Geschenke an Mitarbeiter: Was du bei der Wahl der Mitarbeiter Geschenke beachten solltest

Jeder Arbeitgeber kennt es, wenn einer der Mitarbeiter Geburtstag hat oder Weihnachten wieder vor der Tür steht. Die Frage, die sich zunächst stellt ist, ob man seinen Mitarbeitern etwas schenkt und wenn ja, was man bei der Wahl der Mitarbeiter Geschenke beachten sollte. Genau darum geht es im folgenden Artikel.

Das erwartet dich heute:

Geschenke an Mitarbeiter, darauf musst du achten

Leider kannst du deinen Mitarbeitern nicht einfach teure und irgendwelche Dinge kaufen, um sie ihnen zu schenken. Es gibt etliche Dinge und Regeln, die du unbedingt beachten solltest, um Problemen aus dem Weg zu gehen. Werden diese beachtet sparst du dir Zeit und auch Geld.

Sachbezugsfreigrenze bis 44€ pro Monat

Bei Sachaufwendungen bis zu 44€ bleiben diese Zuwendungen steuerfrei. Dabei gilt diese Grenze pro Monat und pro Mitarbeiter. Wegen der Sozialversicherungsentgeltverordnung wird die Steuerfreiheit auch für die Sozialversicherung übernommen.

Regelungen für Gutscheine und Prepaidkarten

Die Regelung der 44-Euro Grenze gilt weiterhin auch für Gutscheine und Prepaidkarten, auf denen sich ein bestimmter Geldbetrag befindet. Dazu zählen auch Geldüberweisungen an den Mitarbeiter, die mit Weisungen verbunden sind, diesen nur für einen bestimmten Zweck aufzugeben. Das Einzige, worauf du bei Prepaidkarten und Gutscheinen achten musst ist, dass die Restbeträge nicht auszahlbar sind.

Beispiel Warengutscheine und Tankgutscheine

Neben dem allgemeinen Fahrtkostenzuschuss ist es dir auch erlaubt, deine Mitarbeiter durch Tankgutscheine zu unterstützen. Auch bei den Tankgutscheinen gilt die Obergrenze von 44 Euro, pro Monat. Allerdings haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, diese Gutscheine zu sammeln, um sie später dann zusammen einzulösen. Es kommt nicht auf das Datum des Einlösens an, sondern viel eher auf das Datum, an dem der Mitarbeiter diesen Tankgutschein erhalten hat. 

Tipp!

Du leistet neben Zuwendungen an deine Mitarbeitern auch Spenden an wohltätige Zwecke? Dann sollte du auf jeden Fall wissen wie du diese Spenden steuerlich geltend machen kannst.

Steuerfreibeträge für Geschenke zu persönlichen Ereignissen

Die persönlichen Ereignisse sind der häufigste Grund, warum die Arbeitgeber den Mitarbeitern etwas schenken möchten. Bei persönlichen Ereignissen ist es möglich den Betrag von 44 Euro zu übersteigen und trotzdem noch steuerfrei zu bleiben. 

Geburtstage

Der Geburtstag eines Mitarbeiters zählt zu solch einem persönlichen Ereignis. Hat also einer deiner Mitarbeiter Geburtstag, dann ist es dir möglich diesem eine Freude zu bereiten, die bis zu 60€ kostet ohne, dass du darauf extra Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen musst.

Hochzeiten

Heiratet einer der Mitarbeiter stellt diese Hochzeit ebenso ein persönliches Ereignis dar, wie der Geburtstag. Also kannst du dem Mitarbeiter auch hier ein Geschenk übergeben, das die 44-Euro Grenze übersteigt.

Geburt

Eine Geburt ist in den meisten Fällen ein freudiges Ereignis. Wenn ein Mitarbeiter ein Kind bekommt, dann zählt auch diese Geburt als persönliches Ereignis und lässt die Freigrenze von 60€ zu.

Beförderung

Die Beförderung eines Mitarbeiters ist vor allem für den Mitarbeiter selbst von Vorteil und dürfte ihm ein Grinsen in das Gesicht zaubern. Die Frage ist, ob ein Geschenk für ihn, aus diesem Anlass, die 60€ Grenze in Anspruch nehmen darf. Die Beförderung gilt genauso, wie eine Geburt oder der Geburtstag zu einem persönlichen Ereignis, also gilt auch hier die 60€ Freigrenze.

Beispiel Prepaid-Kreditkarte

Ein beliebtes Geschenk stellt die Prepaid-Kreditkarte dar. Auch solch eine Karte kannst du deinem Mitarbeiter schenken. Allerdings musst du dabei darauf achten, dass diese nicht für Barabhebungen nutzbar sein darf.

