Kassenbuch Kleinunternehmer – Excel, Vorlage oder Software?

Als Kleinunternehmer stehst du sicherlich früher oder später vor der Frage, ob du ein Kassenbuch für deine Ausgaben und Einnahmen führen sollst, doch was ist es eigentlich? Wie kannst du es am besten anlegen und ist es überhaupt Pflicht für Kleinunternehmer? Diese Fragen und mehr, beantworten wir dir hier in diesem Artikel!

Das erwartet dich heute:

Definition: Kassenbuch für Kleinunternehmer

Bei einem Kassenbuch handelt es sich im Prinzip um eine Dokumentensammlung über alle deine Einnahmen und Ausgaben durch dein Unternehmen. Dieses Kassenbuch hilft dabei, einen Überblick über die Finanzen zu gewinnen und diese zu verwalten. Es ist eine vereinfachte Form der Buchführung und unterstützt dich bei deiner Steuerabrechnung für dein Unternehmen und der freiwilligen oder Pflicht-Bilanzierung.

Im Gegensatz zu Großunternehmern ist das Führen eines Kassenbuchs für Kleinunternehmer, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung führen keine Pflicht, aber dennoch sinnvoll. Die Einnahme-Überschuss-Rechnung basiert hierbei auf dem einfachen Prinzip von “Gewinn – Ausgaben = Gewinn”, demnach lässt sich diese mit einer einfachen Kalkulation ermitteln. Dieses Kassenbuch ist zudem ein essenzieller Bestandteil eines Unternehmens, wenn du dich dazu verpflichtet hast oder freiwillig eine Bilanzierung durchführst. Hierbei kannst du einfacher deinen potenziellen Gewinn analysieren und vorhersagen.

Wofür gibt es das Kassenbuch?

Ein Kassenbuch ist dazu da, um die Buchführung zu vereinfachen und ist je nach Unternehmensform Pflicht. Es hilft dir, deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu haben, vor allem wenn du täglich eine Vielzahl an Transaktionen durchführen musst. Dann kann es sehr sinnvoll sein diese zu dokumentieren, um sichergehen zu können, dass sich keine Fehler einschleichen. So hast du auch immer deine Finanzen im Auge und kannst sehen, welche Produkte besonders gut laufen oder ob es verschiedenen Tage oder Jahreszeiten gibt, in denen sich das Geschäft verbessert.

Es ist eine Unterstützung für dich in deinem Unternehmen, um dies je nach Wünschen zu optimieren. Dennoch ist es auch eine zeitintensive Führung, denn durch die vielen verschiedenen Informationen, die täglich eingetragen werden müssen, nimmt dies viel Zeit und Arbeit in Anspruch. Zudem können sich leicht Fehler bei den Kalkulationen und Zahlendreher einschleichen.

Unterscheidung Kassenbuch für Klein- und Großunternehmer

Worin liegt aber nun die Unterscheidung des Kassenbuchs zwischen Kleinunternehmern und Großunternehmern? Vor allem ist ein großer Unterschied, dass sich Kleinunternehmer freiwillig dazu entscheiden können ein Kassenbuch anzulegen. Die Großunternehmer hingegen haben keine andere Wahl als dieses zu nutzen. Sie müssen zudem eine Bilanzierung durchführen und es ist daher sinnvoll einen Überblick zu haben über die momentanen Einnahmen und Ausgaben, als bei kleineren Unternehmen. Ansonsten unterscheiden sich die beiden Typen des Kassenbuchs nur vom Umfang.

Manchmal bleiben zum Beispiel Ausgaben bei einem kleineren Unternehmen aus, sodass die Spalte einfach freigehalten wird. Bei einem Großunternehmen wird mit einem größeren Kapital und größeren Ein- und Ausgaben gearbeitet, sodass hierbei mehr Zeit und Kontrolle investiert werden sollte, um mögliche Fehler zu vermeiden.

Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?

Nein, wenn du stattdessen eine Einnahme-Überschuss-Rechnung nutzt, diese ist vor allem für Freiberufler, Selbstständige und auch Kleinunternehmer geeignet. Laut dem BFH-Beschluss von 2006 ist es Gesetz, für steuerpflichtige Unternehmer eine zusätzliche Gewinnermittlung nach § 4 Absatz 3 EStG nicht führen zu müssen, dennoch müssen die Einnahmen und Ausgaben auf eine optionale Weise dokumentiert werden.

Demnach bietet sich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung oder ein Kassenbuch an. Obwohl du kein Kassenbuch halten musst, gilt es dennoch, dass du deine Einkünfte und Ausgaben in gewisser Weise vermerkt werden. Das schreibt nun einmal das Gesetz vor. Dies kann handschriftlich in einem Buch geschehen oder auch auf digitale Weise. Dies hilft dir auch im Blick zu haben, welche Steuernachzahlungen, die teilweise erheblich sind, auf dich zukommen können.

