Eintragung ins Handelsregister

Das Handelsregister ist ein von den Amtsgerichten geführtes öffentliches Verzeichnis. Es enthält Informationen über Unternehmen und gibt Auskunft über deren wirtschaftlichen Verhältnisse. Da jeder Gewerbetreibende grundsätzlich ein Kaufmann ist, gilt es als verpflichtend, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Jedoch sind Kleingewerbetreibende hiervon ausgenommen.

Das erwartet dich heute:

Was bedeutet „Eintragung ins Handelsregister“?

Für Kaufleute, eine OHG und für Kapitalgesellschaften, wie die GmbH ist ein Eintrag in das Handelsregister Pflicht. Bei dem Handelsregister handelt es sich um ein Verzeichnis, das öffentlich einsehbar ist und Auskunft über die wirtschaftlichen Verhältnisse des eingetragenen Unternehmens gibt. Durch die Eintragung in das Handelsregister schützt das Unternehmen zugleich bedingt seinen Firmennamen. Es handelt sich jedoch nicht um einen Vollschutz: Der gleiche Name kann in einem anderen Bezirk von der IHK genehmigt werden.

Ist ein Handelsregistereintrag Pflicht?

Besonders Existenzgründer stellen sich diese Frage, noch bevor sie mit der Geschäftsgründung beginnen. Hier muss erwähnt werden, dass die Rechtslage dazu nicht ganz eindeutig zugeordnet werden kann. Vom Gesetzgeber ist lediglich vorgesehen, dass sich alle Unternehmen in das Handelsregister eintragen lassen müssen, die einen in kaufmännischer Weise geführten Geschäftsbetrieb erfordern. Vom Gesetzgeber sind dafür allerdings keine konkreten Umsatzzahlen, Gewinne oder Unternehmensgrößen vorgegeben. Sobald das Unternehmen in dem Handelsregister eingetragen ist, wird der Unternehmer automatisch zum Kaufmann und das mit allen Rechten und Pflichten. Durch den Eintrag in das Handelsregister wird beispielsweise aus einer GbR automatisch eine OHG.

Jetzt profitieren und Zeit sparen!

Bis zu 6 Monate kostenlos die Vorzüge einer digitalen GOBD-konformen Buchhaltungssoftware genießen!

  • Rechnungen automatisch erstellen lassen
  • Belege digitalisieren
  • Kunden & Lieferanten verwalten
Rabatt sichern

Für folgende Rechtsformen besteht gleich mit dem Zeitpunkt der Gründung die Pflicht, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen:

  • Gewerbetreibender Kaufmann bzw. eingetragener Kaufmann (e.K.)
  • Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
  • Personengesellschaften (OHG, KG, GmbH & Co. KG, EWIV)

Damit beurteilt werden kann, ob ein Unternehmen ein kaufmännisch eingereichter Gewerbebetrieb ist und somit in das Handelsregister eingetragen werden muss, werden beispielsweise der Jahresumsatz, das Kapital, die Anzahl der Geschäftsvorgänge oder auch die Mitarbeiteranzahl herangezogen. In der Regel gilt als Schwellenwert ein Umsatz von mehreren 100.000 € pro Jahr.

Nicht jedes Unternehmen muss sich im Handelsregister eintragen lassen. Für Freiberufler und Kleingewerbetreibende besteht keine Pflicht, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen, aber sie können diese Eintragung freiwillig vornehmen lassen.

Wer beispielsweise freiberuflich als Grafiker tätig sein will oder mit einem Bekannten eine GbR gründen möchte, für den ist eine Handelsregistereintragung nicht notwendig. Aber in diesem Fall ist es wichtig, dass das Finanzamt informiert und/oder das Gewerbe beim Gewerbeamt angemeldet wird.