Das sagt die Pauschalbesteuerung nach §37b EStG

§37b EStG sagt aus, dass es bei Geschenken an eigene Mitarbeiter oder Geschäftsfreunde die Möglichkeit der pauschalen Steuerübernahme mit einem Steuersatz von 30 Prozent gibt. 

Das Anwendungswahlrecht

Allgemein ist die Steuerübernahme keine Pflicht, aber sie wird trotzdem gerne bei Lohnsteueraußenprüfungen aufgegriffen, weil sonst Überraschungen bei dem jeweiligen Empfänger auftreten können. 

Das Wahlrecht muss für jede Gruppe einheitlich für alle Zuwendungen eines Jahres ausgeübt werden. 

Dem Arbeitgeber ist es auch erlaubt, seine Entscheidung zur Pauschalbesteuerung hinterher wieder rückgängig zu machen. 

Ausnahme: Streuwerbeartikel bis 10€. Nach der Auffassung der Verwaltung sind alle Geschenke und Incentives einzubeziehen. Die einzige Ausnahme bilden sogenannte Streuwerbeartikel, die Anschaffungskosten von maximal 10€ haben.

Betriebsfeste

Oft werden gerne Betriebsfeste gefeiert und auch hier Geschenke an die Mitarbeiter überreicht. Ob es eine Weihnachtsfeier ist oder auch einfach nur ein Grillen mit den Mitarbeitern. Sobald eine solche Veranstaltung einen geselligen Charakter hat, liegt eine Betriebsveranstaltung vor. 

Geschenke an die Mitarbeiter zu Weihnachten

Zunächst gilt für die Weihnachtsfeier ein Freibetrag von 110€ für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Wird der Freibetrag von 110€ überschritten oder liegen mehr als zwei Veranstaltungen vor, dann liegt hier ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Liegt dieser Arbeitslohn vor, ist es möglich diesen begünstigt zu versteuern.

Ein Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann pauschal mit 25% besteuert und sozialversicherungsfrei belassen werden.

Bezuschussung von Mahlzeiten als Arbeitgeber

Die Bezuschussung für Mahlzeiten kommt bei Arbeitnehmern beinahe immer sehr gut an. Ein gutes Beispiel für eine solche Bezuschussung wäre die firmeneigene Kantine. Sobald der Mitarbeiter beim Essen mindestens den Sachbezugswert, welcher jährlich neu festgelegt wird, zahlt, ist das Essen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.

Diese amtlichen Sachbezugswerte gelten für verbilligte oder auch kostenlose Mahlzeiten. Im Jahr 2019 betragen diese für ein Frühstück 1,77€ und für das Mittag- bzw. Abendessen 3,30€.

Bezahlt der Mitarbeiter aber einen geringeren Eigenanteil, ist der geldwerte Vorteil zu versteuern. Der Arbeitgeber kann bis zu 25 Prozent ansetzen. 

Sollte die Firma keine eigene Kantine haben, gibt es auch die Möglichkeit Restaurant-Schecks oder Essensmarken zu verteilen. Diese Schecks oder Marken kann der Mitarbeiter dann in einem Partnerrestaurant einlösen. 

Du möchtest die Gesundheit deiner Arbeitnehmer fördern?

Die Gesundheit der Arbeitnehmer dürfte den meisten Arbeitgebern sehr am Herzen liegen, denn umso weniger seine Mitarbeiter krank werden, desto mehr positive Ergebnisse kann der Arbeitgeber in seiner Firma erzielen. 

Leistungen, die die Gesundheit der Mitarbeiter fördern soll, sind bis zu einem Betrag von 500€ steuerfrei, wenn der Arbeitgeber diese zum Lohn gewährt. Fällt der Betrag höher aus, muss der Arbeitgeber nur den Betrag versteuern, der die 500€ Grenze übersteigt. Wenn der Zuschuss als „zusätzlicher“ Lohn einfach überwiesen wird, dann entfällt die Steuerfreiheit. 

Die gesundheitsfördernden Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern oder auch der Gesundheitsförderung dienen. Es ist möglich einen Leitfaden einzusehen, der vom Spitzenverband Bund der Krankenkassen erstellt wurde. In diesem Leitfaden sind die Details geregelt, welche Anforderungen diese steuerbefreiten Maßnahmen erfüllen sollen. 

Rückentraining

Rückentraining kann besonders in Berufen sinnvoll sein, in denen die Mitarbeiter viel oder eher den ganzen Tag über sitzen müssen. Aber auch Berufe, in denen sie öfter schwer heben und körperlich arbeiten müssen. Durch gezielte Rückenübungen kann der Rücken gestärkt und somit bestimmten Krankheiten vorgebeugt werden. 