Experten raten hierbei dennoch, dass Kleinunternehmer, wenn sie nicht dazu verpflichtet sind, ein Kassenbuch anzusetzen, dies lieber lassen sollten, denn die Fehlerquote eines solchen Buchs liegt überdurchschnittlich hoch. In diesem Fall ist es ist viel einfacher, eine Einnahme-Überschuss-Rechnung zu machen.

Muss ich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung machen?

Du musst nicht, aber es ist ratsam als Kleinunternehmer dies durchzuführen. Im Prinzip hast du die freie Wahl, ob du zu einer Einnahme-Überschuss-Rechnung tendierst oder zu einem Kassenbuch.

So oder so hast du die Qual der Wahl, denn eine Aufzeichnung deiner Einkünfte und Ausgaben musst du vorweisen können. Hierbei ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung eine sehr leichte Variante, wenn du nicht allzu viele Transaktionen hast. Dabei werden lediglich alle deine Einkünfte genommen und diese mit deinen Ausgaben subtrahiert. Schon hast du deinen Gewinn berechnet.

Dies ist tatsächlich viel einfacher, als das Risiko eingehen zu müssen, Fehler zu machen. Zumal der Aufwand dahinter ebenfalls ein großer Unterschied ist. Du musst einige Punkte bei einem Kassenbuch beachten, was auf Dauer sehr zeitintensiv sein kann. Natürlich gibt es immer die Möglichkeit eines Online-Dienstes, die den Aufbau und die Buchungen automatisch in dein virtuelles Kassenbuch eintragen. Das ist sicherlich die einfachste Variante, da du so auch nicht das Risiko eingehen musst, womöglich Fehler zu machen.

Welche Angaben gehören in das Kassenbuch?

Du planst für dein Kleinunternehmen ein Kassenbuch aufzusetzen, aber weißt nicht genau was für Informationen benötigt werden? Dann haben wir hier für dich wichtige Punkte, die du nicht vergessen solltest!

Datum

Stell dir vor, du arbeitest in einem Supermarkt. Hierbei wird am Ende des Tages immer die Kasse abgerechnet und in die nötigen Tabellen eingetragen. Dies ist genau das, was du mit deinem Kassenbuch auch machst. Nun ist es entscheidend, was du für ein Unternehmen hast und ob du täglich die Gewinne und Ausgaben eintragen musst. Ansonsten kannst du das Datum verwenden, welches du an dem Tag deiner Abrechnung angibst.

Belegnummer

Wenn du eine Rechnung schreibst oder eine bei eine deiner Ausgaben bekommst, dann ist immer eine Belegnummer auf dieser Rechnung. Diese sollte unbedingt ebenfalls vermerkt werden, da es dann später einfacher ist die Rechnung mit dem Kassenbuch abzugleichen. Und damit zu beweisen, dass es sich um einen legitimen Beleg handelt.

Kurzer Buchungstext

Nutze einen kurzen Buchungstext, um zu definieren um welche Einnahme oder Ausgabe es sich handelt. Dies dient der Identifikation und hilft dir auch im Nachhinein zu analysieren, wo die meisten Einnahmen oder Ausgaben aufgetreten sind. So kannst du dein Kassenbuch sogar nutzen, um dein Unternehmen zu optimieren.

Betrag Einnahme oder Ausgabe

Selbstverständlich musst du auch den Betrag vermerken, um den es sich genau bei deiner Einnahme oder Ausgabe handelt. Dieser ist notwendig, um später festzustellen wie hoch deine Ausgaben und Einnahmen insgesamt waren. Diese Angaben musst du wissen – und zwar für mehrere Dinge: deine Steuererklärung und die freiwillige oder Pflicht-Bilanzierung.

Steuersatz & Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag

Zudem solltest du in deinem Kassenbuch vermerken, wie dein Steuersatz aussieht, welche Umsatzsteuer berechnet wird, falls dies bei dir der Fall ist. Wenn nicht musst du vermerken, dass du von der Umsatzsteuer befreit bist. Zudem – falls es in deinem Fall zutrifft – solltest du auch den Vorsteuerbetrag in deinem Kassenbuch erwähnen.

Resultierender Kassenbestand

Du solltest ebenfalls den resultierenden Kassenbestand berechnen, dabei wird der aktuelle Gewinn des Tages addiert. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn in deinem Unternehmen mehrere Kassen aktiv sind. So ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sich kleine Fehler einschleichen.

Umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten

Laut § 22 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) musst du bestimmte umsatzsteuerliche Angaben machen. Falls du dir nicht sicher bist, welche Angaben das sind, kannst du diese beim Bundeszentralamtes für Steuern anfragen. Außerdem musst du die Angaben im Laufe des im Laufe des Steuerjahres in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Summarische Ermittlung

Zudem darf auch die gesamte summarische Ermittlung nicht fehlen. Dazu werden ganz einfach die Ausgaben und Einnahmen addiert. Damit hast du eine schöne Übersicht bieten, wie hoch die tatsächliche Summe ist.

Beispiel

Um das optimale Kassenbuch aufzubauen, empfehlen wir eine Tabelle anzulegen. Folgende Angaben sollte sie beinhalten:

  • Kassenbuch vom: Datum
  • Kassenbestand zu Beginn des: Datum
  • Buchungstext
  • Einnahmen Brutto
  • Ausgaben Brutto
  • MwSt.
  • Inkl. Steuer
  • Kassenbestand
  • Endbestand-SOLL: Summe
  • Endbestand IST: Summe
  • Differenz: Summe
  • Prüfung der Buchungen: Anfangsbestand Summe: Summe vor aktuellen Buchungen. Ausgaben: Minus Anfangsbestand Summe -> ergibt Endbestand Summe

Tools für das ordnungsgemäße Führen eines Kassenbuchs

Wenn dir nun bereits der Kopf raucht und du dich fragst, wie du das alles unter einen Hut bekommen sollst, dann können wir dich beruhigen. Es gibt einfache und praktikable Lösungen. Viele Kleinunternehmer sind rund um die Uhr damit beschäftigt, ihr Unternehmen zu optimieren und am Laufen zu halten. Da dann noch Zeit in das Kassenbuch zu investieren, scheint sehr schwierig. Hier haben wir für dich die einfachste Methode:

Dein Kassenbuch mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware führen

Kassenbuch Buchhaltungssoftware
Dein Kassenbuch für Kleinunternehmer mit einer Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß führen

Es gibt mittlerweile viele online Buchhaltungsssoftwares, die die Arbeit des Kassenbuchs für dich übernehmen. Dabei werden alle deine Einnahmen und Ausgaben automatisch für dich eingetragen und alle nötigen Informationen und Summen berechnet. Bedeutet für dich: du musst keinen zweiten Gedanken an die Buchhaltung verschwenden.

Tipp!

Eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch erleichtert dir nicht nur Arbeit, sondern hilft dir auch dabei, Fehler zu vermeiden. Du kannst dein Kassenbuch ordnungsgemäß führen, hast immer einen tagesaktuellen Überblick und Tages- oder Monatsabschlüsse in wenigen Klicks erstellt.

Regeln für dein Kassenbuch

Wie bereits erwähnt schleichen sich schnell Fehler in der Buchhaltung eines Kassenbuchs sein, sodass eine regelmäßige Kontrolle zu deinen Aufgaben gehören sollte. Beachte dabei auch die Regeln für dein Kassenbuch als Kleinunternehmer.

Keine Buchung ohne Beleg

Du brauchst für ALLE deine Buchungen die passenden Belege. Andernfalls ist nicht nachvollziehbar, ob es sich um eine legitime und tatsächliche Buchung handelt. Sonst könnten beispielsweise Ausgaben am Ende des Steuerjahres von der Steuer abgezogen werden , die eigentlich nie vollzogen wurden.

Sollbestand muss jederzeit mit Ist-Bestand vergleichbar sein

Achte darauf, dass deine Berechnungen fehlerfrei sind, beispielsweise muss der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand vergleichbar sein. Daher solltest du die Buchungen wenn möglich mehrmals kontrollieren. Im besten Fall ziehst du außerdem regelmäßig einen Experten zur Kontrolle heran.

Regelmäßige Kassenprüfung unerlässlich

Das bringt uns auch schon zum nächsten Punkt, denn da so viel bei einem Kassenbuch schiefgehen kann und sich schnell Fehler einschleichen können, solltest du regelmäßig eine Kassenprüfung in dein Leben als Kleinunternehmer einbauen.

Du darfst keinen negativen Kassenbestand haben

Dein Kassenbestand ist im Minus? Dann hat sich ein Fehler eingeschlichen, denn dein Kassenbestand darf NIE im Minus sein. Sollte dies der Fall sein, dann involviere einen Experten, der aktiv den Fehler finden und dich perfekt beraten kann.

Geldverschiebungen musst du immer vermerken

Du arbeitest beispielsweise mit mehreren Kassen und hast Geld verschieben müssen? Dann muss dies ebenfalls im Kassenbuch vermerkt werden. Und zwar so, dass die Summen am Ende der Berechnung aufgehen.

Private Vorverauslagerungen und Erstattungen musst du in der Kasse als Ausgaben erfassen

Prinzipiell lässt sich sagen, dass jegliche Arten von Ausgaben und Erstattungen im Kassenbuch vermerkt werden müssen, sodass die Summe am Ende stimmt. Sobald zu somit Geld einnimmst, verschiebst, rückerstattest oder ausgibst, musst du dies im Kassenbuch sichtbar gemacht machen.