Die Handelsregisternummer muss genannt werden


Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, dann wird eine Handelsregisternummer vergeben. Diese Nummer vereinfacht beispielsweise Geschäftspartnern Zugriff auf den Eintrag beim zuständigen Registergericht zu erhalten um so Auskünfte über die Unternehmung einzuholen.
Wird eine Firmenwebsite betrieben, dann muss die Handelsregisternummer als Hinweis auf die Eintragung im Impressum angegeben werden. Aber auch auf den offiziellen Firmenbriefbögen, Rechnungen, Lieferscheinen, E-Mails etc. muss diese Nummer erscheinen.

Ablauf der Eintragung

Was ist vor der Handelsregistereintragung zu beachten?

Zunächst muss sich der angehende Unternehmer Gedanken machen, welche Unternehmensbezeichnung er auswählen möchte. Damit wettbewerbsrechtliche Streitigkeiten gleich von Beginn an ausgeschlossen werden oder die Eintragung im Handelsregister vom Amtsgericht nicht abgelehnt wird, sollte der Firmenname vorab durch die IHK geprüft werden. So kann in Erfahrung gebracht werden, ob bereits ein anderer Betrieb unter dem gewählten Firmennamen tätig ist. Wenn es sich um einen handwerklichen Betrieb handelt, dann sollte sich der Unternehmer bereits vor der Handelsregisteranmeldung mit der Handwerkskammer in Verbindung setzen, um eine Gewerbeerlaubnis sowie eine Stellungnahme zu erhalten. Ist das nicht vorhanden kann es zu Verzögerungen kommen.

Wenn jedoch alle Unterlagen vollständig und ohne Beanstandungen vorliegen und der anfallende Kostenvorschuss direkt an die Gerichtskasse gezahlt wird, dann ist der Handelsregistereintrag in der Regel innerhalb von drei bis fünf Tagen erfolgt.

Die Eintragung im Handelsregister, was wird eingetragen?

Im Handelsregister gibt es zwei Abteilungen:

Abteilung A Abteilung B
Rechtsform
  • e. K. (Einzelkaufmann)
  • OHG (Offene Handelsgesellschaft)
  • KG (Kommanditgesellschaft)
  • EWIV (Europäisch wirtschaftliche Interessenvereinigung)
  • AG (Aktiengesellschaft)
  • Kommanditgesellschaft auf Aktion
  • GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit
Inhaltliche Daten
  • Sitz und Rechtsform 
  • Inhaber bzw. Gesellschafter
  • Bei KG: Höhe der Kommanditeinlage
  • Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
  • mögliche Haftungsausschlüsse bei einer Geschäftsübernahme
  • Einstellung oder Aufhebung von Insolvenzverfahren
  • Eröffnung des Unternehmens
  • Firmenlöschung oder Gesellschaftsauflösung
  • Sitz und Rechtsform
  • Gegenstand der Unternehmung
  • Höhe des Grundkapitals 
  • Bei AG: Vorstandsmitglieder
  • Bei GmbH: Erfassung der Höhe des Stammkapitals und der Geschäftsführer
  • Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
  • Einstellung oder Aufhebung von Insolvenzverfahren
  • Firmenlöschung oder Gesellschaftsauflösung

    Handelsregister Gliederung in Abteilung A und Abteilung B
    Abteilungen im Handelsregister

    Wie wird der Eintrag in das Handelsregister vorgenommen?

    Die Anmeldung für das Handelsregister muss innerhalb eines Notariats vom Notar beglaubigt werden. Das bedeutet, dass sich der Unternehmer an einen solchen wenden muss, der dann die notwendigen Formalitäten für den Handelsregistereintrag übernimmt. In der Regel gehören zur Eintragung in das Handelsregister folgende Angaben:

    • Firma und den Firmennamen
    • Sitz, Niederlassungen und Zweigniederlassungen der Firma mit Angabe der entsprechenden Anschriften
    • Unternehmenszweck
    • Vertretungsberechtigte Personen und deren Vertretungsbefugnisse
    • Rechtsform
    • Höhe des Grund- und Stammkapitals

    Sollte es Änderungen geben, eine Niederlassung eröffnet oder das Unternehmen abgemeldet werden, dann ist das dem Registergericht mitzuteilen, damit der Handelsregistereintrag im Registerportal geändert wird. In der Regel muss der Geschäftsführer schriftlich versichern, dass es keine hindernden Umstände - beispielsweise eine Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung - bestehen.

