zeitung veröffentlicht. Die Unternehmen müssen die Eintragungen in öffentlich beglaubigter Form abgeben.

Da das Handelsregister öffentlichen Glauben genießt, bedeutet dass, dass jede Person, die Einsicht in das Verzeichnis nimmt, den jeweiligen Eintragungen absoluten Glauben schenken kann. Das gilt auch in dem Fall, wenn die Daten und Angaben falsch sein sollten – da beispielsweise etwas nicht rechtzeitig gelöscht wurde.

in das Handelsregister eintragen

Rechtsgeschäfte im guten Glauben auf die Richtigkeit der Eintragung

Werden Rechtsgeschäfte abgeschlossen, die auf dem guten Glauben der Richtigkeit der Handelsregistereintragung basieren, dann sind diese auch dann gültig, wenn die Eintragung nicht mehr richtig bzw. falsch war. Wird von einem Unternehmen beispielsweise ein Prokurist entlassen, aber unterlässt oder vergisst dessen Prokura im Handelsregister zu löschen, dann behält ein Rechtsgeschäft, dass dieser ehemalige Prokurist mit einer dritten Person nach seiner Entlassung im Namen des Unternehmens abschließt Gültigkeit. Dabei ist allerdings die Voraussetzung gegeben, dass die dritte Person nichts von der Entlassung wusste und sich durch die Einsicht in das Register, von dessen Prokura überzeugt hat. Genau aus diesem Grund ist es wichtig, dass ein Kaufmann oder ein Unternehmen stets alle Änderungen die eintragungspflichtig sind, stets rechtzeitig, also umgehend im Handelsregister eintragen bzw. korrigieren lässt.

Welche Vorteile bringt das Handelsregister?

Wie bereits angesprochen ist das Handelsregister ein öffentliches Verzeichnis, das jedem Auskunft gibt über die eingetragenen Unternehmungen. Eine solche Handelsregistereintragung kann sinnvoll sein, denn das Unternehmen wirkt nicht nur professioneller, sondern auch seriöser. Es ist oftmals die Eintragung, die Vertrauen beim Geschäftspartner erwirkt und zudem kann einer Person auch nur dann Prokura erteilt werden, wenn eine Eintragung im Handelsregister erfolgt.

Dazu kommt auch, dass die Handelsregistereintragung bei den Behörden und Banken einen Eindruck von Seriosität hinterlässt. Oftmals geht einer Zusammenarbeit eine Überprüfung voraus und macht zudem deutlich, dass das Unternehmen nach den kaufmännischen Regelungen, Rechten und Pflichten arbeitet – sich also insbesondere nach dem HGB (Handelsgesetzbuch) richtet. Teilweise ist auch für die Mitgliedschaft in Fachverbänden ein Eintrag im Handelsregister notwendig.

Eventuell auch ein Vorteil ist, dass der Unternehmer seinem Unternehmen einen Fantasienamen geben darf und damit die Nennung des Inhabers mit Vor- und Zunamen nicht mehr zwingend notwendig ist.

Gibt es auch Nachteile?

Der Unternehmer wird durch die Eintragung in das Handelsregister zum Kaufmann und für diesen gelten ganz besondere Regeln: die des Handelsgesetzbuches, kurz HGB. Vonseiten des Gesetzgebers wird davon ausgegangen dass Kaufleute über mehr Wissen im Rechtsverkehr verfügen müssen, als Nichtkaufleute. Daher ist ein Kaufmann beispielsweise bereits durch eine mündliche Zusage an eine Bürgschaft gebunden, im Gegensatz zum Nichtkaufmann, der einen Bürgschaftsvertrag nur schriftlich abschliessen kann. Zudem werden durch die Eintragung auch andere Pflichten hervorgerufen. Das ist zum einen die Buchführungspflicht, die Erstellung einer Bilanz und einer Inventur. Nach § 242 HGB sind Einzelkaufleute allerdings davon befreit. Zudem ist jeder, der in einem Geschäftsjahr nicht mehr als 500.000 € Umsatz erzielt und 50.000 € Gewinn ebenso nicht zur Buchführung, Bilanzierung und Inventur verpflichtet.

Wichtig ist auch zu wissen, dass eine Eintragung in das Handelsregister Gebührenpflichtig ist. Kleingewerbetreibende, die nicht im Register eingetragen sind, müssen in der Regel auch keinen IHK Grundbeitrag leisten, der sich nach der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit richtet. So wird unter einem Betrag von 5.000 € in der Regel kein Beitrag fällig. Ansonsten richtet sich die genaue Beitragsgrenze nach der jeweiligen Satzung der zuständigen Industrie- und Handelskammer.

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