Transparenzregister-Eintragung: So geht es!
Du planst gerade dein eigenes Unternehmen zu gründen? Dann kann die Transparenzregister-Eintragung für dich verpflichtend sein. Besonders bei der Gründung einer GmbH ist dieser Eintrag ein wesentlicher Schritt. Aber was ist überhaupt das Transparenzregister und wofür ist es wichtig?
Unser Ratgeber informiert dich ausführlich, ob die Transparenzregister-Eintragung auch für dich verpflichtend ist und wie du den gesamten Vorgang entspannt erledigen kannst.
Was ist das Transparenzregister?
Das Transparenzregister ist ein elektronisches Register, das als zentrale Datenbank für alle Unternehmen mit Eintragungspflicht dient. Im Privatrecht sind einige Rechtsgestaltungen dazu verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister offenzulegen. Gesetzliche Grundlage ist das Geldwäschegesetz oder auch Transparenz-Finanzinformationsgesetz Geldwäsche (TraFinG Gw). Immer wieder werden Firmen allein zum Zweck der Geldwäsche gegründet. Das Transparenzregister soll solche Praktiken erschweren. Hauptziel ist es, Unternehmen transparenter zu machen und zu zeigen, wer wirklich dahinter steckt. Delikte wie Geldwäsche, Steuerhinterziehung und Terrorismusfinanzierung sollen mit dem Register bekämpft werden.
Das Transparenzregister wurde ursprünglich als Auffangregister eingeführt: Durch die sogenannte Mitteilungsfiktion mussten Unternehmen nur dann Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister melden, wenn diese nicht bereits in anderen Registern, wie z. B. dem Handelsregister, eingetragen waren. Mit der Änderung des Gesetzes im Jahr 2021 fiel diese Mitteilungsfiktion weg und das Transparenzregister wurde zum Vollregister umgewandelt. Im Jahr 2002 wurden die Transparenzpflichten für Unternehmen angepasst: Alle relevanten Informationen müssen zusätzlich ins Transparenzregister eingetragen werden, unabhängig davon, ob diese bereits in anderen Registern zu finden sind. Das bedeutet für dich als Gründer, dass du dein Gewerbe im Transparenzregister eintragen lassen musst.
Wer muss im Transparenzregister eingetragen sein?
Im Transparenzregister werden die Unternehmensdaten und die Daten der wirtschaftlich berechtigten Personen erfasst. Zuerst erfolgt die Eintragung des Unternehmens mit der entsprechenden Gesellschaftsform. Anschließend wird die natürliche Person eingetragen, die eine maßgebliche Kontrolle über das Unternehmen ausübt – der sogenannte wirtschaftliche Berechtigte.
Die Mitteilungspflicht verlangt die Offenlegung des wirtschaftlich Berechtigten, um eine größere Transparenz über dieEigentumsverhältnisse zu schaffen. Somit ist nach außen hin klar ersichtlich, wer das Unternehmen tatsächlich besitzt und kontrolliert.
Transparenzregister: Diese Unternehmensformen müssen eingetragen sein
Im Privatrecht sind bestimmte Rechtsformen dazu verpflichtet, eine Eintragung ins Transparenzregister vorzunehmen. Dies betrifft vor allem Unternehmen mit diesen Rechtsformen:
1. Juristische Personen des Privatrechts
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Unternehmergesellschaft (UG haftungsbeschränkt)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Eingetragene Genossenschaft (eG)
- Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
- Stiftungen
2. Eingetragene Personengesellschaften
3. Trusts und trust-ähnliche Rechtsgestaltungen: In Deutschland sind Trusts selbst nicht üblich, aber ähnliche Gestaltungen wie Treuhandverhältnisse oder bestimmte Stiftungen könnten meldepflichtig sein.
4. Vereine: Vereine, die im Vereinsregister eingetragen sind, müssen sich ebenfalls ins Transparenzregister eintragen. Es besteht für sie eine automatische Eintragungspflicht durch das Vereinsregister. Diese Regelung gilt seit dem 01. Januar 2020. Gemeinnützige Vereine können eine Gebührenbefreiung beantragen.
Keine Eintragung ins Transparenzregister muss erfolgen, wenn du ein Kleingewerbe betreibst oder als Freiberufler tätig bist. Ebenso für eingetragene Kaufleute (e.K.) und Unternehmen die als GbR geführt werden, besteht keine Pflicht zur Eintragung.
Wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des Transparenzregisters
Bist du vorhin über den Begriff „wirtschaftlich Berechtigter" gestolpert? Lass uns diese Funktion einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Wirtschaftlich Berechtigte sind natürliche Personen, die Eigentum oder Kontrolle über ein Unternehmen ausüben oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wurde. Diese Personen haben somit einen maßgeblichen Einfluss auf ein Unternehmen.
Gemäß § 3 Absatz 2 des Geldwäschegesetzes (GwG) gelten als wirtschaftlich Berechtigte natürliche Personen, die direkt oder indirekt:
- mehr als 25 % der Kapitalanteile des Unternehmens halten
- mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben, z. B. durch besondere Vereinbarungen
Transparenzregister: Direkte und indirekte Beteiligung von wirtschaftlich Berechtigten
Um die Eintragung des wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister korrekt vornehmen zu können, ist der Unterschied zwischen direkter und indirekter Beteiligung wichtig. Lass uns das genauer definieren.
Bei einer direkten Beteiligung besitzt ein wirtschaftlich Berechtigter die Anteile oder Stimmrechte an einem Unternehmen direkt. Das bedeutet, er hält persönlich einen Anteil am Kapital oder den Stimmrechten des Unternehmens und ist somit ein direkt wirtschaftlich Beteiligter.
Bei einer indirekten Beteiligung hält ein wirtschaftlich Berechtigter seine Anteile oder Stimmrechte an einem Unternehmen nicht persönlich. Stell dir vor, du besitzt Anteile an einem Unternehmen, aber du zeigst sie nicht direkt an. Stattdessen hält eine andere Person oder Firma diese Anteile für dich. Das kann z. B. eine Dachgesellschaft sein. Obwohl du nicht direkt beteiligt bist, hast du über diese trotzdem Einfluss auf das Unternehmen. Das nennt man eine indirekte Beteiligung.
Um das besser zu verstehen, hier ein Beispiel: Du hast ein Restaurant gegründet und hältst 50 % der Anteile direkt. Dein Onkel besitzt eine Holdinggesellschaft, die ebenfalls 50 % der Anteile am Restaurant hält. Da dein Onkel die Holdinggesellschaft kontrolliert, ist er indirekt wirtschaftlich Berechtigter des Restaurants. Du wirst als direkter wirtschaftlich Berechtigter des Restaurants ins Transparenzregister eingetragen, weil du 50 % der Anteile direkt hältst. Dein Onkel wird als indirekt wirtschaftlich Berechtigter ins Transparenzregister eingetragen, da er über die Holdinggesellschaft (indirekt) 50 % der Anteile am Restaurant hält.
Indem du sowohl die indirekte Beteiligung als auch die letztlich wirtschaftlich Berechtigten ins Transparenzregister einträgst, erfüllst du die gesetzlichen Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GwG) und stellst sicher, dass die tatsächlichen Kontrollverhältnisse des Unternehmens transparent nachvollziehbar sind.
Wichtig zu wissen: Als wirtschaftlich Berechtigter unterliegst du gemäß § 20 des Geldwäschegesetzes (GwG) der Mitteilungspflicht. Das bedeutet, dass du verpflichtet bist, deine Identität und deine wirtschaftliche Beteiligung an einem Unternehmen offenzulegen.
Was muss ins Transparenzregister eingetragen werden?
Ins Transparenzregister wird der wirtschaftlich Berechtigte eingetragen (§ 19 Abs. 1 GwG).
Folgende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sind erforderlich:
- Vollständiger Name
- Geburtsdatum
- Wohnort
- Staatsangehörigkeit
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses (z. B. prozentualer Anteil an den Geschäftsanteilen, Stimmrechte)
- Art des wirtschaftlichen Einflusses (Beschreibung der Kontrollausübung, z.B. durch direkte/indirekte Anteile, Stimmrechte oder andere Mittel)
Diese Angaben gehören zu den allgemeinen Transparenzpflichten und machen die Eigentumsverhältnisse offen und für jeden nachvollziehbar.
So trägst du deine Daten korrekt im Transparenzregister ein
Die Eintragung ins Transparenzregister kann ausschließlich online über https://www.transparenzregister.de erfolgen. Das Portal wird vom Bundesanzeiger betrieben und stellt sicher, dass die Informationen korrekt erfasst und zugänglich gemacht werden, um die gesetzlichen Anforderungen zur Transparenz der Eigentumsverhältnisse zu erfüllen.