    Entstehen durch den Eintrag Pflichten?

    Jeder Kaufmann unterliegt der Buchführungspflicht. Die Bücher geben Aufschluss über die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage. Dazu kommt, dass zu Beginn und Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz erstellt und eine Inventur durchgeführt werden muss. Inventuren, Bilanzen und Handelsbücher muss der Kaufmann 10 Jahre aufbewahren und für Handelsbriefe und Kopien von abgesandten Dokumenten gilt eine Frist von sechs Jahren. Zudem ist der Kaufmann verpflichtet, sich nach den Regelungen des HGB zu richten. Auf den Geschäftsbriefen müssen abhängig von der jeweiligen Geschäftsform bestimmte Angaben gemacht werden. Auf jeden Fall gehören dazu:

    • Die exakte Firmenbezeichnung
    • Der entsprechende Rechtsformsatz
    • Der Ort der Niederlassung / Firmensitz
    • Registergericht und Handelsregisternummer

    Die Details zum Handelsregistereintrag

    Vom Gesetzgeber ist die Handelsregistereintragung in manchen Fällen vorgeschrieben. Sollte diese nicht erfolgen, dann kann das dazu führen, dass der Unternehmer zur Zahlung eines Zwangsgeldes verpflichtet wird. Vor allem die folgenden Ereignisse sind eintragungspflichtig:

    • Firmenlöschung
    • Änderung der Satzungen
    • Stammkapital Erhöhung
    • Sitzverlegung einer AG
    • Innerhalb des Vorstands einer AG personelle Veränderungen

    Ein Handelsregistereintrag ist auch möglich, wenn es keine Pflicht dafür gibt. Viele Unternehmen sehen dies als wichtig an, denn sie legen Wert auf einen offiziellen Vermerk. Allerdings gibt es nicht viele Tatsachen, die eintragungspflichtig sind – ansonsten würde das Handelsregister mit Inhalten überfüllt, die nicht notwendig sind. So ist es beispielsweise möglich, dass sich ein landwirtschaftlicher Betrieb in das Handelsregister eintragen lässt. Dadurch genießt der Landwirt den Vorteil, dass er als Kaufmann gilt und somit nach dem HGB handeln kann.

    Die Vorteile

    Wer sich bzw. sein Unternehmen (freiwillig) in das Handelsregister eintragen lässt, der kann von einigen Vorteilen profitieren:

    • Banken und andere Firmen bringen einer im Handelsregister eingetragenen Unternehmung einen gewissen Vertrauensbonus entgegen
    • Ein Handelsregistereintrag wirkt seriös, da sich das Unternehmen den Pflichten des Handelsgesetzbuches (HGB) unterwirft
    • Namensgebung: Eingetragene Firmen dürfen einen Fantasienamen nutzen, während bei den nicht eingetragenen Unternehmen, stets der vollständige Name des Inhabers zu nennen ist. Hier darf kein Fantasienamen verwendet werden!

    Die Nachteile

    Aber wo Vorteile sind, gibt es zumeist auch Nachteile und so ist es auch bei der Handelsregistereintragung:

    • Die Bilanzierungspflicht: durch Eintragung gilt das Unternehmen als kaufmännisch geführten Betrieb. Hier reicht eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung grundsätzlich nicht mehr aus, sondern es muss eine doppelte Buchführung vorgenommen werden
    • Für jedes Geschäftsjahr muss eine Bilanz und eine Inventur erstellt werden, wobei bei den Bilanzen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vorgegeben ist. Bestimmte Einzelkaufleute sind jedoch von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit. Hierzu zählen Einzelkaufleute, die nicht mehr als 60.000€ Jahresüberschuss und nicht mehr als 600.000€ Umsatzerlöse erzielen
    • Die Eintragung und Abänderung von Daten im Handelsregister ist mit Kosten verbunden
    • Veränderungen von Daten im Handelsregister müssen ebenso notariell erfolgen wie die Eintragung selbst
    • Der Unternehmer ist verpflichtet, sich an das HGB zu halten. Darin sind die Regeln deutlich strenger, als wenn das Unternehmen nicht in das Handelsregister eingetragen wäre

    Was genau ist das Handelsregister?

