Auftragsbestätigung 

Definition, Wissenswertes & Vorlage

Die Grundlagen für eine Auftragsbestätigung ist in den meisten Fällen ein Angebot. Ein Angebot kann direkt vom Unternehmen verschickt oder von einem potenziellen Kunden, aber auch von einem Stammkunden angefragt werden. Es bezieht sich auf die Lieferung von Waren oder auf die Erbringung von Dienstleistungen.

Inhalt

Der Kunde kann alle oder nur einzelne Punkte eines Angebotes als Auftrag erteilen. Nachdem der Auftrag erteilt wurde, erstellt der Lieferant der Waren oder der Erbringer der Leistungen eine Auftragsbestätigung für den Kunden.

Die Grundlage für eine Auftragsbestätigung bildet meist ein Angebot

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist in der DIN 69905 festgelegt. Sie teilt dem Kunden die Annahme des Auftrags mit. Das Unternehmen, das die Bestätigung eines Auftrags erstellt, hat zumeist zuvor ein Angebot über die Lieferung der Waren, über die Menge und die Preise oder über eine Dienstleistung und deren Preise erstellt. Nimmt der Kunde das Angebot an, erteilt er einen Auftrag. Damit er weiß, dass der Auftrag ausgeführt wird, erstellt das Unternehmen eine entsprechende Bestätigung. Nutze das sevDesk Rechnungsprogramm, um Aufträge einfach abzuwickeln sowie Angebote zu erstellen. Nimmt der Kunde ein Angebot an, erstellt die sevDesk Online-Software automatisch eine Auftragsbestätigung für dich und sendet diese an den Kunden.

Eine Auftragsbestätigung wird in den meisten Fällen schriftlich erstellt. So ist die Beweislage gesichert. Damit eine Auftragsbestätigung tatsächlich als Beweismittel dient, kommt es darauf an, dass sie wichtige Angaben erhält. Das Unternehmen, das die Bestätigung eines Auftrags erstellt, verpflichtet sich den Auftrag zu den im Angebot festgelegten oder in einer Auftragsverhandlung vereinbarten Konditionen auszuführen.

Vor allem bei großen Aufträgen, beispielsweise bei Bauleistungen, geht einem Auftrag nicht nur ein einfaches Angebot, sondern zusätzlich eine Auftragsverhandlung voraus. Dabei werden wichtige Konditionen für die Ausführung des Auftrags festgelegt. Diese Konditionen müssen in der Auftragsbestätigung festgeschrieben werden.

Achtung!

Eine Auftragsbestätigung muss GoBD-konform erfasst und archiviert werden, damit deine Buchhaltung lückenlos, vollständig und fehlerfrei nachzuvollziehen und nachzuprüfen ist.

Was muss in der Auftragsbestätigung stehen?

In der Auftragsbestätigung teilt ein Unternehmen dem Kunden mit, dass sein Auftrag angenommen wurde. Dieser muss zuvor schriftlich, per Telefon oder bei einem direkten Aufeinandertreffen der beiden Beteiligten zustande gekommen sein.

Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags schafft Klarheit und vermeidet Missverständnisse, indem sie die Vereinbarungen mit dem Kunden zusammenfasst: den Preis, die Lieferzeit, die Bestellmenge und weitere wichtige Details. Die Bestätigung eines Auftrags ins zwar aus rechtlicher Sicht nicht unbedingt erforderlich, kann aber beiden Seiten Sicherheit bieten. Die wichtigsten Vereinbarungen sicherheitshalber noch einmal zusammenzufassen, ist gerade bei größeren Aufträgen und neuen Kunden wichtig. Eine klug formulierte Auftragsbestätigung kann zudem Privatkunden in ihrer Kaufentscheidung bestärken.

Auftragsbestätigung als Willenserklärung

Eine Auftragsbestätigung ist eine Willenserklärung, die zumeist in schriftlicher Form erfolgt. Die Bestätigung eines Auftrags kann vom Angebot abweichen, doch gilt sie dann nicht als Annahme des Vertrages, sondern als Ablehnung.

In diesem Fall ist ein neues Angebot zu verhandeln wenn der potenzielle Kunde immer noch an der Warenlieferung oder der Dienstleistung interessiert ist. Vor allem bei großen Aufträgen gibt es keine schriftliche Auftragsbestätigung, sondern ausgehandelte Verträge, die beide Vertragspartner unterschreiben.

Wann du eine Auftragsbestätigung schreiben musst

Die Bestätigung eines Auftrags ist nicht immer erforderlich, wenn ein Kunde einen Auftrag erteilt. In einigen Fällen ist die schriftliche Bestätigung eines Auftrags jedoch zwingend erforderlich. Wird eine Bestellung abgeändert, erfolgt eine Bestellung zu spät oder bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat, so ist eine Auftragsbestätigung erforderlich.

Hat ein Unternehmer ein freibleibendes Angebot erstellt und bestellt ein Kunde daraufhin, so muss der Unternehmer bei Annahme des Angebotes eine Bestätigung des Auftrags erstellen. Eine schriftliche Auftragsbestätigung macht auch Sinn, wenn ein Kunde das ersten Mal bestellt. So können Missverständnisse ausgeschlossen werden.

Was muss eine Auftragsbestätigung beinhalten?

Will ein Unternehmer eine Auftragsbestätigung schreiben, so muss er sich an seinem Angebot und am Auftrag des Kunden orientieren. Folgende Punkte muss die Bestätigung eines Auftrags enthalten:

  • Bezeichnung und Menge der Ware
  • Preis der Ware
  • Bezeichnung und Umfang der Leistung
  • Preis der Leistung
  • Datum für die Lieferung oder für die Erbringung der Leistung
  • Regelungen über die Warenlieferung
  • Kosten für Fracht und Verpackung
  • Zahlungsbedingungen
  • Gerichtsstand
  • Eigentumsvorbehalt.

Bei der Art der Übermittlung hat der Auftraggeber freie Wahl zwischen dem Postweg, einer Email oder einem Fax. Die Bestätigung eines Auftrags muss zudem keinen formalen Regeln folgen. Es gibt keine bestimmten Vorgaben, was eine Auftragsbestätigung beinhalten muss. Sie kann zudem eine andere Bezeichnung tragen – etwa „Anmeldebestätigung“ oder „Buchungsbestätigung“.

Einige Dinge haben sich inhaltlich allerdings eingebürgert:

  • ein Dankeschön für die Erteilung des Auftrags und eventuell (bei Privatkunden) ein bestätigender Hinweis darauf, dass der Kunde gut gewählt hat
  • eine genaue Beschreibung der Menge und Art der Waren (bzw. Leistungen)
  • der Einzelpreis und der Gesamtpreis (Angabe mit und ohne Mehrwertsteuer)
  • die Konditionen, Liefertermine und weitere organisatorische Details
  • ein Verweis auf die AGB des Auftraggebers
  • eventuell das Ersuchen um Bestätigung der Mitteilung durch Unterschrift des Kunden (unbedingt erforderlich, wenn Details der Auftragsbestätigung vom zuvor Besprochenen abweichen!)

Mustervorlage

excel Vorlage für Auftragsbestätigung

Ein Angebot ist in vielen Fällen die Grundlage für einen Auftrag. Daher erstellen viele Unternehmen keine Auftragsbestätigung, sondern sie senden das Angebot oder die Bestellung mit einem Bestätigungsvermerk an den Kunden zurück. Der Auftragsnehmer sollte die Auftragsbestätigung möglichst umgehend nach der Auftragserteilung erstellen.