Vorab solltest du dir im Klaren sein, welche Beteiligungsverhältnisse in deinem Unternehmen herrschen. Bist du alleiniger Eigentümer? Oder gibt es weitere Personen oder Organisationen, die Anteile am Unternehmen halten oder Einfluss ausüben? Je nachdem, ob es sich um eine einzelne Person oder eine Gruppe von Personen handelt, können die erforderlichen Angaben und der Eintragungsprozess variieren.
Solltest du an einer Stelle nicht weiterkommen, steht dir die Service-Hotline unterstützend zur Seite. Du kannst dir auch kostenfreie Webinare anschauen, die auf dem Bundesanzeiger-Portal angeboten werden. Wende dich an folgende Stellen, wenn du weiterführende Unterstützung bei der Eintragung benötigst:
Quelle: https://www.transparenzregister.de
Eintragung Schritt-für-Schritt
Entweder kann die Anmeldung für die Transparenzregister-Eintragung vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens vorgenommen werden, z. B. dem Geschäftsführer. Oder ein beauftragter Vertreter, wie z. B. ein spezialisierter Steuerberater, führt diesen Prozess durch. Einige Unternehmen ziehen für die Anmeldung auch einen Anwalt hinzu. Das ist besonders dann hilfreich, wenn es um komplexe rechtliche Angelegenheiten geht. Mittlerweile gibt es viele Dienstleister, die einen Service für die Erstanmeldung, Aktualisierung und laufende Pflege der Daten im Transparenzregister anbieten. Die Eintragung an sich ist in nur wenigen Schritten getan.
Schritt 1: Nutzerkonto anlegen
Du erstellst dir als Erstes ein Nutzerkonto auf der Startseite des Transparenzregisters. Die eingetragene Person ist gleichzeitig der Inhaber des Nutzerkontos.
Folgende Angaben werden abgefragt:
- Vollständiger Name
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Unternehmensanschrift
- Umsatzsteuer-ID
Anschließend bekommst du eine E-Mail mit einem Aktivierungslink zugeschickt. In der E-Mail wird dir ebenfalls deine Kundennummer mitgeteilt. Nachdem du dein Nutzerkonto aktiviert hast, kannst du die Eintragung vornehmen.
Schritt 2: Unternehmensdaten eintragen
Im nächsten Schritt kann dein Unternehmen durch die Suchfunktion anhand spezifischerer Angaben zugeordnet werden. Dies kann bspw. anhand eines Eintrags ins Handelsregister erfolgen.
Für die Suche werden folgende Angaben benötigt:
- Registergericht
- Registerart
- Registernummer
Mit diesen Angaben kann bspw. der Handelseintrag deines Unternehmens identifiziert und mit dem Eintrag ins Transparenzregister verbunden werden.
Gibt es für dein Unternehmen noch keinen Eintrag, ist es erforderlich die Rechtseinheit neu anzulegen und deine Unternehmensdaten zu ergänzen.
Schritt 3: Wirtschaftlich Berechtigte eintragen
Jetzt wird dir die Weiterleitung zum Einrichtungsassistenten angezeigt. Dieser Schritt bietet dir die Möglichkeit, die wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen, Veränderungen zu melden oder Berichtigungen zu erstellen.
Wenn es sich bei dir um einen Neueintrag handelt, klickst du „Erstmalig wirtschaftlich Berechtigte zu dieser Rechtseinheit mitteilen“ an. Du musst dann angeben, seit wann die Person/en wirtschaftlich Berechtigte sind. Das Transparenzregister unterscheidet hier zwischen tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten und fiktiv wirtschaftlich Berechtigten. Danach kannst du was wirtschaftliche Interesse der Person/en angeben.
Es werden dir drei Möglichkeiten angezeigt:
- Kapitalanteil > 25 %
- Anzahl der Stimmrechte > 25 %
- Sonstiger Kontroll-Einfluss auf das Unternehmen
Nachdem du alle Daten des oder der wirtschaftlich Berechtigten eingetragen hast, wird dir eine Übersicht der Angaben angezeigt. Bitte kontrolliere alle Daten sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit und bestätige anschließend die Eintragung.
