Abschlagsrechnung

In vielen Unternehmen werden Rechnungen für große Aufträge nicht in einer Summe gestellt. Sie erstellen mehrere Abschlagsrechnungen. Abschlagsrechnungen haben für das Unternehmen aber auch für den Empfänger Vorteile: Sie müssen nicht in einer hohen Summe bezahlt werden und das Unternehmen, das die Leistung erbringt bekommt schneller Geld, mit dem es arbeiten kann.

Inhalt

Was ist eine Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung wird für einen Teilbetrag einer Ware oder einer Leistung erstellt, beispielsweise bei einer Bauleistung, da der Wert der Ware sehr hoch ist und sich die Erbringung der Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt. Eine Abschlagsrechnung ist also eine Teilrechnung, sie wird auch als A-Conto-Rechnung bezeichnet. Die Abschlagsrechnung steht zumeist unter dem beidseitigen Vorbehalt einer endgültigen Abrechnung.

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften, wie hoch die Teilrechnungen sein dürfen oder wie viele Zahlungen gemacht werden können. Um welche Art und Höhe es sich bei der Abschlagsrechnung handelt, wird meist von Unternehmer und Kunde vereinbart.

Möglichkeiten für Abschlagsrechnungen

Eine Abschlagsrechnung kann für viele Zwecke erstellt werden. In einem Bauunternehmen können Abschlagsrechnungen gestellt werden, da sich ein Bauvorhaben über einen langen Zeitraum erstreckt. Auch bei der Herstellung sehr teurer Waren, beispielsweise von Anlagen, können Abschlagsrechnungen erstellt werden. Abschlagsrechnungen können auch für länger andauernde Sachleistungen gestellt werden, beispielsweise für die monatlichen Zahlungen bei der Lieferung von Strom oder Gas.

Bei Bauleistungen, aber auch bei verschiedenen anderen Leistungen, kann eine Anzahlungsrechnung gestellt werden. Der Kunde leistet eine Anzahlung, er kann weitere Teilzahlungen leisten, bevor die Abschlussrechnung gestellt wird. Zumeist wird vertraglich vereinbart, ob Abschlagsrechnungen gestellt werden und nach welchen Zeiträumen sie gestellt werden. Die Fälligkeit der Abschlagsrechnung liegt meistens bei 30 Tagen, doch bei einem länger andauernden Vertrag, wie der Lieferung von Strom, können die Rechnungen auch nach kürzerer Zeit fällig werden.
Mit dem sevDesk Rechnungsprogramm kannst du Rechnungen mit nur wenigen Klicks erstellen sowie Fehler beim Erstellen deiner Rechnung vermeiden. Hierbei füllt die Online-Software alle rechtlichen Pflichtangaben automatisch aus und stellt sicher, dass deine Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Abschlagsrechnung

Zweck von Abschlagsrechnungen

Mit einer Abschlagsrechnung wird ein Entgelt an den Gläubiger gezahlt, genau wie bei einer anderen Rechnung. Zweck einer solchen Abschlagsrechnung ist, dass die Belastung von Gläubiger und Schuldner geringer gehalten wird. Der Gläubiger kann mit der Abschlagsrechnung seine Leistungen vorfinanzieren, damit ist das Insolvenzrisiko geringer. Für den Schuldner ist die finanzielle Belastung ebenfalls geringer, er kann auf diese Weise auch vor einer Insolvenz geschützt werden, da er oft nicht genügend finanzielle Mittel hat, um die Rechnung in voller Höhe zu bezahlen.

Gemäß der Rechtsordnung im Bürgerlichen Gesetzbuch sollten Teilrechnungen nur die Ausnahme sein. Der Schuldner darf Abschlagszahlungen nur dann erbringen und der Gläubiger darf sie nur dann fordern, wenn das durch eine Rechtsvorschrift geregelt ist. Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht Abschlagsrechnungen bei Werkverträgen vor, da ansonsten die Vergütung erst bei der Abnahme erfolgen würde. Für bereits erbrachte Teile einer Werksleistung werden Abschlagszahlungen vorgenommen, dabei handelt es sich nicht um Vorauszahlungen.

Elemente einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung muss grundsätzlich so aufgebaut sein wie eine herkömmliche Rechnung. Sie muss folgende Elemente enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Bezeichnung der Leistung und deren Umfang
  • Steuernummer des Leistungserbringers
  • Bankverbindung des Leistungserbringers

Zusätzlich muss sie den Wert der Leistung als Bruttobetrag sowie den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag enthalten. Das Zahlungsziel muss auf der Rechnung aufgeführt sein, ebenso muss die Rechnung als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein. Es muss angegeben werden, um welche Abschlagsrechnung es sich handelt (z.B.: Abschlagsrechnung 1). Wenn die Leistung noch nicht erbracht wurde, muss der in Zukunft liegende Lieferzeitpunkt angegeben werden.

Bei einer Bauleistung oder einer Werksleistung kann in der Teilrechnung angegeben werden, welche Abschläge bereits berechnet wurden und ob sie bezahlt wurden. Die Abschläge werden zumeist immer in der gleichen Höhe berechnet, am Ende, wenn die volle Leistung erbracht wurde, wird die Schlussrechnung gestellt. In der Endrechnung werden die bereits in Rechnung gestellten Teilzahlungen vom Gesamtbetrag abgezogen. Sie wird als solche gekennzeichnet und kann höher oder niedriger als die Abschlagsrechnungen ausfallen.

Höhe der Abschlagsrechnung

Im Allgemeinen liegt die Vertragsfreiheit vor, weshalb Kunden und Unternehmer im Normalfall im Voraus klären, welche Abschlagszahlungen in welcher Höhe gezahlt werden sollen. An dieser Stelle ist besonders das Verhandlungsgeschick von dir als Unternehmer wichtig, wenn es um die Vereinbarung der Abschlagszahlungen geht, da es keine gesetzlichen Vorschriften gibt, wie viele Abschlagszahlungen gemacht werden können. Der Zeitpunkt der Erstellung einer Abschlagszahlung wird ebenfalls intern in Absprache zwischen Kunde und Unternehmen gewählt. Hierbei ist eine erste Teilzahlung bzw. ein Vorschuss nach Auftragsvergabe häufiger, insbesondere bei Freelancern und Freiberuflern.

Die häufigsten Fehler bei Abschlagsrechnungen

1. Zentrale Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 Abs. 4 UStG), die ebenfalls für Abschlagsrechnungen gelten, werden vergessen und nicht ausgefüllt.
2. Falsche Bezeichnung der Abschlagsrechnung als Teilrechnung.
3. In der Abschlussrechnung werden Anzahlungen nicht korrekt berücksichtigt.

Abschlagsrechnung einfach erstellen

Ein Rechnungsprogramm erleichtert das Schreiben von Abschlagsrechnungen. Die bereits berechneten Abschläge sind schnell ersichtlich und vorangegangene Abschlagsrechnungen sind im System hinterlegt. Das Rechnungsprogramm stellt eine deutliche Erleichterung für das Schreiben von Abschlagsrechnungen und der Schlussrechnung dar. Die im Rechnungsprogramm hinterlegten Abschlagsrechnungen können für die Zahlungsüberwachung und das Mahnwesen dienen. Sie werden für Auswertungen in der Buchhaltung herangezogen.