Yogakurs

Yoga dient vor allem dem Stressabbau. Berufe, in denen die Angestellten viel Stress erfahren, in dem sie zum Beispiel viele Aufgaben in sehr kurzer Zeit erledigen müssen kann zu psychischen Krankheiten, wie zum Beispiel zum Burnout-Syndrom, führen.

Massagen

Massagen können, genauso wie Yoga, entspannend wirken. Auch Verrenkungen oder Spannungen können gelöst werden.

Stressbewältigung

Ein Seminar zur Stressbewältigung kann den Mitarbeitern aufzeigen, wie sie in unterschiedlichen Situationen den anfallenden Stress schneller wieder abbauen oder eher gesagt bewältigen können. Sie lernen Methoden kennen, die ihnen helfen so etwas zu bewerkstelligen.

Ernährungsseminare

Stimmt zumindest die Ernährung, dann steht der allgemeinen Gesundheit nichts im Weg. Die Ernährung der Mitarbeiter ist womöglich für fast alle Arbeitgeber von großem Interesse. Über- aber auch Untergewicht bringen ebenfalls oft etliche Krankheiten mit sich und lassen die Mitarbeiter ausfüllen.

Beiträge für Vereine oder auch für Fitnessstudios sind nicht mit inbegriffen.

Hauptsächlich ist diese Art von Maßnahme steuerfrei, wenn sie den eigenbetrieblichen Interessen des Arbeitgebers dienen. 

Unterstützung durch Betreuungskosten

Wenn der Arbeitgeber einen Mitarbeiter in der Betreuung von Kindern unterstützt, die nicht schulpflichtig sind, dann sind diese Beiträge in unbegrenzter Höhe steuerfrei.

Solche Zuschüsse sind welche, die bei der Unterbringung der Kinder in einem Kindergarten, einer Kita, in einem Schulkindergarten und auch für die Unterbringung bei einer Tagesmutter helfen.

Eine wichtige Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass dieser Zuschuss zusätzlich zum Lohn gezahlt wird. Die Originalrechnung ist dem Arbeitgeber als Nachweis vorzulegen.

Im Gegensatz zu einer normalen Gehaltserhöhung bringt der Zuschuss Vorteile für beide Seiten mit sich. Denn am Ende sparen beide die Sozialversicherung und der Arbeitgeber noch seine Lohnsteuer. Sobald das Kind aber in die Schule kommt, muss der Kindergartenzuschuss entfallen.

Weitere Förderungsmöglichkeiten

Daneben existieren noch zwei weitere Förderungsmöglichkeiten im Bereich der Betreuung. Zum einen gibt es die kurzzeitige Betreuung von Kindern oder eines pflegebedürftigen Angehörigen. Hierbei gilt allerdings eine Grenze von 600€ im Jahr. Wird diese Grenze überschritten, muss der überschreitende Betrag versteuert werden.

Solche Zuschüsse sind gerade für Situationen gedacht, in denen der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt mehr arbeiten muss. Aber auch hier ist darauf zu achten die originalen Rechnungen aufzubewahren und dem Arbeitgeber vorzulegen.

Zusätzlich kann der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer dabei unterstützen eine geeignete Betreuungsstelle zu finden. Es gibt bei dieser Hilfe keine Betragsbegrenzung und es gilt für Kinder unter 14 Jahre oder für Kinder mit Behinderung.

So sehen die Regeln bezüglich Dienstwagen oder Dienstfahrrad aus

Der Dienstwagen für die Mitarbeiter gehört unter den Mitarbeitern zu den beliebtesten Extras, die der Arbeitgeber ihnen gewähren kann. Wenn der Dienstwagen auch für die privaten Zwecke genutzt wird, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden und auch Sozialversicherungsbeiträge sind zu entrichten. Es gibt für die Ermittlung des genannten Vorteils zwei Möglichkeiten. Zum einen kann die 1-Prozentregelung genutzt werden, das heißt es wird 1% des Listenpreises entrichtet oder man führt die Entrichtung mit Hilfe eines Fahrtenbuches, also durch eine individuelle Nutzungswertermittlung, durch. 

Das Dienstfahrrad

Die Regeln, welche für den Dienstwagen gelten, gelten weitestgehend auch für das Dienstfahrrad. Allerdings kann der Arbeitgeber das Fahrrad steuer- und beitragsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil ist steuerfrei, wenn dem Mitarbeiter das Fahrrad zusätzlich zum Lohn überlassen wird. Dies gilt auch für E-Bikes.

Bei der Gehaltsumwandlung fehlt es normalerweise an dem Merkmal „zusätzlich zum Lohn“, trotzdem gibt es Steuervergünstigungen, wenn der Arbeitgeber dieses Fahrrad erstmals im Zeitraum vom 01.Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2021 seinem Mitarbeiter auch zur privaten Verfügung stellt. Es wird dann nur der halbe Listenpreis angesetzt, anstatt des vollen Preises. 