Kosten der Eintragung ins Transparenzregister
Für die Registrierung und den Eintrag deines Unternehmens bzw. des wirtschaftlich Berechtigten an sich fallen keine Kosten an. Seit dem Jahr 2022 wird allerdings eine jährliche Gebühr für die Führung des Transparenzregisters erhoben. Diese beträgt 20,80 Euro (Stand: 2024). Die Rechnung für den Transparenzregister-Eintrag wird vom Bundesanzeiger Verlag ausgestellt. Diese Jahresgebühr deckt übrigens auch alle notwendigen Aktualisierungen ab. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für Anpassungen oder Änderungen der bereits eingetragenen Daten.
Unser Tipp: Die Jahresgebühr für das Transparenzregister sind Betriebsausgaben, die du unbedingt korrekt verbuchen solltest. Du kannst diese in der Steuererklärung berücksichtigen, was zu einer steuerlichen Entlastung führen kann. Daher solltest du die Rechnung vom Bundesanzeiger Verlag sorgfältig aufbewahren und in deine Buchhaltung eintragen.
Bestimmte Gruppen oder Organisationen können sich von der jährlichen Eintragungsgebühr befreien lassen. Diese Gebührenbefreiung betrifft grundsätzlich gemeinnützige Vereine, Stiftungen und manchmal auch staatliche Stellen. Durch diese Gebührenbefreiung sollen Organisationen, die Gutes tun oder öffentliche Aufgaben erfüllen, nicht noch mit zusätzlichen Kosten belastet werden. Trifft dies auf dich zu, kannst den Antrag auf Gebührenbefreiung stellen. Die Höhe der Kosten und die Regelung zur Gebührenbefreiung sind in der Transparenzregistergebührenverordnung (TrGebV) festgehalten.
Fristen für die Eintragung
Für neu gegründete Unternehmen muss die Eintragung ins Transparenzregister unverzüglich nach der Gründung vorgenommen werden. Am besten schreibst du dir diesen Punkt ganz oben auf deine To-do-Liste. Denn zwischen all den anderen Anmeldungen wie bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder der Berufsgenossenschaft kannst du leicht den Überblick verlieren.
Bist du zur Eintragung ins Transparenzregister verpflichtet und kommst dieser Verpflichtung nicht nach, riskierst du Bußgelder. Diese können zwischen 100 € und 500 € liegen, je nach Unternehmensgröße. Bei grobem Vorsatz können bis zu 150.000 € fällig werden.
Wann du Eintragungen im Transparenzregister aktualisieren musst
Die Eintragung im Transparenzregister muss stets auf dem aktuellsten Stand sein. Bei Veränderungen innerhalb deines Unternehmens solltest du immer auch an die Anpassung im Transparenzregister denken.
Bei diesen Änderungen musst du die Eintragung im Transparenzregister aktualisieren:
- Änderung der Gesellschafterstruktur
- Veränderung der Beteiligungsverhältnisse
- neue wirtschaftlich Berechtigte
- Veränderungen bei der vertretungsbefugten Person
Zusammenfassung
Die Eintragung ins Transparenzregister ist für bestimmte Rechtsgestaltungen verpflichtend. Diese Offenlegung der wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens soll für mehr Transparenz sorgen, um so Geldwäsche, Terrorismus und andere illegale Aktivitäten zu erschweren. Zu den benötigten Informationen gehören persönliche Daten der wirtschaftlich Berechtigten, Angaben zum wirtschaftlichen Interesse und Identifikationsdokumente. Neben der Eintragungspflicht unterliegen diese Unternehmen auch einer Mitteilungspflicht - jede Änderung im Unternehmen muss zeitnah im Transparenzregister angepasst werden.
Vor der Eintragung ins Transparenzregister sollte feststehen, welche Beteiligungsverhältnisse in ihrem Unternehmen herrschen. Die Eintragung an sich ins kostenfrei. Seit dem Jahr 2022 wird allerdings eine jährliche Gebühr für die Führung des Transparenzregisters erhoben. Bestimmte Gruppen oder Organisationen, wie gemeinnützige Vereine und Stiftungen können eine Gebührenbefreiung beantragen.
Geführt wird das Transparenzregister vom Bundesverwaltungsamt, das für die Einhaltung der Transparenzpflichtensorgt und für Unstimmigkeitsmeldungen zuständig ist.
Die Eintragung ist grundsätzlich nicht kompliziert und mit ein wenig Vorbereitung in den meisten Fällen schnell erledigt.
