Rechnung in Fremdwährung: So schreibst und verbuchst du sie richtig
Internet und Globalisierung machen es möglich, dass du kinderleicht Geschäfte in aller Welt tätigst. Betreibst du beispielsweise einen Onlineshop und jemand aus der Schweiz bestellt bei dir, kommst du vielleicht in die Situation, eine Rechnung in Fremdwährung ausstellen zu müssen. Doch wie funktioniert das überhaupt? Und welcher Umrechnungskurs wird dafür angewendet? Hier liest du alles darüber, wie du eine Rechnung in Fremdwährung richtig ausstellst.
Besonderheiten von Rechnungen in Fremdwährungen
Stellst du eine Rechnung für einen Kunden im Ausland, hast du die Wahl zwischen deiner eigenen Landeswährung und der Fremdwährung. Entscheidest du dich für die Fremdwährung, trägst du das Wechselkurs-Risiko. Es kann also passieren, dass du nicht den vollen Gegenwert deiner Leistung bekommst. Außerdem können Bankgebühren (für die Umrechnung) anfallen. Dennoch gibt es Situationen, in denen eine Rechnung in Fremdwährung Sinn machen kann, zum Beispiel:
- Deine ausländischen Kunden sind es gewohnt, in ihrer eigenen Landeswährung einzukaufen.
- Du kaufst selbst auch im Ausland ein. So kannst du Risiken des Umrechnungskurses ausgleichen.
- Du möchtest in exportorientierten Branchen aktiv werden und professionell auftreten.
- Deinen Kunden ist Transparenz bei der Abrechnung wichtig.
- Um die Kundenzufriedenheit zu steigern, übernimmst du durch eine Rechnung in Fremdwährung die Kosten für die Umrechnung des Betrags.
- Außerdem kann es aufgrund vertraglicher Verpflichtungen erforderlich sein, Fremdwährungsrechnungen auszustellen.
Rechnungen in Fremdwährung schreiben
Hast du dich entschieden, eine Rechnung in Fremdwährung auszustellen, solltest du das Dokument richtig aufbauen. Hier liest du, worauf du achten musst und wie du mit Rechnungen innerhalb und außerhalb der EU umgehst.
Einigung auf eine Sprache und Währung
Ehe eine Rechnung ausgestellt wird, solltest du dich mit dem Kunden darüber einigen, in welcher Sprache und Währung das erfolgen soll. Die Abgabenordnung schreibt Deutsch als Amtssprache für solche Dokumente vor. Entscheidest du dich also dafür, eine Rechnung in Englisch oder einer anderen Sprache auszustellen, kann dein Finanzamt eine beglaubigte Übersetzung verlangen. Nutze dafür am besten unsere kostenlose englische Rechnungsvorlage.
Bei der Währung hast du die Wahl zwischen deiner Landeswährung und der Fremdwährung. Hier solltest du dich mit deinem Kunden einigen. Eine Rechnung in Fremdwährung kann für dich Gebühren bedeuten, wenn der Betrag zum Zahlungsdatum auf deinem Konto verbucht wird. Außerdem trägst du das Risiko, dass in der Zwischenzeit der Umrechnungskurs sinken könnte. Stellst du die Rechnung in deiner Landeswährung aus, können bei deinem Kunden Gebühren anfallen.
Pflichtangaben einer Fremdwährungsrechnung
Schon für eine normale Rechnung in Euro musst du zahlreiche Rechnungspflichtangaben beachten. Bei einer Fremdwährungsrechnung kommen allerdings weitere Punkte dazu, die du beachten solltest:
- Kennzeichne klar, in welcher Währung du deine Rechnung ausgestellt hast.
- Zumindest neben dem Rechnungsbetrag solltest du den ISO-Code der Währung ausweisen. Beispiele sind etwa CHF für Schweizer Franken, GBP für Britisches Pfund oder USD für US-Dollar.
- Möchtest du die Rechnung in Fremdwährung ausstellen, musst du bei der Währungsumrechnung unbedingt den richtigen Wechselkurs verwenden. Meistens gibt es nämlich Währungsschwankungen. Die tagesaktuellen Umrechnungskurse kannst du bei der Europäischen Zentralbank (EZB) nachschauen. Gib den verwendeten Wechselkurs auf der Rechnung an.
Praxisbeispiel für eine Ausgangsrechnung
Beispiel: Du verkaufst über deinen Onlineshop hochwertige Handmade-Mode auch innerhalb Europas. Eine Kundin aus der Schweiz bestellt einen Mantel zum Preis von 250 Euro. Die Rechnung möchtest du in Schweizer Franken (CHF) ausstellen. So gehst du bei der Währungsumrechnung und Rechnungsstellung vor:
- Tagesaktuellen Wechselkurs ermitteln:
Nutze eine verlässliche Quelle wie die Europäische Zentralbank, um den aktuellen Tageskurs für die Umrechnung zu recherchieren. - Umrechnung vornehmen:
Multipliziere den Rechnungsbetrag in Euro mit dem Umrechnungskurs. Liegt der Umrechnungskurs etwa bei 0,9494 (1 Euro = 0,9494 CHF), multiplizierst du die 250 Euro mit dem Wechselkurs: 250 Euro x 0,9494 = 237,35 CHF.
Umsatzsteuer bei Rechnung in Fremdwährung
Bei Rechnungen, die du an ausländische Kunden stellst, gelten besondere Regelungen für den Ausweis der Umsatzsteuer. Musst du dennoch die Umsatzsteuer ausweisen (z. B. wenn dein Kunde eine Privatperson ist), muss sie bei einer Rechnung in Fremdwährung ebenfalls umgerechnet werden. Dafür musst du die Umsatzsteuerumrechnungskurse verwenden. Die monatlich festgelegten Umrechnungskurse werden von dem Bundesministerium der Finanzen bekannt gegeben.