    Als öffentliches Verzeichnis sind im Handelsregister die Einträge der angemeldeten Kaufleute im Bereich des zuständigen Registergerichts dokumentiert. Jeder kann das Handelsregister einsehen, welches Informationen über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse der Kaufleute und Unternehmen bereithält. Zu diesen Informationen zählen beispielsweise die Bilanzen und Jahresabschlüsse. Seit 2007 wird das Handelsregister ausschließlich elektronisch geführt und auch die Anmeldung sowie die Eintragung geht elektronisch vonstatten. Veröffentlicht wird der Handelsregistereintrag im elektronischen Unternehmensregister.
    Ist ein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, dann ist der Firmenname zumindest regional geschützt gegenüber ähnlich klingenden Firmennamen. Anzumerken ist hier, dass nur Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, einen Firmennamen führen dürfen.

    Auch für bestehende Unternehmen ist eine Eintragung wichtig

    Ein Handelsregistereintrag dient Dritten dazu, sich einen Überblick über ein Unternehmen zu verschaffen, beispielsweise über den Handelsregisterauszug. Daher ist es folgerichtig, dass eine Eintragung nicht nur bei der Gründung vorgenommen wird, sondern auch im Laufe der Unternehmenstätigkeit, beispielsweise wenn es zu gravierenden Veränderungen am Unternehmen kommt. Diese müssen dem Registergericht mitgeteilt werden, wobei sich der Unternehmer dafür auch an einen Notar wenden kann, der dann alle notwendigen Schritte vornimmt. Im Anschluss wird der Unternehmer vom Registergericht darüber informiert, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

    Spielt die IHK eine Rolle bei der Eintragung ins Handelsregister?

    Vom Gesetzgeber hat die Industrie- und Handelskammer den Auftrag das Registergericht dabei zu unterstützen, dass es zu keinen Falsch-Eintragungen kommt. Die IHK gibt regelmäßig auf Anfrage des Registergerichts eine gutachterliche Stellungnahme zu den firmenrechtlichen Fragestellungen ab. Daher ist es sinnvoll, vor der Handelsregistereintragung die gewünschte Firmierung und auch den Unternehmensgegenstand mit der zuständigen IHK abzusprechen, da so Beanstandungen des Registergerichts vermieden werden können.

    Rechtsgeschäfte im guten Glauben auf die Richtigkeit der Eintragung

    Werden Rechtsgeschäfte abgeschlossen, die auf dem guten Glauben der Richtigkeit der Handelsregistereintragung basieren, dann sind diese auch dann gültig, wenn die Eintragung nicht mehr richtig bzw. falsch war. Wird von einem Unternehmen beispielsweise ein Prokurist entlassen, aber unterlässt oder vergisst dessen Prokura im Handelsregister zu löschen, dann behält ein Rechtsgeschäft, dass dieser ehemalige Prokurist mit einer dritten Person nach seiner Entlassung im Namen des Unternehmens abschließt Gültigkeit. Dabei ist allerdings die Voraussetzung gegeben, dass die dritte Person nichts von der Entlassung wusste und sich durch die Einsicht in das Register, von dessen Prokura überzeugt hat. Genau aus diesem Grund ist es wichtig, dass ein Kaufmann oder ein Unternehmen alle Änderungen die eintragungspflichtig sind, stets rechtzeitig, also umgehend im Handelsregister eintragen bzw. korrigieren lässt.

    Alles Wichtige haben wir auch in einem Video für dich zusammengefasst:

    Vorlagen & Muster