Steuerfreies Jobticket

Der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitern einen steuerfreien Zuschuss an seine Arbeitnehmer, für Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, geben. Es ist egal, ob es sich dabei um eine Monats- oder Jahreskarte handelt. Entweder können die Fahrscheine vergünstigt oder kostenlos abgeben. 

Auch das Jobticket ist steuerfrei, wenn es zusätzlich zum Lohn gewährt wird.

Steuerbegünstigungen können in Anspruch genommen werden, wenn es um Fahrten im Personennahverkehr geht.

Das musst du generell beachten

Mit einigen beachteten Regeln wird dir das Verschenken mehr Freude bereiten. Wenn du auf die ein oder andere Sache achtest, kannst du Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sparen. Es gibt Wertgrenzen und Aufzeichnungspflichten, auf die du achten musst, aber auch darauf, dass Geldbeträge nicht erlaubt sind. 

Geldbeträge sind nicht erlaubt

Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro und die 44 Euro Freigrenze gelten nur, wenn es sich um Sachzuwendungen und nicht um Bargeld handelt. Auch ein Gutschein über einen bestimmten Geldbetrag ist als Sachzuwendung anzusehen. Komplett risikofrei sind die Gutscheine über Geldbeträge dennoch nicht. Sie werden nur als Sachzuwendung akzeptiert, wenn der Arbeitgeber ausschließlich eine Sache zugesagt hat. Hier ist die Ausschließlichkeit eine Voraussetzung für die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit.

Für dich ist es also wichtig, die Ausgabe von Gutscheinen exakt zu regeln.

Vor allem muss geklärt sein, was mit dem Restguthaben auf den besagten Gutscheinen passiert. Sobald der Arbeitnehmer einen übrig gebliebenen Restbetrag ausgezahlt bekommt, ist der Grundsatz der „Sache“ verletzt.

In der Praxis hat es sich durchgesetzt elektronische Gutscheine zu vergeben. Da die Beweislast nämlich beim Arbeitgeber liegt, stellen die elektronischen Gutscheine eine Vereinfachung dar. Restbeträge können einfach gespeichert werden.

Wenn du trotzdem Papiergutscheine ausgeben möchtest, muss auf dem Gutschein mindestens klar ausgeschlossen sein, dass Restbeträge ausgezahlt werden.

Die Aufzeichnungspflicht

Betriebsprüfer der Lohnsteuer und Sozialversicherungen kommen vielen Arbeitgebern auf die Spur, weil diese bei ihrer Überwachungspflicht nicht richtig aufgepasst haben.

Gerade bei der 44-Euro Grenze musst du als Arbeitgeber aufpassen, dass alle Zuwendungen den Betrag von 44 Euro nicht überschreiten, denn sobald der Betrag auch nur einen Cent über den 44 Euro liegt, werden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge fällig.

Alle Sachzuwendungen, die an die Mitarbeiter gehen, müssen in deren Lohnkonto festgehalten werden. Auch Kopien der Gutscheine musst du als Arbeitgeber aufbewahren.

Wenn gewährleistet ist, dass die Zuwendungen die 44-Euro Grenze nicht überschreiten, müssen diese nicht im Lohnkonto festgehalten werden.

Fazit

Es fällt also auf, dass es nicht ganz so leicht ist, einem Mitarbeiter etwas zu schenken. Du musst beim Schenken eine Menge Regeln beachten, wenn du nicht unnötig viel Lohnsteuer und Beiträge zahlen möchtet. Gleichzeitig fällt auf, dass es viele Tricks und Kniffe gibt, die dabei helfen Steuern zu sparen.

Zwei grundlegende Dinge auf die du auf jeden Fall achten musst, sind die Aufzeichnungspflicht und, dass Geldbeträge nicht erlaubt sind.

Ratsam ist es, wenn du alle Sachzuwendungen richtig dokumentierst und aufbewahrst. So ist es gewährleistet, dass du im Falle einer Überprüfung alles vorlegen kannst. Damit kannst du Problemen aus dem Weg gehen.

Solltest du zusätzlich eine Betriebsfeier planen, dann achte auch darauf, ob es sich wirklich um eine Betriebsfeier handelt oder, ob es nicht doch eine andere Art von Zusammenkunft darstellt.

Nadine Höpf

Nadine spezialisiert sich auf die Erstellung und Bereitstellung von Inhalten auf Blogs und Lexikas. Dabei lässt sie ihrer Kreativität freien Lauf und behält die aktuellen SEO Anforderungen immer im Blick. Mühelos erstellt sie Inhalte auch auf französisch.

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