Rechnungen ins EU-Ausland
Möchtest du eine Rechnung ins EU-Ausland stellen, kannst du diese oft in Euro ausstellen. In einigen Ländern, wie Dänemark, Schweden oder Polen, gelten jedoch Fremdwährungen. In diesen Fällen musst du bei der Rechnungsstellung diese Besonderheiten beachten:
- Hast du im Vorjahr und im laufenden Jahr jeweils weniger als 100.000 Euro Gesamtumsatz, kannst du die EU-Kleinunternehmerregelung nutzen. Du musst dann keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Auf der Rechnung musst du in vielen Konstellationen deine Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie die des Empfängers angeben.
- Sind deine Kunden Privatpersonen, weist du die Umsatzsteuer ganz normal aus – es sei denn, du bist Kleinunternehmer.
- Ist dein Kunde Unternehmer, kannst du das Reverse-Charge-Verfahren nutzen. Der Rechnungsempfänger muss dann die Umsatzsteuer abführen und du stellst deine Rechnung wie gewohnt netto. Du musst dann auf deiner Rechnung den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ platzieren.
Worauf du genau achten musst, wenn du eine Rechnung ins EU-Ausland stellen möchtest, erfährst du in unserem Ratgeber.
Rechnungen außerhalb der EU
Schreibst du eine Rechnung in ein Drittland, sind die Regelungen ein wenig anders, denn das Reverse-Charge-Verfahren kannst du dann nicht nutzen. Ob du Umsatzsteuer ausweist, kommt wieder auf deinen Kunden an. Unternehmer sind in den meisten Fällen selbst umsatzsteuerpflichtig. Du stellst deine Rechnung netto und der Empfänger führt die anfallende Umsatzsteuer ab. Sind deine Kunden Privatpersonen, weist du hingegen die Umsatzsteuer aus – es sei denn, du bist Kleinunternehmer. Mehr dazu erfährst du in unserem Ratgeber zu Rechnungen in Drittländer.
Rechnungen in Fremdwährung bezahlen und buchen
Tätigst du gerne internationale Geschäfte, bekommst du sicherlich auch selbst einmal Rechnungen in Fremdwährung von Kreditoren. Je nachdem, wie der Betrag verbucht wird, unterscheidet man das kreditorische und das vereinfachte Verfahren.
- Kreditorisches Verfahren: Wenn du die Rechnung bekommst, erfasst du beim kreditorischen Verfahren zunächst den Rechnungsbetrag in deiner Buchhaltung. Dafür wird dieser anhand aktueller Wechselkurse in Euro umgerechnet. Durch Währungsschwankungen erzielst du bis zum Zahlungsdatum entweder einen Gewinn oder Verlust. Diese musst du in deiner Buchhaltung entweder als Ertrag oder als Aufwand verbuchen.
- Vereinfachte Buchungsmethode: Bei dieser Variante bezahlst du den Rechnungsbetrag sofort nach Erhalt. So vermeidest du Währungsschwankungen. Du kannst den Rechnungsbetrag einfach umgerechnet in deiner Buchhaltung erfassen und vermeidest den Aufwand für zusätzliche Buchungen.
Eine Rechnung von deinem Kreditor in Fremdwährung zu zahlen ist hingegen einfach. Bei der Überweisung gibst du einfach das Zielland sowie die Währung an und erfasst den Rechnungsbetrag in der Fremdwährung. Von deinem Konto wird der Gegenwert in Euro abgebucht, bewertet zu dem Umrechnungskurs am Zahlungsdatum.
Praxisbeispiel für eine Eingangsrechnung in Fremdwährung
Beispiel: Du nutzt eine Cloud Software, deren Betreiber seinen Sitz in Schweden hat. Du bekommst eine Rechnung über 850,00 SEK (Schwedische Kronen). Du gibst bei der Überweisung den Rechnungsbetrag von 850,00 SEK an. Der Wechselkurs beträgt aktuell 11,459 (1 Euro = 11,459 SEK). Von deinem Konto wird folgender Betrag abgebucht: 850,00 SEK : 11,459 = 74,18 Euro.
Rechnungen in Fremdwährungen mit sevdesk
Schreibst du öfters Rechnungen in Fremdwährung? sevdesk geht dir dabei optimal zur Hand. Auf Knopfdruck stellst du die Rechnung einfach auf die jeweilige Fremdwährung um und schon kannst du deine Positionen wie gewohnt erfassen. Die Funktionen unserer Buchhaltungssoftware machen dir die Verbuchung wirklich leicht – denn der Betrag wird automatisch anhand des aktuellen Kurses umgerechnet. Teste unsere E-Rechnung Software jetzt kostenlos und finde heraus, wie einfach du mit sevdesk Rechnungen schreiben kannst.
Zusammenfassung zur Rechnung in Fremdwährung
Eine Rechnung in Fremdwährung ist schnell ausgestellt. Wichtig ist dabei allerdings, dass du alle Pflichtangaben angibst und bei der Währungsumrechnung auf die aktuellen Wechselkurse zurückgreifst. Hast du zum ersten Mal mit Rechnungen in Fremdwährung zu tun, empfehlen wir dir, dich von deinem Steuerberater unterstützen zu lassen. Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie sevdesk kannst du allerdings das Risiko einer fehlerhaften Rechnungsstellung von vornherein minimieren.