Du darfst Eintragungen im Kassenbuch nicht mehr nachträglich verändern oder unkenntlich machen

Fehler können passieren. Doch diese Fehler müssen als Fehler ersichtlich gemacht und nicht einfach verändert oder unkenntlich gemacht werden. So kann man sichergehen, dass das Kassenbuch später nicht nach eigenen Wünschen angepasst werden können.

Klare Tagesfolge

Vermeide zeitliche Sprünge. Dies hilft bei der Kalkulation und Übersichtlichkeit. Heißt, wenn du den 21. September markierst, darf danach nicht plötzlich der 12. August kommen. Dies ist verwirrend und unnötig!

Keine Leerzeilen

Zudem sollten keine Leerzeichen verwendet werden. Dies hilft bei der Übersichtlichkeit und unterstützt die Einheitlichkeit!

So kannst du ein Kassenbuch mit Excel führen

Du möchtest gerne ein Kassenbuch führen? Dies kannst du mit Hilfe von Excel erledigen. Es ist kostenlos, leicht zu bedienen und sobald du einmal den Dreh raus hast, auch leichter umzusetzen, als ein Kassenbuch in Papierform. Wie aber kannst du das am einfachsten machen? Das erläutern wir dir hier:

Kassenbuch Vorlage

Am einfachsten ist es eine Vorlage zu verwenden, die du dann nach deinen Wünschen und deinem Unternehmen anpassen kannst. Online gibt es zahlreiche Kassenbuchvorlagen, die du dir downloaden kannst. Der Vorteil: Damit kannst du sofort beginnen, dein eigenes Kassenbuch zu führen. Achte hierbei aber dennoch darauf, dass du alle Punkte korrekt ausfüllst und zugleich alle Kalkulationen richtig vollziehst.

Kassenbuch Vorlage
Excel Vorlage für dein digitales Kassenbuch

Kassenbuch Beispiel

Hier haben wir dir ein Beispiel zusammengestellt, in dem du siehst, wie sich die einzelnen Punkte berechnen werden können und auf was du besonders achten solltest:

Kassenbuch vom: 21.09.2019
Kassenbestand zu Beginn des: 21.09.2019 = 109,01 Euro

DatumNr.BuchungstextEinnahmen BruttoAusgaben BruttoMwSt.Inkl. SteuerKassenbestand
21.09.201919-11Büromaterial10 Euro0%0,00 Euro99,01 Euro
21.09.201919-12Klebstoff21,89 Euro19%3,51 Euro120,99 Euro
21.09.201919-13Stuhl99,89 Euro19%15,96 Euro220,97 Euro

Fazit

Wie du siehst, ist es nicht gerade einfach, ein Kassenbuch zu führen. Wenn du dich dazu entschließen solltest, freiwillig oder nicht, ein Kassenbuch zu nutzen, dann sollte dir bewusst sein, dass du dich mit der Materie, dem Aufbau und dem korrekten Ausfüllen optimal auseinandersetzen solltest. Fehler passieren leider schneller als man denkt, vor allem wenn es sich um eine Vielzahl an Einnahmen und Ausgaben am Tag beläuft. Wenn du dann noch das Kassenbuch für mehrere Kassen führen musst, dann nimmt dies viel Zeit und Arbeit am Tag ein.

Das Führen eines Kassenbuchs für Kleinunternehmer ist eine Wissenschaft für sich, die bei der richtigen Umsetzung und genug Übung auch alleine durchführbar ist. Hierbei empfehlen wir neben einer Buchungssoftware auch die Nutzung von Excel. Die Tabellen sind optimal, um die Übersicht nicht zu verlieren und sind zudem durch die Vorlagen online leicht anzulegen. Es ist dennoch ein zeitintensiver Prozess, vor allem wenn du täglich viele Einnahmen und Ausgaben hast oder vielleicht sogar mit mehreren Kassen arbeitest. Dann ist es immer eine gute Idee, sich professionelle Hilfe zu besorgen, die entweder aktiv unter die Arme greift oder ab und an das Kassenbuch prüft.

So oder so hoffen wir dir mit unseren Tipps und Trick des Anlegens eines Kassenbuchs für Kleinunternehmer weiterhelfen zu können und das du nun besser entscheiden kannst, für welche Option du dich entscheiden wirst.

Nadine Höpf

Content Marketerin und gleichzeitig als Country Managerin für Frankreich zuständig. Nadine kann nicht nur in deutsch gehaltvolle Inhalte erstellen, sondern mühelos auch in französisch. Eine deutsche Kostprobe von ihrem Können bekommst du auf diesem Blog.

Weitere Artikel